Come configurare un ufficio di gestione progetti (PMO)

Il termine ufficio di gestione progetti (o PMO, dall’inglese project management office) fa riferimento a un gruppo o un’unità funzionale con il compito di stabilire e amministrare il framework di gestione dei progetti. Questo organo si assicura che ogni progetto sviluppato dalla compagnia venga portato a termine correttamente, implementando adeguate metodologie di gestione dei progetti, standardizzando i processi e monitorando i progressi compiuti.

Il PMO è una valida soluzione per le aziende che desiderano centralizzare e coordinare efficacemente l’intero ciclo di vita dei progetti. Inoltre, semplifica il loro allineamento con gli obiettivi organizzativi e offre basi solide per una perfetta governance dei progetti.

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1. Definisci gli obiettivi e lo scopo del PMO all’interno dell’organizzazione

Definire obiettivi chiari per il PMO è essenziale per stabilire un ufficio di gestione progetti efficace. Comprendere cosa si desidera ottenere e come questo contribuirà al successo organizzativo fornisce direzione e focus, facilitando la misurazione delle performance attraverso indicatori chiave. Inoltre, assicura che gli obiettivi del PMO siano allineati con la strategia generale dell'azienda.

Per raggiungere questo obiettivo, raccogli opinioni sulle esigenze e le aspettative dai responsabili di progetto e dai leader del team. Condurre un'analisi delle necessità consente di identificare le aree in cui il PMO può apportare valore, sia in termini di efficienza, riduzione dei costi o miglioramento della soddisfazione del cliente. Stabilire obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e con un tempo definito garantisce chiarezza negli sforzi. Ad esempio, invece di formulare l'obiettivo di "migliorare la gestione dei progetti", si potrebbe definire "ridurre il tempo di consegna dei progetti del 20% nel prossimo anno". Documentare e comunicare tali obiettivi a tutti gli interessati crea una comprensione comune e motiva il team.

Con degli obiettivi ben delineati, si stabilisce una base solida affinché il PMO lavori in modo coordinato ed efficace, garantendo che i progetti vengano gestiti secondo le aspettative e contribuiscano alla crescita dell'azienda.

2. Assicurati l’impegno e il patrocinio della direzione

Il coinvolgimento e il patrocinio dei dirigenti aziendali sono fattori determinanti per avviare la configurazione del PMO e garantire le risorse necessarie, oltre all’autorità per gestire i progetti dell’intera compagnia. Dimostra i potenziali vantaggi del PMO per l’azienda sviluppando un business case, che metta in luce il modo in cui tale ufficio può contribuire all’allineamento strategico, all’efficienza dei progetti e a una corretta gestione del loro portfolio. In più, dovresti evidenziare la sua importanza nel conseguimento della missione aziendale.

Cerca di coinvolgere i dirigenti in grado di sostenere pienamente e attivamente il PMO. Raccogli i loro suggerimenti mettendo a disposizione dei canali di feedback e comunica le tue necessità in modo chiaro. Fornisci rapporti regolari sui tuoi progressi, le sfide affrontate e le vittorie conseguite e assicurati che siano sempre in linea con le priorità dei top manager. Infine, dimostra un atteggiamento proattivo, impegnandoti a risolvere qualunque conflitto e a gestire adeguatamente le aspettative.

3. Analizza e valuta i processi di gestione del portfolio dei progetti della tua compagnia

Prima di dare il via alla creazione dell’ufficio di gestione dei progetti, dovresti studiare le pratiche di gestione del portfolio dei progetti messe in atto nella tua azienda. Analizza gli strumenti, le metodologie e i procedimenti applicati a ogni fase del progetto, dalla pianificazione fino all’esecuzione e alla chiusura. Chiediti in che modo vengono prese le decisioni, come vengono assegnate e utilizzate le risorse e quali sono i criteri di prioritizzazione dei progetti: la risposta a queste domande ti aiuterà a mettere in luce eventuali lacune e a definire le aree di miglioramento.

Le informazioni raccolte ti aiuteranno a stabilire quale dovrà essere il focus principale del PMO e in quali settori fornirebbe il maggior valore. Inoltre, puoi rendere la tua valutazione più accurata basandoti sul feedback ottenuto dai team di progetto e dalle altre parti interessate. Distribuisci questionari con domande dirette su svariati aspetti, come il processo decisionale, l’allocazione delle risorse o le sfide più ricorrenti, per richiedere la loro opinione su numerosi temi. Eseguire un’analisi scrupolosa e completa permette di evidenziare schemi e tendenze, che semplificheranno la creazione dell’ufficio di gestione progetti.

4. Crea un PMO Charter, sottolineando lo scopo del PMO, le regole e le responsabilità

Il termine PMO charter designa un documento formale, che definisce lo scopo del PMO e raccoglie ruoli e responsabilità dei suoi membri. Permette quindi di stabilire formalmente la sua autorità, allineando le aspettative e fungendo da guida per lo svolgimento delle operazioni quotidiane.

