8 consigli per misurare la produttività e aumentare l’efficienza

Ormai sempre più aziende cercano metodi per misurare la produttività che siano affidabili e sicuri e che permettano di ottenere risultati chiari. Per quanto possano rivelarsi utili, però, gli strumenti a disposizione spesso offrono principalmente una quantità di dati e informazioni da analizzare, togliendo spazio e tempo a quei passi da compiere concretamente per migliorare l’andamento dell’azienda.

Se anche tu ti sei trovato in questa situazione, non disperare: qui di seguito leggerai 8 pratici consigli per misurare la produttività della tua azienda e aumentarne l’efficienza, così da sviluppare la strategia perfetta per rendere i tuoi progetti un vero successo. Comincia subito!

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1. Organizza riunioni frequenti e informali con i membri dei tuoi team

Quando si pensa alle strategie su come misurare la produttività, è probabile che la prima immagine a venire in mente sia una serie cospicua di analisi e dati da confrontare. In casi come questi, mantenere il contatto umano con il proprio personale risulta più che mai fondamentale: ecco perché dovresti prendere in considerazione l’idea di organizzare riunioni frequenti e informali con i tuoi colleghi, per aiutarli a non smarrirsi e a trarre le somme della situazione con maggior efficacia e tranquillità.

L’informalità di tali riunioni non le rende l’ideale per raccogliere dati ufficiali, ma sono il metodo migliore per eliminare gli ostacoli che potreste incontrare lungo la strada. Piuttosto che lasciarli accumulare fino a rischiare di non potervi più porre rimedio, potrete affrontarli direttamente per trovare una soluzione, riducendo così lo spreco di tempo e di risorse. Non è difficile organizzare una riunione: basta riunire il team per cinque o dieci minuti, in persona o tramite videochiamata e incoraggiare ogni membro a parlare di tutte le fasi del progetto affrontate fino a quel momento, senza tralasciare i successi e le eventuali difficoltà sperimentate. In questo modo non solo aiuterai le tue squadre ad affrontare il carico di lavoro assegnato aumentando la produttività generale, ma contribuirai a creare dei legami duraturi basati sulla fiducia.

2. Valuta il numero di incarichi portati a termine in un determinato lasso di tempo

Per misurare la produttività e aumentarla esponenzialmente, è necessario affidarsi a un software per la gestione dei progetti ricco di strumenti essenziali. Con una serie di istruzioni dettagliate e le date di scadenza ben stabilite fin dall’inizio, risulterà molto più semplice lavorare con profitto.

Stabilire una data di scadenza significa infatti assegnare un lasso di tempo entro il quale il lavoro dovrà essere completato e utilizzarlo per valutare le performance dei membri dei tuoi team. Se un collega dovesse superare le tue aspettative consegnando il lavoro finito prima della data ultima, potrai assegnargli un incarico extra per dimostrargli quanto valuti la sua responsabilità, mentre sarà il caso di intervenire immediatamente se un membro della tua squadra dovesse continuare a consegnare il lavoro in ritardo senza prima avvisarti o a dimenticare le scadenze.

Schemi utili come i diagrammi di Gantt ti aiuteranno a organizzare il progetto con ancora più efficacia: una volta deciso in quanto tempo dovrà essere completato un determinato compito, potrai visualizzare la mole di lavoro assegnata a ciascun membro del team e distribuire gli incarichi senza rischiare di sovraccaricare nessuno.

3. Utilizza strumenti per il monitoraggio del tempo

Organizzare il lavoro fin dalle sue prime fasi, come abbiamo già detto, è assolutamente essenziale perché il progetto prosegua a gonfie vele e non rischi di finire quasi subito in una fase di stallo. Tracciare il tempo impiegato per svolgere ogni incarico rientra in quest’ottica di organizzazione: esistono innumerevoli strumenti che ti permettono di farlo e che possono essere attivati all’avvio dell’incarico assegnato e fermati alla fine con un semplice clic, senza margini di errore.

