Agile Management: 7 segreti per una maggiore flessibilità e performance

L'Agile Management sta diventando sempre più popolare nello sviluppo di progetti e per comprenderne il funzionamento è necessario coglierne anche la filosofia. È nato come metodo di gestione di progetti legati allo sviluppo di software e si basa su principi come flessibilità, collaborazione con il cliente e reazione al cambiamento.

Pur essendo nato per uno specifico settore, si tratta di una metodologia particolarmente adatta in un periodo in cui la soddisfazione del cliente, che ha un impatto importante sulla reputazione di un'azienda tramite il meccanismo delle recensioni, e la capacità di essere reattivi rispetto a cambiamenti che possono essere repentini, sono elementi chiave per il successo dei progetti di un'azienda.

Una breve storia dell'Agile Management

Il concetto di Agile Management si può far risalire già agli anni '70 e '80 ed è legato a metodologie come lo sviluppo software rapido (RAD) e la programmazione estrema (XP). Tuttavia, è con la redazione nel 2001 del Manifesto Agile da parte di un gruppo di programmatori che la metodologia viene codificata.

Si basava sui concetti chiave early delivery / frequent delivery (consegnare spesso e frequentemente) che presupponevano la consegna in tempi più brevi rispetto al passato di un software di qualità al cliente. Già dall'inizio, si è ritenuto che soddisfazione del cliente e predisposizione al cambiamento potessero essere ottenuti tramite la segmentazione del progetto, che consentiva un controllo costante sull'avanzamento, la possibilità di ricevere feedback frequenti dai clienti e la correzione "in corsa" del lavoro.

Agile management, alcuni consigli per affrontarlo al meglio

Se per lungo tempo l'Agile Management è stato legato allo sviluppo di software, oggi è una metodologia che può essere usata anche in altri processi produttivi. Vi sono alcuni elementi e requisiti che vanno tenuti presenti e cercheremo qui di riportare alcuni suggerimenti per ottenere una maggiore flessibilità e performance durante lo sviluppo di un progetto.

1. Usare un software appropriato

L'uso di un software appropriato può apportare molti benefici all'Agile Management, consentendo, ad esempio, una migliore pianificazione, comunicazioni rapide ed efficaci con i clienti, suddivisione degli incarichi, segmentazione dei progetti.

Bitrix24 offre una soluzione omnicomprensiva per il raggiungimento di questi obiettivi, con strumenti di project management, chat per il team, misuratori di performance, calendario, CRM, strumenti di comunicazione con i clienti e molti altri tool.

2. Coinvolgimento e collaborazione dei soggetti coinvolti

Il coinvolgimento e la collaborazione di tutti i soggetti sono tra i concetti fondamentali alla base dell'Agile Management. Ci si riferisce sia alla collaborazione tra i membri del team, che al coinvolgimento puntuale dei clienti. Dunque, è necessario che nelle varie fasi di sviluppo del progetto i membri del team di lavoro rimangano in contatto tra loro in modo efficiente e rapido. Inoltre, l'Agile Management prevede che i clienti vengano costantemente informati rispetto allo stato di avanzamento a ogni livello di sviluppo del progetto.

3. Pianificazione e segmentazione

L'Agile Management prevede una consegna incrementale del progetto con adattabilità e flessibilità. Per questo, la segmentazione in più fasi non è solo un principio fondamentale, ma è strumentale alla realizzazione stessa del progetto in modo efficace. Tale segmentazione va pianificata già in fase preliminare, definendo sin dall'inizio i segmenti di lavoro e le date previste per la finalizzazione e la consegna al cliente.

Questa metodologia si basa anche sulla flessibilità, quindi è importante ricordare che saranno necessarie modifiche e correzioni durante il processo. Fortunatamente, è proprio la segmentazione che può rendere più semplice questi adattamenti.

4. Decidere le priorità del progetto

Sempre in fase di pianificazione, è necessario stabilire le priorità progettuali. La scelta dipende naturalmente dal singolo progetto, ma ci sono alcuni elementi che è bene prendere in considerazione:

• Il valore per il cliente: nel definire le priorità, bisognerebbe dare priorità a quelle attività che forniscono al cliente maggior valore;

• Rischi e dipendenze: anche i rischi e le possibili problematiche dovrebbero essere definite in fase di pianificazione. Inoltre, una fase del progetto può dipendere dalla realizzazione di un altra e questo può condizionare l'ordine con cui le varie fasi vengono eseguite;

• Tempi di consegna: i tempi con cui si prevede di consegnare il servizio o il prodotto al cliente devono essere tenuti in conto nello stabilire le priorità.

