Per quanto un progetto sia stato pianificato nei minimi dettagli, è sempre possibile incorrere in imprevisti e cambi di direzione inaspettati. Per affrontare questi incidenti di percorso senza che mettano a rischio la sua riuscita, è assolutamente necessario puntare su una strategia che dia grande importanza alla flessibilità.
Per aiutarti in questo compito a volte difficile da affrontare, abbiamo raccolto 7 consigli essenziali per la gestione flessibile del progetto, che ti permetteranno di organizzare il lavoro tuo e del tuo team con maggior sicurezza.
FAQ
Che cos’è la gestione flessibile dei progetti?
La gestione flessibile dei progetti consiste nella libertà di organizzare e modificare la strategia per il loro sviluppo durante il percorso. Richiede una pianificazione dettagliata fin dall’inizio, ma aiuta i team ad affrontare con successo qualunque ostacolo e a raggiungere l’obiettivo finale con una minor tensione all’interno del team e con maggior solidità.
Quale metodologia di gestione dei progetti è flessibile?
La metodologia flessibile di gestione dei progetti ideale è Scrum: i progetti vengono divisi in sprint di due o quattro settimane e il team si impegna attivamente a eliminare gli ostacoli, a ripetere le strategie vincenti e a migliorare tutti quegli elementi che necessitano di modifiche.
Che cos’è una matrice di flessibilità nella gestione dei progetti?
Una matrice di flessibilità per la gestione dei progetti è un utile strumento che considera tre elementi fondamentali: tempo, costo e qualità. I manager e i team utilizzano questa matrice per classificare gli incarichi in base alla loro flessibilità, consentendo così di destinare il numero maggiore di risorse a quelli meno flessibili.
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1. Scegli il team più adatto al lavoro flessibile
La prima caratteristica a cui puntare per una gestione flessibile del progetto è la scelta del team più adatto ad affrontarlo, che comprenda esattamente quei membri in grado di aiutarti a ottenere l’obiettivo prefissato.
Inizia dalle loro capacità: per quanto il team perfetto dovrebbe includere un esperto per ogni settore, la realtà spesso si dimostra diversa. Presto ti accorgerai che, per gestire i progetti con maggior flessibilità, la strategia più indicata è quella di assumere personale in grado di ricoprire ruoli differenti: in questo modo non sarai costretto ad affidarti alla disponibilità di una singola persona per eseguire un determinato compito e potrai affrontare con rapidità eventuali imprevisti, con l’aiuto di una vera e propria squadra pronta a fronteggiarli con te.
Tieni sempre in considerazione abilità come la capacità di trasformarsi in leader al momento del bisogno e la responsabilità: se i membri del tuo team si dimostrano in possesso di queste qualità, potrai delegare loro incarichi importanti mentre la tua attenzione è richiesta altrove.
Infine, impegnati a creare un forte legame tra i membri della tua squadra, magari organizzando delle attività di team building per coinvolgere anche quegli impiegati meno inclini a partecipare a eventi di gruppo. Sentendosi parte di una squadra, i membri del team saranno spronati a supportarsi a vicenda e investiranno ancora di più le loro forze nella realizzazione ottimale del progetto.
2. Adotta gli strumenti più indicati alla collaborazione agile
Quando il tuo team sarà pronto a partire, dovrai procurarti gli strumenti più adatti perché la gestione flessibile del progetto prosegua nel modo corretto. Con il loro aiuto sarai in grado di lavorare ovunque ti trovi, di organizzare la tua strategia per adattarla alle esigenze dei clienti e, soprattutto, di rispondere in maniera adeguata alle sfide più difficili.
Opta per un software per la gestione dei progetti completo, come Bitrix24: i suoi strumenti, come le bacheche Kanban e i diagrammi di Gantt, permettono di organizzare nei minimi dettagli gli incarichi da assegnare, senza disperdere informazioni attraverso innumerevoli e-mail. Potrai inoltre aggiungere alle schede tutte le scadenze e le risorse necessarie al completamento del progetto e lavorare tramite un’unica piattaforma. Pianificare il lavoro tuo e del team in maniera metodica e ordinata ti consentirà di non perdere tempo e di sfruttare le ore di lavoro nel modo più efficace, aumentando inoltre la produttività.
