6 consigli rivoluzionari per ottimizzare progetti e flussi di lavoro

I progetti rappresentano il fulcro delle operazioni aziendali e, per questo motivo, consumano denaro, talento umano, tempo e materiali. Una gestione dei progetti carente può causare un utilizzo eccessivo di risorse, aumentando i costi generali e finendo per danneggiare l’efficienza dell’azienda. Per evitare tali rischi, è quindi fondamentale giungere all’ottimizzazione del progetto.

In questo articolo scoprirai 6 consigli rivoluzionari per perfezionare le tue strategie di ottimizzazione dei progetti e contribuire fin da subito alla crescita e alla competitività della tua azienda. Inizia a leggere per saperne di più!

1. Adotta un software di gestione degli incarichi e dei progetti per semplificare e migliorare il lavoro quotidiano

Per raggiungere l’ottimizzazione del progetto in breve tempo, gli esperti consigliano di adottare un software di gestione dei progetti completo e funzionale. Gli strumenti di questo tipo permettono infatti di centralizzare la pianificazione e l’organizzazione delle attività, la collaborazione tra i dipendenti e il monitoraggio degli incarichi e dei progressi dell’intero progetto. Tra i loro vantaggi principali rientra la possibilità di automatizzare gli incarichi quotidiani ripetitivi, ossia quei compiti in grado di far perdere molto tempo, per fornire ai dipendenti la possibilità di dedicarsi ad attività più stimolanti o strategiche. In più, i software per la gestione dei progetti consentono di visualizzare rapidamente il carico di lavoro assegnato a ciascun impiegato, così da prevenire la sindrome da burnout e il mancato svolgimento dei compiti.

Le piattaforme più complete come Bitrix24 potenziano l’amministrazione dei progetti semplificando la creazione delle attività con dipendenze e la loro assegnazione, prioritizzazione e monitoraggio, per aumentare la trasparenza generale ed evitare la duplicazione degli sforzi. Anche il monitoraggio dei costi associati del progetto si rivela più semplice ed è possibile portarlo a termine secondo gli standard di qualità e all’interno delle tempistiche stabilite all’inizio, sempre rispettando il budget.

Grazie a Bitrix24 potrai conservare in un unico spazio tutti i documenti legati al progetto, ma non solo: i dipendenti in possesso delle opportune autorizzazioni d’accesso avranno la possibilità di visualizzarli, modificarli e aggiungere commenti, in tempo reale e in collaborazione con i colleghi. Potrai anche verificare chi ha modificato i documenti in qualsiasi momento e, se necessario, recuperare le versioni precedenti. In questo modo il processo di approvazione dei file viene semplificato e reso più rapido e agile, riducendo la burocrazia.

L’eccezionale software per la gestione degli incarichi e dei progetti di Bitrix24 permette di sincronizzare gli incarichi con il calendario e di visualizzare i flussi di lavoro sotto forma di diagramma di Gantt o di bacheca Kanban. Potrai inoltre programmare notifiche o promemoria, organizzare riunioni direttamente all’interno di un incarico e generare rapporti personalizzati sulla base di variabili scelte in precedenza. Le funzionalità di questi strumenti facilitano il processo decisionale, aiutano a offrire un feedback strutturato ai dipendenti e permettono di apportare modifiche al progetto durante il suo svolgimento, così da mantenerlo sempre sulla strada giusta.

2. Ottieni una maggiore flessibilità nell’amministrazione dei progetti grazie alle metodologie Agili

Applicare le metodologie Agili consente di giungere in breve tempo all’ottimizzazione del progetto. Lo scopo è fornire velocemente valore al cliente, potenziare la flessibilità e consentire un rapido adattamento ai cambiamenti, applicando modifiche quando necessario.

Adottare metodologie Agili permette di gestire con maggior semplicità qualunque progetto, potenziando l’allineamento tra clienti, team e fornitori e incoraggiando allo stesso tempo il miglioramento costante.

Tra le più importanti tecniche Agili utilizzate nella gestione dei progetti rientrano:

• Scrum, basato su cicli brevi di lavoro chiamati sprint, durante i quali deve essere realizzato un risultato (o deliverable) da presentare al cliente perché lo revisioni e offra il suo feedback. In questo modo il prodotto potrà essere modificato in corso d’opera, evitando l’aumento dei costi di modifica al termine del progetto. La revisione continua consente inoltre una maggiore flessibilità e facilita l’adattamento alle richieste degli stakeholder o ai cambiamenti del settore. Molto popolare nel campo dello sviluppo dei software e dei progetti complessi, garantisce il successo finale tramite una pianificazione sempre efficiente.
• Il metodo Kanban, che offre un monitoraggio dell’andamento del progetto completamente visivo. Il flusso di lavoro viene visualizzato su schede prioritarie, che aiutano a tenere facilmente traccia delle attività in sospeso, in corso e già concluse. Il suo maggiore vantaggio è quello di mostrare in ogni momento a ciascun dipendente quali incarichi dovrà portare a termine: tali incarichi vengono rappresentati come una scheda in movimento, che si sposta dalla colonna delle attività da eseguire fino a raggiungere quella degli incarichi completati. Il metodo Kanban permette di identificare facilmente eventuali bottleneck e migliorare continuamente i processi di lavoro, garantendo una gestione delle attività più fluida ed efficace.
• Adaptive Project Framework (APF), che garantisce la massima flessibilità nei progetti dai dettagli ambigui o in costante mutamento. Questa sua caratteristica la rende la scelta più indicata quando le richieste e le esigenze dei clienti tendono a cambiare spesso. Inoltre, l’APF incoraggia una stretta collaborazione tra team di progetto e clienti, consentendo così una maggior personalizzazione del prodotto finale in base al feedback ricevuto.
• Extreme Programming (XP), in grado di potenziare la qualità dei risultati e la reattività al feedback offerto dai consumatori e, per questo, molto utilizzata nei progetti dinamici e incentrati sui clienti. XP enfatizza anche pratiche come la programmazione in coppia e l’integrazione continua, che contribuiscono a ridurre gli errori e migliorano l’efficienza dello sviluppo software.

Illustreremo la metodologia Lean in dettaglio nel prossimo punto.

3. Utilizza i principi Lean per concentrarti sulle fasi essenziali del progetto

L’adozione dei principi Lean nella gestione dei progetti consente di determinare i passi davvero essenziali da eseguire, quelli che aggiungono un valore autentico al risultato finale. Nata in Giappone negli anni Ottanta e utilizzata principalmente dalla Toyota per raggiungere l’ottimizzazione delle risorse nel progetto nella sua linea di produzione, è presto diventata famosa in tutto il mondo per i numerosi vantaggi che offre alle aziende.

L'obiettivo principale della metodologia Lean è l’eliminazione degli sprechi all’interno dei processi, così da giungere all’ottimizzazione del progetto. Per ottenere tale risultato dovresti innanzitutto valutare in dettaglio i processi affrontati dalla tua azienda, al fine di identificare eventuali aree di miglioramento. In seguito potrai determinare dei traguardi concreti e il modo migliore per raggiungerli. Se desideri ottenere idee valide e realistiche, la strategia più indicata è parlare con i tuoi fornitori, i clienti e i dipendenti: in questo modo sarai in grado di perfezionare i processi, per utilizzare la minor quantità di risorse possibili e ottenere risultati eccellenti.

L’azienda può trarre grandi vantaggi dall’implementazione della metodologia Lean, come la riduzione dei costi di stoccaggio e inventario, il miglioramento della qualità generale del lavoro svolto, l’aumento della soddisfazione dei clienti e l’abbassamento dei costi generali, grazie a un più efficiente utilizzo delle risorse disponibili. Valutare e modificare i processi seguendo questa metodo aiuta a perfezionare i progetti in corso e pone la base per il successo futuro, mantenendo l’approccio alla gestione dei progetti sempre reattivo e in linea con le esigenze del settore.

4. Riduci lo stress di prendere costantemente decisioni standardizzando le procedure

Un altro dei metodi più efficaci per raggiungere l’ottimizzazione del progetto è standardizzare le procedure. Stabilire tabelle di marcia e processi consistenti ridurrà lo stress associato alla necessità di prendere decisioni in ogni fase del progetto. Per rendere più semplice l’esecuzione dei compiti e ottimizzare i flussi di lavoro, ad esempio, puoi scegliere di realizzare dei manuali di procedura per le attività ricorrenti, che aiuteranno i tuoi dipendenti a svolgere il loro lavoro con maggior tranquillità, migliorando le loro prestazioni.

I manuali di procedura, una volta completati, potranno essere conservati all’interno della knowledge base aziendale per renderli facilmente accessibili ai dipendenti. Oltre a semplificare le procedure di onboarding, tali manuali velocizzano la formazione dei nuovi impiegati, che impareranno più in fretta come eseguire determinate attività e potranno contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali aumentando subito la loro produttività. In più, la coerenza nell’esecuzione dei compiti favorisce una maggiore prevedibilità nei risultati e, di conseguenza, una qualità finale più elevata.

Revisiona e aggiorna costantemente le procedure standardizzate, così da mantenerle aggiornate e rilevanti. Infine, non dimenticare di richiedere il feedback ai dipendenti che utilizzano frequentemente i manuali SOP: in questo modo sarai in grado di perfezionarli, rendendoli strumenti sempre attuali e utili.