5. I feedback sono una chiave per il miglioramento

In un progetto tradizionale si è abituati a ricevere i feedback del cliente alla fine del progetto. L'Agile Management rivoluziona questo concetto perché la divisione in segmenti è finalizzata a ricevere feedback del cliente in ogni fase. L'obiettivo di tale sistema di lavoro non è solamente una maggiore soddisfazione del cliente che si sente così più coinvolto del progetto, ma anche il miglioramento della qualità del servizio, adattandosi meglio alle esigenze del cliente e facendo tesoro delle sue indicazioni.

I feedback del cliente contribuiscono inoltre alla riduzione dei rischi, poiché intervenendo in maniera tempestiva si evita il problema di avere un acquirente insoddisfatto al momento della consegna del lavoro, con tutte le problematiche che ne scaturiscono.

6. L'importanza della trasparenza e della semplicità nella comunicazione col cliente

Perché la comunicazione col cliente abbia gli effetti desiderati, altri due elementi chiave sono la trasparenza e la semplicità. Non si dovrebbero mai tacere elementi importanti riguardo allo sviluppo del progetto solo per evitare eventuali discussioni, che sarebbero rimandate a fine progetto, con conseguenze peggiori. Allo stesso tempo non si dovrebbe mai essere evasivi rispetto alle domande del cliente e rispondere in modo esaustivo. Va inoltre considerato che, al contrario di chi sta lavorando al progetto, il cliente non è un esperto e non vanno utilizzati termini troppo tecnici, privilegiando chiarezza e comprensione.

7. Perché bisogna sapersi adattare al cambiamento

Sapersi adattare ai cambiamenti è un altro dei concetti chiave ai quali è legata la filosofia di Agile Management. Questo richiede, oltre alla segmentazione che rende più facile l'applicazione dei cambiamenti, un approccio flessibile. Spesso si tende semplicemente a considerare una scocciatura il fatto di dover fare modifiche rispetto a quanto si era pianificato all'inizio. Ma questo approccio permette di ottenere una maggiore soddisfazione del cliente e dunque una crescita della reputazione dell'azienda grazie alle sue valutazioni positive.

Come ottenere i risultati migliori con l'Agile Management

I consigli fin qui illustrati vogliono essere indicazioni di lavoro che possano aiutare ad affrontare un progetto basato sull'Agile Management nel modo giusto, soprattutto se non si è mai utilizzata questa metodologia di lavoro. Ma rispetto a quando è stato redatto nel 2001 il Manifesto Agile, la tecnologia ha fatto per fortuna passi da gigante e può aiutare a rispettare al meglio i vari step e indicazioni prima descritti.

Con Bitrix24, si può ricevere un ausilio in tutte le fasi del progetto portato avanti tramite Agile Management. Gli strumenti integrati consentono una più facile interazione dei membri del team. Tramite il CRM integrato e potenziato dall'intelligenza artificiale, si può avere il pieno controllo sulla gestione clienti e comunicare con essi in modo agevole durante tutte le fasi dell'Agile Project Management, ottenendo così in modo semplice e tracciabile i feedback necessari.

Come definire e misurare gli indicatori di performance aziendale

Con l'acronimo inglese KPI si definisce il key performance indicator, vale a dire l'indicatore della performance aziendale. Si tratta di un valore misurabile che permette a un'impresa di sapere quanto è vicina agli obiettivi aziendali. Nell'Agile Management, è necessario avere un approccio flessibile anche ai KPI.

In particolare, mentre i KPI di un progetto tradizionale sono calibrati in un termine lungo e con obiettivi solitamente rigidi, nel caso dell'Agile Management è necessario che essi siano misurati a breve termine e che siano strettamente correlati agli obiettivi del proprio progetto. Si tratta dunque in questo caso di un processo continuo.

Cos'è il social performance team e come può collaborare con l'Agile management

Quello di social performance team è un concetto del tutto diverso rispetto all'Agile Management, ma i rispettivi team possono collaborare tra loro per rendere più efficace il lavoro. Nello specifico, il social performance team si occupa del monitoraggio dell'impatto sociale e ambientale dell'azienda. Visto il ruolo cruciale oggi rivestito da questo aspetto, tale team può dare importanti indicazioni a chi sta lavorando al progetto perché essi possano rispettare i requisiti richiesti.

