Come creare una solida cultura del lavoro a distanza

La cultura del lavoro a distanza si è diffusa in misura sempre maggiore, diventando parte integrante del panorama aziendale moderno. Guidare un team da remoto non è un’impresa semplice: è necessario mantenere una certa unità tra i membri, senza limitare la loro autonomia o, al contrario, mostrarsi troppo distanti e poco comunicativi.

Ti sei chiesto come giungere alla creazione di una cultura del lavoro digitale coinvolgente e incentrata sull'individuo? Non temere: stai per scoprire 8 consigli fondamentali, in grado di portare sulla strada giusta sia chi si è appena avvicinato a questa realtà che le compagnie in cerca di nuove strategie. Continua a leggere!

FAQ

1. Stabilisci delle linee guida efficaci per la comunicazione

Spesso le aziende si lanciano nell’avventura del lavoro da remoto senza prestare attenzione alla comunicazione, convinte che questa si risolverà senza alcun intervento. Per quanto un approccio simile possa funzionare in alcuni casi, è sempre meglio stabilire delle linee guida precise, valide per tutto il team.

Inizia determinando gli strumenti più adatti a ogni genere di comunicazione. La messaggistica istantanea, ad esempio, è perfetta per le conversazioni informali e rapide, mentre le e-mail rappresentano il mezzo migliore per inviare comunicazioni formali, di cui è necessario tenere traccia. Le videochiamate rendono più semplice organizzare riunioni con i dipendenti e farli sentire coinvolti e partecipi, anche se sarebbe opportuno non sovraccaricare il loro programma con un numero eccessivo di incontri. Gli scambi di informazioni riguardanti incarichi e progetti specifici, invece, dovrebbero essere tenuti all’interno delle schede del software di gestione dei progetti: in questo modo eviterai il rischio di perdere dettagli cruciali tra messaggi e chat e manterrai informate sugli aggiornamenti tutte le parti coinvolte.

In seguito, istituisci dei protocolli specifici per la comunicazione. Indica aspettative realistiche riguardo ai tempi di risposta, definisci i tuoi canali preferiti per ogni tipo di comunicazione e organizza dei check-in regolari, così da rafforzare la cultura del lavoro a distanza. Una valida politica di comunicazione richiede tempo ed esperienza per offrire risultati eccellenti: tieni d’occhio eventuali ostacoli incontrati sulla tua strada e impegnati costantemente al fine di perfezionare ciò che può essere cambiato e migliorato.

 

2. Programma riunioni di aggiornamento e incontri individuali su base regolare

Uno dei compiti fondamentali del manager remoto è di identificare eventuali cali nelle prestazioni dei singoli membri del team e risolverli prima che possano degenerare. Come primo passo, dovresti organizzare una riunione faccia a faccia con il dipendente in questione o, se è impiegato nel lavoro a distanza, programmare una videochiamata. Indaga sulle ragioni dietro al calo di rendimento in maniera professionale ma comunque delicata: potrebbe essere dovuto alla mancanza di istruzioni chiare o di motivazione, a una formazione carente o a ragioni esterne all’ambiente aziendale, come un problema in famiglia. Qualunque sia la causa, impegnati a risolvere la questione al più presto per mantenere alto il morale del team e riportare il progetto sulla strada giusta.

Perché la cultura del lavoro a distanza risulti vincente, è necessario che i manager siano disposti a sostenere e incoraggiare i loro dipendenti. Programma riunioni di squadra e individuali su base regolare, per discutere delle varie criticità e ricevere il feedback dei dipendenti. Non solo si rivelerà una scelta vantaggiosa per la produttività, ma ti permetterà di rafforzare il tuo legame con i membri del team e di farli sentire ascoltati e valorizzati.

