La documentazione di un progetto riveste una grande importanza perché:
- Permette ai membri del team di comunicare tra loro con efficacia in maniera formale
- Riduce la duplicazione del lavoro
- Facilita la trasmissione delle conoscenze
- Centralizza i dati in un unico spazio
- Semplifica l’attuazione del piano di emergenza
- Consente l’esecuzione dei controlli di qualità
- Permette di riesaminare l’intero processo dopo il suo completamento, per determinare cosa potrebbe essere migliorato.
1. Definire in maniera non chiara gli obiettivi e l’ambito del progetto
Per iniziare a lavorare alla documentazione di progetto è fondamentale creare un documento dell’ambito del progetto. Molte aziende tendono a saltare questo processo, pianificando direttamente gli incarichi da eseguire per raggiungere gli obiettivi prefissati. Tuttavia, non è possibile procedere verso il successo sperato se non si hanno ben chiari i traguardi da ottenere: il primo errore da evitare nella gestione dei progetti riguarda proprio la definizione poco chiara degli obiettivi e dell’ambito del progetto.
Mettere per iscritto i traguardi stabiliti e il percorso da seguire per ottenerli è fondamentale per renderli più chiari e per permettere ai membri del team di conoscerli e di tenerli a mente anche durante lo svolgimento del progetto. Inoltre, definire i confini del progetto e i deliverable che si spera di ottenere in relazione agli standard di qualità stabiliti eviterà il rischio di incomprensioni o deviazioni dal piano originale, che potrebbero ostacolare le possibilità di successo.
2. Minimizzare l’importanza dell’elaborazione di documenti di gestione dei progetti
Elaborare i documenti di gestione del progetto e quelli riguardanti le procedure SOP richiede molto tempo e impegno: tali operazioni a volte vengono trascurate dai dipendenti, tanto che risulta difficile trovare informazioni scritte a sostegno di una decisione. Si tratta di una problematica che sicuramente tu e il tuo team avrete già affrontato durante la gestione di un progetto. In un mondo che punta sempre di più all’impiego di team virtuali, non possedere documenti scritti per guidare le vostre azioni e controllare i progressi del progetto è uno degli errori più gravi che è possibile commettere ed è quindi consigliabile evitarlo.
La documentazione relativa al progetto è essenziale per procedere in maniera organizzata e sicura verso il raggiungimento degli obiettivi. Senza dati scritti, infatti, è molto difficile monitorare il lavoro dei singoli dipendenti, così come trasferire le conoscenze e collaborare con tutti gli impiegati, anche se lavorano all’interno di fusi orari differenti. La soluzione è semplice: trasforma la registrazione di dati in una parte fondamentale del vostro lavoro e fornisci ai dipendenti una piattaforma che faciliti la creazione e la successiva condivisione di documenti basati su modelli modificabili. Puoi anche scegliere di assegnare a un membro del personale l’incarico di verificare e di gestire tali documenti.
3. Non affidarsi a un sistema per l’organizzazione e l’archiviazione dei documenti
Immagina di avere la necessità di consultare dei dati per controllare se sia necessario o meno apportare una determinata modifica al progetto, ma di trovarti davanti a una serie di informazioni archiviate in maniera disorganizzata, che rischiano solo di allungare i tempi della tua ricerca. Si tratta di uno degli errori più comuni commessi nella documentazione del progetto: se desideri evitarlo e migliorare l’accessibilità ai dati più importanti, è fondamentale stabilire fin da subito un sistema organizzativo per i documenti. Tale decisione comporta sia la centralizzazione dei file relativi a ogni progetto che la creazione di una struttura chiara di cartelle e sottocartelle per la loro classificazione.
Utilizzare un sistema di questo genere ti aiuterà a evitare l’incoerenza e la perdita dei dati, oltre a impedire a persone diverse di archiviare più versioni dello stesso documento. Per semplificare ulteriormente la classificazione e la successiva ricerca, puoi scegliere di assegnare a ciascun documento un nome descrittivo e organizzarli in maniera ordinata, con la data, l’oggetto e una parola chiave. Tali documenti dovranno poi essere conservati all’interno del cloud, per permettere ai dipendenti dotati dell’apposita autorizzazione di accedervi da qualunque posizione, anche in caso di lavoro a distanza.
Stabilire un sistema solido e funzionale per organizzare e archiviare i documenti del progetto migliorerà l’accessibilità alla documentazione, l’integrità e l’efficienza generale. Non solo: la collaborazione in team aumenterà e anche il processo decisionale potrà puntare all’eccellenza.
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4. Registrare incarichi e decisioni legati al progetto solo occasionalmente
Un’altra abitudine sbagliata che può incidere negativamente sulla documentazione di progetto è la registrazione solo occasionale dei dati. Spesso, in presenza di carichi di lavoro elevati, i dipendenti preferiscono dare la priorità ad incarichi diversi da quelli documentali: una decisione che rischia di causare ritardi, duplicazioni di compiti e la perdita di informazioni fondamentali e che rende quasi impossibile tenere traccia dei progressi ottenuti durante l’esecuzione del progetto. In più, è molto difficile mantenere un team di lavoro allineato se non è possibile verificare cosa è stato fatto, durante quale lasso di tempo e con quali risultati.
Valutando sia le prestazioni individuali che quelle dell’intero team sarà possibile apportare tutte le modifiche necessarie al fine di raggiungere gli obiettivi nei tempi e nei modi prestabiliti. L’intero progetto rischia di andare alla deriva se gli incarichi svolti, le decisioni prese e i progressi ottenuti non verranno registrati costantemente: una documentazione di progetto adeguata permette infatti di identificare in anticipo eventuali bottleneck e rischi e di agire proattivamente per affrontarli e aggirarli.