L’utilizzo di un software completo è in grado di migliorare non solo la gestione flessibile del progetto ma anche la qualità del lavoro generale, grazie alle potenzialità degli strumenti per la comunicazione, al sistema per la modifica e la condivisione dei documenti collaborativi e all’intranet aziendale. Per quanto riguarda la comunicazione, stabilire una politica per regolarla aumenterà di certo l’efficienza del team, ma dovresti sempre essere in grado di adattarti a ciò che la situazione richiede: se ad esempio un impegno urgente ti porta lontano dall’ufficio ma non hai la possibilità di disdire un incontro che hai programmato da tempo, puoi unirti tramite videochiamata dal tuo smartphone e approfittare delle potenzialità garantite dall’app per non dimenticare di fornire al cliente gli aggiornamenti più importanti sul progetto.
3. Resta costantemente in contatto con il tuo team
Una volta scelto il software più adatto alle esigenze della tua azienda, potrai integrare gli incontri regolari con il tuo team nella strategia per la gestione flessibile del progetto. In questo modo chiunque verrà coinvolto potrà partecipare ovunque si trovi, ricevendo notifiche al riguardo in anticipo.
Gli stand-up meeting, in particolare, sono molto indicati per la gestione agile del progetto: consistono in brevi riunioni quotidiane, non più lunghe di una decina di minuti, in cui ogni membro del team riferisce rapidamente i propri progressi, ponendo l’accento su eventuali ostacoli o difficoltà incontrati durante il percorso. Rappresentano anche un’ottima opportunità per i manager, che possono constatare l’andamento del progetto in tempo reale e affrontare qualunque problema immediatamente, prima che rischi di diventare irrisolvibile.
Per quanto riguarda le riunioni più lunghe e approfondite, puoi scegliere di organizzarle per segnare il termine di una tappa o sprint, come vengono definite da chi utilizza frequentemente i metodi Scrum e Agile. Non dimenticare di inserirle all’interno del calendario del team all’inizio del progetto, così da avere una preoccupazione in meno e consentire a tutti i soggetti interessati di prenderne atto con un certo anticipo.
La pianificazione corretta delle riunioni richiede una certa strategia, ma metterla in pratica ti impedirà di perdere tempo per rimediare a errori facilmente evitabili. L’assegnazione dei vari sprint, poi, può rivelarsi un perfetto metodo motivazionale: nulla sarà in grado di tenere alto il morale generale del team come una festa organizzata al termine di ogni tappa raggiunta con successo.
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4. Rendi la flessibilità parte dei tuoi flussi di lavoro
Scegliere gli strumenti più adatti al tuo stile di lavoro è fondamentale, ma ti accorgerai presto che, senza un approccio strategico alla gestione del progetto, basterà la minima difficoltà per mandarti fuori strada. Ecco perché dovresti estendere la flessibilità nella gestione del progetto a tutti i suoi campi, ma soprattutto al modo in cui organizzi le tempistiche e le scadenze.
Calcolare dei margini di tempo più ampi per la realizzazione dei tuoi progetti si dimostra sempre una delle strategie vincenti per affrontarli. Attenzione: ciò non significa ovviamente continuare ad aggiungere mesi alla data di scadenza e non garantire altri contratti, ma promettere esattamente ciò che si sarà in grado di consegnare, senza perdere di vista gli obiettivi prefissati all’inizio.
In parole più semplici, non riempire fino al limite i flussi di lavoro del team: avrai sempre bisogno di qualche ora di tempo libero a settimana per occuparti di questioni come l’assenza improvvisa per malattia di un membro del tuo team, le domande dei tuoi dipendenti a cui rispondere o la risoluzione di eventuali conflitti. Se poi non dovessero presentarsi degli imprevisti, puoi sempre approfittare del tempo rimasto per riflettere sugli incarichi successivi o per dedicare maggiore attenzione ai tuoi clienti. In questo modo, riuscirai a ottenere esattamente la gestione flessibile del progetto a cui aspiravi.
5. Aggiungi la gestione dei rischi alla tua strategia
Sembra quasi un controsenso, ma è necessario che la matrice di flessibilità per la gestione dei progetti dimostri un certo rigore in alcuni campi cruciali, come ad esempio la gestione dei rischi. Assumere un approccio scrupoloso e attento a ogni singolo dettaglio è il metodo più indicato per non lasciarsi sopraffare dalle difficoltà: riunisci il tuo team e il tuo cliente e, con la dovuta tranquillità, iniziate a esplorare tutti gli ostacoli che potreste incontrare sul vostro percorso.
