Come eseguire una sessione di brainstorming efficace

Se hai mai provato a esporre una serie di idee ai tuoi colleghi in maniera spontanea e disordinata, capirai bene quanto difficile, e a volte frustrante, possa rivelarsi metterle tutte in ordine. Eppure, per arrivare a elaborare un progetto è essenziale attuare una strategia che ti permetta di esprimere al meglio i tuoi pensieri per trasformarli in realtà e di collaborare con i tuoi colleghi perché ogni punto di vista venga ascoltato come merita.

Può sembrare difficile, ma non temere: abbiamo redatto una guida per aiutarti a organizzare una sessione di brainstorming che si riveli efficace e produttiva, da seguire ogni volta che ne avrai bisogno. Inizia subito a leggerla, per trasformare anche la più noiosa delle riunioni in un piacevole momento di condivisione collettiva!

FAQ

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1. Stila un elenco preciso degli obiettivi

Le riunioni prive di una scaletta strutturata rischiano di trasformarsi presto in un caos di proposte e idee mai realizzate: proprio il genere di scenario a cui non vorresti assistere durante una sessione di ideazione. Per evitare di trascurare quelle che potrebbero essere soluzioni fondamentali per la buona riuscita del vostro progetto, hai bisogno di una sola cosa: un elenco preciso degli obiettivi.

Inizia da solo a raccogliere le idee principali che verranno discusse durante la seduta e, una volta messe per iscritto, comunicale ai membri del tuo team: saranno il punto di partenza perfetto per riscaldare l’atmosfera. Parla con i tuoi colleghi, ascoltali a lungo prima di iniziare e non dimenticare di segnare anche eventuali domande o perplessità da approfondire durante la discussione generale. Una volta che la tua scaletta sarà pronta, potrai finalmente iniziare la riunione passando dal punto principale a quelli secondari con la massima scioltezza, in ordine e soprattutto senza dimenticare nulla.

Una strategia che potrebbe rivelarsi decisamente utile è quella di ordinare le idee per importanza, magari invitando alla collaborazione l’intero gruppo di lavoro. Ad esempio, puoi stilare l'elenco di idee e poi chiedere a ciascun membro di votare quella che dovrebbe essere considerata la più importante o spronare i tuoi colleghi a contrassegnarle con colori diversi, dividendo quelle utili da quelle meno interessanti. In questo modo, potrai unire il lavoro di squadra a una prima catalogazione dei vari spunti ottenuti, per partire con il piede giusto fin dalle prime fasi della riunione.
 
Grazie a una sessione di brainstorming ben organizzata fin dall’inizio, risulterà molto più semplice ottenere risultati concreti e non rischierai nemmeno di perdere tempo inutilmente.

2. Scegli le persone giuste

Una volta scelto con precisione l’obiettivo della riunione, è il momento di passare allo step successivo: decidere chi vi parteciperà. Non si tratta affatto di una scelta scontata, poiché chi interverrà avrà il potere di catalizzare l’attenzione altrui su di sé e di intervenire proponendo le proprie idee e i propri spunti di riflessione, rendendosi quindi una parte attiva della riunione.

La pianificazione di una sessione di brainstorming passa, ovviamente, anche da una corretta scelta del team: invita degli esperti del campo di cui vuoi discutere, così da eliminare qualunque possibile distrazione o tensione ed evitare la partecipazione di chi non è davvero interessato all’argomento. E non dimenticare di coinvolgere anche un facilitatore, ossia qualcuno che coordini la discussione con la dovuta esperienza e una certa diplomazia. La sua abilità nel comunicare e mediare, in particolare, sarà utile per introdurre strategie di brainstorming che siano efficaci ma anche creative, così da movimentare il discorso e stimolare la partecipazione attiva di tutti i membri. Nessuno rischierà di addormentarsi sulla scrivania!
In caso preferissi mantenere ristretto il numero di partecipanti alla riunione, puoi tu stesso svolgere il ruolo di facilitatore.

Il facilitatore sarà il vero leader della riunione. Ricorda al tuo team l’importanza della sua figura e lascia che prenda spesso le redini del discorso, così da rendere chiaro che il suo compito è quello di portare alla luce i punti cardine del progetto. Non aver paura di lasciargli le redini del comando di tanto in tanto, la vostra collaborazione si rivelerà certamente proficua.

 In breve, un buon facilitatore dovrà:

• Reindirizzare l’argomento verso il focus generale (in caso venga cambiato troppe volte)
• Assicurarsi che ogni membro abbia la possibilità di intervenire
• Introdurre strategie di brainstorming efficaci (concordate in precedenza)
• Tirare le somme e introdurre l’argomento successivo

Anche gli altri membri del tuo team devono sentirsi importanti e d’aiuto, ai fini della buona riuscita della riunione. Prova, ad esempio, ad assegnare ruoli come l’addetto agli appunti (a cui verranno fornite carta e penna o, magari, lavagna e pennarello) o l’addetto al tempo, con un orologio sottomano da controllare per dichiarare la fine della riunione: è una strategia vincente per aumentare il desiderio di partecipazione e la voglia di mettersi in gioco. Se poi cambierai i ruoli assegnati a ogni riunione, riuscirai a guadagnarti ancora di più la stima e la fiducia dei tuoi colleghi.

3. Non perdere di vista il motivo della riunione

Come avrai già avuto modo di constatare, mantenere il focus sia sul tema principale della riunione che sull’obiettivo finale è l’unico metodo efficace per esprimere al meglio il pensiero creativo e ottenere dei risultati eccellenti. Ciò non significa, però, che non sia apprezzabile una certa flessibilità: alla riunione possono essere discussi anche argomenti non centrali, purché non si finisca per dimenticare il motivo fondante, quello che ha portato a organizzare la riunione stessa.