All’interno di tale documento sono riportati i ruoli fondamentali del PMO: il direttore dell’ufficio di gestione progetti, alcuni responsabili, analisti e coordinatori di progetto, coordinatori delle risorse, analisti commerciali e finanziari e specialisti nella formazione e nella qualità. Ogni ruolo dovrebbe essere accompagnato da una descrizione dettagliata delle responsabilità, per evitare malintesi. In questo modo, ogni membro comprenderà in pieno il proprio ruolo all’interno dell’ufficio e il suo contributo al successo dei progetti gestiti.

Inoltre, il PMO charter dovrebbe includere le funzioni del PMO, che possono andare dalla standardizzazione e la supervisione dei progetti alla gestione dei rischi, fino alla comunicazione dello stato dei progetti. Dovrebbe anche determinare i membri del personale autorizzati ad apportare modifiche significative ai progetti e il modo corretto di fronteggiare eventuali ostacoli. In ultima istanza, il documento deve riportare gli indicatori chiave del rendimento e le procedure da seguire per revisionare e aggiornare il PMO charter.

5. Definisci come il PMO interagirà con gli altri dipartimenti e gli stakeholder

Al fine di assicurare il successo dell’ufficio di gestione progetti, è imprescindibile determinare una struttura che riguardi il modo in cui il PMO interagirà con altri dipartimenti e stakeholder. Questa struttura è legata al ruolo del PMO all’interno dell’azienda.

Una governance ben delineata non solo indica le gerarchie di reporting, ma stabilisce anche i metodi di decisione e gestione dei progetti a vari livelli dell'organizzazione. Questo implica la necessità di disporre di una strategia di comunicazione efficace e di un sistema di responsabilità che promuova la trasparenza. Per ottenere ciò, è consigliabile che la PMO abbia un rappresentante nella direzione alta, affinché le sue raccomandazioni e decisioni siano considerate nella strategia complessiva dell'azienda.

Per attuare una PMO con un approccio strategico, è cruciale che la struttura contempli flussi di lavoro e modalità decisionali allineate con gli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione. Al contrario, una PMO con una funzione più tattica potrebbe necessitare della creazione di comitati consultivi che orientino l'adozione di buone pratiche. In definitiva, la configurazione della PMO deve essere interconnessa con tutti gli elementi menzionati in precedenza. Inoltre, è essenziale che questa struttura sia flessibile e capace di adattarsi ai cambiamenti all'interno dell'organizzazione e del suo contesto.

6. Scegli il tipo di PMO da implementare nell’azienda

Decidi il tipo di PMO più adatto alla tua azienda, scegliendo tra tre tipi principali: PMO di supporto, di controllo o direttivo.

• PMO di supporto: questo tipo di PMO si concentra sulla raccolta e l’archiviazione di dati dell’azienda, per offrire consulenza. Fornisce orientamento generale e un insieme di modelli, ma non esercita un controllo stretto sui progetti. Il suo obiettivo è aiutare i dirigenti a gestire i progetti in base alla loro esperienza, comportandosi piuttosto come una risorsa di consulenza.

• PMO di controllo: oltre alle funzioni del PMO di supporto, questo tipo di ufficio offre una guida più strutturata. Rafforza metodologie specifiche e strumenti di gestione dei progetti, assicurando che vengano seguite pratiche standardizzate. Include anche una formazione adeguata per il personale su queste metodologie e procedure, il che aiuta a mantenere la qualità e la coerenza nella gestione dei progetti.

• PMO di direzione: esercita un alto livello di autorità nella gestione dei progetti. In questo modo, assume la responsabilità diretta dei progetti, con i project manager che fanno rapporto direttamente a esso. Questo significa che il PMO si occupa non solo di prendere decisioni strategiche critiche, ma anche di gestire le attività quotidiane. Questa struttura favorisce un allineamento efficace tra gli obiettivi aziendali e le iniziative di progetto, garantendo così maggior coerenza e controllo.

Prima di scegliere il tipo di PMO che verrà sviluppato, analizza attentamente le necessità e la cultura della tua compagnia, il livello di esperienza nella gestione dei progetti raggiunta dal tuo team e tutti gli standard, le politiche e le procedure in atto. Qualunque sia la tua scelta, l'obiettivo principale del PMO deve essere l’aumento del tasso di successo di ogni progetto che gestisce.

7. Sviluppa metodologie, strumenti e modelli standardizzati per la gestione dei progetti

Dopo aver determinato il tipo di PMO ideale per la tua azienda, arriva il momento di stabilire metodologie standardizzate, strumenti e modelli per un’adeguata gestione dei progetti. Una compagnia che tende a svolgere progetti con requisiti definiti fin dall’inizio può orientarsi verso metodologie tradizionali come Waterfall, caratterizzate da un approccio sequenziale più rigoroso. Al contrario, le imprese che operano all’interno di settori in continuo cambiamento possono trarre beneficio da metodologie agili come Scrum, che consentono un rapido adattamento alle modifiche nei requisiti. È anche possibile utilizzare metodologie ibride, che si adeguano alla natura specifica di ciascun progetto combinando più approcci diversi.

