Le compagnie di tutto il mondo conoscono bene Google Workspace (originariamente noto come G Suite), il software di collaborazione aziendale sviluppato dall’omonimo colosso tecnologico. Il suo punto di forza principale risiede nelle numerose applicazioni incluse, come Meet e Google Drive, che facilitano il lavoro di squadra in tempo reale superando le barriere della distanza geografica. Tuttavia, alcune compagnie potrebbero essere interessate a esaminare le altre opzioni disponibili sul mercato, soprattutto se sono in cerca di maggior flessibilità o di funzionalità più specifiche.
Questo articolo presenta 10 eccellenti alternative a Google Workspace, che possono migliorare l’amministrazione di incarichi e progetti, agevolare la comunicazione e la condivisione dei documenti e aumentare il rendimento generale. Continua a leggere per saperne di più!
1. Bitrix24
La grande attenzione alla comunicazione e alla produttività di Bitrix24 lo rende una delle più valide alternative a Google Workspace. Questa soluzione gratuita fornisce infatti potenti strumenti per gestire i progetti e gli incarichi, modificare e archiviare documenti e collaborare con la propria squadra, il tutto all’interno di un ambiente di lavoro online unificato e funzionale.
Con il suo aiuto potrai creare e assegnare incarichi e dipendenze tra essi, distribuendo adeguatamente le risorse e la forza lavoro e realizzare il monitoraggio dei progressi con pochi clic. Puoi anche stilare liste di attività, diagrammi di Gantt e bacheche Kanban, secondo le tue preferenze. La piattaforma integra strumenti di monitoraggio del tempo, che permettono alle squadre di controllare quante ore di lavoro dedicano a ciascun incarico.
Bitrix24 rafforza e velocizza la comunicazione con il team tramite l’utilizzo di live chat, chiamate e videochiamate, oltre a ottimizzare la pianificazione di impegni e orari con i calendari condivisi. In più, il software abilita alla creazione di gruppi di lavoro per ogni progetto, che consentono di centralizzare tutti i dati relativi a quello in corso e di stabilire autorizzazioni d’accesso per lavoratori specifici.
Il software include CoPilot, l’assistente IA che aiuta a organizzare le attività quotidiane e incrementa la creatività della squadra, elaborando idee e valorizzando le sessioni di brainstorming.
Per quanto riguarda l’archiviazione di documenti, Bitrix24 Drive
facilita la collaborazione su qualunque file, sia con colleghi e membri del team che con utenti esterni tramite controlli di accesso specifici. Potrai creare, modificare e condividere documenti e modelli, aggiungere commenti e visualizzare l’autore dei cambiamenti apportati. In caso di necessità, sarà possibile tornare alle versioni precedenti dei file.
Rispetto ad altri strumenti di produttività per team, Bitrix24 include l’automazione robotica dei processi, che si occupa di eseguire rapidamente incarichi ripetitivi basandosi su regole prestabilite. Inoltre, il sistema può programmare promemoria e agevola la configurazione di flussi di lavoro customizzati, per automatizzare la gestione delle vendite e del marketing nel CRM integrato. Anche il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti, sia di quelli in presenza che dei professionisti che lavorano in forma ibrida o remota, risulta più immediato.
Questa piattaforma online per lavorare in squadra può essere integrata con numerose applicazioni, per una personalizzazione ottimale. La sicurezza viene garantita da 7 livelli di protezione e dal pieno rispetto delle certificazioni HIPPA, GDPR, ISO 27001, SOC 1/2/3, Direttiva 95/46/CE e PCI DSS Livello 1. Totalmente scalabile e adattabile alle esigenze e alle dimensioni della tua compagnia, il software dispone sia di un piano gratuito ricco di funzionalità che di quattro piani su abbonamento, ancora più completi.
