8 vantaggi del software CRM per professionisti e team legali

Gli studi legali affrontano ogni giorno una grande quantità di incarichi complessi e ingombranti. Concentrarsi unicamente sui compiti amministrativi rischia però di far perdere di vista opportunità strategiche, come la possibilità di attirare nuovi clienti: per questo motivo, sempre più uffici stanno implementando dei software CRM per professionisti legali.

Un CRM di questo tipo è in grado di centralizzare le informazioni e migliorare la gestione integrata sia dei clienti che dei casi e dei lead. Vuoi raggiungere l'efficienza operativa con il CRM legale? Continua a leggere: scoprirai 8 straordinari vantaggi di questo software.

1. Potenzia e migliora il processo di generazione dei lead e la conversione in clienti effettivi

Il software CRM per professionisti legali presenta numerosi vantaggi, tra cui la capacità di generare lead e trasformarli in clienti effettivi. Ogni giorno i membri dei team legali e gli avvocati sono impegnati a effettuare ricerche e cercare soluzioni ai problemi. Nel corso di queste azioni generano contatti di ogni tipo, tra i quali potrebbero trovarsi delle opportunità d’affari. Tuttavia, questi contatti spesso non vengono seguiti in maniera efficace, né inseriti all’interno di una lista. Per evitare di perderli è fondamentale impiegare una soluzione CRM per avvocati.

Con questo software è possibile registrare rapidamente i contatti, semplificando il follow-up sistematico di ogni lead ed evitando di perdere informazioni fondamentali. Dimentica la ricerca di biglietti da visita o appunti smarriti: con uno strumento di questo genere, potrai registrare immediatamente all’interno del CRM i dettagli di un contatto appena acquisiti, semplificando la gestione della sua conversione.

In questo senso, Bitrix24 si rivela la scelta più indicata per il tuo studio legale. Si tratta di un software completo, che permette di spostare facilmente i contatti attraverso il funnel di vendita mentre compiono interazioni o completano azioni specifiche. Potrai anche assegnare loro dei punteggi che indicano la probabilità di conversione e attivare le risposte più appropriate (come l’invio di e-mail di marketing) impostando dei trigger che guidino il movimento. In più, avrai la possibilità di configurare attività automatizzate in risposta a tali interazioni, così da velocizzare ulteriormente l’acquisizione dei clienti. L’automazione è una valida risorsa per gli uffici legali, che aiuta a ottenere un maggior numero di clienti ottimizzando gli sforzi: una ragione in più per adottarla.

2. Gestisce tutti i documenti dei clienti e i casi in un unico spazio

Gli uffici legali hanno un elemento in comune: la presenza di un gran numero di documenti, fascicoli e cartelle che ingombrano le scrivanie. L’adozione di un software CRM per professionisti legali aiuta a cambiare questo scenario caotico, consentendoti di organizzare e proteggere la documentazione in maniera ottimale. Gli uffici del futuro si affidano sempre più alla tecnologia per gestire il lavoro quotidiano: con l’acquisto di un software come Bitrix24 potrai migliorare l’archiviazione dei file, ottimizzare la loro accessibilità e garantire il massimo rispetto delle normative sulla protezione dei dati.

Centralizzare i documenti in un unico spazio permette di trovarli in un attimo in caso di necessità, ma non solo: potrai monitorare l’evoluzione di un caso dall’inizio alla risoluzione, ricontrollare i documenti a esso associati e prendere spunto dai casi di successo raccolti nel CRM legale. Se desideri che il software di gestione della pratica legale sia efficace, dovrai stabilire delle regole organizzative e una struttura di archiviazione chiara, definendo categorie, assegnando etichette e impostando autorizzazioni d’accesso. Bitrix24 permette inoltre di condividere file con clienti e colleghi in possesso delle necessarie autorizzazioni quando necessario e in maniera totalmente sicura.

