8 suggerimenti per una gestione efficace dei costi di progetto

Se anche tu vuoi guidare un progetto di successo tenendo sempre sotto controllo il tuo budget, abbiamo la soluzione: qui di seguito troverai 8 suggerimenti che ti aiuteranno a restare sulla giusta strada.

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1. Crea una lista dettagliata delle spese

Per iniziare al meglio la gestione dei costi di progetto, dovrai innanzitutto identificare le spese da affrontare e stilare una lista dettagliata che le comprenda tutte. Per farlo, potrebbe rivelarsi utile indire una riunione con il personale: ricevere un parere esterno ti aiuterà a distinguere tra le spese da affrontare assolutamente per prime e quelle che, invece, possono essere posticipate, rendendo molto più semplice l’intero monitoraggio del progetto.

Ricorda solo di includere quante più voci possibili, così da tenere conto di tutte le spese necessarie per portare in vita il tuo progetto. Affitto di locali, spese legali e pubblicitarie, acquisto di materiali… L’elenco che avrai compilato dovrà funzionare come una sorta di lista della spesa, che ti aiuti nella gestione dei costi di progetto senza farti perdere tempo in ricerche inutili.

2. Tieni conto dei potenziali rischi

Una volta elencate tutte le spese, arriva il momento di pensare anche ai risvolti meno piacevoli del tuo progetto. Non importa con quanta attenzioni si pianifichi qualcosa, ci saranno sempre dei fattori che tenderanno a sfuggire al controllo: tra problemi con le consegne, ritardi nel rilascio dei documenti e imprevisti generali, è sempre meglio prepararsi a ogni evenienza.

Un piano di valutazione e gestione del rischio renderà il tuo progetto decisamente più sicuro: con la giusta strategia potrai eliminare tutte quelle operazioni potenzialmente rischiose, ed elaborare un eventuale piano di riserva per quelle rischiose ma essenziali, così da affrontarle con l’attenzione di cui necessitano. In questo modo, anche il monitoraggio delle tue spese acquisterà una maggiore flessibilità generale e, in caso di imprevisti, potrai sempre cambiare approccio senza farti prendere dal panico.

3. Pianifica il carico di lavoro del personale

Con tante voci da aggiungere e controllare, è facile dimenticare di calcolare i costi del tuo personale. Questa spesa dovrebbe essere in realtà una delle tue prime preoccupazioni: inizia facendo una stima del carico di lavoro dei tuoi impiegati, calcolando quanto tempo sarà necessario per completare ogni incarico assegnato con un adeguato strumento di gestione del tempo. Una volta che avrai unito tra loro i dati ordinandoli cronologicamente, ottenere una cifra precisa risulterà ancora più semplice e immediato.

Non dimenticare di contare anche le ore di straordinari: a volte capita di dover chiedere a uno o più membri del team di lavorare fino a tardi per portare a termine un progetto importante, ma si tratta pur sempre di spese da aggiungere al costo del progetto. Grazie a delle analisi settimanali o mensili approfondite, inoltre, potrai controllare se alcuni incarichi stanno portando via più tempo e risorse di quanto pianificato all’inizio e ridimensionare le spese riducendo gli straordinari o ricollocando le risorse nella maniera più appropriata, ad esempio su progetti più urgenti.

4. Definisci un budget provvisorio

Arrivato a questo punto, avrai certamente già elencato con successo tutte le spese pianificate per la gestione dei costi di progetto, mettendo in conto anche i potenziali rischi e imprevisti per evitare che le difficoltà abbiano la meglio sul tuo lavoro, e tenendo ovviamente presente il costo del personale. Il passo successivo per affrontare con successo il tuo piano è quello di delineare un budget provvisorio, che ti aiuti a stimare a quanto ammonterà il costo di ogni singola voce presente nell’elenco. Quest’operazione, come è prevedibile, richiederà nuovamente l’assistenza del tuo team: grazie all’aiuto dei tuoi collaboratori, assegnare un costo a ogni elemento presente sulla lista risulterà notevolmente più semplice.

Una valida strategia operativa è quella di suddividere l’intero progetto in tappe più piccole, ciascuna con un budget corrispondente: organizzandolo in questo modo, riuscirai a tenere d’occhio più rapidamente le varie spese e a correggere il tiro in caso di eventuali errori, prima che possano degenerare danneggiando l’intero assetto del lavoro. Un piano ben suddiviso, inoltre, renderà più agevole la lettura e la comprensione agli eventuali clienti interessati, permettendoti di conquistare subito la loro fiducia.

5. Utilizza un software per la gestione dei progetti

L’assistenza della tecnologia è fondamentale per far funzionare al meglio ogni azienda, e la tua non fa eccezione: un software per la gestione dei progetti renderà ogni fase del lavoro più intuitiva, aiutando te e il tuo team ad affrontare tutte quelle operazioni che, sommate insieme, porteranno il tuo piano alla realizzazione.

Grazie agli strumenti offerti da un software completo come Bitrix24, potrai monitorare il tempo impiegato per portare a termine ciascun incarico, così da valutare con precisione su quali tappe del progetto sia stato speso il maggior numero di ore e quali parti trascurate richiederebbero invece maggiori interventi, oltre a un utilizzo più consistente di risorse. Con un software di monitoraggio delle spese del progetto alla mano, inoltre, sarai in grado di gestire l’intero piano e il denaro necessario a metterlo in pratica con maggior semplicità, riducendo notevolmente il rischio di superare il budget stabilito in precedenza.

