Come costruire un team di progetto efficace? 10 consigli essenziali per il successo di un progetto

Cosa rende efficace un team di progetto?

Quali sono i 4 elementi chiave affinché i team siano efficaci?

1. Determina gli obiettivi e comunicali all’intero team di progetto

Tra le caratteristiche di un buon project manager, una delle più importanti è senza dubbio quella di essere in grado di determinare rapidamente gli obiettivi da raggiungere assieme ai propri membri del team. Prenditi del tempo per spiegare all’intera squadra cosa desideri ottenere dal progetto e perché tali obiettivi siano così importanti: una prima riunione vi aiuterà a porre le fondamenta del vostro lavoro e a iniziare in maniera ottimale.

Gli obiettivi ben definiti non rappresentano solo un ottimo punto di partenza per costruire un team di progetto efficace, ma possono anche essere un modo perfetto per misurare il successo di qualsiasi manager. A questo proposito ti sarà d’aiuto la metodologia SMART (l’acronimo inglese per “specific, measurable, attainable, relevant and timely”): se un obiettivo risulta specifico e semplice da capire, misurabile, facilmente ottenibile, realistico e organizzabile in un determinato lasso di tempo, avrai il via libera per realizzarlo.

Uno schema preciso non aiuterà solo chi guida il progetto a lavorare in maniera più ordinata, ma contribuirà anche ad aumentare la motivazione del tuo team.

2. Definisci con chiarezza i vari ruoli

Un’attenta pianificazione e un’organizzazione impeccabile sono sempre alla base del successo del progetto. Ecco perché è necessario determinare subito quali membri del team dovranno ricoprire determinati ruoli e distribuire le responsabilità, in modo da definire le varie fasi del lavoro e iniziare subito a svolgerle con la cura che meritano.

Sarebbe difficile riuscire a formare una squadra perfetta in cui ogni membro esegue solamente il compito per cui è più portato, ma un’attenta distribuzione dei ruoli ti permetterà comunque di affidare a ognuno l’incarico più giusto per le sue capacità, aumentando la produttività generale e assicurando la buona riuscita del lavoro, oltre a costruire un team di progetto efficace. Con l’aiuto di un software di gestione del progetto come Bitrix24, poi, riuscirai a visualizzare tutte le attività principali e secondarie e i membri del team a cui sono state assegnate con la massima semplicità, grazie anche a strumenti intuitivi come le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt.

3. Scegli i dipendenti e i team più adatti a ogni progetto

Assegnare a ogni progetto i dipendenti e i team più adatti a una perfetta realizzazione può sembrare un consiglio ovvio, ma non lo è affatto: per costruire un team di progetto efficace è necessario prendere in considerazione sia le qualità personali dei dipendenti che la motivazione di ognuno, oltre all’effettiva abilità lavorativa.

Non sempre la scelta degli individui più produttivi garantisce automaticamente una buona riuscita del lavoro: può sempre capitare di affidarsi a dipendenti incredibilmente professionali e capaci, ma non in grado di lavorare in squadra a causa della loro difficoltà nell’accettare le critiche e nel collaborare. L’ideale sarebbe puntare all’assunzione di personalità comunicative e collaborative, che si dimostrino aperte alle discussioni costruttive: in questo modo, le possibilità di successo del vostro progetto non faranno che aumentare.

4. Promuovi una sana cultura aziendale

Per rispondere alla domanda “come creare un team durante la gestione dei progetti?” non è possibile dimenticare l’importanza di una cultura aziendale sana e fondata sul benessere dei dipendenti. Uno dei compiti più importanti dei project manager è proprio quello di facilitare la nascita di un ambiente in cui tutti si sentano a proprio agio a lavorare e scambiarsi idee, oltre che a comunicare le proprie difficoltà: solo così sarà possibile costruire un team di progetto efficace e giungere al meritato successo.

