Terminare un progetto nei tempi stabiliti può sembrare una vera impresa, soprattutto per chi non possiede l’esperienza necessaria o non si è ancora procurato gli strumenti tecnologici più indicati. Tuttavia, ultimare il lavoro entro la data di scadenza è importante per aumentare la professionalità dell’azienda.
Se anche tu ti stai chiedendo come organizzare la tua strategia perché risulti vincente, non temere: con la giusta pianificazione e l’aiuto di questi sette consigli, completare i progetti in tempo si rivelerà molto più semplice del previsto.
FAQ
Perché è importante completare i progetti in tempo?
Completare i progetti in tempo è particolarmente importante per te e per i tuoi clienti perché incentiva la continuità negli affari, migliora la reputazione della tua azienda, aiuta a ridurre lo stress tuo e del tuo team e facilita la ricezione dei pagamenti nei tempi prefissati.
Come si completano i progetti in tempo?
Per completare i progetti in tempo, combina le seguenti strategie:
- Stabilire degli obiettivi di progetto chiari assieme alle parti interessate
- Fissare delle scadenze per gli incarichi, gli sprint e il progetto stesso
- Assegnare un responsabile a ogni incarico
- Ottimizzare la comunicazione interna ed esterna
- Affidarsi alle automazioni
- Organizzare dei piani di emergenza
- Analizzare e migliorare le prestazioni
Quali strumenti sono necessari per completare i progetti in tempo?
Per completare i progetti in tempo dovresti investire in strumenti come:
- Un software per la gestione dei progetti
- Un sistema di analitiche delle prestazioni
- Svariati canali di comunicazione
- Un sistema di gestione dei flussi di lavoro
- Calendari semplici da usare e da visualizzare
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1. Stabilisci degli obiettivi di progetto chiari assieme alle parti interessate
Il primo passo da compiere per avviare un progetto è immaginare che aspetto assumerà una volta completato. Per questo motivo dovresti iniziare organizzando una riunione con tutte le parti coinvolte, per creare un piano di progetto esauriente e discutere degli obiettivi primari che intendete raggiungere e di quelli secondari che potrebbero entrare in gioco in seguito.
Una volta chiariti gli obiettivi chiave, per completare il progetto in tempo dovrai dare la direzione giusta al vostro lavoro, completando con sicurezza i vari incarichi collegati agli obiettivi finali. Ricorda però di non commettere l’errore di promettere più di quanto sei in grado di portare a termine: anche se l’affare in gioco è particolarmente redditizio, un'eccessiva pressione non farà altro che aumentare lo stress a cui tu e il tuo team siete sottoposti, producendo risultati spiacevoli.
Orientati verso degli obiettivi finali realistici e utilizza la tecnologia per metterli per iscritto: un software di gestione dei progetti ti permetterà di aggiungere i tuoi clienti come spettatori alla visualizzazione del progetto, così da renderli partecipi dell’intero processo creativo senza intervenire direttamente. Così facendo non solo conserverai una prova di ogni aggiunta e modifica, ma ti comporterai in modo totalmente trasparente.
Strumenti come le bacheche Kanban, invece, si rivelano particolarmente utili per aiutare il tuo team a visualizzare il progetto con chiarezza, grazie alla possibilità di concentrarsi sulla scheda dell’incarico in corso e di spostarla nella colonna di quelli completati una volta terminato. La sua visualizzazione ordinata, inoltre, aumenterà anche la motivazione generale: basterà un’occhiata alla colonna delle attività completate per tenere alto il morale dei tuoi impiegati e dimostrare loro in che modo stanno contribuendo al successo del progetto.
2. Organizza la tabella di marcia e le varie tappe
Per organizzare la tabella di marcia è importante stabilire delle scadenze precise da seguire. Sia che si tratti di un progetto più lungo e complesso che di uno breve e con una sola scadenza finale, la strategia più indicata da seguire è quella di creare una cronologia di progetto dividendolo in sprint più piccoli. In questo modo potrai concentrare tutte le tue energie nel loro completamento, per poi valutare il lavoro svolto e proseguire verso la tappa successiva, fino al termine del progetto.
