7 alternative a Google Docs per creare e gestire documenti

Google Docs si è imposto come una delle piattaforme per la gestione di documenti sul cloud più diffuse e un notevole aiuto per il lavoro ibrido e da remoto. Intuitivo e semplice da usare, permette di collaborare e di modificare file in tempo reale, oltre che di accedere rapidamente alle diverse versioni di ogni documento archiviato. Tuttavia presenta anche delle limitazioni, come la mancanza di misure di sicurezza e di strumenti analitici avanzati, essenziali per comprendere l’utilizzo che viene fatto dei tuoi contenuti.

Se stai cercando delle valide alternative a Google Docs per la tua azienda, sei nel posto giusto. In questo articolo scoprirai 7 opzioni tra cui scegliere, dotate di funzionalità e caratteristiche ancora più potenti e sofisticate. Inizia subito a leggere!

1. Microsoft 365

Tra le alternative a Google Docs più utilizzate rientra Microsoft 365, molto apprezzato dalle aziende che già utilizzano strumenti della stessa casa di software. La curva di apprendimento è praticamente inesistente e fornisce ai suoi utenti una vasta gamma di funzionalità avanzate, con cui creare documenti professionali da zero o utilizzando modelli preimpostati.

Software di gestione documentale decisamente funzionale, Microsoft 365 consente di creare e modificare documenti sul cloud effettuando l’accesso tramite il browser. Per permettere a più persone di lavorare allo stesso file contemporaneamente sarà sufficiente impostare un sistema di autorizzazioni, proprio come per Google Docs. Una volta aperto il documento potrai controllare chi lo sta modificando e che genere di cambiamenti sta apportando, aggiungere commenti, tenere traccia delle modifiche, rivederle o anche modificare il file a tua volta, il tutto tramite cloud. Grazie all’archiviazione dei documenti su OneDrive, la collaborazione interna all’azienda risulterà ancora più fluida.

Il software presenta una versione mobile, da scaricare direttamente sullo smartphone e utilizzare per gestire i documenti ovunque ci si trovi. Microsoft 365 non offre però una versione gratuita. Le sue funzionalità possono essere provate per un mese, dopodiché sarà necessario sottoscrivere un abbonamento.

2. Bitrix24

Le piattaforme per la gestione di documenti disponibili sul mercato sono numerose, ma Bitrix24 è senz’altro una delle più complete e funzionali. Con questa soluzione, potrai lavorare su diversi formati di documenti, come docx, pdf, ppt. xls, csv, html tra gli altri e modificarli, anche in collaborazione con membri esterni al team di lavoro e senza bisogno di installare estensioni aggiuntive. Avrai la possibilità di creare un documento da zero o di scegliere un modello preimpostato e personalizzarlo secondo le tue necessità. Dopo aver realizzato il documento perfetto per le tue esigenze, potrai archiviarlo, così che possa essere riutilizzato in seguito.

Perfettamente integrabile con Office365 e Google Docs, l’applicazione facilita la collaborazione con chi utilizza software diversi. Sarà sufficiente condividere un link al documento con le necessarie autorizzazioni (di sola lettura o modifica) e tutti i commenti e i cambiamenti effettuati dagli utenti verranno visualizzati in tempo reale.

Come altri software di elaborazione di testo simili a Google Docs, il sistema di gestione documenti di Bitrix24 conserva la cronologia delle modifiche effettuate su ciascun file, per visualizzare quale utente le ha realizzate, la data e l’ora e recuperare le versioni precedenti in caso di necessità. In qualità di amministratore potrai autorizzare l'accesso a un documento per un periodo di tempo determinato o persino bloccare la possibilità di effettuare modifiche.

Bitrix24, più che un semplice gestore di documenti, è una piattaforma completa, dotata di molti strumenti come la knowledge base aziendale, che aiutano ad amministrare i file e le informazioni aziendali in maniera ancora più semplice ed efficace.

Scegli se archiviare i documenti nel drive aziendale o in quello di uno dei team di lavoro, in base alle regole di archiviazione e alle tue esigenze. Proteggi le cartelle o i documenti con password sicure, genera autorizzazioni d’accesso per evitare violazioni dei dati e sincronizza il software di gestione dei documenti sul cloud con la tua unità locale di Windows o Mac OS. Integrabile con OneDrive, Dropbox, Box e Google Drive, permette di mantenere i tuoi documenti sempre aggiornati e in ordine, oltre ad aiutarti a eliminare quelli ormai obsoleti o inutilizzati.

