Un project planning efficace è un prerequisito fondamentale per il successo dei tuoi flussi di lavoro. Esso consente al tuo team di capire che tipo di strategie adottare, quali risorse utilizzare e quali obiettivi raggiungere. Le parti interessate possono fare affidamento su questo documento per decidere se sostenere il progetto o meno. In questo articolo scoprirai come creare un project plan efficace e quale software utilizzare.
Che cos’è un project plan?
Il project plan è un documento che contiene l’elenco degli incarichi da completare e degli obiettivi da raggiungere per realizzare un progetto specifico. Questo testo ti consente di determinare se hai già raggiunto il successo o meno. Il project plan dovrebbe includere anche i piani di comunicazione, le scadenze e i diagrammi di Gantt per le fasi più significative. Inoltre, dovresti elencare tutte le risorse necessarie, come denaro, collaboratori freelance, software e così via. Nel tuo piano di progetto, dovresti scomporre la struttura del lavoro imminente. Questo è particolarmente importante se diversi specialisti lavorano a vari incarichi parallelamente.
In poche parole, il project plan è un testo a cui puoi fare riferimento per definire, organizzare, dare priorità e assegnare incarichi e risorse durante il ciclo di vita del tuo progetto.
L’importanza del project plan
Alcune aziende trascurano l'importanza del project plan. I loro top manager non vogliono dedicare tempo ed energia alla creazione del documento, in quanto sono convinti che tutti se ne dimenticherebbero troppo rapidamente. Questo è un approccio sbagliato.
Oltre il 50% dei progetti affronta il problema noto come “scope creep”, ovvero il personale si ritrova a dover gestire molto più lavoro di quanto pianificato inizialmente. Un project plan consente ai team di prevedere e prevenire ritardi o modifiche imprevisti. Inoltre, grazie al project plan i manager possono individuare meglio i punti in cui sorgono vari problemi e tenere conto di questi dati durante la creazione del project plan successivo.
Secondo le statistiche, solo il 55% dei progetti rispetta il proprio budget e la metà dei progetti non riesce a rispettare le scadenze. Un project plan ben pensato può aiutare i manager a utilizzare le proprie risorse in modo più razionale e a evitare spese eccessive e ritardi.
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Guida in 6 passi per creare un Project Plan
Questo non è l'unico schema possibile per la creazione di un project plan, ma è uno dei più utili ed efficienti.
Inizia con un riepilogo esecutivo
Un riepilogo esecutivo all'inizio del testo dovrebbe perseguire questi tre obiettivi:
- Formulare lo scopo del documento
- Concentrarsi sui punti principali del project plan
- Elencare tutti i risultati, le conclusioni o le raccomandazioni del progetto
Il riepilogo ideale dovrebbe essere lungo una pagina e contenere una breve panoramica di:
- Obiettivi e incarichi del progetto
- Metodologia o struttura del progetto che intendi seguire
- Risultati finali e criteri di accettazione
- Principali rischi e modi per evitarli
- Riepilogo delle tappe fondamentali
- Panoramica della timeline del progetto e dei rischi di gestione del tempo
- Valutazione delle risorse e dei costi
Questa parte del project plan consente agli stakeholder di comprendere il concetto del lavoro imminente anche se non vi prendono parte attiva. Circa il 30% di tutti i progetti non raggiunge gli obiettivi iniziali. Perciò, per ottenere risultati migliori i manager dovrebbero rivedere sistematicamente i propri project plan.
Sarebbe saggio creare un riepilogo esecutivo una volta finalizzato il tuo project plan. In questo modo, sarai in grado di estrarre informazioni dal resto del documento.
Definisci l’ambito del progetto
Il termine "ambito" significa quanto segue:
- Date di inizio e fine del progetto
- Aspettative dei risultati finali
- Contatti di uno specialista che approva le richieste
Il tuo project plan dovrebbe descrivere i potenziali rischi che il tuo team potrebbe affrontare durante la gestione del flusso di lavoro. Il documento dovrebbe suggerire le misure da intraprendere per ridurre al minimo l'impatto di questi rischi. Nel project plan è inoltre necessario nominare lo specialista che sarà responsabile del monitoraggio di questi rischi.