Nel caso di un progetto condotto tramite l'Agile Management, vista la natura del processo, è importante che anche questa comunicazione sia costante e avvenga nelle varie fasi in cui è stato frammentato.

Metodologie di Agile management

Considerata la natura dell'Agile management, vengono solitamente utilizzate metodologie confacenti agli obiettivi di flessibilità, collaborazione, adattamento al cambiamento. Ecco alcune delle principali metodologie utilizzate: Scrum, Kanban, Extreme programming (XP) e la metodologia Crystal.

Scrum, cos'è esattamente

Lo Scrum è una metodologia basata su cicli di lavoro brevi che, con termine inglese, vengono chiamati sprint. Gli sprint vengono definiti nella fase di pianificazione del lavoro e durante ognuno di essi i lavoratori del team lavorano su alcuni obiettivi prioritari atti a soddisfare le esigenze del cliente. Pur trattandosi di una metodologia pensata per lo sviluppo software, può essere adattata a processi di produzione di natura diversa. Al termine di ogni sprint, è in ogni caso prevista la comunicazione con il cliente per ottenere il suo feedback.Kanban nell'Agile Management

Mentre lo Scrum è basato su cicli di lavoro brevi, la metodologia denominata Kanban prevede invece un flusso continuo. Questa metodologia prevede l'uso di bacheche (presenti nel già citato software Bitrix24) dove sono presenti i vari task con relativa data di scadenza. Normalmente, per evitare che il team venga sovraccaricato, viene previsto un numero massimo di lavori che possono essere effettuati contemporaneamente. In ogni caso, l'idea che sta dietro al metodo Kanban è che i membri del team vengano incoraggiati al miglioramento continuo.

Extreme programming nello sviluppo software

Mentre le altre metodologie citate sono applicabili anche in altri settori, l'Extreme programming è caratteristico dei lavori di sviluppo software. Esso prevede progetti in cicli brevi con delle priorità stabilite, ma anche che il software venga consegnato al cliente in piccole frazioni, tutte funzionanti. Questo permette al cliente di dare un feedback progressivo in merito al software durante il suo sviluppo, in piena linea con la filosofia di lavoro che sta alla base dell'Agile Management.

La metodologia Crystal

Crystal non è una metodologia singola ma rappresenta un gruppo di metodologie che possono essere applicate all'Agile Management. Va posta in relazione alla composizione del team e alle caratteristiche del progetto. Ad esempio, quella denominata Crystal Clear è pensata per piccoli team che lavorano su piccoli progetti ben definiti, la Crystal Orange a team e progetti di media entità e la Crystal Yellow a team più grandi, di oltre 20 persone.

Si usa invece di solito la metodologia Crystal Red quando il progetto richiede elevati standard di sicurezza. Si tratta di metodologie particolarmente indicate per progetti molto flessibili e richiedono anche un contatto frequente col cliente. Funzionano meglio, dunque, con clienti disponibili a contatti frequenti e a eventuali cambiamenti del progetto in corso d'opera.

Con Bitrix24, puoi ricevere un ausilio in tutte le fasi di un progetto portato avanti tramite Agile Management. Gli strumenti integrati consentono una più facile interazione dei membri del team. Tramite il CRM integrato e potenziato dall'intelligenza artificiale, si può avere il pieno controllo sulla gestione clienti e comunicare con loro in modo agevole durante tutte le fasi dell'Agile Project Management, ottenendo così in modo semplice e tracciabile i feedback necessari. Inoltre, con Bitrix24 le scadenze dei vari incarichi del progetto e i rispettivi stati di avanzamento si aggiornano automaticamente.

Agile Management, perché non riguarda solo i progetti software

Come si è detto, l'Agile Management è una metodologia di lavoro pensata specificatamente per i progetti software. Tuttavia, le sue caratteristiche la rendono adatta a molti tipi di progetti e lavori, in cui può dare risultati soddisfacenti. Infatti, al giorno d'oggi flessibilità, reazione ai cambiamenti e comunicazione sono requisiti importanti in molti tipi di progetti, soprattutto se essi sono innovativi e personalizzati sull'esigenza del cliente.

Rispetto a un prodotto o servizio tradizionale che viene consegnato al cliente solo una volta completamente ultimato, uno realizzato con metodologia Agile Management consente sia un maggiore grado di soddisfazione del cliente, che il vantaggio di non dover riprendere in mano il lavoro in caso di un feedback negativo su alcuni aspetti di quanto realizzato.