Come creare un piano di comunicazione: 7 passaggi importanti

L’esito positivo di un progetto dipende in larga parte da una corretta pianificazione e dalla comunicazione efficace tra i membri del team. Per questo motivo è essenziale creare un piano di comunicazione che favorisca la chiarezza e la bidirezionalità delle interazioni, così che l’azienda possa raggiungere gli obiettivi prefissati.

Se anche tu desideri realizzare un piano di comunicazione efficace, che definisca con esattezza i canali da utilizzare e garantisca che tutti i membri del team seguano le istruzioni e si trovino sulla stessa lunghezza d’onda, continua a leggere: scoprirai 7 passaggi importanti che renderanno questo compito più semplice.

Cos’è un piano di comunicazione dei progetti?

Come si crea un piano di comunicazione?

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1. Scegli la piattaforma in cui centralizzare le informazioni

Il primo passo per creare un piano di comunicazione efficace è quello di scegliere la piattaforma in cui salvare il piano di comunicazione e tutte le informazioni al riguardo, per evitare la confusione e permettere ai membri del team e alle parti interessate di consultarle con la massima facilità. Inizia analizzando attentamente le necessità della tua azienda, cercando di capire quale strumento potrebbe rivelarsi maggiormente d’aiuto per i tuoi impiegati e che genere di piattaforma ti aiuterebbe ad archiviare e condividere dati nel cloud in maniera ottimale.

La risposta è semplice: dovresti scegliere un software che semplifichi al massimo la creazione, la consultazione e la messa in pratica del tuo piano di comunicazione. Sul mercato sono disponibili svariate soluzioni di questo genere, dotate di uno o più modelli da modificare per venire incontro alle esigenze della tua azienda, oltre a utili linee del tempo e diagrammi di flusso per illustrare con chiarezza i vari passaggi e creare un piano di comunicazione perfetto per le tue necessità. Tra le varie opzioni disponibili prendi in considerazione Bitrix24, una soluzione completa con un drive condiviso e svariate funzionalità per creare un piano di comunicazione perfetto per ogni progetto.

2. Stabilisci obiettivi chiari per il piano di comunicazione

Una volta scelta la piattaforma più adatta alle necessità dell’azienda, per continuare a creare un piano di comunicazione efficace sarà necessario indicare gli obiettivi da raggiungere e metterli per iscritto, sia quello principale che i secondari. Ricorda sempre che tali obiettivi ti condurranno lungo il tuo percorso e si riveleranno importanti non solo per pianificare ed eseguire il progetto, ma anche per mantenere la comunicazione tra i membri del team sempre bidirezionale.

Tali obiettivi dovrebbero risultare SMART, ossia specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e scadenzabili anche se, in termini di comunicazione, l’obiettivo principale del progetto è quello di mantenere il personale coinvolto sempre aggiornato sull’avanzamento e su eventuali difficoltà riscontrate. Puoi però decidere di stabilire obiettivi ancora più specifici, come aumentare la motivazione generale del team o rendere le parti interessate pienamente consapevoli dell’importanza del progetto e dei suoi benefici.

3. Identifica i vari tipi di pubblico di riferimento

Un piano di comunicazione si definisce ben strutturato solo se le parti interessate vengono chiaramente identificate. La maggior parte dei progetti presenta diversi tipi di pubblico di riferimento, ciascuno dotato di un livello di interesse diverso e in grado di influenzare l’intero svolgimento del progetto: non limitarti a contare le varie parti interessate, ma analizzale il più possibile per comprendere le loro particolarità.

Prova a chiederti, ad esempio, a quale livello il pubblico di riferimento sia coinvolto nel progetto, che tipo di investimento abbia compiuto e quali benefici si aspetta di ricevere in cambio: le informazioni ottenute dalle risposte a queste domande aiuteranno a dare la giusta priorità ai vari tipi di pubblico, oltre a capire quale messaggio destinare a ciascuno e con quale frequenza inviarlo. I membri del tuo team, ad esempio, rappresentano un pubblico molto importante a cui deve essere dedicata una comunicazione quotidiana ed efficiente, mentre i manager possono ricevere un rapporto una volta alla settimana o una volta ogni quindici giorni.

