12 best practice di collaborazione per piccole imprese

Molti credono erroneamente che le best practice di collaborazione siano riservate esclusivamente alle grandi imprese. In realtà, l’applicazione di strategie e strumenti di collaborazione per piccole imprese contribuisce allo sviluppo di un ambiente aziendale produttivo e altamente innovativo, qualunque siano le dimensioni della compagnia. Un modello collaborativo non solo accresce l’efficienza e la fluidità della comunicazione, ma riduce le perdite di tempo e risorse e assicura un processo decisionale più rapido e intelligente, con numerosi vantaggi per tutto il personale.

Vuoi conoscere 12 tecniche di collaborazione vincenti? Allora continua a leggere: le troverai in questo articolo, insieme agli strumenti di comunicazione basati sul cloud per rafforzare il coinvolgimento del team e migliorare il suo modo di lavorare.

1. Nomina un “Campione della Collaborazione”

Una delle più importanti best practice di collaborazione riguarda la nomina di un campione della collaborazione. Questo facilitatore ha il compito di incoraggiare il libero fluire delle idee, oltre a portare all’attenzione del team eventuali ostacoli incontrati sul cammino. Per ridurre le incomprensioni e la perdita di slancio, l’incarico dovrebbe essere ricoperto da un professionista che non si occupi di altri compiti. Ciò è particolarmente importante nelle piccole imprese, in cui a volte un solo dipendente svolge più incarichi contemporaneamente.

Immagina uno studio di architettura impegnato nella realizzazione di un complesso residenziale. Senza un processo organizzativo definito, i progettisti attendono feedback sui disegni, i consulenti cercano aggiornamenti e le scadenze rischiano di slittare. In questo contesto, il campione della collaborazione si fa carico di collegare tutte le fasi del progetto, mantenendo il team allineato e garantendo che ogni componente riceva tempestivamente le informazioni necessarie.

Inoltre, questo membro della forza lavoro può monitorare i progressi, fornire aggiornamenti e dare a ciascun impiegato le informazioni necessarie al momento opportuno, semplicemente impiegando le piattaforme di collaborazione in tempo reale. Il suo atteggiamento proattivo consolida gli sforzi del team, incoraggiando lo sviluppo di una cultura aziendale basata sul lavoro di squadra e il supporto reciproco.

2. Crea coppie di competenze trasversali per risolvere i problemi

Affrontare le sfide lavorative insieme a colleghi provenienti da background differenti può fomentare l'innovazione. Per questo motivo, la formazione di squadre composte da dipendenti con competenze trasversali è considerata una delle principali best practice di collaborazione, perché evita il pensiero uniforme, incoraggiando l’assunzione di prospettive rivoluzionarie e di tecniche di collaborazione ingegnose.

Per mettere in pratica efficacemente le partnership di competenze trasversali, è utile formare coppie miste: ad esempio, abbinare un membro del team tecnico a un collega non tecnico. Questa strategia permette di unire conoscenze e punti di vista differenti, favorendo soluzioni creative ai problemi. Inoltre, per mantenere alta la varietà di competenze e stimolare uno scambio continuo di idee, le coppie dovrebbero essere ruotate regolarmente. Le discussioni in tempo reale e l’utilizzo di documenti condivisi possono facilitare questo scambio, permettendo a tutti di acquisire nuovi insight e di integrare le diverse esperienze in modo efficace.

Immagina uno scenario in cui un team pubblicitario non riesce a rendere un prodotto abbastanza accattivante da attirare il pubblico. Gli esperti del marketing e gli sviluppatori possono lavorare insieme per scoprire eventuali lacune nella presentazione dell’articolo, usando strumenti di collaborazione basati sul cloud come le lavagne digitali. Così facendo, sarà possibile documentare quanto scoperto e avviare una serie di attività per implementare le soluzioni trovate. L’unione delle diverse abilità migliora la qualità complessiva dei risultati e agilizza la risoluzione dei problemi.

3. Definisci chiaramente chi dovrà prendere le decisioni

Definire con chiarezza il professionista responsabile di prendere le decisioni impedisce che questo processo venga rallentato da discussioni infinite, che lo rendono più complesso del dovuto. In questo modo, sarà possibile prendere decisioni autorevoli in tempi brevi, per accelerare l’avanzamento dei progetti evitando i bottleneck.