Non dimenticare di includere una certa flessibilità sia negli sprint che nel progetto: per quanto le date di scadenza e il tempo per le revisioni siano state organizzati attentamente e rispettando le tempistiche stabilite all’inizio, è sempre possibile incontrare degli ostacoli in grado di rallentare il tuo operato. Per questo motivo dovresti lasciare del tempo libero all'interno degli sprint per occuparti di eventuali problemi, così che non si accumulino rischiando di mandare fuori strada l’intero progetto.
Infine, inizia a lavorare sul tuo progetto immediatamente, senza attendere oltre: molti psicologi ritengono infatti che la paura di fallire sia la prima causa dietro alla tendenza a procrastinare. Rendersi conto del problema e affrontarlo è un altro passo fondamentale per completare i progetti in tempo, soprattutto per chi lavora da solo, senza un team in grado di offrire la motivazione necessaria a raggiungere gli obiettivi.
3. Assegna un responsabile a ogni incarico
Se vuoi imparare come completare i progetti in tempo, dovrai essere in grado di gestire la situazione con tranquillità, senza stressare i tuoi dipendenti e te stesso con un carico di lavoro eccessivo o aspettative troppo elevate. Occuparsi da soli di ogni aspetto del progetto, però, è impossibile: per questo puoi farti aiutare dal tuo team assegnando un responsabile a ogni incarico, ossia una persona con il compito di controllare che tu riceva un lavoro di qualità nei tempi stabiliti.
Delegare i vari compiti non ti aiuterà solo a contare su un punto di riferimento sicuro per ogni incarico, ma anche a infondere un senso di fiducia e motivazione nel tuo team. Un dipendente a cui è stata assegnata una responsabilità importante, infatti, si sentirà orgoglioso della fiducia che nutri nelle sue capacità e farà di tutto per completare il proprio lavoro in tempo, offrendo delle prestazioni ottimali.
A volte, nonostante gli sforzi tuoi e del tuo team, non è possibile affrontare una fase del progetto a causa delle informazioni che il cliente ha dimenticato di fornire. Per evitare questo inconveniente, assegna incarichi o responsabilità anche ai tuoi clienti se necessario, così che possano aiutarti a completare il progetto risolvendo in tempo eventuali imprevisti.
4. Scegli una valida strategia comunicativa e degli strumenti adatti alle tue esigenze
Una volta stabiliti gli obiettivi del tuo progetto, organizzata la tabella di marcia e assegnato un responsabile a ogni incarico ti sembrerà di trovarti già a metà dell’opera, ma per completare un progetto in tempo è necessario affidarsi anche a una comunicazione impeccabile. Metti subito per iscritto una politica di comunicazione per la tua azienda e i tuoi clienti: dovranno includere tutti i canali e i processi di comunicazione con cui avrai a che fare, oltre a una serie di suggerimenti su ciò che è ritenuto accettabile e su come queste regole aiuteranno te e il tuo team a raggiungere l’obiettivo finale.
Inizia dal software per la gestione dei progetti: grazie al sistema basato sul cloud, potrai utilizzarlo come un vero e proprio quartier generale e includere nelle schede degli incarichi istruzioni e aggiornamenti, per tenere sempre tutto a portata di clic ed evitare problemi di organizzazione. Per quanto riguarda la comunicazione, i messaggi istantanei possono risultare utili per inviare istruzioni ai team da remoto (che a volte hanno bisogno di riceverle proprio mentre lavorano), ma le decisioni più importanti dovrebbero comunque essere trasferite immediatamente sulle schede degli incarichi per archiviarle in modo efficiente.
In linea di massima, sarebbe meglio evitare di comunicare tramite e-mail per non perdere dati e informazioni importanti: puoi però decidere di affidarti a questo mezzo per quanto riguarda gli annunci generali, quelli che i membri del tuo team dovranno solamente leggere. Per rendere le e-mail ancora più funzionali attiva anche la conferma di lettura, così da avere la certezza che tutti abbiano ricevuto e letto il tuo messaggio.
Infine, prendi in considerazione le riunioni. Invece di perdere tempo contattando un dipendente alla volta, controlla la loro disponibilità sui calendari di gruppo. Grazie a questo accorgimento chiunque sia coinvolto nella conferenza riceverà una notifica e un programma, permettendoti di organizzare riunioni brevi e mirate e, quindi, di aumentare le possibilità di completare i progetti in tempo.
Ovviamente, prima di iniziare a lavorare dovrai assicurarti di possedere gli strumenti di comunicazione più adatti alle esigenze della tua azienda. Che si tratti di e-mail, software per le videochiamate o strumenti di messaggistica istantanea, dovrai essere tu a scegliere quelli più adatti perché le tue politiche sulla comunicazione possano funzionare in modo ottimale.