Per evitare di trovarti in questa situazione dovresti ricorrere a un potente software per la gestione degli incarichi e dei progetti, come Bitrix24. Si tratta di una piattaforma completa e funzionale, che permette di assegnare responsabilità e risorse e stabilire le scadenze in un attimo e con pochi clic. Se hai bisogno di visualizzare nella massima semplicità gli incarichi, il loro svolgimento e i progressi compiuti, invece, potrai affidarti a pratiche bacheche Kanban o diagrammi di Gantt. I compiti più noiosi e faticosi come la gestione dei documenti risulteranno più piacevoli e verranno portati a termine in tempi decisamente brevi: una ragione in più per iscriversi subito!
5. Consentire a tutti i dipendenti dell’azienda di accedere liberamente ai dati
Un dettaglio che spesso molti trascurano pensando alla documentazione di progetto riguarda l’accesso alle informazioni archiviate, ossia quali membri del team avranno la possibilità di consultare documenti come quello sull’ambito del progetto, il budget, i compiti assegnati e i progressi ottenuti. Molte aziende scelgono di conservare tali documenti sul cloud, senza proteggerli adeguatamente: un altro degli errori che è assolutamente necessario evitare.
Solo i dipendenti dotati delle necessarie autorizzazioni dovrebbero poter consultare i documenti riguardanti il progetto. In questo senso, dovrai orientarti verso uno strumento che consenta l’assegnazione di autorizzazioni specifiche per ciascun documento, così che solo i professionisti selezionati possano accedere ai dati più importanti. Ancora una volta, Bitrix24 è la soluzione che cercavi: con il suo aiuto avrai la possibilità di decidere quali membri del team potranno modificare un file, aggiungere commenti o persino scaricarlo. Proteggere i dati sensibili non è mai stato così semplice!
6. Creare documenti fisici che rendono difficoltosa la collaborazione del team
L’elaborazione di documenti fisici in alcuni casi può ostacolare la collaborazione tra i team, soprattutto negli uffici ibridi e in ambienti di lavoro da remoto. Il perché è semplice da comprendere: i dipendenti non possono accedere a informazioni che vengono stampate e conservate in uffici anche molto lontani dal luogo in cui lavorano. Per ottenerle, dovrebbero richiederle a un collega che lavora in sede, sperando disponga del tempo necessario a trasferire i dati su un supporto online e a inviarli. La stessa situazione si presenta quando è necessario ottenere una firma di consenso su un documento che attesta una decisione presa: se tale firma deve essere apposta di persona, il processo da seguire tenderà ad allungarsi. Tutte queste operazioni burocratiche, a lungo andare, finiscono per causare ritardi e potrebbero anche influire negativamente sul conseguimento degli obiettivi.
Analizza con attenzione il modo in cui viene elaborata la documentazione di progetto: se viene ancora realizzata a mano, dovresti riflettere sulla possibilità di implementare al più presto una soluzione virtuale facilmente accessibile a tutti i membri del team, ovunque si trovino. In questo modo, qualsiasi firma necessaria potrà essere aggiunta a un file digitale, che verrà inviato ancora più rapidamente e con maggior semplicità. Sul mercato esistono svariate piattaforme per semplificare l’elaborazione e l’archiviazione dei documenti e mettere in pratica le metodologie agili, ma Bitrix24 si distingue per essere la più completa: include modelli completamente personalizzabili per la realizzazione dei documenti, permette di creare calendari sia individuali che di gruppo e offre potenti strumenti di comunicazione, un CRM altamente funzionale, un sistema di archiviazione basato sul cloud e molto di più.
L’ultimo degli errori più gravi commessi nella documentazione di progetto è legato alla mancanza di aggiornamenti adeguati. Spesso accade che le aziende inizino la strutturazione dei processi dei team virtuali e in presenza e, che per questo, richiedano ai dipendenti di mettere per iscritto il lavoro svolto, i progressi ottenuti, le procedure applicate e molto altro. Dopo l’entusiasmo iniziale, però, ci si trova ad avere a che fare con documenti incompleti o obsoleti, che non aiutano in alcun modo chi li consulta.
La soluzione più indicata è quella di sviluppare un piano completo, in cui la documentazione venga considerata una parte fondamentale della gestione dei progetti. A tale proposito, dovresti incaricare un dipendente di raccogliere i dati aggiornati e di caricarli nelle cartelle corrispondenti, mantenendo scrupolosamente l'ordine stabilito in precedenza.
Scopri come evitare gli errori nella documentazione del progetto e raggiungi al più presto i tuoi obiettivi
La documentazione di progetto gioca un ruolo cruciale nel successo di qualunque iniziativa aziendale. Mettere in atto delle pratiche solide ed efficienti permette infatti di semplificare i processi e di migliorare la collaborazione all’interno del team, eliminando il rischio di malintesi e disordine e rendendo più proficuo lo svolgimento del lavoro generale. Inizia stabilendo gli obiettivi e l’ambito del progetto e ribadisci l'importanza di documentare ogni fase del suo svolgimento. I dirigenti dovranno dare il buon esempio in questo senso e, da parte loro, esigere che i dipendenti soddisfino le aspettative.
Per creare, gestire e archiviare la documentazione di cui ha bisogno, potrai affidarti ancora una volta all’aiuto della tecnologia. Perché non scegliere Bitrix24? Si tratta di una piattaforma integrata per la gestione aziendale, che elimina le barriere geografiche e consente a tutti i membri del team di collaborare e comunicare senza confini. Con il suo aiuto potrai evitare i 7 errori appena presentati, migliorare il processo decisionale del tuo team e aumentare le possibilità di successo di ogni progetto. Cosa stai aspettando? Intraprendi la strada dell’eccellenza, iscriviti a Bitrix24 e scopri subito i suoi vantaggi!