Usa delle strategie precise per rendere la tua sessione di brainstorming produttiva e non perdere il focus su ciò che è fondamentale per raggiungere il vostro obiettivo. Ne esistono tante che puoi utilizzare: discutine con i colleghi e con il facilitatore, e scegliete di provarne una o anche due a sessione, così da incrementare la produttività e variare il piano d’azione a beneficio della creatività di tutti.

Puoi iniziare con il roleplay, ad esempio, assegnando a ogni partecipante un ruolo preciso e mettendo in scena le possibili conseguenze della vostra scelta a livello pratico. Oppure puoi chiedere ai tuoi colleghi di scrivere le loro idee su carta (il cosiddetto “brainwriting”) e di consegnare i fogli a te o al facilitatore, per venire incontro a quelli più impacciati che potrebbero sentirsi imbarazzati all’idea di esprimersi ad alta voce. Oppure puoi anche utilizzare il metodo delle “Cinque W”, per incoraggiare le domande e creare degli esempi da seguire.

Cosa sono le “Cinque W?”

È un termine che deriva dall’ambiente giornalistico anglosassone e si riferisce alle cinque domande fondamentali alla base della scrittura in generale: Who, What, When, Where, Why, ovvero Chi, Cosa, Quando, Dove e Perché.

Qualunque metodo tu scelga di utilizzare, ricordati di non allontanarti eccessivamente dal tema generale della riunione (altrimenti finirebbe per durare molto più del dovuto!) e di rassicurare i tuoi colleghi sul fatto che non esistano idee senza senso: è solo una questione di scegliere quelle più adatte all’occasione e dargli una forma definitiva.

4. Considera anche i mezzi alternativi

Arrivati a questo punto, una domanda potrebbe sorgere spontanea: è possibile condurre una sessione di brainstorming utilizzando anche i mezzi più moderni, come la comunicazione da remoto? In fondo, potrebbe sempre capitare di dover coinvolgere un collega che si trova all’estero o che per un qualunque motivo si trova a lavorare da casa. E, ovviamente, esistono anche delle ottime strategie in tal senso.

Scegliere il luogo perfetto per la riunione, come una sala tranquilla, è assolutamente fondamentale, ma scoprirai che è possibile essere produttivi anche affidandosi alle videochiamate e videoconferenze. Tranquillizza i colleghi più timidi aggiungendo alla solita procedura del riunirsi, sedersi e iniziare a esporre l’argomento una riunione virtuale: in questo modo tutti i tuoi colleghi potranno partecipare dovunque si sentano più a loro agio e, grazie agli ottimi strumenti garantiti da software per videoconferenze all’avanguardia, potrai prendere nota di tutte le idee esposte e aggiungere membri nella massima comodità, proprio come se vi trovaste tutti nella stessa stanza.

Ricorda, la tecnologia può essere un’ottima alleata: sta a te utilizzarla al meglio per facilitare ogni compito!

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5. Bene, ce l’avete fatta! E adesso?

Arrivati al termine della riunione, inizia la vera e propria fase di follow-up dopo la sessione di brainstorming. La prima parte dovrebbe essere dedicata a un riassunto generale: rivolgi l’attenzione di tutto il team su quanto avete ottenuto a livello concreto, quanto ancora lontano si trova l’obiettivo finale e, soprattutto, su cosa verterà la riunione successiva. Non avere fretta: prenditi il tempo di cui hai bisogno per mettere tutti al corrente della situazione, sottolinea quanto prezioso sia stato il loro aiuto e ribadisci quale sia la strada da seguire per arrivare finalmente in cima alla vostra personale vetta.

Poi, assegna a ognuno un nuovo ruolo o un incarico che porterà a termine prima della riunione successiva. Abbiamo già introdotto ruoli come il facilitatore, l’addetto agli appunti e al tempo: è arrivato il momento di rivoluzionare le carte in tavola, scambiandoli e assegnandoli a chi pensi potrà ricoprirli al meglio la prossima volta. Ricorda, una riunione ricca di novità e imprevedibile impedisce l’immobilità e il desiderio di finire in fretta, e più elementi di novità introdurrai, più avrai la possibilità di garantirti la stima dei tuoi colleghi. E per quanto riguarda i compiti, sbizzarrisciti tra ricerche e spunti, senza dimenticare di trovare sempre qualche strategia di brainstorming da proporre al tuo gruppo.

Pianificare in anticipo gli obiettivi successivi ti aiuterà a procedere con ordine verso la prossima riunione, senza perdere di vista il filo che le lega tra loro e lasciando tutto il tempo e lo spazio necessari all’improvvisazione e all’aggiunta di nuove tecniche: non dimenticare che per progredire a volte è necessario gestire dei cambiamenti di rotta o modificare strategie che non funzionano. L’importante è farlo con attenzione, seguire uno schema pur restando flessibili e non perdere mai di vista il contributo che gli altri daranno al quadro generale.

Inizia a programmare fin da ora la tua prossima sessione di brainstorming

Ora che sei arrivato alla fine di questo articolo, avrai sicuramente qualche idea in più su come condurre una sessione di brainstorming efficace. Una buona organizzazione, un’attenta scelta dei partecipanti, una corretta suddivisione dei ruoli e l’aggiunta di metodi innovativi per portare avanti le sedute contribuiranno sicuramente a ottenere l’effetto desiderato: concludere la riunione raggiungendo gli obiettivi prefissati e con la consapevolezza di cosa bisognerà discutere in seguito. Prova a prendere esempio da questi suggerimenti, ma non dimenticare di aggiungere la tua impronta personale agli spunti: in men che non si dica troverai la strategia perfetta per giungere al traguardo senza perdere tempo.

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