Infine, il software CRM per professionisti legali è uno straordinario strumento di apprendimento continuo. Come già accennato, consente di prendere spunto dai casi passati per migliorare il proprio approccio e le strategie future: potrai archiviare conoscenze e consigli e trasmetterli ai professionisti che lavorano con te, senza rischiare di perderli nel caso un collega abbandoni lo studio. L’archiviazione online contribuisce a ridurre i costi di stampa ed elimina la necessità di spazio fisico per riporre i documenti, migliorando sensibilmente anche l’efficienza legale.

3. Aiuta il personale a gestire il tempo a disposizione con maggior efficacia

Le giornate degli avvocati e dei team legali sono caratterizzate da una grande quantità di impegni, dalla ricerca giuridica agli incontri con i clienti, fino alla gestione dei casi, le consultazioni con i colleghi e la comparsa nelle aule. Spesso si ritrovano a svolgere anche attività amministrative (come la programmazione degli appuntamenti e la fatturazione) e ovviamente necessitano di aggiornarsi sulle attività legali. Per questo motivo, automatizzare le attività e incrementare la produttività rientrano tra le loro preoccupazioni principali.

Un software CRM per professionisti legali fornisce una visione globale della pipeline dello studio, facendo sì che i lead avanzino automaticamente verso la conversione sulla base di determinati fattori. Per semplificare l'organizzazione delle riunioni del team e degli appuntamenti dei clienti, tale software dovrebbe anche integrarsi con i calendari personali e di gruppo. Bitrix24 offre tutte queste funzioni e permette di programmare promemoria per il follow-up di contatti o clienti, così da non perdere nemmeno un’opportunità per lo studio legale. In più, il suo potente sistema di gestione degli incarichi e dei progetti consente di assegnare i clienti all’avvocato più adatto ad assisterli e i compiti da svolgere ai vari partner, associati o paralegali. Una volta suddivise le responsabilità, avrai la possibilità di monitorare il flusso di lavoro, tenere traccia dei progressi e visualizzare rapidamente i bottleneck, così da prendere decisioni cruciali a breve termine. Allo stesso tempo, leader e supervisori controlleranno che i compiti siano stati assegnati in maniera equilibrata, evitando i sovraccarichi di lavoro.

Ciascun membro del team potrà semplificare il processo di fatturazione utilizzando l’orologio online, che tiene traccia delle ore dedicate a ciascun caso. La fatturazione può anche essere automatizzata senza fatica: Bitrix24 permette di sommare le ore dedicate a ciascun cliente e generare la fattura, che verrà poi inviata per richiedere il pagamento del servizio.

4. Unifica la comunicazione con clienti e colleghi con un potente CRM legale

Le aziende e le attività traggono beneficio da una comunicazione bidirezionale e gli studi legali non fanno eccezione. Tra i vantaggi più importanti di un software CRM per professionisti legali rientra la centralizzazione della comunicazione: con una soluzione come Bitrix24, i membri del team potranno scambiare informazioni, aggiornare lo stato di avanzamento dei casi e collaborare in maniera efficace.

Scambi informali e brevi consultazioni possono svolgersi tramite chat, uno strumento perfetto per avvicinare i colleghi e rendere più agile il processo decisionale. Bitrix24 permette anche di effettuare chiamate, videochiamate in HD e videoconferenze: in questo modo, organizzare riunioni virtuali con i colleghi o i clienti si rivelerà decisamente più semplice.

L’utilizzo di un software di gestione dei clienti per avvocati permette di migliorare la gestione della clientela tramite la registrazione di ciascuna interazione e la successiva associazione al contatto memorizzato nel CRM. Potrai quindi monitorare il rapporto con ciascun cliente, migliorare la comprensione delle sue necessità, esigenze e aspettative e, di conseguenza, porre le basi per una relazione solida e a lungo termine.

