8 tattiche efficaci per migliorare l’efficienza del flusso di lavoro nel team

Un flusso di lavoro (o processo operativo) è una sequenza strutturata e ottimizzata di attività che vengono portate a termine per raggiungere un obiettivo specifico. Il suo scopo principale è il miglioramento dell’efficienza del posto di lavoro e può essere applicato a svariati campi. Secondo gli esperti, l’impiego regolare di un flusso di lavoro ottimizzato consente di potenziare sensibilmente la produttività del team.

Per migliorare l’efficienza del workflow è fondamentale valutare con attenzione ogni suo aspetto. Se vuoi saperne di più al riguardo, continua a leggere: in questo articolo scoprirai 8 tattiche efficaci per ottimizzare l’efficienza del flusso di lavoro nel team e aiutare la tua azienda a raggiungere risultati eccezionali.

1. Adottare un sistema di comunicazione integrata per rendere il flusso di lavoro più scorrevole

La comunicazione efficace è uno dei pilastri del successo dei team e contribuisce anche a potenziare l’efficienza del flusso di lavoro. In mancanza di strumenti adeguati per comunicare, però, i dipendenti rischiano di perdere tempo e risorse tra incomprensioni e ritardi: per questo motivo, è fondamentale investire in un sistema di comunicazione potente e funzionale, che integri diversi canali di comunicazione per tutto il team. In questo modo, i membri dei team potranno restare in contatto senza passare da un’app all’altra e avranno anche la possibilità di archiviare tutte le loro interazioni, che potrebbero tornare utili in futuro.

Stabilire delle linee guida è fondamentale per indicare ai dipendenti quale strumento di comunicazione usare in ciascuna occasione. Tieni conto che gli strumenti di comunicazione includono ben più delle e-mail, le telefonate e le videochiamate. Le chat, ad esempio, sono particolarmente indicate per gli scambi rapidi ma non per prendere decisioni cruciali, poiché le persone non coinvolte nella conversazione non potranno accedervi e leggere quanto viene discusso. Le comunicazioni basate sugli incarichi dovrebbero invece essere contenute in una scheda abbinata all’interno del software di gestione dei progetti: le parti interessate potranno visualizzare aggiornamenti e commenti rapidamente e con facilità, senza cercare informazioni tra appunti ed e-mail.

Un sistema di comunicazione integrato contribuisce a un notevole aumento dell’efficienza del team. Con il suo aiuto potrai velocizzare lo scambio di informazioni, così da concentrarti sugli incarichi che richiedono davvero la tua attenzione.

2. Potenziare e incoraggiare la collaborazione all’interno del team

La collaborazione è uno degli elementi chiave su cui si basano le strategie efficaci di gestione del team. Tuttavia, spesso il suo potenziamento può apparire come un compito complesso, sia per una mancanza di pianificazione che per la tendenza di alcuni team a lavorare in maniera disunita, invece di fare squadra con i propri colleghi.

Se il tuo obiettivo è aiutare il personale a lavorare in maniera unita e coerente, puoi procurarti un’unità di archiviazione centralizzata in cui raccogliere tutte le informazioni: in questo senso, un drive nel cloud aiuterà i tuoi dipendenti a trovare i documenti e i dati di cui hanno bisogno rapidamente e in maniera efficiente. Se desideri ottimizzare ulteriormente l’efficienza del flusso di lavoro dovrai formare il tuo personale sulla gerarchia dei file e il modo giusto di nominarli, così da evitare la confusione.

In seguito a ciò, puoi decidere di applicare metodologie per il flusso di lavoro come Scrum, un quadro di riferimento agile basato sul feedback e il miglioramento costante che aiuta a risolvere rapidamente eventuali difficoltà e adattarsi facilmente ai cambiamenti. Questo approccio ti aiuterà a sistemare i flussi di lavoro, aumentando sia la qualità del lavoro che la soddisfazione dei tuoi dipendenti.

3. Automatizzare gli incarichi più ripetitivi per concentrarti sugli altri

L’automazione svolge un ruolo fondamentale nel migliorare l’efficienza del flusso di lavoro del team. Dato che molti degli incarichi nei flussi di lavoro richiedono poca o nessuna creatività umana per essere svolti con efficacia, possono essere ottimizzati o migliorati tramite l’utilizzo dell’algoritmo, permettendoti di risparmiare tempo e risorse.

Dall’inserimento di dati all’invio di e-mail, le automazioni presentano svariate forme. Potrai persino automatizzare interi flussi di lavoro con le dipendenze: si tratta di un metodo per assegnare i compiti basato su un trigger specifico, come ad esempio la risposta di un cliente o il completamento di un’attività precedente. Se utilizzate in maniera strategica, le dipendenze mantengono i dipendenti impegnati e liberano i manager dall’incarico di assegnare ogni singolo compito ai loro team, eliminando così anche il rischio di microgestione.