Ad esempio, nel team di marketing di una piccola impresa la scelta delle strategie operative potrebbe essere affidata a più persone, ma la mancanza di un responsabile potrebbe condurre il processo a una situazione di stallo. Per accrescerne l’efficacia, l’autorità decisionale dovrebbe quindi essere affidata a una sola persona, che sia il responsabile del marketing o il CEO.

Con l’aiuto degli strumenti di gestione dei progetti più avanzati potrai assegnare un ruolo preciso a ciascun membro del team, per sapere con certezza a chi spetta la decisione finale sui vari progetti e compiti. Perché le discussioni procedano liberamente, dovrai anche fare differenza tra input (il professionista da cui è nata l’idea) e ownership (chi ha la responsabilità finale della decisione).

4. Integra i cicli di feedback nel flusso di lavoro

Per implementare piccoli miglioramenti, che si sommano per condurre a modifiche sostanziali positive per l’azienda, dovresti ricorrere al feedback continuo. Le best practice di collaborazione consigliano di integrare i cicli di feedback all’interno di flussi di lavoro semplificati, così che i piccoli team possano iniziare subito ad aumentare la loro efficacia.

I migliori strumenti di gestione delle attività integrano il feedback quantitativo con semplicità, grazie a sistemi di tracciamento del tempo che misurano l’efficienza generale e analytics automatizzate che si sovrappongono a KPI personalizzati. Per quanto riguarda il feedback qualitativo, i manager possono revisionare il lavoro dei dipendenti e lasciare commenti all’interno dei documenti condivisi, organizzare una videochiamata per comunicare le loro impressioni o registrare un breve video esplicativo.

Alcuni team, come quelli di progettazione, traggono beneficio più dagli input e dalle modifiche rapide che da una revisione finale. Questi cambiamenti veloci possono essere realizzati sulle piattaforme di collaborazione mentre i progetti sono in svolgimento, per condurli nella direzione giusta senza perdere tempo.

5. Condividi storie di successo per accrescere la collaborazione

Le squadre spesso si concentrano sugli errori per migliorare, ma evidenziare esempi positivi di collaborazione può esercitare un impatto altrettanto forte. Nelle piccole aziende, in cui i colleghi si conoscono bene, constatare le conseguenze positive di partnership di successo può avere un impatto maggiore che nelle imprese di grandi dimensioni.

Ad esempio, immagina una piccola società di consulenza che ha affrontato una campagna complessa per un cliente importante. Di fronte a scadenze stringenti e a sfide impreviste, il team ha saputo unire le proprie competenze, trasformando gli ostacoli in opportunità. La strategia vincente ha portato a risultati superiori alle aspettative del cliente e, condividendo questa storia durante un incontro mensile, l’azienda ha ispirato gli altri team ad adottare metodologie simili.

La diffusione di tali successi, tramite newsletter interne o meeting dedicati, consolida la cultura della collaborazione, trasformandola in un obiettivo comune per tutti.

6. Usa un “Contratto di Collaborazione” per progetti importanti

La mancanza di aspettative definite può causare disallineamento anche all’interno di progetti di grandi dimensioni. Puoi evitare questo scenario con l’ausilio di un contratto di collaborazione, un semplice documento che definisce le responsabilità, i tempi di risposta e i punti di escalation prima dell’inizio del lavoro.

Il documento in questione non dovrebbe essere particolarmente formale o esteso, ma limitarsi a indicare i vari ruoli, il modo in cui vengono prese le decisioni e i metodi di comunicazione preferiti. L’importante è che risulti chiaro, per mantenere tutti i dipendenti sulla stessa lunghezza d’onda e fornire ai team un supporto concreto in caso di dubbi o domande.

Ad esempio, una piccola startup che lancia una nuova applicazione mobile può utilizzare questo contratto per definire le tempistiche di sviluppo, le interazioni tra i team di design, sviluppo e marketing e i flussi di approvazione. In questo modo, il progetto progredirà senza intoppi o imprevisti.

Il principale vantaggio della definizione di aspettative chiare è la possibilità di evitare malintesi ed errori nella comunicazione e, di conseguenza, la frustrazione causata da essi.