5. Abilita avvocati e team legali al lavoro mobile e flessibile

Spesso gli avvocati e i paralegali svolgono i loro incarichi fuori dallo studio legale, soprattutto quando eseguono ricerche, incontrano clienti potenziali o effettivi o presentano casi in tribunale. Qualunque siano le attività in questione, utilizzare un software CRM per professionisti legali aiuterà a svolgerle nella massima efficienza.

Anche in questo caso, Bitrix24 offre esattamente la soluzione che cerchi per rendere più mobili i team legali. Gli avvocati e i paralegali potranno accedere a informazioni cruciali, monitorare i casi, comunicare con colleghi e clienti e svolgere attività di ogni genere direttamente da smartphone, tablet e laptop, anche durante un viaggio o mentre si trovano in tribunale: avranno solo bisogno di una connessione internet e delle necessarie autorizzazioni. L’aumento della flessibilità permette di migliorare la gestione del tempo e di attirare e trattenere talenti legali di grande qualità, interessati a raggiungere l’equilibrio tra lavoro e vita privata.

6. Utilizza l’intelligenza dei dati per decisioni consapevoli

I software CRM per professionisti legali presentano importanti funzioni analitiche e di reporting, ideali per esaminare i dati relativi ai clienti e alle prestazioni dello studio. Il loro utilizzo ti consentirà di ottenere parametri chiave provenienti da diverse aree, come marketing, finanza e vendite, ma anche di prevedere tendenze come la crescita dei clienti e la redditività dei casi.

Esaminare i dati di ciascun avvocato o membro del team legale ti aiuterà a scoprire le variabili che influenzano il loro rendimento: potrai quindi organizzare delle riunioni di feedback, in cui offrire consigli e aiuto per migliorare. I dati raccolti rendono più semplice anche la pianificazione di corsi di formazione e sviluppo professionale, al fine di aumentare la soddisfazione dei clienti. Avrai anche la possibilità di imparare dagli errori commessi, identificandoli rapidamente per risolverli e accrescere la redditività.

Esaminare i rapporti del software CRM per avvocati aiuta a ottimizzare sia il servizio fornito ai clienti che la gestione interna dello studio. In più, potrai ottenere una visione più completa dell’attività, migliorare le strategie applicate e capitalizzare il tuo vantaggio competitivo.

7. Rafforza le relazioni con i clienti e migliora la loro soddisfazione

Mantenere un cliente è più redditizio che acquisirne uno nuovo: una regola che vale per molti ambiti, compreso quello legale. Se desideri che la tua clientela sia sempre soddisfatta, dovrai concentrare le tue strategie sull’ottimizzazione dei servizi legali. Centralizza tutte le informazioni dei clienti in un unico spazio implementando un software CRM per professionisti legali: così facendo resterai sempre aggiornato sulle sue interazioni con lo studio legale, anche se precedentemente era stato seguito da un altro avvocato.

La relazione tra un avvocato e il proprio cliente è particolarmente delicata e deve essere basata su rispetto e comprensione. È quindi fondamentale conoscere in dettaglio tutte le vicende che lo riguardano: in questo senso, il CRM per studi legali deve presentare una perfetta organizzazione. Ogni profilo cliente include infatti sezioni predefinite, per registrare contatti, comunicazioni passate e preventivi. In più, consente di inserire nuove sezioni, per personalizzare i dati da incorporare. Non dimenticare di memorizzare tutte le informazioni utili che riguardano i clienti: in questo modo potrai contattarli con maggior semplicità, contribuendo a farli sentire ascoltati e valorizzati.

8. Utilizza un’unica piattaforma per mantenere elevata l’efficienza dei costi

Gli strumenti legali del CRM raccolgono in un unico spazio tutte le soluzioni necessarie a una corretta gestione dello studio. Utilizzandoli, potrai amministrare i contatti, organizzarli in lead, clienti e fornitori e memorizzare informazioni dettagliate. Inoltre, il software CRM per professionisti legali aiuta a monitorare efficacemente i casi dall'inizio al termine, assegnare compiti, registrare eventi chiave e archiviare la comunicazione.