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2. Microsoft 365
Microsoft 365 è uno dei più famosi competitor di Google Workspace. Poiché riunisce tutte le app dell’ecosistema Office all’interno di un’unica piattaforma cloud-based, può essere la scelta più indicata per le compagnie che già le utilizzano regolarmente. In questo modo, il personale non avrà bisogno di formazione aggiuntiva per utilizzare i suoi tool.
Microsoft Teams fornisce strumenti come la live chat, le videochiamate e le videoconferenze, per comunicare in tempo reale con i membri del team e organizzare facilmente riunioni. Potrai anche creare gruppi virtuali per la condivisione dei documenti, scambiare idee con i tuoi colleghi o collaborare allo svolgimento di progetti online. Con Power Automate avrai la possibilità di creare flussi di lavoro automatizzati, per massimizzare l'efficacia di incarichi e processi aziendali.
Incoraggia la collaborazione e il lavoro di squadra con la modifica congiunta dei documenti, invita collaboratori interni ed esterni e affidati alle autorizzazioni d’accesso per assicurare l’integrità delle informazioni. La grande attenzione alla sicurezza distingue Microsoft 365 da altre alternative a Google Workspace, con misure di protezione come la crittografia dei dati e l’integrazione con la piattaforma Azure. Il software può essere utilizzato unicamente dopo la sottoscrizione di un abbonamento.
3. ClickUp
Considerata una delle migliori alternative a G Suite, ClickUp è facile da usare e da personalizzare. Può quindi rappresentare la soluzione ideale per le aziende che cercano una piattaforma flessibile e adattabile a ogni occorrenza.
L’interfaccia intuitiva centralizza con efficacia gli incarichi e i progetti, offrendo visualizzazioni delle attività sotto forma, tra le altre, di lista, diagramma di Gantt o calendario. ClickUp include funzionalità di collaborazione e modifica dei documenti simili a quelle delle più note alternative a Google Workspace ma, allo stesso tempo, mette a disposizione degli utenti caratteristiche avanzate di automazione e monitoraggio dei KPI.
Registra video tutorial con l’apposita funzione in-app e condividili con tutti i membri del personale, in presenza o a distanza. Ottieni regolarmente rapporti sulle prestazioni dei lavoratori e mantieniti in contatto con loro tramite la live chat. ClickUp è integrabile con svariate applicazioni differenti e dispone sia di una versione gratuita per uso personale che di piani su abbonamento, adatti sia alle piccole aziende che alle grandi imprese.
4. Dropbox Business
Dropbox Business è stata originariamente sviluppata come piattaforma di archiviazione e condivisione di file. Tuttavia, le potenti funzionalità di gestione e collaborazione sui documenti di cui è dotata possono aumentare la produttività aziendale.
La piattaforma consente di conservare e condividere file di ogni tipo, anche di grandi dimensioni, agevolando il lavoro di squadra sui documenti e permettendo il rapido recupero di quelli eliminati. Avrai persino la possibilità di registrare video per chiarire meglio le attività da svolgere e inviare contratti e altri documenti per raccogliere firme digitali.
L’attenzione alla sicurezza di Dropbox Business è prioritaria. Potrai impostare password e autorizzazioni d’accesso per la modifica dei documenti e, in caso di sospetta compromissione delle informazioni, eliminare i file a distanza. Il principale svantaggio del software è la mancanza di strumenti di comunicazione nativi. Proprio come Microsoft 365, questa alternativa a Google Workspace non possiede una versione gratuita.
5. Confluence
Confluence è una piattaforma collaborativa pratica e innovativa. Una delle sue caratteristiche di spicco è la capacità di raccogliere appunti, informazioni e risorse essenziali al raggiungimento degli obiettivi all’interno di aree specifiche, denominate Spazi. Così facendo, l’organizzazione generale risulta ottimizzata.