7. Prioritizza la gestione dei conflitti con il contatto umano, non con la tecnologia

Quando la collaborazione vacilla ed emergono i conflitti, le persone spesso tendono a reagire aumentando la comunicazione, ad esempio inviando più e-mail, messaggi o avvisi di incarichi, nel tentativo di risolvere il problema. Tuttavia, questo approccio può a volte peggiorare la situazione, rispetto ad affrontare alla radice la causa della rottura. Per mantenere coesi i piccoli team, la gestione dei conflitti dovrebbe privilegiare il contatto umano diretto rispetto a una comunicazione digitale eccessiva, risolvendo le problematiche tramite videochiamate o incontri faccia a faccia.

Se il mancato rispetto di una scadenza ha creato impazienza e fastidio nel team, l’invio continuo di e-mail potrebbe essere interpretato negativamente e degenerare in una discussione accesa. Effettuare una breve videochiamata consentirà invece a tutti i dipendenti di esprimere le loro difficoltà in modo ordinato, chiarire le aspettative e riassestare le priorità.

Gli esperti in metodi per la risoluzione collaborativa dei problemi consigliano di affrontarli direttamente. Questo favorisce il coinvolgimento del team e impedisce che le questioni più difficili restino senza una soluzione, peggiorando il clima lavorativo.

8. Standardizza il passaggio di consegne

Nel passaggio di un incarico specifico da un professionista all’altro, qualche elemento può sempre sfuggire, come un documento o un aggiornamento di stato poco chiaro. Per evitare i ritardi che questi imprevisti potrebbero causare, sarebbe opportuno standardizzare il modo in cui i compiti vengono trasferiti. Questa best practice di collaborazione aiuta le squadre delle piccole aziende a restare connesse agli incarichi assegnati e a lavorare verso i medesimi obiettivi con profitto.

Puoi semplificare i flussi di lavoro utilizzando un modello di trasferimento dei compiti che includa ciò che è stato fatto (sotto forma di riassunto completo, per velocizzare il lavoro dell’incaricato successivo), le parti in sospeso (messe in evidenza insieme alle scadenze) e ciò che sta bloccando i progressi (una sezione che segnala informazioni, approvazioni o dipendenze esterne mancanti).

Ad esempio, immagina un content writer che passa la bozza di un post per il blog a uno specialista di SEO. Il template dovrebbe includere la bozza ultimata (ciò che è stato fatto), incarichi in corso come l’ottimizzazione delle parole chiave e la selezione delle immagini (cos’è rimasto in sospeso) ed eventuali feedback dei clienti o approvazioni necessarie (ciò che sta bloccando i progressi). Questo passaggio strutturato minimizza la confusione, assicura la continuità e garantisce che i progetti proseguano nella direzione giusta.

9. Crea una “Libreria delle Lezioni Apprese”

Ogni progetto, indipendentemente dal risultato, apre la strada a nuove opportunità di crescita. Tuttavia, una volta concluso il lavoro, è facile che queste preziose intuizioni si perdano, permettendo il ripetersi degli stessi errori. Creare una biblioteca delle esperienze consente di raccogliere e conservare questi spunti, affinché i team possano affinare costantemente le proprie modalità di collaborazione e prevenire il verificarsi di problemi già affrontati.

Dopo aver terminato il lavoro, chiediti cosa ha funzionato e cosa potrebbe essere riproposto, quali elementi hanno rallentato lo svolgimento e se è possibile applicare modifiche per rendere più fluida la comunicazione futura. Una knowledge base è lo spazio più indicato per accogliere queste riflessioni: così facendo, sarà possibile trasformare le esperienze passate in spunti d’azione, per un lavoro di squadra più intelligente.

10. Definisci la velocità di collaborazione

Per quanto ciascun incarico comporti tempi di risposta diversi, i team potrebbero convincersi del contrario, sentendosi costretti a garantire una disponibilità costante. Definire la velocità di collaborazione può dunque accrescere l’efficienza generale, aiutando le squadre a mantenere un flusso di lavoro costante.