Intuitiva e semplice da usare, Bitrix24 è la soluzione perfetta per elaborare, modificare, condividere e archiviare documenti e migliorare la gestione dell’intera compagnia. Presenta un valido piano gratuito, ma se desideri sfruttare in pieno le sue funzionalità dovrai scegliere una delle versioni su abbonamento.

3. Quip

Quip, una suite collaborativa per la produttività sviluppata da Salesforce, si distingue dalle altre alternative a Google Docs per le potenti funzionalità di creazione e gestione dei documenti, che incentivano la collaborazione tra i membri del team. Con il suo aiuto, è possibile realizzare e modificare file come rapporti, note di riunione o proposte, grazie a un’interfaccia altamente intuitiva e user-friendly. I fogli di calcolo rappresentano un’utile funzionalità aggiuntiva, che permette di incorporare dati, visualizzare informazioni ed effettuare operazioni matematiche all’interno della stessa piattaforma.

Uno dei principali vantaggi di Quip è rappresentato dalla collaborazione in tempo reale. I membri del team potranno infatti modificare e revisionare i documenti simultaneamente e i cambiamenti appariranno nel momento stesso in cui vengono effettuati, così che tutti i partecipanti possano visualizzarli rapidamente e in maniera completamente sincronizzata. In più, il software semplifica l’amministrazione dei documenti grazie allo storico delle versioni e al sistema di gestione degli incarichi. Gli utenti potranno tornare a una versione precedente del file in caso di necessità, monitorare i cambiamenti e integrare l'assegnazione degli incarichi all’interno dei documenti, con un notevole aumento della chiarezza e della trasparenza durante tutto il ciclo di vita del file.

Inizia discussioni, lascia commenti in sezioni specifiche del documento, menziona altri utenti per notificare richieste o aggiornamenti: le funzionalità di Quip permettono di potenziare il coinvolgimento attivo e la collaborazione del personale, oltre ad accrescere la produttività e a migliorare la gestione dei documenti. Non presenta un piano gratuito, ma solo 3 versioni su abbonamento.

4. Zoho WorkDrive

Precedentemente noto come Zoho Docs, Zoho WorkDrive offre una serie di funzionalità aggiuntive ancora più avanzate, come la gestione documentale sul cloud. La piattaforma consente non solo di creare diversi tipi di documenti e di organizzarli in cartelle, ma anche di centralizzarli per renderli accessibili in qualunque momento. In più, è possibile assegnare ruoli per ottimizzare la collaborazione, come editor, organizzatore, amministratore o lettore.

A differenza di altre applicazioni per documenti online, è possibile monitorare le modifiche ai documenti e i loro autori all’interno di una sezione separata, denominata Attività. Ogni partecipante viene contrassegnato da un colore differente e dalla sua immagine personale, così da rendere più facile la visualizzazione delle modifiche. In più, consente di ricevere notifiche riguardanti i cambiamenti e di contrassegnarle come lette.

Zoho WorkDrive è disponibile in versione desktop o mobile, sia per Android che per iOS e rispetta pienamente gli standard di settore per quanto riguarda la protezione e la sicurezza dei dati (SOC 2 Type II e ISO 27001). Non presenta né una versione gratuita né un periodo di prova, ma è possibile scegliere tra diversi abbonamenti, con costi che variano in base al numero di utenti e alle funzionalità incluse.

5. Document360

La creazione dei documenti di Document360 è piuttosto simile a quella delle altre alternative a Google Docs. La differenza principale è rappresentata dal suo sistema di modifica, che permette di assegnare ruoli ai redattori a seconda della tappa in cui hanno contribuito al documento. In questo modo, la collaborazione risulta più strutturata ed è suddivisa in fasi, ciascuna con responsabilità specifiche.

Tra le caratteristiche più interessanti del software rientrano il motore di ricerca completo, che semplifica la ricerca dei dati e consente di accedervi in qualunque momento, nonché la possibilità di realizzare knowledge base. Queste aiutano a creare, gestire e archiviare documenti sempre aggiornati per l’uso interno, ma anche e soprattutto a uso esterno, cioè per le richieste dei clienti.

Document360 offre inoltre analisi dettagliate sulle prestazioni dei documenti, ad esempio i dati sulla popolarità degli articoli, per studiare le tendenze e fornire al pubblico il massimo valore possibile. La piattaforma presenta una versione gratuita, che comprende uno spazio di lavoro e una knowledge base pubblica con archiviazione limitata, ma per ottenere maggiori funzionalità è necessario sottoscrivere un abbonamento.