Un valido consiglio da seguire è quello di creare una serie di aspettative che il team di gestione del progetto dovrebbe seguire. Sostenersi gli uni con gli altri evitando atteggiamenti scorretti e problematici, utilizzare gli stessi strumenti per una migliore collaborazione, prendersi ognuno le proprie responsabilità, lavorare di comune accordo alla risoluzione di eventuali conflitti… Si tratta solo di alcuni esempi, ma è indubbio che coprire queste aree del progetto contribuirà a rendere la sua realizzazione ancora più semplice.

5. Dai spazio alle differenze all’interno dei team

Gli obiettivi sono fondamentali per costruire un team di progetto efficace fin dal primo giorno, ma quando si parla della composizione effettiva della squadra, dovrai porre la massima attenzione ad assumere i migliori talenti disponibili. Per rendere la propria squadra competitiva, infatti, è necessario puntare a una composizione che rappresenti una serie di prospettive tutte diverse, in grado di potenziare al massimo la creatività generale e di offrire al progetto soluzioni sempre più innovative.

Diversità di approcci, ovviamente, significa anche diversità nei modi in cui viene svolto il lavoro. Le personalità più espansive, ad esempio, potrebbero preferire la discussione delle proprie proposte di persona o tramite videochiamata, mentre i più metodici potrebbero optare per esaminare con calma e in solitudine il proprio lavoro prima di illustrarlo al resto del team. Lascia ognuno libero di esprimersi: solo così ogni dipendente potrà offrire al progetto il massimo delle proprie potenzialità.

6. Utilizza la tecnologia per portare a termine efficacemente il lavoro

I metodi per costruire un team di progetto efficace sono vari e la tecnologia ricopre un ruolo fondamentale in ognuno di essi. Con l’aiuto di un software di gestione del progetto di squadra valido e multifunzionale, infatti, tu e la tua squadra potrete usufruire dei migliori strumenti per visualizzare obiettivi e incarichi, controllare i responsabili dei vari compiti e stabilire le istruzioni e le date di scadenza, tutto su un’unica piattaforma.

Approfitta anche di tutti quegli accessori perfetti per velocizzare il tuo lavoro, come le automazioni: una volta automatizzati i flussi di lavoro, gli incarichi verranno assegnati non appena pronti, risparmiandoti un compito in più e permettendoti di guadagnare tempo da usare in altri modi. Gli strumenti di analisi e i rapporti, invece, ti permetteranno di dare un’occhiata approfondita a parametri fondamentali per la produttività come i dati sulle prestazioni. Una gestione del progetto di successo richiede una certa strategia: per raggiungere i risultati desiderati è necessario accertarsi che tutto il lavoro proceda con regolarità e che eventuali problemi vengano risolti prima di diventare irreparabili.

7. Crea template replicabili e fai risparmiare tempo al team di progetto

Un’altra strategia chiave per costruire un team di progetto efficace è la gestione ottimale del tempo. Per evitare di dedicarne una quantità eccessiva a fasi del lavoro che potrebbero invece essere portate a termine con rapidità, puoi avvalerti dell’aiuto tecnologico offerto da strumenti come i template dei flussi di lavoro, che abbiamo già citato in precedenza.

Ogni progetto è formato da varie parti ben distinte, uguali in termini di compiti assegnati ma non di contenuti. Una volta trovata la formula e le fasi più funzionali al vostro stile di lavoro, potrai creare un template replicabile da usare per ogni progetto, che ti consentirà di saltare parte della pianificazione iniziale, risparmiando tempo che potrà essere usato con maggior profitto in altri processi. Durante tutta la fase di realizzazione sarai comunque in grado di apportare miglioramenti, per rendere il lavoro delle tue squadre sempre più efficiente.

8. Punta a una comunicazione impeccabile

Ogni progetto di successo che si rispetti ha alla base una comunicazione ben strutturata. Chiunque lavori in un’azienda sa bene quanta confusione e frustrazione provochi una comunicazione insufficiente e quanto sia quindi importante potenziarla al massimo, perché ogni membro del team sappia a chi rivolgersi in caso di problemi e come far arrivare il messaggio subito al destinatario.

