A volte sembra quasi che il tempo voli senza dare la possibilità di concludere tutti gli incarichi prefissati. È una condizione che sperimenta spesso chi si ritrova con una lista infinita di compiti e attività da portare a termine, che il più delle volte impediscono di ottenere la massima produttività.
Se anche tu stai cercando un metodo per dare priorità alle attività e migliorare il tuo approccio al lavoro, continua a leggere: questi 9 consigli per la gestione del lavoro ti aiuteranno a sfruttare il tempo a tua disposizione con maggior efficacia.
FAQ
Come dare priorità al lavoro?
Per dare priorità al lavoro è importante raccogliere tutti gli incarichi in un’unica lista, utilizzare un sistema per la loro prioritizzazione, stabilire delle date di scadenza, creare un piano quotidiano per lo svolgimento delle attività, implementare l’uso del calendario per organizzarle ed evitare di svolgere più di un incarico nello stesso momento.
Come assegnare le priorità alle attività?
Puoi assegnare le priorità alle attività seguendo questi consigli:
- Prendi nota di tutte le attività da svolgere
- Valuta se sono tutte ugualmente importanti
- Rifletti sui tuoi obiettivi
- Utilizza la matrice di prioritizzazione delle attività
- Riordina le attività in base a criticità, completamento, impatto e aspettative
- Affidati al software per la gestione degli incarichi
- Lavora seguendo scrupolosamente le scadenze
- Valuta l’impegno necessario a eseguire le varie attività
- Applica il principio di Pareto per stabilire le priorità
Cos’è la matrice di prioritizzazione?
La matrice di prioritizzazione, o matrice di Eisenhower, è uno strumento che rende più semplice la categorizzazione del lavoro: è possibile utilizzarla per determinare l’importanza, l’urgenza e l’impegno necessari per completare un’attività. Facile da usare, si adatta a ogni genere di lavoro.
Come dare la priorità a ciò che è urgente e ciò che è importante?
Per dare la giusta priorità a ciò che è urgente e a ciò che è importante è necessario rendersi conto che si tratta di due concetti molto diversi, che possono anche non coincidere all’interno della stessa attività. L’urgenza è legata alle tempistiche di consegna, l’importanza è legata alle ripercussioni che causerebbe il fallimento nel completare l’incarico.
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1. Prendi nota di tutte le attività da svolgere
Il primo consiglio nella lista su come dare priorità alle attività è quello di riflettere attentamente su tutti i compiti che è necessario portare a termine. Puoi iniziare segnando su un documento le attività lasciate in sospeso, dalle più importanti a quelle minori, tenendo conto sia di quelle con scadenza a breve termine che di quelle da consegnare nel corso della settimana o del mese: in questo modo non rischierai di dimenticarne qualcuna.
Successivamente, suddividi le attività in quotidiane, settimanali, bisettimanali o mensili: un utile accorgimento per renderti subito conto del carico di lavoro assegnato e dare la giusta priorità agli incarichi. Per svolgere tutte le attività con efficienza sarebbe sempre opportuno partire da quelle che non solo si dimostrano più rilevanti delle altre, ma che hanno una data di scadenza più vicina nel tempo.
2. Valuta se sono tutte ugualmente importanti
Ormai ti sarai reso conto anche tu che non tutti gli incarichi hanno la stessa importanza. Secondo molti esperti, le persone tendono a dedicarsi prima di tutto alle attività che devono essere consegnate il prima possibile, a causa di un effetto definito della mera urgenza: nonostante a volte questi incarichi non abbiano alcun impatto sul progetto o sugli obiettivi personali, l’idea di una data di scadenza vicina porta a pensare che sia necessario svolgerli immediatamente.
Se vuoi imparare come dare priorità alle attività in modo ottimale, dovrai innanzitutto identificare i compiti meno importanti e imparare a delegarli a un membro del tuo team, per ricavare il tempo necessario a occuparti di ciò che richiede davvero la tua attenzione. Liberarsi degli incarichi non essenziali ti aiuterà non solo a gestire il tuo tempo e il carico di lavoro con maggior profitto, ma anche ad aumentare la produttività.
