La collaborazione cross-funzionale è ormai sempre più diffusa all’interno delle aziende: si tratta di un approccio eccellente per affrontare i progetti su larga scala, soprattutto se richiedono la collaborazione di più reparti diversi della stessa compagnia.
Ottenere una perfetta collaborazione interdisciplinare, però, potrebbe apparire un’impresa difficile, che richiede un grande impegno e la capacità di affrontare ogni genere di sfida. Vuoi scoprire come applicare la collaborazione interfunzionale alla gestione dei progetti? Allora continua a leggere!
1. Stabilisci obiettivi condivisi e in grado di unire il team
Quando si parla di team interfunzionali, si fa riferimento a un gruppo di professionisti che, provenendo da reparti aziendali differenti, presentano modi diversi di agire, comunicare, pensare e portare a termine gli incarichi assegnati. È quindi più che mai essenziale stabilire obiettivi condivisi che siano raggiungibili, misurabili, chiari, specifici e rilevanti, da raggiungere in un lasso di tempo prestabilito. Prova a invitare i membri del team a perfezionare in gruppo gli obiettivi di ogni fase del progetto: in questo modo contribuirai ad accrescere il loro senso di appartenenza al gruppo, incoraggiando la collaborazione.
L’obiettivo stabilito dovrebbe indicare la direzione da seguire a tutti i reparti coinvolti nel progetto, ma è essenziale anche spiegare ai team come il loro lavoro contribuirà al raggiungimento di tale obiettivo. Se i partecipanti al progetto comprenderanno in pieno l’importanza del lavoro che stanno svolgendo anche il loro impegno aumenterà, facilitando la collaborazione cross-funzionale.
2. Adotta un punto di vista globale per comprendere ogni parte del progetto in maniera approfondita
Una volta chiarito l’obiettivo del progetto, sarà necessario effettuare una pianificazione globale. Piuttosto che concentrarsi su ciò che verrà realizzato dai singoli reparti, il segreto è prendere nota degli incarichi, dei processi e dei sotto incarichi da svolgere e considerarli parte integrante di un processo trasversale più ampio: solo così sarà possibile comprendere come ogni singola attività contribuisca al successo del progetto e dell’azienda.
Una riflessione di questo tipo ti permetterà di stabilire i passi successivi da seguire in maniera più efficace e ordinata e di ottimizzare i flussi di lavoro, identificando e correggendo eventuali ridondanze. Se poi doveste riscontrare dei gruppi di dipendenti isolati dal flusso di informazioni aziendali, ossia che non forniscono le loro opinioni e conoscenze ai colleghi, né traggono vantaggio da quelle altrui, potrai concentrarti su di loro per promuovere in pieno la collaborazione cross-funzionale.
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3. Organizza il progetto e stabilisci i ruoli del personale che ne farà parte
Dopo aver analizzato il progetto nella sua interezza, arriva il momento di assegnare gli incarichi e stabilire i ruoli del personale che ne farà parte. Quali saranno le attività che ogni reparto dovrà portare a termine? Prenditi del tempo per valutare quali dipendenti possiedono l’esperienza e le conoscenze che offrano al progetto il massimo della qualità con un uso ottimale delle risorse. Il principale vantaggio di un team cross-funzionale rientra nella sua combinazione unica di competenze e talenti: in qualità di project manager, dovrai sempre assicurarti di contare sul personale più adatto a completare il progetto in corso.
Per evitare difficoltà o conflitti, puoi scegliere di implementare un sistema di gestione degli incarichi, che ti aiuterà a definire chiaramente le responsabilità di ciascun partecipante, le date di scadenza e le risorse assegnate. Stabilire dei ruoli precisi aiuterà i dipendenti a lavorare in modo interfunzionale con gli altri team, per portare a termine gli incarichi con successo e giungere a un processo decisionale più sostenibile.
4. Contribuisci a creare un clima di fiducia all’interno dei team interfunzionali
Se desideri ottenere una collaborazione interdipartimentale efficace, impegnati a creare un clima di fiducia tra i membri dei vari reparti dell’azienda e incoraggiali a basare le loro interazioni sul rispetto reciproco. Ricorda che i vari dipartimenti potrebbero presentare differenze sostanziali, come una precisa terminologia che spesso risulta poco comprensibile agli altri dipendenti o un modo diverso di interagire con i loro colleghi. Per questo motivo, regolamentare le comunicazioni con un manuale di condotta ti permetterà di ridurre al minimo il rischio di malintesi e confusione.
Un’altra strategia che vale la pena di implementare è quella di organizzare attività di team building riunendo membri appartenenti a reparti diversi dell’azienda, per aiutarli a conoscersi e rafforzare il clima di collaborazione già stabilito. Ovviamente, in qualità di leader dovresti puntare anche a mantenere un rapporto individuale con ciascun membro del team, per guidare i tuoi dipendenti verso il raggiungimento degli obiettivi condivisi e sostenerli in tutti i modi possibili.
