6 modi per promuovere la collaborazione dei dipendenti senza incontri fisici

Il rapido avanzamento delle forme di lavoro ibrido e da remoto ha posto i leader di fronte a nuove sfide, ad esempio come incoraggiare e migliorare la collaborazione dei dipendenti anche senza incontri diretti. Grazie ai numerosi strumenti disponibili sul mercato, queste sfide possono essere risolte con efficacia.

Vuoi scoprire come favorire la collaborazione virtuale del personale e rendere la tua squadra sempre più coesa e produttiva, nonostante la distanza fisica? Allora continua a leggere: in questo articolo troverai 6 strategie che ti aiuteranno a ottenerlo.

1. Stabilisci i tuoi obiettivi e poni le basi per una comunicazione efficace tra i dipendenti

Definire con chiarezza gli obiettivi da raggiungere è il primo passo da compiere per incoraggiare la collaborazione dei dipendenti. Questi impiegati, in particolare, dovrebbero comprendere perfettamente lo scopo dietro agli incarichi assegnati, poiché la mancanza di contatto con la squadra potrebbe aumentare l’incertezza e portarli a perdere la loro strada. Determinare gli obiettivi e comunicarli in maniera efficace è quindi essenziale per condurre al successo sia la collaborazione tra dipendenti che l’intera compagnia.

Assicurati che i traguardi siano stati compresi in profondità dai tuoi dipendenti e che ciascuno di loro sia consapevole di cosa ci si aspetta dal suo lavoro. Per alimentare il lavoro di squadra online, fai capire quanto ritieni importante la collaborazione e come questa contribuisca a massimizzare le prestazioni riducendo gli sforzi. Assegna ruoli e responsabilità a ciascun membro del team e illustra il modo in cui ogni compito influenza gli altri, contribuendo al successo generale della squadra. Mettere in chiaro le proprie aspettative e allineare gli obiettivi individuali a quelli del gruppo permette di velocizzare il flusso di lavoro, aumenta la motivazione dei dipendenti ed evita possibili incomprensioni.

Riconosci pubblicamente l’impegno dei dipendenti a distanza, elogiandoli per aver rispettato o persino superato le aspettative oppure riservando loro dei piccoli premi. Questa scelta può avere un impatto estremamente positivo sui colleghi, che aumenteranno i loro sforzi per ottenere gli stessi risultati.

2. Potenzia l’interazione dei team a distanza con tecniche e strumenti di comunicazione adeguati

I dipendenti che lavorano in remoto spesso si sentono isolati. Ricevono ed eseguono i loro incarichi senza interagire con gli altri colleghi, oppure entrando in contatto con loro solo raramente. Questa mancanza di comunicazione rappresenta una realtà abituale, ma anche uno dei maggiori problemi che i leader dei team a distanza si trovano ad affrontare. Per porvi rimedio con efficacia è necessario aprire canali di comunicazione diretti, sia per rispondere alle domande e risolvere dubbi che per incoraggiare gli scambi regolari tra i membri del team.

Migliora la collaborazione dei dipendenti a distanza e ottieni risultati sempre più soddisfacenti implementando una piattaforma per la comunicazione bidirezionale, completa di tutti gli strumenti di cui la tua azienda potrebbe aver bisogno. La chat, ad esempio, permette di rispondere a brevi domande mantenendo un tono informale, mentre le videochiamate e le videoconferenze contribuiscono a costruire relazioni più solide e profonde, mantenendo un contatto faccia a faccia nonostante la distanza. Trattare i membri del team con rispetto e dimostrare loro la massima fiducia contribuisce ad aumentare la loro lealtà nei confronti dei colleghi e dell’azienda, influenzando positivamente sia l’impegno generale che la produttività.

Oltre a implementare strumenti all’avanguardia, la comunicazione nei team virtuali può essere potenziata e resa efficiente formando adeguatamente i dipendenti sul software in uso nell’azienda, così che possano approfittare al massimo delle sue funzionalità.

Prendi in considerazione il fatto che la comunicazione scritta virtuale (ad esempio tramite chat o e-mail) potrebbe generare conflitti a causa dell'impossibilità di cogliere il tono dell’interlocutore. È quindi essenziale elaborare un manuale per regolamentarla, nel quale dovrà essere indicato il tono delle comunicazioni, il linguaggio accettato e, ovviamente, anche il tempo di risposta previsto per i messaggi.

3. Investi in software collaborativi per migliorare il lavoro di squadra da remoto

Collaborare efficacemente a distanza al giorno d’oggi è più semplice grazie a svariate opzioni tecnologiche, in grado di eliminare le barriere geografiche che separano i dipendenti. Nel punto precedente abbiamo citato l’importanza delle videochiamate per accrescere lo spirito di squadra e incoraggiare la comunicazione, ma non sono le uniche soluzioni collaborative che la tua azienda dovrebbe adottare.

