Chiunque si sia trovato ad avere a che fare con team che lavorano da remoto si sarà reso conto di quanto il monitoraggio delle loro attività sia diverso da quello dei dipendenti in presenza. Per fortuna sul mercato sono disponibili numerosi strumenti per affrontare al meglio questo incarico, ma è necessaria una certa strategia per riuscire a metterlo in pratica nel modo più adeguato.
Ecco perché qui di seguito troverai 8 consigli per monitorare i dipendenti che lavorano da casa, perché il loro operato sia sempre conforme agli standard richiesti, ma senza dimenticare l’importanza di un’interazione più umana e diretta. Inizia subito a leggere!
FAQ
Perché è necessario monitorare il lavoro dei dipendenti da remoto?
Monitorare il lavoro dei dipendenti da remoto non significa solo assicurarsi che le loro performance restino ottimali: tra i benefici di questa pratica si trovano una migliore distribuzione e delegazione degli incarichi, la rapida identificazione di eventuali problemi nello svolgimento del lavoro e la possibilità di motivare i dipendenti.
Come è possibile monitorare il lavoro dei dipendenti da remoto?
Esistono molti sistemi per monitorare il lavoro dei dipendenti da remoto: tramite la creazione di una blacklist per i siti web, la ricezione di notifiche automatizzate all’avvicinarsi delle scadenze, supervisionando i parametri di tempo e produttività e richiedendo dei rapporti ai propri dipendenti.
Quali sono i migliori strumenti per monitorare il lavoro da remoto?
Per monitorare il lavoro da remoto puoi utilizzare gli strumenti per la gestione dei progetti, i software di tracciamento del tempo, le automazioni per i flussi di lavoro o persino strumenti che aiutano a monitorare la produttività. Inoltre, puoi anche avvalerti di strumenti specifici per monitorare l’attività del browser dei tuoi dipendenti.
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1. Organizza il lavoro dei tuoi team grazie al software di gestione dei progetti
Se vorrai monitorare i dipendenti che lavorano da casa con attenzione e senza perdere tempo, dovrai innanzitutto sapere chi si occupa di quale incarico. Non si tratta di ricevere aggiornamenti minuto per minuto su tutto ciò che i tuoi dipendenti stanno facendo, quanto piuttosto di farsi un'idea generale sul loro operato per valutarne i livelli di produttività e la capacità di agire in maniera responsabile anche senza la tua diretta supervisione.
Grazie a strumenti come i software per la gestione dei progetti, un compito simile si rivelerà molto meno gravoso del previsto. Dopo aver assegnato un compito e scelto la squadra che lo porterà a termine, dovrai anche nominare un responsabile: in questo modo, ogni persona coinvolta avrà una chiara idea del proprio compito e risulterà molto più semplice premiarla o prenderla da parte per ricevere una spiegazione su eventuali ritardi o problematiche riscontrate. Se poi vuoi farti un’idea precisa di quanto lavoro sia stato assegnato a ogni membro del team e scongiurare il rischio di sovraccaricare eccessivamente alcuni di loro, opta per la praticità dei diagrammi di Gantt: la visualizzazione chiara e completa mostra gli incarichi e la loro durata su un calendario personalizzabile, che ti permette di determinare esattamente quanto tempo verrà impiegato per completare ogni incarico e agire di conseguenza.
Una volta organizzato il lavoro di ogni membro del team, avrai ottenuto le informazioni di cui hai bisogno e potrai quindi procedere con le domande: se le stime sulle tempistiche che hai realizzato sono giuste saprai con precisione quale attività sta impegnando i tuoi dipendenti in un determinato momento, rendendo più semplice l’identificazione di lacune o ritardi nella tabella di marcia.
2. Implementa l’uso di un sistema di tracciamento del tempo
Avrai già compreso l’enorme importanza degli strumenti per la gestione dei progetti per monitorare i dipendenti remoti: grazie a un sistema per il tracciamento del tempo, già presente in molti software di questo genere, potrai ottenere dati precisi e rapporti sulle performance dei tuoi dipendenti senza alcuna fatica.
Grazie agli strumenti per il tracciamento del tempo ti sarà possibile controllare come i membri del tuo team sfruttino il proprio durante la giornata, per indagare sui tempi morti e capire quanto impiegheranno per consegnare il lavoro finito. Tra i suoi punti di forza rientrano la semplicità d’uso - basta infatti cliccare sul pulsante di avvio per farlo partire all’inizio del lavoro e utilizzare lo stesso comando per fermarlo una volta terminato - e la possibilità di inviare promemoria e avvisi a chiunque non stia rispettando gli orari prefissati: introdurre degli strumenti di monitoraggio del lavoro da casa ti aiuterà non solo a controllare i dipendenti da remoto ma anche quelli in presenza, migliorando la produttività e l’efficienza generali.