Grazie all’automazione è possibile giungere all’ottimizzazione del workflow nel team riducendo il tempo trascorso a lavorare a incarichi ripetitivi e, di conseguenza, anche il margine di errore umano. In più, l’automazione contribuisce a rendere l’ambiente di lavoro più sereno: invece di occuparsi per ore di attività poco stimolanti, i dipendenti potranno concentrarsi su quelle davvero interessanti: ciò contribuirà a rafforzare il loro senso di gratificazione.

4. Prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare le operazioni

Identificare informazioni cruciali e analizzarle attentamente permette di prendere decisioni basate su dati concreti, invece che su semplici supposizioni. In questo modo, anche i risultati ottenuti saranno più accurati, pertinenti ed efficaci.

Per le aziende che mirano a migliorare l’efficienza del flusso di lavoro, è essenziale capire come misurare e valutare accuratamente l’effettività di tale flusso.

Il primo passo consiste nel raccogliere dati pertinenti. A seconda delle priorità aziendali, potrebbe essere necessario acquisire metriche di rendimento, tracciare il tempo impiegato, raccogliere feedback dai clienti, analizzare dati finanziari o studiare le statistiche delle vendite. Grazie a questi dati, è possibile generare report in tempo reale con facilità, arricchiti di analisi, suggerimenti e tecniche per ottimizzare i processi operativi.

Ma migliorare l’efficienza del flusso di lavoro non è soltanto una questione di raccolta e visualizzazione dei dati. Affinché si possano ottenere risultati tangibili, la tua squadra avrà bisogno di acquisire conoscenze su come implementare correttamente il processo decisionale basato sui dati, in modo che possano integrarlo nel loro approccio lavorativo.

5. Massimizzare l’allocazione delle risorse per una migliore gestione del lavoro

A volte capita di distribuire le risorse dedicando tempo e denaro ad aree che non hanno particolare bisogno di attenzione e trascurandone altre: un errore che non andrebbe commesso. Allocare le risorse correttamente permette invece di aumentare l’efficienza dei flussi di lavoro, assegnando il personale e gli strumenti laddove sono più necessari.

Puoi iniziare creando un organigramma completo, che includa ciascun dipendente e i suoi punti di forza. In seguito, tutti gli incarichi dovranno essere inseriti nel software di gestione degli incarichi e dei progetti, per capire quali di questi punti di forza sono fondamentali per svolgere ciascuna attività in maniera ottimale. Gli impegni di ogni membro della squadra potranno essere facilmente visualizzati all’interno dei calendari individuali e del team: se verrà programmato un incarico della massima priorità, potrai riassegnare le attività meno importanti e liberare così i tuoi talenti di punta.

Allocare le risorse in modo intelligente conduce a un incremento della produttività del team, evitando di sovraccaricare di lavoro solo alcuni dipendenti. Una distribuzione equilibrata degli incarichi tiene lontana la sindrome da burnout, contribuendo alla creazione di un ambiente di lavoro più soddisfatto e rilassato.

6. Verificare regolarmente l’efficienza dei flussi di lavoro

Eseguire verifiche regolari dei flussi di lavoro è una pratica strettamente legata al processo decisionale basato sui dati. Spesso questo compito viene messo da parte a causa del gran numero di impegni quotidiani, ma prendersi del tempo per analizzare i flussi di lavoro in maniera critica e accurata è sempre molto importante.

Affronta subito i problemi più evidenti. Se dovessi accorgerti che il tuo team tende a completare gli incarichi in ritardo, impegnati a indagare in quella direzione eseguendo delle valutazioni, raccogliendo il feedback dei membri e, in seguito, implementando un piano per semplificare il flusso di lavoro.

Effettuare verifiche regolari è una delle strategie più indicate per aumentare l’efficienza del workflow. In questo modo potrai sia fronteggiare le problematiche critiche che apportare piccoli miglioramenti dove necessario, rendendo la tua squadra più agile, produttiva e rilevante all’interno del tuo settore.

7. Fornire al personale una formazione adeguata per potenziare le prestazioni

Aumentare l'efficienza del flusso di lavoro risulta più semplice quando il team possiede le conoscenze e gli strumenti di cui ha bisogno per operare con efficacia. Anche se si lavora da mesi sugli stessi processi, qualunque miglioramento a livello individuale dei dipendenti (anche se minimo) può offrire grandi vantaggi alla produttività complessiva.

Utilizzando i dati sulle prestazioni, identifica immediatamente le aree che necessitano di un impegno maggiore. La produttività del team può essere migliorata in diversi ambiti, come la formazione sull’utilizzo di nuovi software e strumenti (ad esempio l’intelligenza artificiale), il perfezionamento delle strategie di marketing per il coinvolgimento del pubblico target o il miglioramento del processo decisionale, come menzionato nel punto quattro.