5. Spingi i membri del team ad accettare il fallimento come tappa essenziale verso l’apprendimento
Il fallimento è visto come un fattore negativo da evitare ma, nel caso della collaborazione cross-funzionale, può essere trasformato in un’opportunità di crescita e avanzamento da non sottovalutare.
Crea una cultura organizzativa che sfrutti il fallimento a proprio vantaggio, invece di temerlo. Incoraggia la sperimentazione, permetti ai team di provare nuovi approcci ai problemi più comuni e lavora al fine di creare un ambiente di lavoro che risulti il più possibile privo di rischi: solo così i team potranno imparare dagli errori incontrati durante il percorso e sviluppare soluzioni sempre nuove. Non lasciarsi intimorire dal fallimento fornirà una lezione preziosa ai tuoi dipendenti, portandoli ad adottare una mentalità basata sul miglioramento continuo. Le competenze offerte dai vari componenti della squadra, inoltre, contribuiranno alla diffusione di idee innovative e creative.
6. Implementa degli strumenti di collaborazione per rendere più fluida la comunicazione del team di progetto
Tra i pilastri fondamentali della gestione dei progetti rientra senza dubbio anche la comunicazione, in particolar modo quando si cerca di potenziare la collaborazione cross-funzionale. Aprire canali di comunicazione formali e informali permetterà ai dati di circolare liberamente tra un reparto partecipante al progetto e l’altro, facilitando il raggiungimento dell’obiettivo finale. Grazie a chat, videochiamate, telefonate e videoconferenze, i membri dei team resteranno informati su tutto ciò che accade, scambiandosi regolarmente idee e consigli.
Per verificare che tutti collaborino davvero al di fuori del proprio reparto, è necessario un cambio di mentalità. I membri del team dovrebbero considerare la collaborazione cross-funzionale come un modo per ottimizzare lo svolgimento dei loro compiti e, quindi, ottenere un risultato finale eccellente. Non dimenticare di sottolineare spesso il ruolo di ciascun membro del team e il suo impatto sul traguardo prestabilito e organizza riunioni regolari, per verificare che il progetto prosegua come previsto. L’utilizzo di una piattaforma che consente di lavorare in gruppo in tempo reale, inoltre, aiuterà i dipendenti a modificare i documenti e inserire commenti in qualsiasi momento, incentivando il lavoro collaborativo
7. Preparati alla possibilità di risolvere situazioni complesse e conflitti
La nascita di conflitti sul posto di lavoro è molto comune, soprattutto quando un team riunisce professionisti provenienti da settori diversi, con esperienze e competenze differenti. I dipendenti di alcuni reparti potrebbero avere difficoltà nel collaborare con gli altri colleghi a causa della loro abitudine a lavorare da soli, mentre altri tendono a scaricare le responsabilità sui loro compagni invece di lavorare fianco a fianco per raggiungere lo stesso obiettivo.
La creazione di team interfunzionali può portare i membri a competere tra loro per ottenere un posto prestigioso o avere accesso a una quantità maggiore di risorse, solitamente limitate. Un project manager capace e attento dovrebbe essere pronto ad accettare e a gestire tali conflitti, lavorando affinché la differenza di opinioni venga sempre concepita come una vera opportunità per sperimentare approcci e metodologie differenti.
8. Scegli e sviluppa una pianificazione visiva per il progetto
Una pianificazione ben strutturata contribuisce direttamente al successo del progetto, semplice o complesso che sia. Nel caso dei progetti che contano sulla collaborazione cross-funzionale, tale pianificazione deve dimostrarsi persino più dettagliata e, se possibile, visiva. Sul mercato sono disponibili svariate piattaforme perfette per lo scopo come Bitrix24, con i suoi modelli di gestione dei progetti adattabili a tutte le esigenze.
Tra le caratteristiche più interessanti di Bitrix24 rientra la possibilità di utilizzare anche diagrammi di Gantt e bacheche Kanban. I primi sono la scelta ideale per i progetti più vasti e con tempistiche in sovrapposizione, poiché consentono di individuare la correlazione temporale tra le diverse fasi del progetto e le attività. Le bacheche Kanban, invece, aiutano i team di ciascun reparto a visualizzare le priorità e le scadenze grazie a un valido sistema di schede mobili e colonne: una semplificazione del flusso di lavoro che renderà comprensibili anche i progetti più lunghi e complessi.
9. Monitora i processi e applica gli eventuali cambiamenti necessari
Uno dei vantaggi fondamentali della collaborazione dei team cross-funzionali è certamente l’agilità, ossia la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti. I progetti trasversali di solito adottano un approccio agile, che garantisce un lavoro svolto con la massima trasparenza e collaborazione. Per semplificare il monitoraggio dei progressi e identificare immediatamente eventuali problemi prima che possano degenerare, ci si affida agli strumenti di collaborazione più funzionali offerti dal mercato.
