Collaborazione a distanza: 5 strumenti essenziali per un lavoro di squadra efficiente da remoto

La collaborazione a distanza è diventata una realtà per moltissime aziende e permette di raggiungere obiettivi prima impensabili, come assumere talenti provenienti da tutto il mondo. La transizione al lavoro da remoto non è però un’impresa semplice. Per renderla più agile, sul mercato sono disponibili svariati software basati sul cloud, che permettono ai leader più lungimiranti di ottenere una perfetta collaborazione da remoto, costi ridotti e un aumento decisivo della produttività a distanza.

Vuoi sapere quali sono le migliori soluzioni disponibili e come possono semplificare il tuo lavoro quotidiano? Allora continua a leggere e scopri subito i 5 strumenti essenziali per un’efficace collaborazione da remoto.

FAQ

 

1. Strumenti per la comunicazione virtuale dei team da remoto

Chi lavora in un’azienda avrà sicuramente organizzato o partecipato almeno una volta a una videoconferenza con i colleghi o con un cliente. In realtà, gli strumenti di comunicazione virtuale tra cui scegliere sono moltissimi e spaziano dalle classiche e-mail e telefonate alla messaggistica istantanea, l’intranet aziendale e gli strumenti di gestione dei progetti. Tutte queste soluzioni si rivelano fondamentali per agevolare la comunicazione con i membri del team provenienti da tutto il mondo e migliorare la collaborazione a distanza. 

La comunicazione può essere divisa in due tipologie principali: asincrona e sincrona. La prima, propria di e-mail, messaggistica istantanea e strumenti di gestione dei progetti, è ideale per dare istruzioni ai dipendenti che vivono all’interno di fusi orari diversi o seguono uno schema di turni alternati. La comunicazione sincrona è invece rappresentata da telefonate e videochiamate, che aiutano a risolvere tempestivamente le questioni più urgenti e a organizzare riunioni che richiedono il contributo di tutti i presenti. 

Gli strumenti di comunicazione e collaborazione da remoto devono però essere utilizzati in maniera ragionevole: inviare un numero eccessivo di e-mail ai propri dipendenti, ad esempio, rischia di innescare situazioni di stress da evitare. In questo senso, l’idea migliore è stabilire delle politiche di comunicazione ben chiare, ossia un insieme di regole che indichino al team gli strumenti più adatti alla comunicazione e le situazioni in cui è opportuno utilizzarli. Le e-mail, ad esempio, sono più indicate per gli annunci rivolti a tutta l’azienda, mentre le videoconferenze si adattano perfettamente ai rapidi stand-up meeting quotidiani. Le brevi discussioni interne al dipartimento possono essere tenute sui canali delle chat, mentre gli aggiornamenti e le domande sul lavoro da svolgere troveranno il loro spazio nelle apposite schede del software di gestione dei progetti. 

Gli strumenti appena citati sono utilizzati principalmente con lo scopo di velocizzare il lavoro dei team remoti, ma possono trasformarsi in risorse per connettere tra loro i dipendenti e incentivare la collaborazione a distanza. I team formati da membri che non si conoscono a sufficienza tendono ad avere difficoltà nel lavorare uniti come una vera squadra: in questo senso, i canali di messaggistica istantanea e le videochiamate incoraggeranno la coesione sociale e permetteranno ai dipendenti di stringere legami duraturi. Puoi anche scegliere di utilizzare questi strumenti per organizzare delle attività di team building da remoto, come quiz o aperitivi virtuali. 

2. Piattaforme collaborative basate sul cloud

Sostituire completamente il lavoro di squadra in presenza è probabilmente impossibile, ma le piattaforme collaborative dotate di documenti condivisi sono un’ottima soluzione alternativa. Grazie al loro aiuto eviterai di scaricare e allegare file, creando nuove versioni che rischiano solo di aumentare la confusione generale: sarà sufficiente inviare un link e i tuoi colleghi potranno aprire in un attimo il file che stai visualizzando. Se li taggherai sul documento riceveranno in un attimo una notifica al riguardo, per mettersi subito al lavoro. 