Incoraggiare la formazione come parte della cultura aziendale è fondamentale. Un team ben formato gestirà in maniera più adeguata le sfide che si presenteranno, sarà in grado di adattarsi ai nuovi flussi di lavoro e di contribuire al successo della compagnia. Impegnati a fissare obiettivi chiari e assicurati di premiare i progressi dei tuoi dipendenti, per aumentare la motivazione e l’impegno. In più, considera la possibilità di archiviare all’interno della knowledge base dell’azienda il materiale necessario alla formazione, così da permettere ai membri del team di consultarlo anche da soli quando necessario.

8. Puntare al miglioramento continuo con cicli di feedback e revisioni del flusso di lavoro

L’ultimo di questa serie di consigli per migliorare l’efficienza del flusso di lavoro riguarda l’avvio di quei procedimenti che ti permetteranno di realizzare workflow sempre più efficienti. In questo senso, i cicli di feedback sono un metodo eccellente per raccogliere informazioni strutturate da parte dei dipendenti di ogni livello, soprattutto quando riguardano difficoltà che potrebbero essere sfuggite ai vertici aziendali.

I metodi per creare opportunità di feedback che puntano al miglioramento dell’efficienza sul posto di lavoro sono moltissimi. Puoi ad esempio organizzare riunioni faccia a faccia con i dipendenti, durante le quali esporranno le loro preoccupazioni o ti daranno dei suggerimenti. Se desideri ottenere informazioni ancora più precise, crea dei moduli di feedback aperti a tutto il personale, che ti permetteranno di ricevere una quantità ancora maggiore di contributi e idee.

Implementare nuove strategie efficaci di gestione del team richiede tempo. Uno degli approcci che potresti applicare consiste nell’incorporare il feedback ricevuto all’interno del processo di preparazione delle riunioni, per assicurarsi di prendere in considerazione l’apporto del team al momento di prendere decisioni cruciali. Un’altra valida opzione è quella di dedicare un momento specifico della settimana (solitamente un’ora o due) a una sessione di brainstorming, focalizzata sulla generazione di soluzioni innovative per migliorare l’efficienza dei flussi di lavoro. Ciò incoraggia la creatività e permette ai membri del team di esplorare idee non convenzionali, che potrebbero portare a un notevole incremento della produttività e delle prestazioni.

Migliora l’efficienza del flusso di lavoro e raggiungi risultati mai visti prima

Ora che le migliori pratiche per potenziare l’efficienza del flusso di lavoro sono state svelate, non ti resta che implementarle subito all’interno della tua compagnia. In questo senso, l’aiuto della tecnologia di qualità si rivela fondamentale per ottenere i risultati desiderati: mentre gli strumenti non collegati tra loro e inaffidabili rischiano solo di rallentare e interrompere i processi, una piattaforma all-in-one e funzionale come Bitrix24 ti permetterà di ottenere la massima efficienza del flusso di lavoro con maggior semplicità.

Affidati ai suoi strumenti per gestire gli incarichi e i progetti come un professionista, analizzare dati, comunicare efficacemente con i membri del tuo team, archiviare documenti all’interno del drive basato sul cloud, registrare eventi e riunioni sui calendari personali e di squadra, e molto di più. L’aumento dell’efficienza del team e l’ottimizzazione dei flussi di lavoro non saranno più imprese impossibili: iscriviti oggi a Bitrix24, rivoluziona il tuo modo di gestire l’azienda!

FAQ

Per creare un flusso di lavoro efficiente è necessario:

• Identificare gli obiettivi del flusso di lavoro

• Definire le attività necessarie per raggiungere tali obiettivi

• Eliminare le inefficienze e semplificare i processi

• Utilizzare i giusti strumenti e le tecnologie per automatizzare le attività ripetitive

• Fornire ai membri del team risorse e supporto per eseguire efficientemente le loro attività

• Monitorare costantemente il flusso di lavoro e apportare modifiche per ottimizzarlo.

La tecnologia può aiutare a migliorare l’efficienza del flusso di lavoro nei team facilitando la comunicazione e la collaborazione tra i membri, automatizzando i processi ripetitivi e fornendo gli strumenti per la gestione e l’analisi dei dati. Grazie all’uso di software e piattaforme digitali, i team possono coordinare le attività con maggior efficienza, riducendo i tempi di esecuzione e migliorando la qualità del lavoro.

Le sfide più comuni affrontate nel tentativo di migliorare l’efficienza del team includono:

• Comunicazione tra i membri del team inefficace o mancante

• Difficoltà nel coordinare le attività e assegnare i compiti chiaramente e tempestivamente

• Resistenza al cambiamento da parte dei membri del team o dei processi consolidati

• Mancanza di risorse o strumenti adeguati per svolgere compiti specifici

• Sfide legate alle gestione del tempo e alla pianificazione delle attività

• Conflitti interni o mancanza di fiducia e collaborazione tra i membri del team

• Difficoltà nel mantenere standard di qualità e produttività elevati a lungo termine.

Per superare queste sfide è necessaria la presenza di un leader competente, una visione chiara e una cultura che dia valore al miglioramento continuo.