3. Utilizza metriche precise per valutare la produttività
Parlando proprio di produttività, la sua importanza attraversa tutti i settori dell’azienda: ecco perché è fondamentale poterla valutare e misurare con gli strumenti giusti, che tengano conto della diversità di ogni reparto e ruolo ma che seguano anche delle metriche precise e determinate fin dall’inizio.
Pensa alla chiusura di una vendita, che può rappresentare un valido indicatore dell’efficienza del tuo team delle vendite. Un membro del team produttivo dimostrerà di aver concluso con successo un gran numero di vendite proprio in virtù della sua abilità di convincere i clienti a effettuare un acquisto, ma quelli che, al contrario, non riescono a ottenere lo stesso numero? In caso di performance inferiori alle aspettative puoi scegliere di convocare i dipendenti in questione e discuterne per comprendere le cause dei mancati obiettivi raggiunti: potrebbero avere dei problemi di cui non ti hanno parlato, oppure essere sovraccaricati da una mole eccessiva di lavoro.
Lo stesso discorso può essere applicato al tempo impiegato per rispondere alle e-mail: un’analisi di questo tipo ti aiuterà a capire chi nel tuo team è in grado di sfruttare nel modo più proficuo il tempo a disposizione rispondendo a più messaggi possibili e chi, invece, potrebbe aver bisogno di più tempo o di dividere la quantità di lavoro assegnato con un altro dipendente. L’importante è non perdere di vista il lavoro svolto correttamente dal personale per soffermarsi solo sulle mancanze: una valutazione della produttività oggettiva, più di ogni altra cosa, ti permetterà di ottenere i risultati che hai sempre desiderato raggiungere.
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4. Comunica regolarmente con i membri dei tuoi team
L’obiettività è certamente il punto cardine di ogni rapporto professionale duraturo, ma molto spesso questioni personali e problematiche esterne all’ambiente di lavoro possono influenzare la produttività dei membri dei tuoi team e portarli fuori strada. Pianificare degli incontri individuali con il tuo personale ti aiuterà a scoprire direttamente cosa stia succedendo nelle loro vite e di cosa potrebbero aver bisogno: solo una conversazione diretta e onesta, faccia a faccia, ti offrirà l’occasione giusta per ottenere la loro sincerità e dimostrare loro quanto tieni al benessere di tutte le tue squadre.
Puntare sulla comunicazione ti aiuterà a comprendere le cause dell’insoddisfazione dei tuoi dipendenti: ricorda che tutti i membri del tuo team hanno bisogno di attenzione e supporto, ma quelli da remoto, più degli altri, potrebbero soffrire della mancanza di un ambiente sociale nel quale lavorare. Agisci subito potenziando canali di comunicazione come le chat o le videochiamate, per rafforzare la sensazione di appartenenza al gruppo con l'ausilio di strumenti che li faranno sentire più vicini ai loro colleghi, anche se lavorano da sedi diverse. Monitorare i dipendenti che lavorano da casa è importante, ma lo è anche occuparsi del lato più umano del lavoro.
5. Richiedi un report giornaliero a ogni dipendente
Se la tua azienda è di dimensioni ridotte o ti trovi ad avere a che fare con un numero esiguo di impiegati da remoto, per ottenere i dati che ti servono sarà sufficiente richiedere una relazione dettagliata a fine giornata a ciascun dipendente. In questo modo potrai conoscere direttamente e con esattezza quali e quanti incarichi sono stati svolti ogni giorno e notare immediatamente la presenza di differenze tra il lavoro completato effettivamente e i risultati ottenuti, per poter agire di conseguenza.
Il rapporto che riceverai dovrebbe ovviamente riguardare il genere di lavoro svolto e il numero di ore in cui è stato effettivamente realizzato, ma sarebbe una buona idea focalizzarsi anche sullo stato d’animo dei dipendenti e su domande personali ma legate all’ambiente di lavoro, come se ritengono utile automatizzare degli incarichi o se pensano di poter accettare degli incarichi extra (e quindi maggiori responsabilità). Per quanto un documento simile possa sembrare estremamente soggettivo, in realtà l’autovalutazione risulta molto utile per spronare i membri del team a prendersi le proprie responsabilità e creare un clima di fiducia.