3. Permetti ai tuoi dipendenti di lavorare in autonomia e garantisci loro la tua piena fiducia

La fiducia nei dipendenti e l’autonomia sono elementi fondamentali che qualunque azienda dovrebbe osservare, ma diventano ancora più importanti nel lavoro da remoto. Un manager che si trova a gestire dei team a distanza non potrà osservare i dipendenti mentre svolgono i loro incarichi e, per questo motivo, dovrà affidarsi alla loro capacità di portare a termine le attività nei tempi stabiliti. Cambiare modalità di lavoro, però, comporta anche una modifica nelle pratiche di gestione: invece di concentrarti sulle ore di lavoro svolto, dovresti prestare attenzione ai risultati ottenuti. Chi lavora da remoto è meno soggetto alle distrazioni: per questo motivo, chi sarà in grado di portare a termine i compiti assegnati in meno tempo potrà beneficiare di una giornata lavorativa più breve. Si tratta di una strategia perfetta per ridurre il turnover dei dipendenti e alimentare la loro soddisfazione a lungo termine.

Tenere traccia dei progressi è sempre fondamentale: potrai farlo tramite il tuo software di gestione dei progetti, che consente di assegnare istruzioni ai responsabili dei vari incarichi, agli osservatori e ai collaboratori e di comunicare con gli interessati grazie a notifiche automatiche e aggiornamenti sulle attività. Una volta che un incarico sarà stato portato a termine, potrai approvarlo e determinare il tempo impiegato per completarlo: avrai quindi la possibilità di identificare immediatamente eventuali problemi e risolverli in fretta, così da pianificare gli incarichi futuri sulla base di dati certi.

Dimostra ai membri del tuo team di fare affidamento sulla loro autonomia e premia il loro impegno. Non solo contribuirai a un miglioramento dei risultati generali, ma anche la cultura aziendale verrà potenziata.

4. Dimostrati flessibile e aiuta i dipendenti a conciliare la vita privata con quella lavorativa

Conciliare la vita privata e quella lavorativa in modo salutare è una delle problematiche più discusse fin dalla nascita della cultura del lavoro a distanza. Trasformare la propria abitazione in un ufficio comporta spesso una fusione tra le ore di lavoro e il tempo libero, che a lungo andare rischia di causare frustrazione e ansia. Ecco perché un manager attento dovrebbe essere sempre in grado di dimostrarsi flessibile e aiutare i dipendenti a raggiungere un perfetto equilibrio tra lavoro e tempo libero, così da beneficiare in pieno del potenziale del team.

Adottare un approccio basato sulla qualità del lavoro svolto e non sulle ore impiegate, come spiegato in precedenza, incoraggerà i membri del team a lavorare con impegno per ottenere un maggior numero di ore di riposo. Puoi giungere a questo risultato tramite due strategie: permettere ai dipendenti di scegliere liberamente il loro orario di lavoro o di timbrare il cartellino una volta terminato. In ogni caso, la loro fedeltà e il rispetto per l’azienda aumenteranno sicuramente.

I membri del tuo team dovrebbero sentirsi a loro agio nel lasciare da parte il lavoro per dedicarsi al proprio benessere personale: l’aiuto di un sistema di gestione delle ferie online è la soluzione perfetta per aiutarli a richiedere le ferie ogni volta che ne hanno bisogno, in autonomia e nella massima semplicità. Se poi dovessero emergere delle tendenze negative, puoi sempre decidere di porre rimedio modificando i flussi di lavoro o ricorrendo a un sostegno psicologico dall’esterno.

5. Organizza eventi e attività per mantenere unito l’intero team remoto

Uno dei punti di forza principali delle aziende risiede nell’unità dei team. I colleghi che lavorano nello stesso ufficio hanno la possibilità di frequentarsi durante le pause pranzo e gli eventi aziendali, stringendo legami duraturi. Ottenere lo stesso effetto nella cultura del lavoro a distanza è difficile, ma non impossibile.

Se si desidera incoraggiare le interazioni sociali all’interno dei team che praticano il telelavoro, il primo consiglio è quello di organizzare frequentemente eventi sociali e attività di team building virtuali: dalle pause caffè alle sfide online di gruppo, l'obiettivo è quello di creare un ambiente informale e rilassato, in cui i dipendenti possano divertirsi insieme e, soprattutto, imparare a conoscersi meglio.

Tieni a mente l’importanza di celebrare i traguardi e i risultati ottenuti dal team, come il completamento di un progetto o un obiettivo raggiunto dall’intera azienda. Prenditi del tempo per riconoscere e festeggiare i frutti del loro lavoro, così da rafforzare la tua cultura del lavoro a distanza e approfondire i rapporti. Quando i componenti di un team sentono di essere parte di una squadra, la collaborazione diventa più semplice e ciascuno di loro è incoraggiato a fare la propria parte per raggiungere gli obiettivi dell’azienda, con grandi benefici per tutti.