Valuta costantemente le prestazioni del tuo team, affinando i vari processi se necessario. Implementa strumenti che incoraggiano la collaborazione all’interno dell’intera azienda e prendi decisioni informate sulla base di dati certi. Un team composto da professionisti dotati di competenze ed esperienze differenti sarà in grado di adattarsi facilmente alle novità, impegnandosi al massimo per migliorare le prestazioni e raggiungere il successo desiderato.
10. Facilita il raggiungimento degli obiettivi condivisi tramite calendari di gruppo
Promuovere la collaborazione cross-funzionale e raggiungere gli obiettivi prefissati sarà più semplice se verranno utilizzati dei calendari di gruppo. Questi strumenti permettono ai membri del team di migliorare l’organizzazione e il coordinamento generale, fornendo una panoramica chiara degli eventi e delle attività programmate. La comunicazione verrà ottimizzata e anche i conflitti di programmazione si ridurranno sensibilmente: in questo modo, la pianificazione e l’esecuzione dei progetti risulteranno più semplici e immediate.
Il calendario di Bitrix24 è senz’altro una delle opzioni più valide presenti sul mercato. Versatile e intuitivo, consente agli utenti di programmare eventi non solo per l’intera azienda, ma anche per gruppi specifici o per singoli professionisti. Tali eventi possono persino essere impostati come pubblici o privati, per garantire la privacy in caso di progetti riservati. È possibile, inoltre, sincronizzarlo con applicazioni come Outlook o Google Calendar, così da consentire a tutti i membri del team di restare aggiornati sugli eventi in programma, indipendentemente dal reparto di provenienza o dal software utilizzato
Raggiungi il successo nella gestione dei progetti con una perfetta collaborazione cross-funzionale
La collaborazione cross-funzionale consente di unire le conoscenze e le risorse proprie dei diversi reparti dell’azienda allo scopo di raggiungere obiettivi condivisi. Perché la collaborazione in un team interfunzionale sia efficace, però, è fondamentale stabilire traguardi chiari che uniscano tutti i dipendenti e analizzare il progetto secondo una prospettiva globale, oltre a organizzare gli incarichi e affidarli ai professionisti in grado di completarli con successo. Un progetto perfettamente amministrato e svolto in un clima di fiducia e rispetto non tarderà a offrire risultati straordinari.
L’uso di una piattaforma completa per la comunicazione, la collaborazione e la gestione dei progetti permetterà di raggiungere gli obiettivi comuni con maggior sicurezza. Perché non provare Bitrix24? Con il suo aiuto potrai monitorare l’avanzamento del lavoro generale, comunicare efficacemente con tutti i dipendenti dei vari reparti e ricompensare i membri del team che si distinguono per il loro alto rendimento e l’efficienza. Se ti sei chiesto cosa sia un team cross-funzionale, hai trovato la risposta che cercavi: non ti resta che ottimizzare la collaborazione tra i membri per trionfare. Iscriviti a Bitrix24, non potrai più farne a meno!
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FAQ
Cos’è la collaborazione cross-funzionale?
Il termine collaborazione cross-funzionale indica la cooperazione tra professionisti di diversi reparti di un’azienda, con lo scopo di raggiungere un obiettivo concreto e condiviso. A tale fine, viene incoraggiata una comunicazione il più possibile trasparente e bidirezionale.
Come migliorare la collaborazione cross-funzionale?
Per migliorare la collaborazione cross-funzionale è possibile:
- Comprendere le barriere esistenti tra i reparti e come superarle
- Sviluppare un obiettivo specifico e rilevante per tutti
- Stabilire canali di comunicazione bidirezionali
- Incoraggiare le interazioni informali
- Organizzare riunioni tra i responsabili dei vari reparti
- Contribuire al flusso di dati e conoscenze
- Promuovere la fiducia e il rispetto reciproci
- Premiare il comportamento collaborativo.
Quali vantaggi apporta la collaborazione cross-funzionale alla gestione dei progetti?
I principali benefici apportati dalla collaborazione cross-funzionale alla gestione dei progetti sono:
- Il miglioramento dell'efficienza e della produttività
- L’ottenimento di soluzioni più creative
- Il perfezionamento della qualità dei risultati
- La combinazione di prospettive differenti
- L’aumento dell’agilità
- L’incoraggiamento all’apprendimento
- La crescita del senso di appartenenza dei dipendenti alla compagnia.
In che modo la collaborazione cross-funzionale può portare al successo del progetto?
La collaborazione cross-funzionale può portare al successo del progetto grazie a un approccio globale, che riunisce le competenze di diversi reparti e si avvale delle risorse offerte da ciascuno. Inoltre, promuove la flessibilità per un adattamento ai cambiamenti più rapido, fondamentale nel mercato moderno.