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5. Affidati alle automazioni
Per completare i progetti in tempo puoi scegliere di delegare degli incarichi, ma non solo: anche utilizzare le automazioni il più possibile si rivelerà di grande aiuto per rendere più flessibile l’organizzazione del lavoro. Le automazioni, infatti, non si limitano solamente a semplificare lo svolgimento degli incarichi, ma anche a eliminare tutte le attività ripetitive e a mantenere il tuo team motivato e in grado di dare sempre il massimo.
Pensa agli incarichi: assegnarli manualmente uno per uno può rivelarsi un’operazione in grado di farti perdere molto tempo, per cui sarebbe consigliabile automatizzare i flussi di lavoro. Ricevere direttamente notifiche su eventuali cambiamenti apportati agli incarichi ti consentirà di lavorare con rapidità e, una volta che l’attività verrà segnata come completata, a tutti i dipendenti coinvolti arriverà un aggiornamento al riguardo. Non dovrai far altro che revisionare e approvare il lavoro e l’incarico successivo verrà assegnato in automatico.
Affidati al potere delle automazioni anche per quanto riguarda le riunioni. Organizza tutti i meeting ricorrenti all’inizio del progetto, per consentire ai tuoi dipendenti di partecipare sistemando i loro impegni di conseguenza: anche in questo caso, sarà il calendario a occuparsi dei promemoria da inviare ai partecipanti non appena caricherai il programma finale.
6. Organizza dei piani di emergenza per ogni eventualità
Se desideri ispirare fiducia e professionalità nei tuoi dipendenti e clienti, non puoi dare la colpa a cause esterne o imprevisti in caso tu non riesca a completare un progetto nei tempi stabiliti. Ecco perché un project manager attento dovrebbe sempre organizzare dei piani di emergenza, a cui affidarsi in caso di bisogno per consegnare i progetti in tempo.
Inizia a creare questo piano di gestione dei rischi identificando i possibili imprevisti sul tuo cammino, come un ritardo nella consegna delle materie prime, eventuali malattie dei tuoi dipendenti o qualunque altra problematica legata al tuo settore. Prosegui chiedendo consiglio al tuo team: lascia che siano i tuoi dipendenti a suggerirti dei consigli per essere più flessibile e tenere il progetto sulla strada giusta e aggiungi ai loro spunti di riflessione anche i tuoi, per creare una strategia che tenga conto delle opinioni di tutti.
Non basta possedere un’idea generale: proprio come per il tuo piano base, dovrai creare modelli di flussi di lavoro completi di date di scadenza, istruzioni e costi anche per il piano d’emergenza, in modo da poterli salvare e utilizzare ancora in caso di bisogno. Analizzare per tempo i possibili rischi è una parte fondamentale della strategia per completare un progetto in tempo: potrai infatti dimostrare la tua professionalità ai clienti e affronterai le circostanze avverse con la giusta flessibilità.
7. Rifletti sui tuoi progressi e valuta il lavoro svolto
Ora che sei giunto al termine di questa lista di consigli su come completare un progetto in tempo, è arrivato il momento di considerare l’importanza degli strumenti di analisi del software per la gestione dei progetti. Il sistema per il tracciamento del tempo sarà il tuo alleato più valido per capire quanto hai impiegato a completare un determinato incarico: una volta portato a termine, il tempo verrà registrato all’interno del software, per effettuare ulteriori analisi.
Non appena tu e il tuo team avrete completato uno sprint, raccogli tutti i dati ottenuti in un rapporto e cerca di identificare i punti da migliorare. Sarà però possibile ottenere una panoramica completa e dettagliata delle vostre prestazioni solo a progetto finito: i dati raccolti potranno essere usati per apportare modifiche sostanziali alla composizione del team, offrire consigli o corsi specifici o preparare delle stime più precise, così da mantenere i progetti in tempo e rendere ancora più affidabili quelli futuri.
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Una volta svelati tutti i segreti su come completare i progetti in tempo, non ti resta altro da fare che iniziare a pianificare il lavoro con l’attenzione necessaria. La buona notizia è che puoi semplificare questo compito affidandoti alle potenzialità della tecnologia: basta scegliere lo strumento giusto!
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