Come semplificare i processi HR con il self-service dei dipendenti

Ottimizzare i processi delle risorse umane è più semplice di quanto possa apparire. Una delle migliori soluzioni è adottare una piattaforma self-service dei dipendenti. Questo potente strumento agilizza numerosi incarichi, aiutando i dipendenti delle HR a concentrarsi su attività in grado di apportare maggior valore all’azienda. Inoltre, consente di risparmiare tempo e fatica, con un considerevole miglioramento delle prestazioni.

Vuoi sapere come questi strumenti HR digitali possono semplificare i processi HR? Scoprilo in questo articolo, che ti offrirà 10 interessanti spunti di riflessione.

1. Agevola l’automazione degli incarichi amministrativi delle HR

Gli incarichi affidati al dipartimento delle risorse umane sono numerosi e tutti ugualmente fondamentali per le compagnie. Questi vanno, tra gli altri, dalle procedure di inserimento dei dipendenti alla gestione delle buste paga, fino alla valutazione delle prestazioni. L’onere amministrativo associato a tali incarichi si rivela notevole e può consumare molto tempo e risorse. In questo senso, l’automazione delle HR contribuisce ad aumentare l’efficienza generale.

Utilizzare i migliori strumenti self-service dei dipendenti aiuterà gli specialisti delle risorse umane a liberare tempo da dedicare alla formazione, alla fidelizzazione e al potenziamento della soddisfazione dei dipendenti. Pensa all’automazione dei flussi di lavoro delle HR: questa consente di gestire l’intero ciclo delle prestazioni dei dipendenti nella massima efficacia, dalla definizione degli obiettivi iniziali alle revisioni annuali. In più, sarà possibile impiegare meno tempo nello svolgimento di azioni come l’impostazione degli accessi, l’assegnazione dei team, la raccolta di documenti per l’onboarding o la revoca di permessi necessari alle procedure di offboarding.

Automatizzare le risorse umane migliora l’efficienza operativa, potenziando allo stesso tempo l’esperienza professionale dei dipendenti. In questo modo, viene stabilito un ambiente ugualmente produttivo e soddisfacente per il team delle HR e l’intera compagnia.

2. Fornisce l’accesso a documenti e informazioni cruciali per il personale

Il self-service dei dipendenti permette un accesso rapido e sicuro a informazioni fondamentali e documenti essenziali per la gestione del personale e delle prestazioni lavorative. L’implementazione di un software di gestione HR permetterà ai dipendenti di verificare il numero di giorni di ferie a disposizione, revisionare dati relativi all’impiego e dare un’occhiata alla busta paga e al loro storico medico, il tutto con pochi clic. Oltre a semplificare i processi amministrativi, garantisce a ogni membro del personale un elevato controllo sulla propria vita lavorativa.

Le funzionalità delle piattaforme self-service non si limitano a quelle appena menzionate. Possono infatti anche includere procedure operative, norme di sicurezza e moduli per le richieste interne, da utilizzare per le domande di ferie o di benefit aggiuntivi. Impiegare questi software all’interno delle aziende significa impegnarsi verso la diminuzione della burocrazia, per un sistema ancora più fluido e una minore dipendenza dal dipartimento delle risorse umane.

3. Rende più agile i processi di richiesta di ferie e il loro successivo monitoraggio

Man mano che le aziende crescono e il personale aumenta, il processo di richiesta e approvazione delle ferie e dei periodi di aspettativa può diventare più complicato. In questo senso, la soluzione più indicata è l’adozione di una piattaforma self-service HR, che garantisce il rapido svolgimento di qualunque procedura e la riduzione della documentazione cartacea. I tuoi dipendenti potranno infatti inviare le loro richieste di ferie ovunque si trovino, tramite un dispositivo connesso a internet.

Dopo aver effettuato l’accesso alla sezione Richieste della piattaforma self-service HR, gli impiegati compileranno un modulo digitale, indicando la data di inizio e quella di fine del periodo di ferie richiesto, il tipo di assenza e qualunque altra informazione rilevante. Dopodiché, il sistema si occuperà di inoltrare il modulo al supervisore o al dipartimento delle risorse umane, perché venga revisionato e approvato. Alcuni software consentono di tracciare la richiesta inviata, perché i dipendenti possano esaminarne lo stato in qualsiasi momento. In caso di approvazione, questa verrà registrata all’interno del sistema di monitoraggio del tempo e delle assenze della compagnia, influendo direttamente sulla busta paga.