3. Rifletti sui tuoi obiettivi
Nella strategia su come stabilire le priorità è opportuno non dimenticare di tenere in considerazione i tuoi obiettivi. Inizia ponendoti delle domande fondamentali, ad esempio dove desideri arrivare e in che modo ottenere il risultato desiderato. Presto scoprirai che allineare la giornata ai tuoi obiettivi è uno dei modi più indicati per gestire il tempo nel modo corretto.
Una volta che avrai determinato quali siano i tuoi obiettivi, potrai passare a occuparti di tutte quelle attività che contribuiscono direttamente al loro raggiungimento, soprattutto se ritieni che il successo del progetto a cui stai lavorando assieme al tuo team sia fondamentale. In questo modo potrai dare priorità alle attività in base alla loro importanza, ma anche all’urgenza.
4. Utilizza la matrice di prioritizzazione delle attività
Trovarsi ad affrontare un carico di compiti all’apparenza infinito può risultare stancante: potresti persino arrivare a credere che sia impossibile dare priorità alle attività nel modo giusto e finire per demotivarti. In questo caso puoi optare per l’utilizzo di una matrice di prioritizzazione delle attività, detta anche matrice di Eisenhower. Si tratta di uno schema che facilità l’organizzazione degli incarichi dividendoli in quattro quadranti, per le attività urgenti e non urgenti, importanti e non importanti: sarà la combinazione di due variabili a indicarti il modo migliore di prioritizzare le tue attività, al fine di eseguire subito quelle cruciali.
Le attività importanti ma con una scadenza lontana nel tempo, ad esempio, sono meno urgenti di quelle da terminare entro breve. Per completare il progetto nei tempi sperati dovresti dedicarti prima a queste ultime. Le attività che occupano le caselle inferiori sono le meno rilevanti e per questo puoi scegliere di delegare il loro svolgimento a un altro membro del tuo team, cogliendo l’occasione per dimostrare quanto ti fidi del suo operato, o di automatizzarle, se possibile, così che tu e il tuo team possiate concentrarvi su attività più rilevanti.
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5. Riordina le attività in base a criticità, completamento, impatto e aspettative
Dopo aver cancellato dalla lista le attività più trascurabili, dovresti riordinare quelle da svolgere assolutamente in relazione a quattro fattori: criticità, completamento, impatto e aspettative. Il passo successivo sarà quello di assegnare un punteggio da 1 a 3 a ogni variabile, in cui 3 rappresenta il massimo e 1 il minimo.
La criticità si riferisce al modo in cui l’attività si ripercuote sui risultati del progetto, mentre il termine “completamento” indica se può essere eseguita immediatamente o se non sia più opportuno completare altre attività prima di dedicarsi a quella in esame. Il punteggio assegnato alle aspettative, invece, indica se l’incarico influisce direttamente sull’avanzamento del progetto. Infine, con il termine “impatto” si intende ciò che accadrebbe nel peggiore degli scenari, ossia se l’attività terminasse con un insuccesso.
Una volta organizzata la gestione del tempo, inizia subito a lavorare a quegli incarichi che hanno totalizzato il punteggio più alto: si tratta del metodo più indicato per raggiungere l’obiettivo desiderato nei tempi prefissati.
6. Affidati al software per la gestione degli incarichi
Per trovare la strategia perfetta su come dare priorità al lavoro potrai anche contare sull’aiuto della tecnologia: utilizzare un software per la gestione degli incarichi e dei progetti ti consentirà di ottenere una panoramica precisa di tutte le attività e dei compiti di cui è assolutamente necessario occuparsi. Con l’aiuto di Bitrix24, poi, sarai anche in grado di scegliere se impostare la visualizzazione come giornaliera, settimanale o mensile secondo le tue esigenze e ottenere un’organizzazione impeccabile. In più, l’app ti aiuterà a evitare sovrapposizioni o dimenticanze, per portare a termine ogni incarico nel modo più indicato.
Una gestione del tempo efficace permette di dare priorità alle attività nel modo corretto affrontandole tutte al momento giusto, rispettando le scadenze e senza perdere di vista i tuoi obiettivi. Se poi desideri delegare dei compiti per occuparti di quelli a cui vuoi dedicare la massima attenzione, il sistema di gestione delle attività e dei progetti di Bitrix24 rende più semplice l’assegnazione degli incarichi e permette di creare attività secondarie e dipendenze, oltre che di assegnare una priorità a ciascuna attività e di impostare un sistema di notifiche e promemoria. Chi preferisce visualizzare con un solo colpo d’occhio tutte le attività da eseguire potrà contare su strumenti eccellenti come le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt: sono semplici da usare e perfetti per aumentare la produttività, tramite la visualizzazione in colonne delle attività da eseguire.