I file collaborativi, le presentazioni e i fogli di calcolo consentono di lavorare ai documenti insieme ai colleghi da remoto e di visualizzare tutte le modifiche in tempo reale. Non avrai nemmeno bisogno di creare diverse copie: la funzione di cronologia delle versioni terrà un registro esatto di tutte le modifiche, permettendoti di tornare indietro in caso di necessità e persino ripristinare la versione del file di cui hai bisogno. È anche possibile confrontare il documento attuale con quello precedente e controllare tutte le differenze, evidenziate con chiarezza. Infine, la maggior parte dei documenti collaborativi presenta una funzione di chat integrata, con cui discutere modifiche, fornire feedback o porre domande direttamente nel file e con la massima semplicità. Il drive basato sul cloud, infine, si distingue come uno degli strumenti di collaborazione a distanza più essenziali: il suo compito è quello di custodire i dati e i documenti attivi dell’intera azienda, oltre ai materiali di formazione fondamentali per l’inserimento dei nuovi assunti e l’aggiornamento dei dipendenti attuali. 

Le piattaforme collaborative dovrebbero essere semplici da utilizzare e intuitive. Puoi però scegliere di ridurre ulteriormente la confusione organizzando delle sessioni di gruppo in video, per spiegare il funzionamento del layout del software e come archiviare i file. Lascia liberi i dipendenti di fare domande e chiarire i loro dubbi e registra la sessione in corso: in questo modo potrai conservarla nella cartella dedicata alla formazione del personale e consentire agli assenti di mantenersi aggiornati, senza doverla ripetere. 

3. Strumenti di gestione degli incarichi e dei progetti

Il successo della collaborazione da remoto si basa in larga parte sulla corretta amministrazione degli incarichi e dei progetti. La gestione dei progetti tradizionale è conosciuta e praticata ormai ovunque, mentre quella da remoto presenta una serie di sfide del tutto nuove, che la tecnologia è riuscita a semplificare: ora i team possono controllare i loro incarichi e i progressi del progetto grazie a sistemi di visualizzazione interattivi e pratici, come le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt. 

Le liste di attività da svolgere, disordinate e scritte a mano, saranno solo un lontano ricordo. Le notifiche automatiche, personalizzate in modo da apparire all'avvicinarsi delle scadenze o quando viene raggiunta una data a tua scelta, aiuteranno il team a restare aggiornato e impediranno che i compiti assegnati vengano dimenticati. 

È anche possibile creare delle dipendenze: un algoritmo si occuperà di assegnare un incarico una volta che il precedente sarà stato completato. In questo modo il responsabile del progetto potrà impostare le notifiche e gli incarichi dei dipendenti ovunque si trovi, anche lontano dall’ufficio. I project manager da remoto, inoltre, hanno la possibilità di creare schede dettagliate per ogni progetto, da completare con i link alle risorse più rilevanti e le istruzioni necessarie. I migliori software per il lavoro remoto consentono anche di assegnare dei dipendenti a ogni scheda, che siano osservatori o responsabili. Sulle prime tutto questo lavoro potrebbe apparire una vera impresa, ma non temere: sarà sufficiente trasformare tutti gli incarichi ripetitivi in un modello, che potrà essere riutilizzato in caso di necessità.  

I software per la gestione degli incarichi e dei progetti, oltre a essere utili strumenti per il lavoro da remoto e una parte essenziale della collaborazione a distanza, aiutano a evitare interruzioni nella comunicazione. Tutti gli aggiornamenti relativi agli incarichi potranno infatti essere ospitati all’interno delle schede specifiche: in un attimo, i dipendenti coinvolti riceveranno una notifica al riguardo e non saranno più costretti a ricercare informazioni all’interno di uno scambio confuso di e-mail.

