7 consigli degli esperti per colloqui virtuali efficaci

Grazie alla diffusione sempre più massiccia del lavoro da remoto, le compagnie hanno potuto ampliare il loro pool di talenti assumendo dipendenti provenienti da tutto il mondo. Ciò potrebbe però rivelarsi un problema per chi non è abituato a svolgere colloqui virtuali e non è in grado di gestire le sfide derivanti da essi, come i problemi tecnici o la confusione causata dai differenti fusi orario.

Replicare l’efficacia dei colloqui di assunzione tradizionali non è semplice. Tuttavia, svolgerli in un ambiente virtuale offre numerosi benefici, come l’eliminazione dei costi degli spostamenti e dell’affitto per l’ufficio e la riduzione dei pregiudizi grazie a procedure standardizzate. Sfruttando adeguatamente le potenzialità del formato digitale è possibile effettuare inserimenti di successo.

Stai iniziando la transizione verso un team remoto, o vuoi semplicemente potenziare il tuo reclutamento online? Allora sei nel posto giusto. In questo articolo troverai 7 consigli degli esperti per migliorare i colloqui online, dalla preparazione dell’incontro fino alla strategia più indicata per effettuare il follow-up e molto di più.

1. Crea l’ambiente ideale per condurre il colloquio virtualmente

Il primo passo da compiere per organizzare colloqui virtuali vincenti è creare l’ambiente ideale per l’incontro. Spesso molti imprenditori trascurano l’importanza di una prima buona impressione. Tuttavia, si tratta di un elemento fondamentale, che può contribuire ad attirare verso la tua attività i talenti più promettenti.

Se desideri svolgere colloqui virtuali efficaci in qualità di imprenditore, dovresti innanzitutto scegliere uno sfondo professionale per la videochiamata, ad esempio un background reale o virtuale con il logo della compagnia. In questo modo ridurrai le distrazioni e dimostrerai in pieno la tua integrità.

La stanza in cui si trova il computer da cui effettuerai il colloquio dovrà essere illuminata a sufficienza e la webcam funzionante, per aumentare il coinvolgimento del candidato.

Perché il colloquio proceda fluidamente e senza disguidi tecnici, è essenziale testare la stabilità e l’affidabilità del Wi-Fi, oltre a chiudere tutte le app in background per assicurare una larghezza di banda più ampia. Infine, prova diverse combinazioni di impostazioni audio e video, con l’assistenza di un collega, per ottenere il massimo risultato.

In questo modo potrai utilizzare tutti gli strumenti forniti dalla tua piattaforma in maniera adeguata, condividendo lo schermo, regolando l’audio o sfocando l’ambiente circostante in base alle necessità.

2. Procurati tutti gli strumenti tecnologici necessari a uno svolgimento ottimale

Per gestire i colloqui virtuali come un vero professionista, dovresti scegliere un software per videochiamate efficiente, semplice da usare, compatibile con le infrastrutture utilizzate dall’azienda e che permette di invitare utenti esterni a partecipare all’incontro.

È però cruciale rivolgere l’attenzione anche ad altre app di supporto, come i calendari, che offrono una visione completa del programma giornaliero e ti aiutano ad arrivare al colloquio perfettamente preparato. In una soluzione come Bitrix24, potrai goderti le funzionalità di entrambi gli strumenti (e più) su un unico spazio, permettendoti di gestire i tuoi appuntamenti senza il rischio di duplicare le riunioni. Inoltre, avrai la possibilità di spedire inviti direttamente dallo strumento di videochiamata e impostare notifiche che ricorderanno il colloquio sia a te che ai candidati.

Il CRM, invece, è essenziale per conservare gli appunti, le interazioni e le informazioni riguardanti ciascun candidato all’interno della stessa piattaforma, riducendo il rischio di confusione. Infine, il potere dell’IA si rivela un alleato prezioso per trascrivere e riassumere quanto è stato detto durante il colloquio, ottenendo una registrazione scritta che può essere consultata in qualunque momento. In questo modo, l’affidabilità del processo di assunzione viene notevolmente incrementata.

3. Rendi la riunione più chiara ed efficace strutturandola adeguatamente

Uno dei consigli per video-colloqui più importanti (valido allo stesso modo per quelli fisici) è strutturarli adeguatamente, in modo da raccogliere tutte le informazioni di cui un imprenditore potrebbe aver bisogno per prendere decisioni informate. Un’organizzazione chiara aiuta i candidati a capire meglio cosa aspettarsi, alleviando lo stress generale e consentendo loro di fornire risposte sincere.

Inizia il colloquio seguendo un percorso logico, che affronti con ordine caratteristiche personali, storia lavorativa e motivazioni per cui il candidato vorrebbe lavorare per te. Stabilisci tempi precisi per ogni sezione, così da rispettare il programma e fornire a ogni persona le stesse opportunità. Scegli un elenco di domande standard per colloqui virtuali, da porre al candidato al fine di valutare se possiede o meno le competenze richieste per la posizione. Così facendo sarai in grado di coprire tutti gli argomenti principali durante l’incontro, ma anche di approfondire eventuali risposte interessanti in seguito.