Ovviamente è un sistema che fornisce i migliori risultati laddove la confidenza tra manager e membri del personale risulta già elevata ed è necessario combinarlo a una valutazione oggettiva dei carichi di lavoro assegnati, per evitare errori.
6. Impedisci l’accesso ai social network e regolane l’uso
Guidare dei team responsabili significa non doversi occupare di una sorveglianza costante, ma è anche vero che alcune attività in particolare sono note per far perdere molto tempo a chi lavora e per questo andrebbero regolamentate o persino vietate. I social media ne sono l’esempio più calzante: appositamente studiati per spingere chi li usa a trascorrere molto tempo ad aggiornare le pagine e scorrere tra i profili e le foto, rappresentano una fonte di distrazione che né tu né i tuoi team potete permettervi.
Svariati software di monitoraggio adoperati dai datori di lavoro possiedono sistemi per bloccare i siti web, che consentiranno al VPN abbinato alla tua azienda di impedire l’accesso a social come Instagram, TikTok o Facebook. Potrai persino decidere di impostare un sistema di notifiche che ti avvisi di eventuali violazioni alle regole, così da poter intervenire subito anche mentre stai lavorando, invece di perdere tempo a sorvegliare continuamente i tuoi dipendenti.
7. Organizza il monitoraggio delle prestazioni individuali assegnando un team manager
Se ti stai ancora chiedendo come monitorare i dipendenti che lavorano da casa, è il momento di riflettere sulla possibilità di assegnare a uno o più dipendenti di cui ti fidi l’incarico di supervisionare i tuoi team da remoto. Una volta scelte le persone giuste, sarà sufficiente impegnare alcune ore della settimana per osservare lo stato di avanzamento dei progetti e controllare quali membri del team stiano dando il massimo e quali, invece, sperimentano una scarsa produttività, anche a distanza. Scegli dei team manager di cui sai di poterti fidare per portare a termine questo compito, perché insieme possiate valutare tutte le performance e la direzione in cui sta andando il progetto, per decidere di eventuali modifiche da apportare.
Generando degli obiettivi settimanali per i singoli membri e per il gruppo in generale sarà più semplice capire se siano stati raggiunti o meno: una valida gestione del progetto, una misurazione accurata del tempo e un aiuto concreto da parte del tuo personale riusciranno a portarti molto lontano, permettendoti di ottenere grandi risultati.
8. Mostrati sincero e trasparente sul tuo operato
L’ultimo consiglio di questo elenco è comunque tra i più importanti. Monitorare i dipendenti che lavorano da casa è una grande responsabilità, ragion per cui dovresti essere sempre sincero e trasparente riguardo alle pratiche utilizzate per raggiungere questo scopo. Per quanto ciò che fai rientri comunque nella legalità, è sempre meglio rinunciare a un’eccessiva raccolta di dati e informazioni in favore della creazione di una cultura aziendale basata sulla fiducia reciproca.
Sorvegliare l’utilizzo di mouse e tastiera, registrare le e-mail private e controllare l’attività del browser è possibile, ma è davvero necessario utilizzare questi espedienti se gli obiettivi vengono regolarmente raggiunti e la produttività si mantiene sempre su livelli ottimali? Per quanto raccogliere dei semplici dati dia l’impressione di avere a che fare con numeri ed elementi astratti più che con delle persone reali, i tuoi dipendenti potrebbero risentire di un controllo eccessivo e sperimentare un crollo nella creatività e nella motivazione generale. Esistono tante tecniche più umane e meno invasive per controllare che le regole vengano rispettate dal personale da remoto: attieniti solo a quelle necessarie per il bene dell’azienda senza esagerare e non faticherai a guadagnare la fiducia del tuo team.
Elabora la strategia migliore per monitorare il lavoro dei dipendenti da remoto
Monitorare i dipendenti che lavorano da casa potrebbe presentarsi come una vera e propria sfida, soprattutto per chi non ha ancora esperienza in materia. Con questi consigli, però, elaborare una strategia in merito dovrebbe risultare notevolmente più semplice e in breve riuscirai a ottenere con facilità i risultati prefissati.
Chi desidera il meglio deve affidarsi agli strumenti giusti: Bitrix24 ti offre un software completo e multifunzionale, ideale per gestire progetti, comunicare, organizzare calendari e monitorare il lavoro da remoto con efficienza e semplicità. Cosa stai aspettando? Provalo subito, non te ne pentirai!