Più precisamente si definisce l'ambito, meno è probabile che i requisiti del progetto aumentino nel tempo. L’aumento dei requisiti è un problema comune per molte aziende – eppure solo meno di un terzo di tutte le aziende cerca di risolvere questo problema utilizzando un project plan.
Delinea la struttura del progetto
Per gestire il tuo progetto, devi scegliere tra vari framework e poi specificarlo nel tuo project plan. Ad esempio, se preferisci il Waterfall, dovrai pianificare tutti i passaggi in anticipo e frammentare l'intero ambito di lavoro in sequenze. Se invece ritieni che l’Agile sia più adatto alle tue esigenze, dovresti frammentare il lavoro in sprint ed eseguire un controllo di qualità alla fine di ogni sprint.
Per aumentare le probabilità di successo del tuo progetto, dovresti cercare di ridurre il numero di dipendenze tra gli incarichi. I team dovrebbero essere in grado di lavorare autonomamente in modo che sia più facile per loro rispettare le scadenze. Nel tuo project plan, dovresti specificare di quanti approvatori hai bisogno per continuare il lavoro ed evitare i ritardi.
Inoltre, il tuo project plan dovrebbe prevedere i tempi per la condivisione delle conoscenze tra i membri del team. I manager dovrebbero incoraggiare la collaborazione e lo scambio di esperienze all'interno del team.
Elenca le risorse disponibili
Nel tuo project plan, dovresti descrivere le brevi caratteristiche delle seguenti risorse:
- Professionisti
- Tempo
- Fondi
- Tecnologia
- Risorse fisiche
Scegliendo per il tuo progetto gli specialisti con le giuste competenze, la tua percentuale di successo dovrebbe aumentare del 30%. Se ti mancano alcune risorse, devi aggiustare la timeline del tuo progetto.
Crea una Timeline
Se il tuo project plan prevede limiti temporali, le tue probabilità di successo aumentano del 52%. Il 43% delle aziende ammette di non rispettare quasi mai le scadenze dei propri progetti di successo. E per i quattro quinti dei progetti, mancano perfino gli orari di base. Ecco perché è fondamentale aggiungere una sequenza temporale al tuo project plan.
Il design della sequenza temporale potrebbe variare a seconda del framework che preferisci. Potrebbe essere opportuno indicare non solo le fasi fondamentali del lavoro imminente, ma anche il numero massimo di incarichi con lo stato “in corso”. La quantità di questi incarichi dovrebbe dipendere dal numero di persone nel tuo team e dalle loro competenze.
Preparati per il controllo delle modifiche
Non importa quanto accuratamente pianifichi il tuo progetto, dovrai inevitabilmente affrontare molte circostanze impreviste e adattarti ai cambiamenti. Questo potrebbe diventare una delle maggiori sfide per una gestione efficiente. Nel tuo project plan devi specificare gli algoritmi che il tuo team dovrà seguire quando si verificano dei cambiamenti, per i quali devono sapere a chi rivolgersi.
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Il miglior software di pianificazione dei progetti
Per ottenere il massimo dalla pianificazione dei progetti, dovresti installare un software efficace, come Bitrix24. Si tratta di un sistema ampio e versatile che consente di creare project plan, impostare KPI, distribuire incarichi tra i dipendenti e monitorare le loro prestazioni. È possibile creare un numero illimitato di incarichi per singoli e gruppi, aggiungere incarichi secondari ed elenchi di controllo a ciascun incarico in modo che i membri del tuo team possano completarlo più velocemente e facilmente. Inoltre, puoi creare dipendenze tra gli incarichi. E per gli incarichi ricorrenti, puoi creare i template che automatizzeranno i tuoi flussi di lavoro.