Un CRM di questo tipo assume anche la funzione di archivio completo di dati sul cloud, per organizzare contratti, sentenze e altri documenti e accedervi ovunque ti trovi. Potrai automatizzare le attività e i processi legali, generare documenti basati su modelli esistenti o completamente personalizzati e pianificare il calendario per includere riunioni e udienze. In più, avrai la possibilità di fatturare in base alle ore registrate e analizzare le prestazioni rispetto ai KPI.

Grazie a un CRM completo come Bitrix24 potrai anche richiedere firme elettroniche e inviare e recuperare documenti legali, il tutto in maniera semplice e intuitiva. Affidarsi a una soluzione CRM per avvocati permette di gestire efficacemente le relazioni con la clientela, amministrare i casi con la massima professionalità e, in ultima istanza, migliorare la produttività.

Approfitta delle potenzialità offerte dal CRM legale e rivoluziona il tuo modo di lavorare

Gestire uno studio legale presenta sfide uniche, che possono influenzare la qualità dei servizi offerti. In questo senso, implementare un software CRM per professionisti legali come Bitrix24 si rivela un’idea vincente. Si tratta di una soluzione all-in-one, che ti aiuterà a ottimizzare le operazioni legali, amministrare i documenti con maggior efficacia e prendere decisioni informate sulla base di analisi dettagliate. Ma non solo: potrai potenziare la comunicazione, sia interna che con i clienti, lavorare in qualunque luogo ti trovi e costruire relazioni solide con la tua clientela, incrementando la sua soddisfazione. In più, unificare gli strumenti CRM per studi legali all’interno di un’unica piattaforma aiuta a controllare i costi in maniera efficiente.

Semplifica la routine quotidiana, aumenta la lealtà dei clienti, migliora la produttività e raggiungi un successo senza precedenti. Sei pronto a rivoluzionare il tuo modo di gestire lo studio legale? Allora scegli Bitrix24 e i suoi straordinari strumenti: migliora la gestione dei dati dei clienti nel settore legale fin da oggi, iscriviti subito!

FAQ

I professionisti legali beneficiano dell’uso del software CRM nella gestione dei clienti per:

• Ottimizzare il processo di generazione dei lead e la loro conversione

• Amministrare i documenti in maniera più efficiente

• Migliorare la gestione del tempo

• Centralizzare la comunicazione

• Favorire la mobilità per lavorare fuori dall’ufficio

• Facilitare il processo decisionale e renderlo più informato

• Rafforzare le relazioni con i clienti e la loro soddisfazione

• Mantenere l’efficienza a livello dei costi.

Le caratteristiche principali del software CRM specifico per team legali sono:

• Gestione dei contatti e dei clienti, per archiviare e organizzare informazioni dettagliate su di loro

• Automatizzazione dei processi e dei flussi di lavoro

• Strumenti di collaborazione, che semplificano il lavoro di gruppo

• Tracciamento dei casi, al fine di ottenere una panoramica più chiara dello stato attuale, delle date importanti e delle attività in sospeso

• Gestione dei documenti, per organizzare e conservare efficacemente contratti e certificati

• Integrazione con strumenti specifici, come le piattaforme di ricerca giuridica

• Sicurezza delle informazioni sensibili e conformità alle normative sulla privacy (come il GDPR), per proteggere la riservatezza dei dati legali.

Gli strumenti CRM possono migliorare l’efficienza e le relazioni con i clienti negli studi legali:

• Centralizzando i dati importanti, sia dei clienti che relativi a ciascun caso

• Semplificando l’assegnazione dei compiti e il completamento delle attività

• Facilitando il monitoraggio di ogni caso

• Consentendo l’accesso ai dati riservati in modo sicuro e da qualsiasi luogo

• Automatizzando le attività ripetitive

• Incrementando l’analisi dei dati per strategie di servizio più mirate

• Facilitando scambi interattivi con i clienti e feedback in tempo reale.