4. Strumenti di tracciamento del tempo, delle presenze e delle assenze

Nessun dirigente desidera controllare in maniera ossessiva il lavoro del proprio team, ma il senso di responsabilità è un elemento cruciale della collaborazione a distanza ed è importante prenderlo in considerazione. Tecnologia e lavoro da remoto si uniscono in strumenti come i software di tracciamento del tempo, che aiutano a controllare che i compiti assegnati vengano portati a termine e offrono un’idea precisa del tempo necessario per completarli. In questo modo, potrai realizzare programmi futuri ancora più precisi e dettagliati, che appariranno sui calendari individuali e su quelli del team aumentando la trasparenza e il senso di responsabilità dei tuoi dipendenti.

Queste soluzioni virtuali presentano svariati vantaggi. Un programma ben chiaro impedirà ai membri del team di sentirsi sovraccaricati di lavoro, mentre l’utilizzo misurato degli strumenti di rilevazione delle presenze e di tracciamento del tempo può offrire ai dipendenti la flessibilità del lavoro remoto, favorendo la prioritizzazione degli incarichi, una gestione del tempo ottimale e il rispetto delle scadenze. 

Tra i principali strumenti per la gestione del tempo per il lavoro a distanza rientrano:

• I sistemi di timbratura del cartellino digitali, che consentono al team di registrare l’inizio e il termine del lavoro quotidiano, assicurando la massima trasparenza. 

• La gestione delle pause, per aiutare i dipendenti a capire il momento migliore in cui contattare i colleghi.

• Il sistema di monitoraggio del tempo che, una volta integrato agli strumenti di gestione degli incarichi, permette di determinare come viene impiegato il tempo rispetto ai piani stabiliti. Con il suo aiuto, potrai analizzare le prestazioni del team e migliorare costantemente la tua strategia. 

• Il grafico assenze, che permette di controllare quali dipendenti siano effettivamente al lavoro e quali no, riducendo la perdita di tempo e la frustrazione causata da una mancata risposta. 

5. CRM basato sul cloud

La collaborazione a distanza permette di guidare team composti da professionisti provenienti da tutto il mondo e di connettersi con clienti che vivono in luoghi anche molto lontani dall’azienda. Gli affari possono trarne un grande beneficio, ma è cruciale affidarsi alle piattaforme di collaborazione online, essenziali per interagire con i potenziali clienti, coltivare la relazione appena creata e convertirli in clienti effettivi.  

Il sistema CRM è il vero e proprio centro della collaborazione digitale incentrata sulla clientela. Contiene infatti tutti gli strumenti di contatto che assicurano il massimo successo agli operatori del servizio clienti e aiuta i manager a monitorare le prestazioni e lo stato dei lead, per intervenire quando si rivela necessario.  

Il CRM basato sul cloud presenta svariati vantaggi per la collaborazione da remoto: 

• Raccoglie in maniera trasparente tutte le informazioni dei clienti, nonché le loro interazioni passate con l’azienda. 

• Permette di gestire la pipeline di vendita, con la creazione e il miglioramento dei flussi di lavoro, per aumentare la possibilità di concludere le vendite. 

• Aiuta a risparmiare tempo lanciando campagne di marketing automatizzate, dirette a ciascun segmento della tua clientela. 

• Funziona come centro di assistenza per la clientela, consentendoti di rispondere ai loro dubbi e alle domande, oltre che di raccogliere il feedback per aumentare la soddisfazione generale.

• Presenta validi strumenti di analisi e reportistica, che permettono di monitorare gli indicatori chiave di prestazione ovunque ti trovi (persino dallo smartphone) e di verificare, grazie ai rapporti automatici, quali dipendenti stanno ottenendo grandi risultati e quali, invece, hanno bisogno di aiuto.   
  

Rendi il lavoro di squadra da remoto ancora più efficiente grazie a questi strumenti essenziali

I cinque strumenti fondamentali per una perfetta collaborazione a distanza e le loro caratteristiche sono stati svelati: non ti resta che passare all’azione e scegliere gli strumenti più adatti alla tua compagnia. Non perderti tra funzionalità e requisiti tecnici: invece di acquistare un software diverso per ogni funzione puoi rivolgerti a una piattaforma completa e all-in-one, ideale per coprire tutte le tue esigenze. 

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