Seleziona la metodologia di gestione dei progetti più in linea con le esigenze della tua impresa e impegnati verso la standardizzazione dei processi, per un’esecuzione efficiente dei progetti. In questo senso, puoi sviluppare documenti standard che renderanno più uniforme la gestione generale, come calendari di progetto e moduli di valutazione delle prestazioni.

8. Adotta strumenti di gestione dei progetti appropriati per la tua compagnia

Analizza con attenzione ciò di cui la compagnia e il team dei progetti hanno bisogno, prendendo in considerazione la complessità e la dimensione dei progetti che affronteranno e le loro esigenze di collaborazione e comunicazione. Dopodiché, potrai selezionare gli strumenti appropriati, che aiuteranno l’ufficio di gestione progetti a svolgere egregiamente i propri compiti.

Affidati a una piattaforma per la gestione di incarichi e progetti ideale per aziende di ogni dimensione, come Bitrix24. Si tratta di un software altamente scalabile, che consente di pianificare, monitorare e controllare i progetti in maniera impeccabile, sfruttando la potenza dell'intelligenza artificiale per assegnare incarichi e stabilire risorse e scadenze. La piattaforma offre diversi tipi di visualizzazione per seguire i progressi, come le bacheche Kanban o i diagrammi di Gantt, che possono essere completamente personalizzati. Tra le sue numerose funzionalità è compresa anche la generazione di rapporti e analisi dettagliate sui progetti e le prestazioni, sia individuali che di gruppo.

Il software offre utili strumenti di comunicazione che vanno dalla posta elettronica alla telefonate, fino alle videochiamate e videoconferenze in HD e la messaggistica istantanea. Inoltre, i team avranno a disposizione documenti collaborativi su cui lavorare sia in tempo reale che a distanza. L’amministratore avrà la possibilità di approvare le modifiche effettuate e di stabilire autorizzazioni d’accesso, per mantenere elevata la sicurezza dei documenti. In caso di necessità, è anche possibile recuperare versioni precedenti dei file e visualizzare la cronologia delle modifiche.

9. Recluta responsabili del progetto esperti e personale di supporto per il PMO

L'ufficio di gestione progetti (PMO) deve essere composto da personale altamente qualificato e competente, in grado di affrontare le sfide complesse che la gestione di progetti comporta. È possibile iniziare una ricerca interna per identificare talenti già presenti nell'azienda, poiché questi possono possedere una conoscenza approfondita della cultura aziendale e dei processi interni. Tuttavia, è importante anche considerare la possibilità di reclutare professionisti esterni, con esperienze specifiche e competenze specializzate, in modo da garantire che tutte le posizioni richieste dal PMO siano coperte da individui che portino un valore aggiunto e una prospettiva fresca. Questa combinazione di talenti interni ed esterni può rafforzare ulteriormente l'efficacia del PMO, facilitando l'implementazione delle migliori pratiche e l'innovazione all'interno dell'organizzazione.

Le caratteristiche chiave dei membri del PMO sono specifiche per ciascun ruolo. Tuttavia, esistono competenze trasversali a tutte le posizioni. Queste possono includere abilità tecniche, come la conoscenza delle metodologie specifiche e la capacità di usare strumenti di gestione dei progetti, oppure soft skill, come l’ascolto attivo, la gestione efficace dei conflitti e la comunicazione effettiva

10. Fornisci una formazione adeguata sui processi e gli strumenti del PMO al personale e ai responsabili di progetto

L’investimento nella formazione regolare dei responsabili di progetto e del personale sui processi e gli strumenti del PMO incoraggia una cultura basata su adattamento e apprendimento continui. Allo stesso tempo, migliora le abilità tecniche e di gestione dei team. Per preparare un programma di formazione adeguato, dovresti identificare prima di tutto le aree di miglioramento, tenendo a mente anche i risultati ottenuti da sondaggi e valutazioni delle prestazioni. In seguito, assegna la giusta priorità agli aspetti che richiedono la tua attenzione, in base all’allineamento con gli obiettivi strategici del PMO.

Per implementare correttamente nuove tecnologie e strumenti all’avanguardia, il personale avrà bisogno di una formazione approfondita, sia teorica che pratica. A questo scopo, pianifica frequenti sessioni di training, in presenza oppure virtuali, sfruttando le funzionalità dei software di videoconferenza.

Approfitta dei vantaggi che un PMO può offrire alla tua azienda

Un ufficio di gestione progetti attentamente configurato si rivela vantaggioso per le compagnie di qualunque dimensione. Stabilendo ruoli e responsabilità ben definiti e implementando metodologie e strumenti adatti alle esigenze della tua azienda il PMO assicurerà la massima coerenza nella gestione dei progetti, massimizzando la loro efficienza. Inoltre, contribuisce a perfezionare l’utilizzo delle risorse e favorisce l’ottenimento di deliverable di qualità, allineando allo stesso tempo i progetti agli obiettivi aziendali.

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