Una buona idea è quella di implementare scenari simulati, per mettere alla prova le capacità analitiche e di risoluzione dei problemi del candidato e utilizza strumenti di monitoraggio del tempo, che ti aiuteranno a rispettare scrupolosamente il programma da te stabilito e i suoi tempi.

Una volta messi in pratica questi consigli per colloqui virtuali, potrai valutare equamente e in maniera accurata la compatibilità di ogni aspirante dipendente alle tue esigenze. Eviterai inoltre di perdere tempo e risorse con ricerche di personale disorganizzate.

4. Adatta le tue capacità di comunicazione alla particolarità dell’ambiente virtuale

Una comunicazione solida e intelligente è essenziale in ogni settore, ma l’organizzazione di colloqui virtuali richiede l’adattamento di tale comunicazione a un ambiente completamente diverso da quello tradizionale.

Per accogliere il candidato e farlo sentire a suo agio nonostante la distanza fisica che vi separa, puoi iniziare l'incontro con una conversazione rilassata e informale, incentrata su un argomento concreto, ad esempio un interesse inserito nel suo curriculum. Impegnati a creare un’atmosfera amichevole, da cui potrà nascere una conversazione più diretta e onesta e in grado di toccare argomenti più importanti con semplicità.

Presta attenzione ai tuoi movimenti e gesti, poiché potrebbero influenzare la sicurezza del candidato. Tieni la webcam accesa e applica l’ascolto attivo annuendo, sorridendo e mostrando interesse per le sue parole, oltre a porre numerose domande. Allo stesso tempo, tieni d’occhio anche il linguaggio del corpo del candidato, per comprendere le sue emozioni.

Per quanto riguarda l’utilizzo di strumenti di videoconferenza, la condivisione dello schermo è un accorgimento molto utile per mostrare le istruzioni necessarie a eseguire test pratici, piuttosto che ripeterle più volte a voce. Le lavagne digitali, invece, possono aiutarti a presentare rapidamente e con grande semplicità idee improvvisate.

Grazie alla semplificazione della comunicazione virtuale, il senso di comprensione reciproca tra te e il candidato aumenterà e a entrambi resterà un’impressione positiva del colloquio appena svolto.

5. Non farti influenzare dai pregiudizi nella scelta del candidato più adatto

Garantire un processo di assunzione privo di pregiudizi non è solo un dovere etico, ma permette anche di selezionare il candidato più idoneo per il ruolo basandosi unicamente sulle sue competenze e il merito. Di conseguenza, è essenziale organizzare colloqui virtuali che, proprio come quelli in persona, mettano al primo posto la coerenza e l’equità.

Tra le tecniche per colloqui a distanza che è possibile applicare per assicurare imparzialità troviamo la standardizzazione del processo di valutazione, utilizzando la stessa serie di parametri per tutti i candidati. In questo senso, puoi creare un flusso di lavoro di attività e un sistema di punteggio basato sui requisiti e le competenze chiave indispensabili per svolgere il lavoro, così da valutare i candidati con gli stessi criteri.

Utilizza strumenti dotati di IA per confrontare i vari candidati dopo il termine dei colloqui e crea moduli di feedback strutturati, che facciano riferimento a criteri specifici e invitino i responsabili dei colloqui a fornire esempi specifici e motivazioni per le loro valutazioni.

Infine, forma il tuo team a svolgere un colloquio online, includendo l’utilizzo di strumenti digitali, l’elaborazione di una strategia su come porre domande ai candidati e come evitare i bias più comuni nei contesti online.

Eliminare i pregiudizi non è semplice, ma seguire attentamente questi consigli ti aiuterà a procedere nella direzione giusta.

6. Assicura all’incontro la massima sicurezza e il rispetto della privacy

Gli spazi online rivelano spesso numerose insidie per la sicurezza dei dati. I colloqui da remoto, in particolare, sono resi più vulnerabili dallo scambio di un gran numero di informazioni. Prendere misure adeguate per tutelare la privacy è una priorità non solo al fine di proteggere l’azienda e il candidato, ma anche per accrescere la fiducia e la lealtà nei confronti dell’azienda.

Proteggersi dalle violazioni, è possibile, grazie a una connessione internet sicura. Ovviamente, il Wi-Fi pubblico non potrà assicurare la stessa sicurezza della linea privata installata in ufficio o in casa, per cui dovresti orientarti verso una rete con crittografia end-to-end. Molti degli strumenti per interviste online consentono di proteggere il colloquio tramite password, impedendo agli sconosciuti di introdursi nella conversazione e causare danni.