Il software dispone di modelli preimpostati, per creare immediatamente documenti, nonché di un editor IA, che può generare contenuti e automatizzare gli incarichi quotidiani ripetitivi. Le informazioni sensibili sono mantenute al sicuro da un robusto sistema di autorizzazioni d’accesso e i database potenziano la corretta conservazione di grandi volumi di dati, aggregandoli da fonti diverse e mettendoli in relazione tra loro.
Altamente scalabile, Confluence si adatta ad aziende di ogni dimensione. In più, può essere integrato con strumenti popolari come Dropbox e Jira. Le funzionalità del piano gratuito (per un massimo di 10 utenti) sono limitate, ma possono essere estese con il pagamento di un abbonamento.
6. Monday.com
Caratterizzato da un approccio prettamente visivo, Monday.com è un’alternativa a Google Workspace che dispone di dashboard e grafici in grado di ottimizzare la gestione dei team. Questi indicano chiaramente incarichi e responsabilità, assicurando un monitoraggio dei progressi ancora più semplice.
La piattaforma permette di programmare notifiche e di gestire attentamente le scadenze, sincronizzandosi senza problemi con applicazioni come Microsoft 365 o Dropbox. A differenza di Google Workspace, è focalizzata principalmente sull’amministrazione dei progetti e sull’automazione dei flussi di lavoro. Propone quindi un’ampia gamma di funzioni specifiche per il coordinamento delle attività e lo svolgimento automatico di quelle più ripetitive.
Come nel caso di Dropbox Business, il principale svantaggio di Monday.com è l’assenza di strumenti di comunicazione nativi. Può essere utilizzato gratuitamente da un massimo di due utenti, mentre i team dovranno optare per uno dei suoi piani a pagamento.
7. Zoho Workplace
Potenziare la collaborazione e la produttività del personale è più facile grazie a Zoho Workplace. Altamente personalizzabile, il software si rivolge ai team di ogni dimensione, offrendo un’interfaccia user-friendly e strumenti versatili per comunicare, archiviare e gestire documenti in modo efficace, sia individualmente che in modalità collaborativa.
Le app interne a Zoho Workplace si prendono efficacemente cura di ogni aspetto del lavoro aziendale. Zoho Mail consente di inviare posta elettronica, Zoho Cliq predispone un sistema di live chat per scambiare messaggi in tempo reale con i propri dipendenti e colleghi, mentre Zoho Meeting coordina l’organizzazione di riunioni virtuali tramite videoconferenza.
Puoi fare affidamento su Zia, l’assistente IA di Zoho, per rendere più agile la ricerca dei documenti all’interno della piattaforma e automatizzare le attività quotidiane. Questo software di collaborazione aziendale è perfettamente integrabile con altri strumenti dell’ecosistema Zoho, come Zoho CRM e Zoho Calendar. Provalo gratuitamente per quindici giorni, prima di passare a un piano a pagamento.
8. Asana
Al contrario delle altre alternative a Google Workspace, Asana non ha in dotazione strumenti nativi per l’elaborazione e la condivisione di documenti, ma può migliorare la gestione dei progetti e la collaborazione. Queste caratteristiche, unite alla capacità di integrazione con più di 1000 applicazioni diverse, contribuiscono alla sua fama di strumento di produttività ideale per amministrare il lavoro quotidiano.
Crea progetti con tappe e dipendenze, assegna incarichi e monitora la loro evoluzione nel tempo. Incoraggia gli scambi tra i membri del team taggandoli nei commenti ai documenti. Consenti a ogni dipendente di visualizzare le responsabilità assegnate sotto forma di elenco, calendario o dashboard. Inoltre, la piattaforma può automatizzare con successo i flussi di lavoro.
Grazie alla sua interfaccia intuitiva, Asana è particolarmente adatto ai team che lavorano su più progetti contemporaneamente. La funzione timeline offre una panoramica visiva delle attività, permettendo ai responsabili di identificare facilmente eventuali bottleneck o ritardi. Il software fornisce un piano gratuito. Le sue funzionalità sono limitate, ma è possibile estenderle con la sottoscrizione di un abbonamento.