Strumenti di questo tipo sono perfetti per affrontare gli incarichi più ripetitivi: che si tratti di concludere una vendita o rispondere al servizio clienti, non perdere più tempo del necessario con incarichi di questo genere è la chiave per aumentare l’efficienza generale. Inoltre, il monitoraggio del tempo presenta il duplice pregio di farti capire quanto dovresti impiegarne per ogni compito e di aiutarti a suddividere la giornata lavorativa con una maggiore precisione, così da ridurre i tempi morti e misurare la produttività di tutto il tuo personale.

Attenzione però a non cadere nel tranello di assegnare un tempo eccessivamente ridotto a incarichi comunque importanti: se la riduzione delle tempistiche non porta comunque a risultati positivi, è il caso di rivedere le tue decisioni e le metriche di produttività.

4. Tieni sempre d’occhio il profitto

Se misurare la produttività è una delle tue preoccupazioni principali, non dovresti mai perdere d’occhio un altro dettaglio fondamentale: il profitto. Produrre qualcosa di eccezionale e largamente apprezzato dal pubblico è una fortuna, ma non riuscirai ad andare molto lontano se le energie e il tempo impiegato nella realizzazione finiranno per diventare insostenibili.

Il profitto dovrebbe sempre influenzare le metriche da prendere in considerazione, anche se non è sempre l'obiettivo principale di ogni singolo incarico. Ad esempio, aumentare il numero dei follower sugli account social della tua azienda dovrebbe rientrare tra gli indicatori chiave di prestazione tenuti in conto dai tuoi social media manager, anche se non conduce a un vero e proprio profitto immediato in sé e per sé. Ma è anche vero che più persone si dimostreranno interessate ai prodotti che offri e alla loro presentazione, più le vendite finiranno per sperimentare un incremento.

Un altro metodo molto valido per misurare la produttività e il profitto consiste nello scegliere quei prodotti specifici su cui concentrare le maggiori energie dei team di vendita. Ti basterà dividere le unità di output (ossia la quantità di beni o servizi prodotti) per quelle di input (i beni o servizi acquistati e in seguito utilizzati per creare tali prodotti): il risultato ottenuto permetterà di calcolare quanto denaro viene speso per pubblicità e stipendi dei dipendenti e quanto, esattamente, si traduce in un guadagno concreto per ogni prodotto. Potresti giungere a conclusioni inaspettate, in grado di farti ripensare in meglio la tua strategia di vendita e ottenere un successo ancora maggiore.

5. Monitora la soddisfazione della clientela

Il monitoraggio della soddisfazione della clientela è un altro elemento di cui tenere conto nel misurare la produttività e analizzare l’andamento dell’azienda. Si tratta di uno dei punti cardine del servizio clienti, che solitamente utilizza strumenti molto precisi per ottenere un feedback dagli acquirenti, come i moduli inviati tramite e-mail, le chat o delle semplici telefonate: una volta terminata la vendita, l’acquirente è invitato a esprimere la propria opinione direttamente o tramite la compilazione di un questionario specifico, ricevuto in seguito o consegnato subito in caso di vendite dirette.

Monitorare la soddisfazione della tua clientela ti permetterà anche di valutare l’operato degli addetti al servizio clienti. Potrai infatti renderti conto di persona non solo del numero di chiamate o di messaggi in chat a cui i membri del tuo team hanno risposto nel giro di un’ora, ma anche della qualità generale dell’assistenza offerta, così da migliorare lo standard che desideri stabilire per la tua azienda. Non dimenticare poi di confrontare i risultati presenti con quelli passati, per valutare l’entità dei vostri progressi nel tempo e rendere le decisioni da prendere ancora più efficaci.

6. Sfrutta i dati raccolti grazie al CRM

Raccogliere dati sicuri, come avrai immaginato, è fondamentale per comprendere al meglio l’andamento della tua compagnia, se non essenziale: numeri e statistiche forniscono infatti un quadro inequivocabile, che ti aiuterà a scegliere la direzione da prendere senza commettere errori.