Ciò semplifica anche il processo di richiesta e monitoraggio dei permessi di malattia.

4. Permette ai membri del team di aggiornare i loro dati personali

Per massimizzare l’efficienza operativa, ogni azienda dovrebbe poter contare su registri dei dipendenti costantemente aggiornati, completi di tutte le informazioni cruciali su impiegati e freelance che lavorano per la compagnia. L'introduzione di un sistema HR self-service può accelerare questo processo permettendo al personale di gestire e aggiornare autonomamente le proprie informazioni in modo sicuro e in qualsiasi momento. Questo elimina la necessità di inviare moduli cartacei o numerose e-mail, conferendo ai dipendenti un controllo più diretto e preciso sulla gestione dei propri dati.

Il sistema self-service dei dipendenti assicura una rapida modifica di numeri di telefono, indirizzi e-mail e coordinate bancarie, riducendo il rischio di errori causato dalla trascrizione manuale. Inoltre, grazie all’automazione delle risorse umane, queste informazioni potranno essere trasferite a tutte le aree in cui sono necessarie, evitando ritardi nei pagamenti o nelle comunicazioni.

5. Mette a disposizione knowledge base aziendali, con dati affidabili e aggiornati

La funzione principale delle knowledge base è la centralizzazione e l’organizzazione delle informazioni aziendali, per renderle facilmente reperibili. Tali piattaforme sono fondamentali per facilitare l’onboarding dei dipendenti, aiutando i nuovi assunti a trovare i documenti di cui potrebbero avere bisogno, ma non solo. Svolgono un ruolo essenziale anche per il personale interno, poiché mantengono elevata la coerenza dei dati e velocizzano sia l’apprendimento continuo che la risoluzione di problemi e la collaborazione tra i team.

Solitamente le knowledge base vengono utilizzate per archiviare manuali per i dipendenti e documenti relativi alle politiche interne, ma possono anche ospitare risposte alle domande più frequenti, guide alla formazione e molto altro. Se desideri stabilire un ambiente che incoraggia l’auto-aiuto e permette di risolvere i problemi quotidiani in maniera immediata, dovresti mettere a disposizione dei tuoi impiegati questi strumenti digitali HR. L'importante è organizzarli tramite una struttura logica, con un sistema di tag e parole chiave per trovare subito le informazioni necessarie.

I software self-service dei dipendenti potenziati dall’IA offrono un’esperienza altamente personalizzata e, per questo motivo, sempre più aziende hanno scelto di implementarli. Queste soluzioni dispongono di assistenti virtuali e di un sistema di ricerca intelligente, per generare risposte precise e migliorare sia la soddisfazione dei dipendenti che l'efficienza generale. In più, l’IA analizza le interazioni degli utenti con il portale al fine di identificare aree di miglioramento ed è in grado di adattare i contenuti offerti in base a elementi come la cronologia delle ricerche e le esigenze personali di ciascun utente.

6. Offre materiali di formazione per i dipendenti sempre disponibili e facilmente aggiornabili

Se il tuo obiettivo è rafforzare la crescita dell’azienda, dovresti investire nella formazione regolare del tuo personale. In questo senso, i portali self-service dei dipendenti forniscono un vasto catalogo di corsi virtuali: il personale potrà usufruirne da qualunque dispositivo e in qualunque momento, prendendo il controllo del proprio sviluppo professionale.

I corsi di formazione virtuali permettono ai dipendenti di apprendere seguendo il ritmo che preferiscono e negli orari più adatti alle loro necessità, offrendo una grande flessibilità. Poiché per utilizzare le piattaforme self-service è sufficiente possedere un dispositivo con connessione a internet, il personale potrà approfittare di corsi e lezioni anche durante i viaggi o a casa. Inoltre, i moduli di formazione possono essere aggiornati rapidamente, per includere le ultime best practice del settore e tutte le novità più rilevanti.

I portali self-service dei dipendenti potenziati dall’IA personalizzano l’esperienza di apprendimento dei dipendenti, così da offrire loro un’esperienza ancora più coinvolgente. Il sistema è infatti in grado di indicare i corsi più adatti alle esigenze di ogni lavoratore, prendendo in considerazione lo storico della formazione, gli interessi personali e la valutazione delle prestazioni.