4. Seleziona i metodi di comunicazione più adeguati

Una domanda fondamentale che viene posta al momento di creare un piano di comunicazione è stabilire i mezzi da impiegare. Regolare la comunicazione tra i membri del team e con i vari tipi di pubblico è estremamente importante e ogni persona coinvolta deve poter accedere ai dati di cui ha bisogno al momento giusto: si rivela quindi necessario effettuare una pianificazione accurata degli strumenti da utilizzare, diversi per ogni caso. Le piattaforme disponibili sul mercato presentano una grande varietà tra cui scegliere, dalle videochiamate alle live chat, fino alle e-mail o ai commenti sui documenti condivisi. Ognuno di questi metodi presenta vantaggi e svantaggi, da valutare prima di procedere alla scelta definitiva.

Ovviamente, tale scelta dipende anche dal tipo di informazioni che si desidera trasmettere. La chat è la soluzione più adatta per risolvere dubbi e scambiare rapidamente informazioni con le parti coinvolte nel progetto, le videochiamate in HD aiutano a comunicare regolarmente lo stato di avanzamento del progetto, mentre la posta elettronica è ideale per inviare rapporti o messaggi dal contenuto più formale. Dovrai però essere tu a scegliere i metodi più adatti da utilizzare e a gestire la comunicazione tra i tuoi dipendenti, il cliente o le altre parti interessate: scrivi le regole all’interno del piano di comunicazione e assicurati che tutti le comprendano e le seguano attentamente.

5. Definisci le responsabilità dei vari membri del team e delle parti interessate

Per creare un piano di comunicazione efficiente è necessario indicare con chiarezza le responsabilità di ciascun membro del team. Generalmente l’incarico di aggiornare le varie parti sull’andamento del progetto spetta al responsabile, che per questo motivo dovrà contare sempre su informazioni complete e aggiornate. Anche gli altri membri del team, però, ricoprono un ruolo fondamentale nell'assicurare che la comunicazione all’interno del progetto risulti sempre efficace. Sarà quindi doveroso mantenere informati del raggiungimento dei vari obiettivi, delle modifiche apportate al progetto o di eventuali insuccessi sia i membri del team che le parti interessate.

Definisci chiaramente in che modo e quando vorresti essere informato dei progressi dei tuoi dipendenti. Puoi semplificare il lavoro generale utilizzando un software per la gestione degli incarichi, che consentirà di assegnarli e di controllare il loro stato in tempo reale, ma anche organizzare videochiamate periodiche per risolvere dubbi, rispondere alle domande del tuo team e accertarti che il carico di lavoro sia sempre adeguato e non la causa di uno stress eccessivo.

Infine, ricorda di definire con chiarezza anche il ruolo dei fornitori e dei clienti. Un ritardo nelle consegne da parte di un fornitore o una modifica al progetto effettuata da un cliente ma non comunicata rischiano di influenzare negativamente il lavoro generale: stabilisci regole di comunicazione chiare ed esaurienti e minimizza la comparsa di questi problemi con una strategia mirata, composta da chiamate regolari e richieste scritte formali.

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6. Crea un calendario dettagliato per le comunicazioni

Se vuoi assicurarti che la comunicazione all’interno di un progetto si mantenga a livelli ottimali, è fondamentale creare un piano di comunicazione dettagliato che stabilisca la frequenza di ogni tipo di interazione: in questo modo, potrai assicurarti che ciascun membro del team riceva le informazioni di cui ha bisogno al momento giusto, per ridurre al minimo tutta la parte burocratica che potrebbe rallentare l’andamento del progetto. Prova, ad esempio, a scegliere un giorno della settimana da destinare agli aggiornamenti del progetto tramite e-mail e un altro da dedicare alle riunioni con l’intero team. In caso di necessità, potrai anche richiedere ai tuoi impiegati di aggiornare il project manager tramite chat, perché sia informato in tempo reale dell’andamento del progetto e di eventuali modifiche apportate.