Una piattaforma per la gestione degli incarichi e dei progetti, come Bitrix24, è la miglior alleata per mantenere allineati gli obiettivi aziendali. Con il suo aiuto potrai suddividere i grandi incarichi in compiti più piccoli e gestibili, creare dipendenze tra le attività, assegnare responsabilità all’interno del team, date di scadenza e risorse, e visualizzare i progressi in tempo reale. In più, tutti i partecipanti al progetto avranno la possibilità di riscontrare eventuali bottleneck o problematiche in prima persona. In questo senso, chiarire fin dall’inizio sia le responsabilità di ciascun dipendente che il contributo offerto per raggiungere l’obiettivo finale aiuta a potenziare e migliorare la collaborazione.

Non solo: archivia linee guida e manuali sulle procedure nella knowledge base, sull’intranet aziendale o sul drive per consentire l’accesso remoto a chiunque ne abbia bisogno e centralizza i dati dei clienti e dei fornitori nel CRM per una consultazione più rapida. Lavora in gruppo sullo stesso file con l'editor di documenti in tempo reale. Ciò incoraggia il lavoro di squadra aumentando la trasparenza, semplificando la routine dei dipendenti e offrendo benefici a tutta l’azienda.

Bitrix24 consente di creare, modificare e condividere file collaborativi, per incentivare gli scambi di opinioni e rafforzare la comunicazione dei dipendenti. La piattaforma, inoltre, conserva tutte le versioni di ciascun documento, per visualizzare i cambiamenti apportati e, in caso di necessità, recuperare una determinata versione. Grazie a un sistema di password sarà invece possibile proteggere i documenti conservati nel cloud e i file di lavoro collaborativo, restringendo l’accesso solo al personale autorizzato.

4. Potenzia la cooperazione nei team a distanza e lo spirito di squadra grazie alle attività di team building

Se desideri potenziare la collaborazione dei dipendenti senza incontri diretti, dovrai impegnarti a fomentare il loro spirito di squadra. Pensa solo al ruolo svolto dalla cultura organizzativa nell’influenzare il modo in cui i lavoratori si relazionano e comunicano. Condividere gli stessi valori aziendali e seguire il medesimo percorso verso un obiettivo finale aumenta infatti il senso di connessione del personale, rendendo la comunicazione più aperta e facilitando la nascita di legami profondi. È quindi essenziale creare un ambiente di lavoro positivo, che contribuisca alla fidelizzazione dei dipendenti, li faccia sentire valorizzati e li spinga a sostenersi a vicenda.

Crea sinergia tra le squadre mettendo in pratica le migliori attività e tecniche di team building a distanza. Le possibilità sono numerose, tra sfide culinarie, escape room virtuali, serate di trivia, tornei di videogiochi, laboratori di creatività online e simulazioni di team building basate su scenari aziendali. L’importante è incrementare la collaborazione tra colleghi che lavorano lontani gli uni dagli altri.

5. Incoraggia la libera condivisione delle idee, per beneficiare dalla diversità dei punti di vista

Le sessioni di brainstorming e le lavagne virtuali rappresentano due importanti fonti di innovazione nel lavoro collaborativo, da prendere in considerazione per ottimizzare la tua strategia di gestione dei team remoti. Ogni membro del team porta con sé un bagaglio di cultura, conoscenze e idee differenti da quelle degli altri, di cui i leader più abili dovrebbero approfittare per ottenere prospettive innovative e fuori dagli schemi, spesso molto vantaggiose per la compagnia.

Valuta tutti i punti di vista, anche quelli che potrebbero apparire assurdi. Puoi incoraggiare la collaborazione virtuale dei dipendenti e discutere idee e punti di vista utilizzando canali come un gruppo chat, l'intranet aziendale o la posta elettronica, in cui i tuoi dipendenti avranno la possibilità di esprimersi liberamente. In questo senso, la tua scelta dipenderà dalle piattaforme per la collaborazione a distanza utilizzate nella tua azienda o dalle sue esigenze.

Usa questi spazi per risolvere problemi e affrontare sfide, ma anche per chiedere consigli ai colleghi più esperti. Grazie al loro utilizzo regolare, sarà possibile fortificare la collaborazione tra i dipendenti remoti. Infine, non dimenticare di riconoscere l’abilità dei dipendenti in grado di presentare soluzioni innovative, vantaggiose sia per loro che per la crescita dell’intero team. Offrire loro bonus o premi li farà sentire più coinvolti, aumentando ulteriormente il senso di appartenenza all’azienda.