Innanzitutto, per costruire un team di progetto efficace è fondamentale concentrare tutte le comunicazioni legate allo svolgimento dei vari incarichi in un solo canale, per evitare di essere costretti a frugare tra innumerevoli documenti e messaggi inoltrati tra e-mail e chat diverse per trovare un documento inviato. Ogni strumento di comunicazione ha un proprio scopo e una funzione per la quale si rivelerà la scelta migliore. Puoi ad esempio avvalerti delle videochiamate per le riunioni introduttive e quelle tenute su base regolare, optare per le e-mail per degli annunci rapidi e riservare le chat alle domande e alle chiacchierate per unire le squadre, piuttosto che per le comunicazioni importanti o lo scambio di documenti.

9. Affidati al team building per creare un clima di fiducia generale

Dopo aver sottolineato l’importanza della costruzione di un ambiente positivo e salutare per la buona riuscita di un lavoro collaborativo, è il momento di introdurre un altro importante fattore per la creazione della struttura del team di progetto, ossia il team building.

Avvicinare tra loro le squadre si rivela particolarmente importante per giungere a un risultato finale ottimale, soprattutto quando alcune lavorano in presenza e altre da remoto: se tutti i tuoi dipendenti si trovano all’interno dello stesso fuso orario sarà possibile organizzare dei veri e propri eventi sociali che l’ufficio non potrebbe ospitare, favorendo la socializzazione con giochi come quiz o gare di ogni genere. Eventi di questo tipo sono anche in grado di migliorare la comunicazione, di creare empatia e di eliminare quelle barriere di formalità che possono crearsi tra persone non ancora in confidenza, preparando il terreno per la creazione di legami duraturi tra i membri dei vari team.

10. Dimostrati un leader affidabile e capace

Se hai già accumulato esperienza in questo campo, saprai già che essere il leader di un team di progetto efficace e produttivo non significa solamente assegnare incarichi e aspettare che il lavoro di tutti giunga al termine per raccoglierne i risultati. Sei tu il vero responsabile della coesione del tuo team e per questo motivo dovrai essere sempre in prima linea per motivare i tuoi dipendenti, riscontrare eventuali problemi, risolvere i conflitti e offrire il supporto di cui avranno bisogno in qualsiasi momento.

Organizzare riunioni e coordinare il lavoro di tante persone sono certamente compiti che ti troverai ad affrontare, ma quelli che riguardano il lato umano del progetto sono ancora più importanti. Non dimenticare di lodare pubblicamente e di riservare le critiche alla sfera privata e di incoraggiare la crescita e la motivazione di tutti i dipendenti: un vero leader sa sempre quando è il caso di delegare incarichi diversi dai soliti a chi ha dichiarato di voler lavorare di più e offrire possibilità di avanzamento per la carriera degli impiegati più capaci e volenterosi.

Costruisci subito un team di progetto efficace

Ora che tutti i segreti su come costruire un team di progetto efficace sono stati svelati, portare avanti il lavoro con la motivazione ideale per trasformarlo in un successo diventerà decisamente più semplice. Avrai certamente compreso il ruolo fondamentale giocato dagli strumenti tecnologici: grazie all’aiuto dei migliori software in circolazione potrai gestire ogni fase in modo ottimale, senza lasciare nulla al caso.

Con Bitrix24 potrai raggiungere in un attimo gli obiettivi prefissati: grazie alle performance offerte dal suo sistema cloud, dai documenti condivisi e dagli strumenti per il reclutamento e strumenti per la gestione del progetto e degli incarichi tu e il tuo team sarete in grado di concentrarvi immediatamente su ciò che è davvero importante. Per cui, cosa aspetti? Provalo fin da oggi, non te ne pentirai!