5. Investi nell’acquisto di strumenti di collaborazione e comunicazione, per uno scambio di idee più libero e produttivo

I dipendenti tendono a ottenere risultati migliori quando si sentono a loro agio all’interno dell’ambiente lavorativo: al fine di raggiungere questo risultato, è fondamentale incoraggiare una collaborazione e una comunicazione basate sul rispetto reciproco. Se le circostanze sono favorevoli, i membri del team si sentiranno valorizzati e condivideranno le loro idee liberamente, offrendo soluzioni in grado di arricchire l’intero processo decisionale. Per questo motivo, tra le tecniche di ottimizzazione del progetto più efficaci rientra anche l’acquisto di strumenti di collaborazione e comunicazione all'avanguardia. Se la tua azienda non ne fa ancora uso, è arrivato il momento di investire nella loro implementazione.

La comunicazione efficace elimina il rischio di malintesi, facilita la reciproca comprensione e potenzia la collaborazione in tempo reale, particolarmente importante per i dipendenti che lavorano in forma ibrida o da remoto. Un software come Bitrix24 si rivela un alleato perfetto in questo senso: offre infatti chat, videochiamate e videoconferenze in HD e telefonate, ideali per condividere pareri, programmare sessioni di brainstorming o ricevere un feedback immediato. Tra i suoi strumenti è importante considerare anche i documenti collaborativi, che consentono ai dipendenti di aggiungere commenti e lavorare allo stesso file insieme ai colleghi, il tutto con grande semplicità.

6. Revisiona regolarmente i flussi di lavoro e apporta modifiche in caso di necessità

L’ultimo dei suggerimenti fondamentali per l’ottimizzazione del progetto è revisionare regolarmente i flussi di lavoro e introdurre modifiche e miglioramenti ogni volta che si rivela necessario. Solo grazie a un lavoro continuo di valutazione sarà infatti possibile identificare problemi e aree di miglioramento, contribuendo alla massima efficienza del progetto.

L’adeguamento e la revisione dei flussi di lavoro influenza positivamente e in maniera diretta l’esecuzione dei progetti, assicurando il successo finale. Si tratta di un approccio proattivo che garantisce la massima adattabilità alle dinamiche di progetto in continuo cambiamento, promuovendo l’efficienza a lungo termine.

Garantisci il successo ai tuoi progetti perfezionando i flussi di lavoro

L’ottimizzazione del progetto potrebbe apparire come un’impresa impossibile, ma non temere: applicare questi 6 consigli in maniera costante massimizzerà l’efficacia della tua strategia, facendoti raggiungere rapidamente i traguardi prefissati.

In questo caso, la tecnologia si rivela un’alleata indispensabile: affidati a una piattaforma come Bitrix24, che ti permetterà di centralizzare la pianificazione, l’organizzazione e il monitoraggio del progetto nella massima semplicità. Ideale per le piccole e le grandi aziende, offre strumenti completi e intuitivi di comunicazione, collaborazione, gestione degli incarichi e dei progetti e reportistica, che aiutano a pianificare le risorse e monitorare sia i progressi che le tempistiche del progetto, oltre a mantenere il team sempre connesso e altamente produttivo. Cosa stai aspettando? Iscriviti a Bitrix24 e approfitta fin da oggi dei suoi straordinari strumenti per ottimizzare progetti e flussi di lavoro!

FAQ

I metodi più efficaci per ottimizzare i flussi di lavoro in un progetto sono:

• Assegnare le risorse con efficienza
• Pianificare adeguatamente le tempistiche
• Adottare una comunicazione fluida e trasparente
• Dimostrare adattabilità di fronte ai cambiamenti
• Utilizzare tecnologia all'avanguardia
• Valutare costantemente il lavoro svolto, al fine di migliorare sia l’efficienza generale che la qualità dei progetti

L’ottimizzazione del progetto può contribuire a migliorare l’efficienza generale garantendo una più efficace assegnazione delle risorse, del tempo e dei materiali disponibili, riducendo i costi superflui, massimizzano la produttività e contribuendo al conseguimento degli obiettivi all’interno del lasso di tempo stabilito.

Per ottimizzare i flussi di lavoro è possibile utilizzare svariate tecnologie, tra cui:

• Le piattaforme di comunicazione e collaborazione, che semplificano e velocizzano il lavoro dei team, sia in presenza che ibridi o da remoto
• Gli strumenti di gestione degli incarichi e dei progetti, che migliorano l’organizzazione personale e professionale
• Le automazioni, ideali per svolgere tutti i compiti più ripetitivi
• Gli strumenti di monitoraggio del tempo, per gestire le tempistiche lavorative con maggior precisione
• Gli strumenti di gestione dei documenti, per organizzare e archiviare file in modo sicuro, facilitando l'accesso e la collaborazione
• Software di analisi dati, per comprendere meglio le tendenze, monitorare i KPI e prendere decisioni informate basate sui dati