Tra le varie funzionalità incluse trovi anche la delega degli incarichi, la programmazione dei turni di lavoro e tanti ottimi strumenti per la comunicazione diretta con il tuo team, come chat e videochiamate: anche se non sei mai stato fan della tecnologia, non riuscirai più a farne a meno!

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6. Traccia le spese in tempo reale

Come abbiamo già accennato parlando della definizione di un budget provvisorio, quella di suddividere la stima generale delle spese in tappe più piccole è un’ottima strategia per effettuare con maggior attenzione e sicurezza il monitoraggio delle spese giornaliere e ottenere una gestione dei costi del progetto che tenga sempre conto di qualsiasi imprevisto.

Il segreto è non lasciare da parte nessun dettaglio: siediti comodo alla scrivania e prendi nota di tutte le spese che hai affrontato, senza tralasciare nemmeno quelle all’apparenza più insignificanti. Puoi utilizzare un classico foglio di calcolo virtuale e ritagliarti un momento specifico del mese o della settimana da dedicare interamente a questa operazione, ma con un'app apposita farai molta meno fatica a tenere tutto a mente: il suo sistema avanzato, infatti, ti aiuterà a controllare le spese in tempo reale e senza dover mettere il tuo lavoro quotidiano in pausa, permettendoti persino di approvare i report che ti verranno inviati. Ricorda che il tuo obiettivo finale resta quello di giungere alla meta senza brutte sorprese né cambi repentini di programma: con una pianificazione attenta e assistita dalla tecnologia, il tuo progetto non potrà non rivelarsi un successo.

7. Assegna il ruolo di responsabile delle spese

Occuparsi della gestione dei costi di progetto e, in generale, di un piano dettagliato e da ultimare entro un tempo limite non è semplice: non si tratta di certo di un lavoro che puoi affrontare completamente da solo. Per questo motivo, dovresti valutare la possibilità di delegare dei compiti, per avere il tempo necessario per occuparti di quegli aspetti del progetto che solo tu puoi controllare e darti modo di contare in ogni momento su un braccio destro che ti aiuti a fronteggiare gli aspetti più complicati del progetto, offrendo esperienza e collaborazione.

Assegna quindi il ruolo di responsabile delle spese a un membro fidato del tuo team. Questa persona dovrà ovviamente imparare a usare il software che hai scelto in tutte le sue funzioni, così da poter tenere con sicurezza le redini del progetto e supervisionare il resto della squadra nello svolgimento dei vari compiti in vista dell’obiettivo finale. Dal modificare gli incarichi all’assegnare ruoli a tuo nome, fino a leggere e inoltrare i resoconti delle varie fasi del progetto, la sua presenza sarà fondamentale perché tutto funzioni nel modo giusto.

8. Compila un resoconto finale

Per risultare valido e arrivare alla meta nel migliore dei modi, avrai ormai capito che un progetto deve essere seguito attentamente dalla fase della creazione fino ai ritocchi finali, quelli aggiunti quando ormai la parte più importante del lavoro è stata ultimata. Per quanto il desiderio di rilassarti e goderti finalmente i frutti del tuo operato possa spingerti a trascurare questa ultima fase, dovresti invece dedicarle qualche attenzione in più: tutti i passi affrontati in precedenza si combinano insieme nella compilazione del resoconto finale, essenziale per capire se ti sei mosso nel modo giusto o se non ci sono invece degli aspetti da rivedere in fretta prima di poter mettere la parola fine all’intero piano.

I punti da controllare sono parecchi: il costo delle varie tappe ipotizzato all’inizio e quello effettivo coincidono? Hai davvero avuto bisogno di seguire un piano di emergenza per risolvere degli imprevisti? E come è stata la performance generale del team e dei singoli dipendenti? Con i giusti strumenti sarai in grado di revisionare e perfezionare ogni fase del tuo piano, riflettendo attentamente su quelle spese ricorrenti che potrebbero essere ridotte, e consultandoti con il tuo responsabile per fare il punto della situazione. Un diagramma di Gantt, ad esempio, ti permetterà di organizzare le spese su un grafico lineare e completamente personalizzabile, perché siano immediatamente riconoscibili a una prima occhiata e classificabili senza alcuno sforzo. Proprio come per la suddivisione del piano in piccole tappe, una pianificazione ordinata permetterà ai tuoi eventuali clienti di leggere i documenti con facilità, risparmiandoti ore di correzioni e sistemazioni in vista del loro controllo. Se anche all’inizio dovrai lavorare di più perché ogni parte si integri con il resto, grazie a una gestione dei costi di progetto pianificata alla perfezione il piano decollerà in men che non si dica.

Impara subito a gestire i costi di progetto

La gestione dei costi di progetto potrebbe, a volte, risultare molto complicata, soprattutto per i leader alle prime armi: è necessario cercare di prevedere fin dove si spingerà un piano e ipotizzare tutti i possibili risvolti, oltre a tenere conto di spese impreviste e cambi di rotta dell’ultimo minuto. Si tratta di un lavoro di squadra che mette in gioco l’esperienza e l’abilità di svariate persone ma che, se svolto in modo attento, riserva certamente risultati finali soddisfacenti.

Per quante difficoltà possa presentare questo processo di creazione e revisione, con gli strumenti giusti sarai in grado di risparmiare tempo e di arrivare alla meta con la massima facilità: Bitrix24 ti offre tutto ciò di cui potresti avere bisogno! Dagli strumenti per la comunicazione all’assegnazione degli incarichi, fino alle notifiche personalizzabili, riuscirai a gestire il tuo progetto nel modo migliore e a risparmiare tempo prezioso da utilizzare nel modo che preferisci. Non perdere tempo, provalo oggi!