7. Concede ai dipendenti l’accesso a obiettivi, valutazioni e piani di sviluppo

La gestione delle prestazioni è composta da una serie di processi, che supportano l’allineamento degli sforzi individuali con gli obiettivi strategici stabiliti dalla compagnia.

In questo senso, permettere ai dipendenti di consultare obiettivi, valutazioni e piani di sviluppo tramite gli strumenti di efficienza HR incoraggia la loro crescita professionale e il coinvolgimento, migliorando allo stesso tempo la trasparenza generale.

Al fine di mantenere elevato il focus dei membri del team, dovresti consentire loro di revisionare gli obiettivi stabiliti dai supervisori, per comprendere pienamente in che modo lo svolgimento dei loro incarichi contribuisce al raggiungimento dei traguardi aziendali. In questo modo, saranno in grado di monitorare i loro progressi e di adottare un approccio proattivo, per rispondere efficacemente alle aspettative. Gli obiettivi sono spesso soggetti a modifiche, soprattutto all'interno di un ambiente dinamico come quello aziendale ed è quindi imprescindibile tenerli a mente.

Il self-service dei dipendenti può anche aiutare il personale a visualizzare le valutazioni e il feedback fornito dai manager, così da identificare punti di forza e debolezze. Lo storico delle valutazioni, invece, consente di individuare pattern ricorrenti e celebrare i risultati ottenuti. Alcuni software di gestione HR presentano persino uno spazio dedicato all’autovalutazione dei lavoratori. Dopo essere state raccolte, tutte queste informazioni verranno utilizzate per creare piani di sviluppo individuali.

8. Incoraggia la comunicazione tra il dipartimento delle risorse umane, gli altri dipendenti e i dirigenti

Una compagnia in cui la comunicazione tra i diversi livelli è aperta e trasparente beneficerà di un’atmosfera di rispetto e fiducia. Per stabilire un clima di questo tipo all’interno della tua azienda puoi contare sui portali self-service dei dipendenti e altre piattaforme di comunicazione interna, come l’intranet aziendale. Questi strumenti centralizzano le interazioni regolari, permettendo la rilevazione di eventuali problemi prima che possano degenerare.

I dipendenti possono utilizzare le piattaforme in questione per inviare richieste e ricevere risposte dal dipartimento delle risorse umane in maniera immediata, senza organizzare riunioni o affidarsi alla posta elettronica. In più, consentono di pubblicare annunci riguardanti gli eventi in programmazione, politiche aziendali appena aggiornate o risorse cruciali per lo sviluppo professionale dei dipendenti.

9. Consente di raccogliere feedback e suggerimenti

Oltre a semplificare la gestione delle HR e i processi amministrativi, il self-service dei dipendenti fornisce una valida piattaforma per la raccolta del feedback. Il personale avrà infatti la possibilità di esprimere le proprie opinioni con pochi clic e in maniera anonima, contribuendo al rafforzamento della cultura aziendale e all’ottimizzazione dei processi delle risorse umane.

Puoi utilizzare i sondaggi per raccogliere le opinioni del personale su argomenti di ogni tipo, come i processi, i programmi di formazione o le nuove politiche da implementare. Valuta anche la possibilità di attivare una casella dei suggerimenti anonima all’interno del software HR self-service e di impostare chatbot per avviare conversazioni, che rendono possibile ottenere feedback immediato su esperienze recenti o problemi riscontrati.

Generalmente, dopo aver raccolto le informazioni, le applicazioni generano rapporti che contribuiscono a semplificare il processo decisionale. Analizza pattern e tendenze all’interno del feedback, così da identificare velocemente le preoccupazioni più ricorrenti e sviluppare al più presto piani adeguati per affrontarle.

10. Responsabilizza il personale, incrementando la sua soddisfazione e produttività

Il self-service dei dipendenti ricopre un ruolo fondamentale, che va al di là della semplice riduzione del carico di lavoro che grava sul dipartimento delle risorse umane. Questo strumento contribuisce infatti a ridurre i tempi di attesa per ottenere risposte e informazioni e presentare richieste, riducendo lo stress legato alle procedure burocratiche e offrendo al personale un’esperienza efficace e ancora più personalizzata.