Prima di tutto, cerca di determinare quali incarichi vadano eliminati del tutto dal progetto. Concentrati su quelli che, anche a una prima occhiata, presentano rischi elevati e un basso rendimento: meglio evitare di tentare la sorte gettandosi in un’impresa che non aiuterà a raggiungere la meta prefissata e decidere piuttosto di destinare altrove risorse ed energie.
Subito dopo verrà il momento di trovare delle strategie valide per mitigare l’effetto di quegli incarichi che non puoi evitare di accettare, poi di decidere se sia il caso di trasferire alcune delle responsabilità a un collaboratore esterno (soprattutto nel caso di progetti molto importanti), in grado di offrire la sua esperienza per garantire un risultato finale corrispondente alle aspettative.
Infine, prendi anche in considerazione quei rischi che è necessario accettare per questioni di forza maggiore: se le spese da affrontare per mitigarli si rivelano eccessive e decisamente poco convenienti, la strategia più saggia da adottare è quella di accoglierli senza apportare alcuna modifica.
6. Stabilisci una solida relazione con i clienti
Chiunque abbia mai lavorato in un ambiente come quello aziendale è ben consapevole dell’importanza ricoperta dalla comunicazione. Ecco perché, tra le componenti fondamentali di una gestione flessibile del progetto, rientra anche la creazione di un rapporto di fiducia e trasparenza con il cliente, basato proprio su una comunicazione aperta e bidirezionale.
Prima di iniziare il progetto, prenditi tutto il tempo necessario per comprendere in dettaglio le aspettative e gli obiettivi del cliente e per delineare un piano di comunicazione ben definito. Una volta messo in moto il progetto, poi, proponi al tuo cliente una serie di incontri tramite videochiamata per discutere dei vari aggiornamenti e, in caso di emergenza, permettigli di contattarti tramite telefonate o messaggi: in questo modo sarete in grado di affrontare immediatamente eventuali errori di percorso, per scongiurare il rischio di trascurarli.
Questa serie di accorgimenti ti aiuterà a stabilire una relazione solida e duratura con la tua clientela, sfruttando anche un approccio più flessibile alla gestione dei progetti. La fiducia che il cliente prova nei tuoi confronti non farà che migliorare la tua reputazione, portando in breve tempo a un aumento del volume degli affari.
7. Analizza ogni progetto in dettaglio
Il metodo più valido e indicato per constatare i progressi è quello di analizzare i progetti in dettaglio, per poterli valutare in un secondo momento e riflettere su quanto ottenuto. I software per la gestione dei progetti più avanzati ti consentono di esaminare sia i progressi individuali che quelli del team, generando dei rapporti personalizzati grazie ai dati salvati in precedenza.
Analisi di questo tipo, però, non sono incarichi destinati obbligatoriamente alle fasi finali del progetto: anche i già menzionati stand-up meeting rappresentano un ottimo sistema per identificare eventuali ostacoli e problemi nei tuoi flussi di lavoro durante lo svolgimento del progetto. Piuttosto che creare una lista lunghissima di correzioni da effettuare prima di concludere il progetto, sarebbe consigliabile implementare le modifiche direttamente nei template dei progetti in corso d’opera: agire subito significa risolvere qualunque errore con maggior rapidità e ottenere dei flussi di lavoro più corretti, pronti a essere utilizzati per progetti futuri.
Ottieni una perfetta gestione flessibile del progetto
Una volta svelate le principali chiavi per una gestione flessibile del progetto, raggiungere l’obiettivo finale nei tempi stabiliti e senza ostacoli si rivelerà decisamente semplice. Le strategie più valide per ottimizzare il lavoro si dimostrano sempre una combinazione perfetta di leadership vincente, lavoro di squadra efficace e produttivo e strumenti tecnologici all’avanguardia, ideali per gestire ogni fase con profitto e ottenere esattamente i risultati sperati.
Bitrix24 mette a tua disposizione una piattaforma che garantisce il massimo della flessibilità per l’elaborazione e il completamento dei tuoi progetti, con le sue integrazioni native e una serie di canali di comunicazione perfetti per ogni scopo, oltre al sistema di archiviazione cloud e alla gestione dei documenti online. Con un aiuto tecnologico di questo tipo nulla potrà impedirti di raggiungere il meritato successo: provalo fin da oggi, non tornerai più indietro!