Bitrix24 supporta i diagrammi di Gantt e la visualizzazione Kanban che potrebbero essere molto utili per il tuo project plan. Grazie a essi puoi vedere chiaramente chi è responsabile di ogni particolare incarico e valutare lo stato di avanzamento di ogni fase del progetto. Il sistema permette di generare rapporti approfonditi per i tuoi manager al fine di aiutarli ad analizzare l'efficienza del personale. Puoi utilizzare modelli di rapporti già pronti o personalizzarli creandone di nuovi da zero.
Per assicurarti che il tuo team rispetti sempre le scadenze, puoi fare affidamento sugli strumenti di pianificazione e gestione del tempo di Bitrix24. Esso mette a disposizione strumenti di clock-in e clock-out, gestione del tempo degli incarichi e impostazioni personalizzate della giornata lavorativa. Puoi creare calendari online per singoli e gruppi, utilizzare l'agenda giornaliera e la funzionalità di gestione delle ferie.
Il CRM completo consente di realizzare le stime del progetto e fatturare i clienti una volta che il progetto è terminato. Il CRM può memorizzare un numero illimitato di record e i suoi campi sono personalizzabili. Inoltre, il CRM di Bitrix24 consente di accettare pagamenti online direttamente dalla dashboard.
Le mappe mentali sono utili per molti progetti. Con l'aiuto di Bitrix24, puoi creare una mappa mentale da zero o selezionare uno dei modelli già pronti. Potrai scegliere tra vari schemi visivi e crearne altri personalizzati. Oltre a tutte le funzionalità standard delle mappe mentali, potrai beneficiare di quelle avanzate, ad esempio, potrai assegnare utenti, creare incarichi ed eventi. E, naturalmente, il sistema ti consentirà di importare ed esportare mappe mentali.
Quando si lavora su un progetto, i membri del team devono scambiarsi molti documenti. Bitrix24 offre un eccellente sistema per i documenti online e la condivisione di file. Puoi creare unità dedicate per i membri del tuo staff, i reparti e l'intera organizzazione. Inoltre, puoi ottimizzare i diritti di accesso per diversi tipi di utenti, limitare la condivisione con password e abilitare la sincronizzazione dei file tra dispositivi.
Quando si tratta di condivisione delle conoscenze sociali, puoi utilizzare Bitrix24 per fare annunci a livello aziendale, condividere le informazioni generali e di contatto della tua attività e diffondere le notizie aziendali. Questo software supporta la condivisione di foto e video, chiamate, videochiamate e videoconferenze con registrazione video online. Inoltre, consente di creare chat private e pubbliche con la funzione di ricerca, nonché directory personalizzate e profili dei dipendenti.
Ogni volta che hai bisogno di parlare con i tuoi clienti, partner, collaboratori freelance o altri utenti esterni, puoi creare uno spazio sicuro per la collaborazione con Bitrix24 Extranet. Se necessario, puoi integrare questo software con Zapier, Jira, Asana e altre soluzioni di terze parti.
Bitrix24 è disponibile nei formati on-premise e cloud. Inoltre, dispone di un'app mobile per Android e iOS. Il suo piano gratuito consente di provare gratuitamente le sue funzionalità di base per un numero illimitato di utenti. Lo svantaggio principale del piano gratuito consiste nel fatto che offre solo 5GB di spazio di archiviazione online. Se hai bisogno di più spazio di archiviazione, dovresti fare l’upgrade a uno dei tre piani a pagamento (il più economico costa solo €39 al mese).
Per concludere
Speriamo che tu abbia trovato utile questo articolo e ora comprenda meglio le specifiche e l'importanza di un project plan. Dovresti creare questo documento prima di lanciare il progetto. Il tuo project plan dovrebbe includere un riepilogo esecutivo, l'ambito e la struttura del progetto, l'elenco delle risorse disponibili, la timeline e le informazioni sul controllo delle modifiche. Quando scegli il miglior software di pianificazione dei progetti, potresti prendere in considerazione Bitrix24. Oltre 10 milioni di aziende in tutto il mondo fanno affidamento su questo software quando hanno bisogno di creare un project plan. Puoi provare gratuitamente le funzionalità di base di Bitrix24 e poi fare l’upgrade a una delle opzioni più avanzate a pagamento.