I dipendenti che hanno la possibilità di gestire in autonomia gli aspetti fondamentali della loro vita lavorativa tendono a impegnarsi maggiormente nei loro incarichi e a essere più produttivi. Inoltre, controllare direttamente i propri dati e i processi relativi alle HR incoraggia il loro senso di responsabilità, con conseguenze positive per l’intera compagnia.

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Grazie ai suggerimenti offerti da questo articolo, avrai ormai compreso in che modo l’adozione di un sistema self-service dei dipendenti contribuisce ad accrescere il livello di soddisfazione del personale. Tuttavia, ostacoli come la difficoltà di utilizzo associata alle nuove tecnologie, la diffidenza verso i cambiamenti e la necessità di integrare il software con i sistemi già in uso nell’azienda possono rendere l’implementazione un compito piuttosto complesso. Tali difficoltà possono però essere superate efficacemente, contando su un’adeguata pianificazione e sull’adozione di una strategia mirata.

Aiuta i tuoi dipendenti a familiarizzare con il software self-service per le HR offrendo una formazione continua, con programmi di apprendimento, tutorial online e assistenza tecnica costante. Impegnati perché comprendano l’importanza di questa categoria di software e i loro vantaggi, come l’incremento della flessibilità e dell’efficienza e la riduzione dei costi operativi. L’importante è adottare un sistema intuitivo e accessibile a tutti, valutando costantemente il suo impatto sulla produttività del team e sul budget.

Bitrix24 è il software di cui hai bisogno per implementare con successo la gestione delle risorse umane, grazie alle sue potenti funzioni per i dipendenti, automazione e molto altro. Questa piattaforma completa ed efficiente consente ai tuoi dipendenti di gestire autonomamente le loro richieste di ferie, permessi e altro ancora. Inoltre, possono registrare il loro orario di lavoro e accedere facilmente ai loro dati e aggiornamenti, migliorando l'efficienza operativa e la soddisfazione del personale. La piattaforma offre una knowledge base completa dove consultare politiche e procedure e facilita la formazione di tutto il personale. In più, fornisce automaticamente rapporti completi. Condividi e modifica documenti in maniera collaborativa, archivia file sul cloud e comunica senza limiti, migliorando il lavoro di squadra. Cosa aspetti a provare le sue funzioni? Iscriviti subito!

FAQ

Quali sono i vantaggi del self-service dei dipendenti nelle HR?

I principali vantaggi del self-service dei dipendenti nelle HR sono:

• Un accesso più rapido alle informazioni personali e ai benefit

• L’aumento dell’autonomia dei dipendenti e della loro soddisfazione

• Una maggior trasparenza nei processi delle risorse umane

• La semplificazione delle procedure di inserimento dei dipendenti

• Una sensibile riduzione dei costi generali

• Il miglioramento della comunicazione interna, grazie alle piattaforme integrate

• La semplificazione di numerosi processi, come la gestione del tempo o la richiesta di ferie

• La riduzione del carico di lavoro amministrativo per il team delle risorse umane.

Come può l’automazione delle HR semplificare i processi?

L’automazione delle HR è in grado di semplificare i processi in svariati modi. Ad esempio, riduce il tempo impiegato nello svolgimento degli incarichi amministrativi, rende più precisa la gestione dei dati e facilita il processo di inserimento dei nuovi dipendenti. In più, contribuisce a massimizzare l’efficacia nella gestione del tempo e dei benefit.

Come può il self-service dei dipendenti migliorare la comunicazione interna in un'azienda?

Il self-service dei dipendenti migliora la comunicazione interna fornendo accesso diretto a informazioni aziendali, policy e notifiche importanti. I dipendenti possono facilmente consultare documenti aggiornati e ricevere comunicazioni in tempo reale, garantendo che siano sempre informati e allineati con gli obiettivi aziendali. Questo sistema favorisce una cultura aziendale trasparente e collaborativa, riducendo le barriere comunicative e migliorando il flusso di informazioni all'interno del team.

Quali caratteristiche dovrebbe includere uno strumento di self-service HR?

Uno strumento di self-service HR dovrebbe includere caratteristiche come:

• Gestione del tempo e delle richieste di ferie e permessi di assenza

• Rapporti e monitoraggio delle prestazioni

• Possibilità di aggiornare i dati personali e di contatto

• Tool per la comunicazione interna

• Accesso a documenti aziendali e policy

• Supporto per l'autovalutazione e il feedback continuo.