Assicurati che la tua azienda aderisca alle normative sulla protezione dei dati e la privacy. Nel caso tu abbia scelto di assumere candidati residenti nell’UE, verifica la conformità della tua compagnia agli standard GDPR e di aver ottenuto il consenso per la raccolta dei dati personali. Tutte queste pratiche potranno poi essere raccolte in un’informativa sulla privacy, da allegare agli inviti per i candidati. Includi informazioni essenziali, ad esempio come verranno utilizzati i loro dati, chi potrà accedervi e per quanto tempo verranno conservati. In questo caso, la tecnologia si rivela un valido aiuto: potrai infatti affidarti alle app GDPR, che si occuperanno con semplicità di tutto ciò che riguarda la protezione dei dati.

7. Effettua un follow-up professionale, per rafforzare il tuo rapporto con il candidato

Una politica di follow-up tempestiva e ben strutturata contribuisce al rafforzamento dell’immagine dell’azienda quanto l’attenzione alla sicurezza, rivelandosi un elemento strategico da non sottovalutare. Se agirai con eccessiva lentezza rischierai infatti di lasciarti sfuggire candidati eccellenti, mentre dimostrarsi troppo selettivi con le assunzioni può provocare danni ingenti alle reputazione della compagnia.

Una volta terminati i colloqui virtuali, fornisci tempistiche chiare ai candidati perché sappiano quando aspettarsi una tua decisione. In questo modo potranno gestire più facilmente le loro aspettative, invece di perdere le speranze e accettare altre offerte.

Utilizza strumenti di comunicazione automatizzati, per mantenerti in contatto con i candidati e, allo stesso tempo, ridurre il carico di lavoro assegnato al tuo team. Tieni un registro dettagliato di tutte le interazioni con i candidati, raccogliendo all’interno del CRM le trascrizioni dei colloqui, i dati personali e i moduli di valutazione e consenti ai candidati di fornirti il loro feedback sull’esperienza virtuale appena vissuta, per perfezionare i tuoi processi e dimostrare quanto valuti la loro opinione.

Segui i suggerimenti degli esperti per organizzare incontri virtuali con efficienza

Ogni compagnia che desidera svolgere colloqui virtuali in maniera organizzata e potenziare le proprie tecniche di reclutamento a distanza dovrebbe seguire questi consigli. Seguire una preparazione scrupolosa, creare una scaletta per strutturare il colloquio e applicare i principi dell'etichetta digitale sono le basi fondamentali per raggiungere il successo, ma è essenziale procurarsi strumenti digitali all’avanguardia, che assicurano la massima fluidità ed efficienza agli incontri virtuali.

Se stai cercando un software all-in-one potente e altamente funzionale, Bitrix24 è la soluzione che fa per te. Avrai a disposizione strumenti di videoconferenza personalizzabili e integrabili con i tuoi calendari, potrai standardizzare la tabella di marcia delle assunzioni grazie ai flussi di lavoro delle attività, archiviare le note dei candidati e inviare messaggi personalizzati tramite il suo potente CRM. Tutti i dati e le informazioni sensibili saranno sempre al sicuro. Cosa stai aspettando? Iscriviti a Bitrix24 e inizia subito a organizzare colloqui virtuali come un imprenditore professionista!

FAQ

Quali sono le migliori pratiche per prepararsi a un colloquio virtuale?

Le migliori pratiche per prepararsi a un colloquio virtuale sono le seguenti:

• Creare un programma ben strutturato per l’incontro

• Scegliere gli strumenti più adeguati per svolgerlo

• Provare la tecnologia da utilizzare prima del colloquio

• Incoraggiare la partecipazione attiva del candidato

• Ridurre le distrazioni

• Effettuare un perfetto follow-up, per stabilire una relazione positiva con il candidato.

Come posso garantire una comunicazione efficace durante un colloquio virtuale?

Se desideri garantire una comunicazione efficace durante un colloquio virtuale, puoi:

• Praticare l’ascolto attivo

• Controllare che tutti gli strumenti virtuali impiegati funzionino alla perfezione

• Scegliere attentamente le parole da rivolgere all’interlocutore

• Prestare attenzione al linguaggio del corpo e alle espressioni facciali, sia tue che del candidato.

Quali sono gli errori più comuni nei colloqui virtuali e come è possibile evitarli?

Gli errori più comuni che è possibile commettere durante i colloqui virtuali sono numerosi, ma fortunatamente esistono svariati metodi sicuri per evitarli:

• Sperimentare guasti o difficoltà tecniche: provare la tecnologia in uso prima del giorno del colloquio, prendendo nota di eventuali bug o altri problemi riscontrati

• Tenere la telecamera spenta: attivarla per permettere al candidato di guardarti in viso e rafforzare il senso di fiducia nei tuoi confronti

• Comportarsi in maniera eccessivamente informale: ricordare che i colloqui tramite videochiamata, proprio come quelli in presenza, richiedono un elevato grado di professionalità

• Non prestare attenzione al background del colloquio: tenere in ordine la stanza da cui verrà effettuato il collegamento, eliminando qualunque fonte di distrazione

• Cadere nella tentazione del multitasking: impostare il telefono sulla modalità silenziosa, non controllare le notifiche e rivolgere completamente la propria attenzione al candidato.