6. Organizza sessioni periodiche di feedback e revisione per perfezionare la tua strategia collaborativa

In ultima istanza, la valutazione delle prestazioni e l’implementazione di eventuali modifiche alla strategia si rivela fondamentale per promuovere la collaborazione tra i dipendenti a distanza. Organizza riunioni periodiche per identificare le aree di miglioramento, fornisci il tuo feedback e riconosci i risultati raggiunti dal personale. In uno spazio sicuro i membri del team potranno esprimersi liberamente, parlare di eventuali difficoltà riscontrate e presentare i loro suggerimenti per potenziare la cooperazione generale.

In questo contesto, è fondamentale definire gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per valutare il progresso verso la massima collaborazione e la crescita della produttività, sia personale che di gruppo. Misurare tali indicatori e ottenere feedback diretto dal tuo personale contribuirà a perfezionare le strategie per la collaborazione senza la necessità di incontri fisici, conducendo la tua azienda verso risultati mai visti prima.

Rafforza l’efficienza della tua squadra di lavoro potenziando la collaborazione tra i tuoi dipendenti a distanza

La collaborazione dei dipendenti dovrebbe procedere sempre in maniera fluida, senza essere rallentata da ostacoli come la distanza geografica o la differenza tra i fusi orari. Fortunatamente, la tecnologia moderna ha messo a disposizione delle compagnie un gran numero di piattaforme per la collaborazione dei dipendenti a distanza, che permettono di affrontare efficacemente qualunque sfida associata al lavoro ibrido o da remoto.

Stabilisci aspettative e obiettivi chiari e trasmettili ai tuoi dipendenti, ponendo le basi per una comunicazione trasparente e diretta. Apri canali di comunicazione bidirezionale e utilizzali per incoraggiare la massima collaborazione, con scambi sia formali che informali. Impegnati a creare una cultura organizzativa positiva, che metta al primo posto la collaborazione, la fiducia e il rispetto.

Utilizza le piattaforme di comunicazione a distanza per organizzare attività di team building. Incoraggia la condivisione di idee e l’innovazione per perfezionare la tua strategia di comunicazione e organizza sessioni periodiche di feedback e revisione, per apportare eventuali miglioramenti dove necessario e trionfare.

Se desideri ottimizzare la collaborazione tra i team a distanza fin da oggi, affidati al potere offerto dalla tecnologia. Scegli Bitrix24: una piattaforma completa e funzionale, con tutti gli strumenti di cui hai bisogno per migliorare la comunicazione con i tuoi colleghi, dipendenti e clienti, condividere idee sulla rete social o l’intranet aziendale, organizzare videoconferenze in HD, lavorare assieme agli altri membri del team allo stesso documento condiviso e molto di più. Iscriviti oggi, cambia il tuo modo di gestire il lavoro di squadra e aumenta lo spirito di unione dei tuoi team a distanza!

FAQ

Esistono numerosi strumenti efficaci per facilitare la collaborazione dei dipendenti a distanza, tra cui possiamo considerare:

• Il software di gestione degli incarichi e dei progetti, che permette di assegnare compiti, monitorare il loro avanzamento e amministrare eventuali modifiche

• Il CRM, per condividere informazioni relative ai clienti, i lead, le vendite e molto altro

• La knowledge base aziendale, per archiviare manuali, guide e processi e velocizzare la loro consultazione

• Le piattaforme per la comunicazione sincrona e asincrona, con cui chattare, inviare e-mail, effettuare videochiamate, chiamate e videoconferenze

• Gli strumenti per il monitoraggio e la gestione del tempo

• Le piattaforme di archiviazione su cloud e condivisione dei file.

Un’azienda può mantenere lo spirito di squadra anche senza incontri fisici:

• Stabilendo i propri obiettivi e ponendo le basi per una comunicazione efficace tra i dipendenti

• Implementando tecniche e strumenti di comunicazione adeguati

• Investendo in software collaborativi per facilitare il lavoro di squadra da remoto

• Creando sinergia nei team a distanza e potenziando lo spirito di squadra dei dipendenti grazie alle attività di team building

• Incoraggiando la libera condivisione delle idee, per beneficiare dei diversi punti di vista

• Organizzando sessioni periodiche di feedback e revisione, al fine di perfezionare la strategia collaborativa.

Le strategie che possono migliorare la comunicazione online tra i dipendenti sono:

• Stabilire canali di comunicazione accessibili a tutti

• Rendere le interazioni aperte e trasparenti

• Evitare di organizzare riunioni o videoconferenze non strettamente necessarie

• Usare strumenti di comunicazione in tempo reale

• Incoraggiare lo scambio di idee e la partecipazione attiva dei membri del team

• Realizzare manuali per regolamentare la comunicazione aziendale

• Implementare un sistema di feedback regolare

• Incentivare la nascita di discussioni informali tra i membri del personale.