7. Lavora seguendo scrupolosamente le scadenze
Una tecnica molto valida per dare priorità alle attività consiste nel mettersi al lavoro su ciò che è sia importante che urgente, ma non dimenticare ciò che è importante e non urgente. Puoi riuscirci utilizzando un calendario ben strutturato, in cui includere tutte le attività che, una volta completate, contribuiranno al successo del tuo progetto.
Assegnare ai propri incarichi delle scadenze precedenti a quella generale e impegnarsi a rispettarle tutte non è solo utile a dividere con efficienza il carico di lavoro, ma anche a evitare di posticipare costantemente attività importanti solo perché la loro data di scadenza è lontana nel tempo: a lungo andare, potresti ritrovarti a svolgerle in poco tempo e senza l’attenzione che meritano. Un metodo di lavoro che eviti la procrastinazione è anche importante per aumentare la produttività generale: un motivo in più per prenderlo in considerazione.
8. Valuta l’impegno necessario a eseguire le varie attività
Immagina di trovarti ad avere a che fare con svariati compiti importanti e urgenti in sospeso, tutti con la stessa data di scadenza: in che modo potresti dare priorità alle attività? In questo caso dovrai valutare l’impegno necessario a portare a termine ogni compito: questa variabile ti aiuterà a scegliere quale attività eseguire per prima, privilegiando ovviamente quelle che richiedono uno sforzo maggiore nel completamento.
Prima di iniziare il lavoro, cerca subito di capire quanto tempo ti servirà per terminare ogni attività e di determinare il carico di lavoro coinvolto: se gli incarichi presentano la stessa urgenza e importanza, dovresti iniziare da quelli più semplici e in grado di farti perdere meno tempo. Per raggiungere obiettivi meno grandi, puoi anche provare a suddividere i compiti complessi in attività più piccole. Le attività più complicate, invece, potranno essere svolte in un secondo momento, per dedicare loro tutta la concentrazione necessaria senza preoccuparsi di eventuali incarichi minori non ancora completati.
La sensazione di progresso ottenuta dal completamento di un incarico è sempre molto soddisfacente e aumenterà la motivazione per affrontare gli incarichi più complessi.
9. Applica il principio di Pareto per stabilire le priorità
Il principio di Pareto, definito anche come regola 80-20, ti aiuterà a dare la giusta priorità alle attività da svolgere. Secondo questa regola una piccola parte dei tuoi sforzi produce il massimo effetto: applicata al lavoro, significa che il 20% dell’impegno si ripercuote in maniera fondamentale sui risultati finali.
Prova ad applicare questo principio chiedendoti subito quali siano i cinque compiti importanti e urgenti da portare a termine durante la tua giornata lavorativa e, in caso dovessi scegliere di eliminarne tre, a quali punteresti immediatamente. Una volta che le attività rimaste saranno soltanto due, selezionane una senza pensarci troppo: se sarà il tuo istinto a guidarti verso quella che ritieni prioritario svolgere, difficilmente sbaglierai.
Impara subito a gestire le attività quando tutto è importante
Chi lavora in azienda si trova spesso ad affrontare imprevisti che possono rallentare lo svolgimento di un progetto, rendendolo difficoltoso. Tra le e-mail a cui rispondere, le telefonate impreviste e le riunioni che non è possibile saltare, è necessario più che mai dare priorità alle attività nel modo corretto per riuscire a gestire il proprio tempo con efficacia e continuare a lavorare ai propri obiettivi con l’attenzione che meritano.
L’aiuto della tecnologia, in questo senso, è fondamentale e Bitrix24 ti fornisce esattamente quel genere di soluzione completa di cui hai bisogno per organizzare i tuoi incarichi e progetti in modo ottimale. Potrai infatti utilizzare calendari personali, di gruppo e aziendali, comunicare con il tuo team, condividere documenti e gestire gli incarichi e il tempo con la massima efficienza, per raggiungere sempre il successo che la tua azienda merita. Per cui, cosa aspetti a provarlo subito? Siamo certi che non potrai più farne a meno!