La comunicazione con i clienti e i manager deve essere fluida, ma non è necessario che avvenga quotidianamente: basterà organizzare una videoconferenza dopo il raggiungimento di ogni traguardo importante.

Tra le strategie più valide per organizzare il piano di comunicazione per un progetto rientra quella di affidare la sua programmazione a un calendario di gruppo. Bitrix24 consente non solo di creare calendari dettagliati per i team, ma anche di amministrare il proprio calendario personale e quello aziendale, così da non perdere nemmeno una scadenza importante e raggiungere l’obiettivo finale con tranquillità. Ricorda che, in caso di ritardi o modifiche al progetto, sarà necessario cambiare la frequenza di tutte le comunicazioni per adattarle al nuovo ritmo di lavoro.

7. Implementa il piano e valuta i risultati ottenuti

Non appena avrai terminato di creare un piano di comunicazione, dovrai accertarti che i membri del team conoscano il suo contenuto alla perfezione. A questo proposito puoi scegliere di organizzare una riunione con loro, durante la quale illustrerai il piano di comunicazione punto per punto facendo domande, esponendo diversi scenari e mettendo in atto tutte le strategie necessarie per assicurarti che i tuoi dipendenti lo comprendano a fondo. È anche fondamentale che siano al corrente dello spazio in cui il piano è archiviato, così da accedere alle informazioni di cui hanno bisogno ogni volta che sarà necessario. Bitrix24 può aiutarti in questo senso, grazie alla possibilità di configurare i permessi di accesso per tutti i tuoi documenti e permettere quindi la consultazione solo al personale autorizzato.

I piani di comunicazione sono sempre soggetti a cambiamenti: eventuali modifiche del progetto potrebbero richiedere un cambiamento dell’intero piano. Cerca di mantenere una certa flessibilità e di adattare il piano alle varie necessità, tenendo sempre a mente l’importanza di comunicare le modifiche ai membri del team e di garantire loro l’accesso ad informazioni coerenti e aggiornate. Infine, monitora regolarmente il tuo piano di comunicazione, per capire quali obiettivi vengono raggiunti con facilità e per quali, invece, è necessario lavorare con maggior impegno. Valutare i risultati e modificare il procedimento ogni volta che si rivela opportuno è la strategia più indicata per portare a termine il progetto nel massimo dell’efficienza.

Crea subito il piano di comunicazione ideale per il tuo progetto

Creare un piano di comunicazione per il tuo progetto rappresenta una strategia fondamentale al fine di raggiungere l’esito positivo che hai sempre desiderato. Tale piano dovrà essere chiaro e completo, per presentare i dettagli del progetto ai membri del team e a tutte le parti interessate in modo efficace e semplice. Adottare una comunicazione regolare, inoltre, aiuterà a mantenere alto l’entusiasmo nei confronti del progetto e farà da promemoria per le scadenze, perché il personale coinvolto non ne perda di vista neppure una.

Una valida gestione dei progetti richiede sempre la creazione di un piano di comunicazione, ma ricorda di mantenerlo breve e conciso e di concentrarti solo su ciò che è essenziale, per evitare di annoiare le parti coinvolte. A questo proposito puoi affidarti con sicurezza a Bitrix24: si tratta di una piattaforma completa, in grado di offrire sia svariati canali di comunicazione che tutti gli strumenti di cui hai bisogno per semplificare la collaborazione tra i tuoi dipendenti e per pianificare, eseguire e revisionare i tuoi progetti. Vuoi ottenere risultati davvero eccellenti? Allora non ti resta che iscriverti subito!