Per definire la velocità di collaborazione e accrescere l’efficienza complessiva, è utile suddividere gli incarichi in tre categorie: le attività urgenti, come i problemi con i clienti dal vivo, richiedono risposte rapide tramite chiamate o messaggi in chat; le attività non urgenti, come la revisione dei documenti, possono essere gestite con strumenti asincroni quali gli spazi di lavoro condivisi; infine, il deep work, ovvero le attività che richiedono la massima concentrazione, impone di bloccare periodi di tempo ininterrotti per ridurre le distrazioni e migliorare l’efficacia del lavoro, come ad esempio dedicare due ore al mattino per la scrittura o per la progettazione di strategie.

La definizione di aspettative in questo senso è una delle best practice di collaborazione, che assicura la produttività e il rispetto reciproco degli spazi e del tempo da parte dei dipendenti.

11. Inquadra bene i problemi prima di cercare soluzioni

Al posto di cercare in fretta la soluzione a un problema, i team dovrebbero prima di tutto inquadrarlo con attenzione. Una sua corretta definizione, infatti, li aiuterà a concentrare la loro attenzione sui dettagli davvero importanti.

Questo processo inizia stabilendo quale sia il fulcro del problema in esame, per poi passare ai soggetti che ne subiscono maggiormente l’impatto negativo (per dare forma a una soluzione efficace) e a cosa è necessario fare per risolvere la questione.

Un e-commerce che sperimenta un basso tasso di conversione potrebbe pensare di non aver dedicato risorse sufficienti alla pubblicità. Affrontare il problema in maniera collaborativa potrebbe quindi mettere in luce il vero ostacolo da affrontare, cioè la mancanza di informazioni sui prodotti offerti.

12. Effettua revisioni periodiche sulla collaborazione

Una retrospettiva sulla collaborazione, se eseguita costantemente e in maniera corretta, può agevolare la valutazione delle strategie di comunicazione del team. In questo modo, sarà possibile individuare i punti di forza e gli elementi che hanno bisogno di qualche modifica per funzionare.

Raduna il team e chiedetevi quali siano le tecniche di collaborazione davvero valide, quali fattori stanno rallentando l'andamento del lavoro e quali strategie possono essere sperimentate in seguito. Focalizzandosi sulle squadre invece che sui singoli individui, queste retrospettive aiutano i membri del team a capire di cosa ha bisogno il gruppo per trionfare, fomentando il miglioramento continuo.

Potenzia la collaborazione nella tua piccola imprese con l’aiuto di queste best practice

L’adozione delle best practice di collaborazione può condurre i team delle piccole imprese a stabilire legami più approfonditi, incrementando notevolmente l’efficienza. Si stabilirà così una cultura aziendale basata sul lavoro di squadra, in cui l’unione di più professionisti porterà all’ottenimento di risultati eccezionali.

I consigli illustrati in questo articolo, dalla nomina di un campione della collaborazione all’organizzazione di revisioni periodiche, sono essenziali per eliminare l’attrito tra i team e garantire la massima produttività. Tuttavia, per applicarli efficacemente, le aziende dovrebbero affidarsi a una valida piattaforma di comunicazione in tempo reale e a strumenti di collaborazione per piccole imprese altrettanto funzionali.

In questo contesto, Bitrix24 rappresenta uno spazio di lavoro completo e tecnologicamente avanzato, ideale per mantenere connessi i team in sede, ibridi e da remoto. Grazie al suo sistema integrato di gestione di incarichi e progetti, potrai assegnare compiti, stabilire scadenze e monitorare i progressi in modo semplice ed efficace, ad esempio tramite diagrammi di Gantt che offrono una panoramica chiara del progetto.

Inoltre, le funzionalità di videoconferenza e chat favoriscono una comunicazione immediata, mentre il sistema di collaborazione sui documenti consente al team di lavorare su file condivisi senza problemi di versionamento. I calendari di team aiutano a coordinare le attività e gli appuntamenti, mentre le notifiche in tempo reale mantengono tutti aggiornati su scadenze e modifiche, garantendo che nessun dettaglio venga trascurato.

Infine, i flussi di lavoro automatizzati semplificano le operazioni quotidiane, riducendo l’intervento manuale e limitando le attività ripetitive, per assicurare un’operatività sempre fluida e coordinata.

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