6. Riconosci e premia l’impegno

I membri del team da remoto non hanno l’opportunità di ricevere il feedback e il riconoscimento immediato offerto ai loro colleghi che lavorano in presenza: per questo motivo, è fondamentale riconoscere i loro sforzi e premiarli pubblicamente, così da farli sentire valorizzati.

Assicurati che il tuo apprezzamento sia non solo tempestivo, ma anche specifico e significativo. Rivolgere una lode al momento giusto dimostrerà al tuo dipendente che hai apprezzato subito i suoi sforzi, mentre la specificità renderà il feedback più preciso e farà capire in che modo il suo lavoro abbia contribuito al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Infine, una lode significativa contribuisce a rafforzare la cultura del lavoro a distanza attraverso un incentivo alle prestazioni.

Istituire un sistema di ricompense ben strutturato si rivela una strategia eccellente per fornire al tuo team degli incentivi concreti a cui puntare. Bonus in denaro, gift card o una semplice menzione nella newsletter aziendale li incoraggeranno a impegnarsi ancora di più nel loro lavoro, premiando il traguardo appena raggiunto. 

 

7. Rifletti attentamente sui benefit da offrire ai dipendenti

Un altro importante consiglio su come creare una solida cultura del lavoro a distanza riguarda i benefit da offrire ai dipendenti, che possono contribuire a incrementare sia l’employer branding che i profitti. Uno dei vantaggi fondamentali dei team da remoto riguarda il risparmio che sono in grado di generare: l’affitto dell’edificio in cui è ospitato l’ufficio, le bollette, la pulizia e altre spese di questo tipo possono essere tagliate dal bilancio, permettendo di disporre di una somma considerevole di denaro da utilizzare in modo più adeguato.

Molte compagnie decidono di trasformare tale cifra in pacchetti di benefit, così da attirare nuovi talenti e fidelizzare quelli già impiegati nell’azienda. Tra quelli più frequentemente offerti ai dipendenti da remoto troviamo programmi per il benessere fisico e mentale, incentivi per aumentare la produttività, opportunità di sviluppo e formazione professionale e svariati bonus, che possono aiutare ad acquistare strumenti tecnologici per migliorare il proprio lavoro o ad allestire un home office produttivo e funzionale. L’importante è indirizzarsi verso quelli che potrebbero rivelarsi più utili e apprezzati, incontrando le esigenze del proprio personale.

8. Dimostra di avere a cuore la diversità, l’equità e l’inclusione

Avere a cuore la diversità, l’equità e l'inclusione è fondamentale per gettare le basi di una solida cultura del lavoro a distanza. Un team basato su questi valori è infatti in grado di combinare un’ampia gamma di prospettive differenti, incentivando la creatività e la collaborazione e migliorando le prestazioni generali.

Le pratiche di diversità, equità e inclusione possono presentarsi in molti modi diversi, dalla promozione di una cultura fondata sul rispetto all’apprezzamento delle differenze, fino alle pratiche di assunzione senza pregiudizi. Ormai sempre più aziende puntano a formare team con membri provenienti da background culturali e professionali differenti, che permettono di individuare sinergie che i team più omogenei non riescono a cogliere.

Crea una solida cultura del lavoro a distanza e ottieni risultati mai visti prima

Creare una cultura del lavoro a distanza presenta svariate difficoltà, ma grazie a questi 8 suggerimenti avrai dalla tua parte un valido punto di partenza per strutturare la tua strategia. Stabilisci delle pratiche di comunicazione efficaci, mantieniti in contatto con i tuoi dipendenti programmando check-in e riunioni regolari, organizza attività di gruppo per potenziare l’unità dei team, dimostra la tua flessibilità aiutando i dipendenti a conciliare la vita professionale con quella privata, riconosci e premia il loro impegno, offri benefit utili e vantaggiosi, e promuovi la diversità, l’equità e l’inclusione sul posto di lavoro: in questo modo, raggiungere il successo sperato si rivelerà ancora più semplice.

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