Per questo motivo dovresti affidarti al CRM di Bitrix24: si tratta di uno strumento estremamente pratico e funzionale, che ti permetterà non solo di tenere traccia del tempo impiegato per eseguire determinati compiti, ma anche di calcolare il tasso di conversione e di misurare la soddisfazione della tua clientela. Grazie alle sue interazioni con il Contact Center, poi, sarai in grado di misurare anche la produttività degli altri reparti dell’azienda, analizzando i risultati ottenuti e intervenendo immediatamente in caso di lamentele da parte della clientela o di problemi di ogni sorta. Una ragione in più per implementarlo immediatamente!

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7. Valuta i progressi ottenuti nel tempo

Tra i tanti metodi per misurare la produttività, quello di valutare i progressi ottenuti nel tempo è poco utilizzato ma non per questo meno efficace. Estremamente versatile e adatto a molti settori dell’azienda, viene effettuato determinando i tassi di riduzione e di crescita di alcune variabili imprenditoriali: in passato i costi di produzione erano maggiori o minori? Rispetto all’anno precedente, l’acquisizione dei clienti è aumentata o diminuita? Sono solo due delle domande che è possibile porsi lavorando con questo approccio, purché - ovviamente - si possieda un numero sufficiente di dati riguardanti le performance passate.

Trattandosi di un approccio molto versatile e flessibile, si può utilizzare anche per analizzare le prestazioni di un team di lavoro e determinare se siano rimaste le stesse che in passato o se, piuttosto, non siano migliorate o peggiorate. Confrontare quanto è stato ottenuto quando l’azienda era ancora all’inizio con i risultati presenti aiuterà senz’altro ad aumentare l’efficienza e a migliorare le performance generali.

8. Mantieni alta la motivazione dei membri dei tuoi team

Basarsi unicamente su numeri e analisi potrebbe farti dimenticare quale sia il vero motore della tua azienda, ossia il lavoro congiunto dei tuoi team. Come avrai già capito, la mancanza di obiettivi chiari e l’insoddisfazione generale rischiano di far perdere ai tuoi colleghi la motivazione necessaria a far ottenere loro risultati straordinari: per questo dovresti sempre tenere in considerazione il loro benessere e lavorare attivamente per aumentarlo, senza mai mettere il profitto al di sopra di tutto.

Ricorda che anche i membri dei team più pronti ad accettare gli straordinari, presto o tardi, finiranno per essere negativamente affetti dal burnout e che è impossibile lavorare con profitto senza la prospettiva di un periodo di ferie per riprendersi dalla fatica affrontata. Se non hai mai pensato alla possibilità di aumentare la produttività ricorrendo al lavoro da remoto, potrebbe essere il momento giusto per fare un tentativo: molte aziende hanno sperimentato i benefici di un’alternanza ben programmata tra questo tipo di lavoro e quello in presenza, trasformandola presto in una realtà consolidata.

Mantenere alto il morale dei membri dei tuoi team significa scegliere assieme a loro le strategie giuste per garantire la miglior qualità possibile, applicando i metodi necessari a incrementare la produttività: se anche all’inizio dovessero sembrarti molto diversi da quelli a cui sei abituato, un cambiamento di prospettiva potrebbe portare dei benefici inaspettati.

Aumentare l’efficienza e la produttività non è mai stato così semplice

Tenendo a mente questi suggerimenti per misurare la produttività e aumentare l’efficienza della tua azienda, creare una strategia per renderla vincente si rivelerà molto più semplice del previsto. Ricorda, però, che la strategia da sola può fare ben poco: se vuoi davvero ottenere il miglior risultato possibile, avrai anche bisogno dei migliori strumenti tecnologici disponibili sul mercato.

Grazie alle sue tante funzioni e a una gamma completa di accessori, Bitrix24 è il software che fa per te: tra strumenti per una comunicazione più fluente e la gestione dei progetti, un CRM completo, strumenti per il tracciamento del tempo e la pianificazione, possiede esattamente ciò di cui hai bisogno per lavorare al meglio. Non perdere altro tempo, provalo subito: non potrai più farne a meno!