6. Dropbox Paper

Dropbox Paper è una soluzione popolare per la gestione dei documenti, considerata una delle migliori alternative a Google Docs disponibili. La piattaforma consente di modificare e formattare file, ma anche di collaborare in tempo reale e assegnare incarichi direttamente da un documento, il tutto su un’unica piattaforma.

La caratteristica che lo distingue dagli altri software qui presentati è la possibilità di includere una grande varietà di contenuti multimediali nei file, come mappe di Google, GIF, video di YouTube e molto altro. Dropbox Paper fornisce numerosi modelli preimpostati, come piani di lancio dei prodotti o schemi per sessioni di brainstorming. Inoltre, potrai aggiungere note o commenti ai documenti e taggare gli utenti, per incentivare la collaborazione generale. Totalmente integrato con la suite Dropbox, è disponibile in forma gratuita per chi già possiede un account su questa piattaforma.

7. Coda

L’ultima delle alternative a Google Docs è Coda, un’app funzionale che unisce all’elaborazione dei testi fogli di calcolo, database e un sistema di gestione dei progetti. Al contrario di Document360 o Bitrix24, che permette di creare sia knowledge base pubbliche che private, Coda è stata sviluppata prevalentemente per la creazione di documentazione interna.

Utilizza le funzionalità di questo software per organizzare efficacemente i file aziendali in cartelle, creare manuali, contratti e altri tipi di documenti partendo da modelli già esistenti, impostare autorizzazioni per ciascun membro del team e controllare ogni modifica aggiunta ai file.

Coda è perfettamente integrabile con Google Drive, Slack, Asana, Salesforce e altri strumenti molto utilizzati dalle aziende e presenta un piano gratuito, che però non include l’archiviazione dei dati storici dei file. Se desideri accedere alle funzioni più specifiche, come per altri software, è necessario scegliere un piano a pagamento.

Scegli l’alternativa a Google Docs più adatta alle esigenze della tua compagnia e migliora la tua gestione dei file aziendali

Come hai potuto constatare, le alternative a Google Docs presenti sul mercato sono numerose. La gran parte di esse consente di creare e modificare documenti in maniera collaborativa insieme agli altri membri del team, oltre che di archiviarli con ordine, perché possano essere recuperati rapidamente in caso di necessità.

Analizza attentamente le esigenze della tua azienda e le caratteristiche di ciascuna soluzione, poi scegli quella che ritieni più adeguata valutando anche il rapporto tra la qualità e il prezzo. Le piccole aziende, che gestiscono solitamente un flusso più basso di documenti, possono trarre beneficio dalle alternative gratuite a Google Docs, mentre quelle più grandi dovrebbero orientarsi verso soluzioni create specificamente per un numero maggiore di utenti.

Bitrix24 si presenta come una delle alternative a Google Docs più integrali e pratiche. Utilizzandolo potrai elaborare documenti scegliendo tra numerosi modelli preimpostati, configurare autorizzazioni e contrassegni d’accesso, chattare con i membri del team, inserire commenti all’interno dei documenti, verificare eventuali modifiche, accettarle o rifiutarle, oltre visualizzare in qualunque momento le versioni precedenti di ciascun file. I tuoi team saranno in grado di creare contenuti collettivamente, di archiviarli in maniera strutturata per conservare adeguatamente le conoscenze accumulate e di aggiungere tag ai file, così da trovarli con facilità all’interno del drive ogni volta che sarà necessario. Approfitta subito di questi e tanti altri straordinari vantaggi, iscriviti oggi a Bitrix24!

FAQ

Per essere efficaci, le alternative a Google Docs dovrebbero presentare funzionalità come:

• Opzioni di collaborazione dinamiche e avanzate

• Un sistema di assegnazione di ruoli e autorizzazioni d’accesso

• Una perfetta integrazione con gli altri strumenti utilizzati dall’azienda

• Misure di sicurezza più avanzate, per garantire un’elevata protezione ai documenti e ai dati della compagnia

• Un motore di ricerca interno, per trovare con semplicità i file di cui si ha bisogno

• Strumenti analitici completi.

Le alternative a Google Docs possono migliorare la collaborazione del team offrendo funzionalità più avanzate, ad esempio la possibilità per un numero maggiore di utenti di visualizzare e modificare i documenti collaborativi. In più, dovrebbero consentire di organizzare e salvare i file in maniera più ordinata e di impostare un sistema di autorizzazioni, che aiuti a mantenere elevata la sicurezza generale restringendo l’accesso a determinati documenti riservati.

Tra le migliori alternative gratuite a Google Docs disponibili troviamo:

• Bitrix24

• Document360

• Dropbox Paper

• Coda