9. Wrike
Le aziende che organizzano ed eseguono progetti complessi possono trarre beneficio da Wrike, un software di collaborazione basato sul cloud completo e potente. Con l’aiuto delle bacheche Kanban, dei diagrammi di Gantt e del sistema di visualizzazione del carico di lavoro, gli utenti potranno perfezionare sia la gestione delle risorse che il monitoraggio dei progetti.
La principale somiglianza con le altre alternative a Google Workspace è la presenza di un sistema di dashboard integrato. Queste permettono di visualizzare chiaramente il carico di lavoro assegnato al team, dando ai leader l’opportunità di rivederlo e prevenire sovraccarichi, che potrebbero causare stress e ridurre la produttività.
Wrike genera rapporti automatizzati precisi, in grado di arricchire il processo decisionale. È sufficiente stabilire le variabili da analizzare e la periodicità, dopodiché l’applicazione raccoglierà e analizzerà i dati necessari alla realizzazione dei report. La piattaforma è disponibile sia in versione gratuita che su abbonamento.
10. Only Office
Only Office, l’ultima delle alternative a Google Workspace presentate in questo articolo, è una piattaforma flessibile, che può essere utilizzata sia on-premise che sul cloud. Versatile e sicura, aiuta a creare e modificare documenti, presentazioni e fogli di calcolo e include strumenti collaborativi.
Il sistema non dispone di app native per la gestione della posta elettronica o del calendario ma si concentra sulla collaborazione, con la modifica congiunta dei documenti e la possibilità di inserire commenti. Per quanto riguarda la comunicazione, puoi impiegare la live chat ed effettuare telefonate e videochiamate tramite Jitsi o Rainbow.
OnlyOffice supporta sistemi operativi come Mac, Windows e Linux. In questo senso, può essere una buona opzione per i team dispersi, in cui ogni professionista lavora da un dispositivo differente. Il software non offre piani gratuiti.
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In commercio esistono numerose alternative a Google Workspace, che differiscono l’una dall’altra in termini di prezzo e funzionalità. Prima di fare la tua scelta, dovresti prendere in considerazione queste caratteristiche, riflettendo anche sulla scalabilità, la facilità d’uso e la sicurezza. In questo modo, sarai certo di orientarti verso la soluzione più adatta alle necessità uniche della tua azienda.
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FAQ
Quali sono le migliori alternative a Google Workspace per la collaborazione?
Le migliori alternative a Google Workspace per la collaborazione sono:
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Bitrix24
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Microsoft 365
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ClickUp
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Dropbox Business
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Confluence
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Zoho Workplace
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Monday.com
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Asana
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Wrike
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Only Office.
Come si confrontano le alternative a Google Workspace in termini di funzionalità e prezzo?
Le alternative a Google Workspace possono essere confrontate in termini di funzionalità e prezzo a seconda della complessità e della varietà delle caratteristiche incluse. Mentre alcune soluzioni includono strumenti avanzati di gestione dei documenti o archiviazione sul cloud, altre si concentrano sulla comunicazione o l’amministrazione degli incarichi. In linea di massima, i software più costosi sono anche quelli più completi, nonostante alcune piattaforme presentino piani gratuiti.
Quali alternative a Google Workspace sono le migliori per la produttività e il lavoro remoto?
Le migliori alternative a Google Workspace per la produttività e il lavoro remoto sono quelle che forniscono una vasta gamma di applicazioni su un’unica piattaforma. Bitrix24, ad esempio, offre una soluzione completa di strumenti per la gestione degli incarichi e la condivisione dei file, un CRM e numerosi tool di comunicazione in tempo reale. Queste caratteristiche lo rendono la scelta più indicata per le squadre che desiderano rafforzare la produttività e la collaborazione in ambienti di lavoro ibridi e da remoto.
