L'arrivo di un nuovo dipendente nell'azienda è sempre un momento di cambiamento da gestire con attenzione. Le possibili criticità sono due: da una parte sta arrivando un nuovo lavoratore che ancora non conosce l'impresa e i colleghi di lavoro, dall'altra è presente un team che può essere già affiatato e che potrebbe essere destabilizzato da un nuovo ingresso.
La gestione del cambiamento è sempre una sfida che richiede strategie ben determinate e che non deve essere lasciata al caso dalle aziende. Il ruolo del capo e quello del responsabile HR sono naturalmente cruciali, ma il processo di onboarding aziendale oggi può essere aiutato anche dalla tecnologia. In questo articolo discuteremo di come far sì che l'onboarding aziendale avvenga in modo efficiente e senza problematiche.
Onboarding aziendale, cos’è?
La definizione di onboarding aziendale è abbastanza semplice, poiché si usa questo termine per indicare il processo di inserimento di nuovi dipendenti all'interno di un'azienda. Questa è la fase in cui si devono fornire anche competenze e conoscenze che servono per consentire di lavorare al meglio nel nuovo ufficio.
La fase di integrazione dei nuovi lavoratori non si può però solo limitare alla formazione, ma deve giocoforza riguardare anche la loro integrazione all'interno del team di lavoro. Quando una persona entra in un gruppo di lavoro per la prima volta, può incontrare difficoltà ad ambientarsi con i nuovi colleghi, o semplicemente può doversi confrontare con processi e metodologie diverse rispetto a quelle a cui era abituato.
La durata del processo di onboarding aziendale non è predeterminata: a seconda dei casi o delle esigenze può durare pochi giorni o diversi mesi. Ciò dipende anche dal ruolo che il nuovo dipendente andrà ad assumere e dal tipo di azienda.
Il ruolo del capo e del consulente risorse umane nell’onboarding
Il capo, o responsabile dell'ufficio o del team di lavoro da una parte, e il responsabile delle risorse umane dall'altro hanno un ruolo fondamentale nel far sì che il processo di onboarding aziendale si svolga nel modo più efficiente possibile. Infatti, in base alle competenze specifiche, hanno il ruolo di pianificare il processo di inserimento.
Nello specifico, il capo sarà responsabile della definizione degli obiettivi legati all'inserimento e della valorizzazione dei talenti del nuovo dipendente. Il responsabile risorse umane si dovrà occupare di gestire il processo di onboarding e di dare il supporto necessario dell'inserimento. Il consulente risorse umane è peraltro di solito la persona che si è anche occupata della ricerca e della selezione dei nuovi dipendenti.
Fin dal primo giorno di lavoro dei nuovi assunti e anche nel periodo precedente, il capo o responsabile del team e l'addetto alle risorse umane dovranno lavorare insieme per garantire che l'inserimento avvenga in modo efficace.
Come abbiamo accennato, la tecnologia oggi offre strumenti per rendere il processo di onboarding più efficiente. Un ausilio molto utile in questo senso è sicuramente il software per HR integrato nella piattaforma tecnologica all-in-one Bitrix24. Questo programma mette a disposizione tool avanzati per la gestione delle presenze, per i rapporti di lavoro dei nuovi dipendenti e per monitorare fin da subito i loro progressi. Il tutto all'interno di un software omnicomprensivo che tra le altre cose mette a disposizione strumenti avanzati per la comunicazione interna al team, un orologio online e la possibilità di timbrare il cartellino tramite il pc o lo smartphone.
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Integrazione nuovi dipendenti, 5 consigli per un onboarding process efficace
Ecco anche alcuni consigli pratici e una piccola guida alla gestione efficace di un onboarding in azienda. La cultura aziendale della propria impresa dovrà in ogni caso guidare le azioni dei responsabili dell'inserimento durante tutta la procedura di onboarding.
1. Personalizzazione del processo e offerta di lavoro
Tra le best practice di un buon onboarding in azienda la personalizzazione di questo processo interno è di particolare importanza. Si può parlare di personalizzazione in due sensi: da una parte l'integrazione del nuovo dipendente deve essere calibrata rispetto al tipo di organizzazione aziendale, dall'altra i responsabili dovranno tenere conto delle peculiarità del nuovo assunto perché possa essere inserito al meglio.
Quando una nuova risorsa entra in azienda, un onboarding personalizzato può garantire un maggiore coinvolgimento del lavoratore, che potrà integrarsi prima e sentirsi subito a suo agio. Inoltre, in termini di retention, vale a dire la possibilità che il dipendente resti a lungo in azienda, un onboarding personalizzato tende a fornire effetti migliori.
2. Integrazione nuovi dipendenti, creare un piano di onboarding
Un piano di onboarding consiste solitamente in un rapporto dettagliato che descriva procedure di inserimento. Tale documento dovrà descrivere ogni fase di onboarding e tutte le attività che dovranno essere compiute con il dipendente dal primo giorno di lavoro fino alla fine del processo di inserimento.
Un buon piano di onboarding è propedeutico perché il nuovo lavoratore si inserisca nel migliore dei modi. Tra gli obiettivi di un piano di onboarding ci sono la soddisfazione del lavoratore e dell'azienda, una buona produttività del neoassunto, un clima aziendale sereno e anche il rafforzamento dell'employer branding, vale a dire della reputazione dell'azienda rispetto alla capacità di mettere a proprio agio i propri dipendenti.
3. Comunicazione con il nuovo dipendente e onboarding hr
La comunicazione con i nuovi assunti è un momento fondamentale dell'inserimento di una nuova risorsa all'interno dell'azienda. Dovranno essere dunque messi a disposizione tutti gli strumenti utili perché la comunicazione tra responsabile e nuovo assunto, così come quella con il resto del team, sia il più possibile efficace.
Il progressivo aumento del ricorso allo smart working o del lavoro da remoto suggerisce anche l'uso di tecnologie che favoriscano la comunicazione a distanza, come app di messaggistica interna, piattaforme per le teleconferenze e strumenti per una gestione condivisa dei progetti all'interno del team. Una comunicazione da subito efficace già durante la prima settimana renderà più veloce il processo di inserimento delle persone che sono appena entrate a far parte dell'azienda.
4. Formazione e sviluppo
Formazione e sviluppo dei nuovi assunti sono uno dei pilastri di un processo di onboarding aziendale. Per quanto la figura inserita nell'azienda possa già possedere le competenze necessarie per svolgere il nuovo ruolo, ogni azienda ha un modo diverso di gestire i processi di lavoro e la formazione mira a educare il dipendente su tali sistemi.
Anche il digital onboarding, vale a dire l'inserimento con l'ausilio delle nuove tecnologie, può essere utile nella formazione tramite l'uso di videocorsi, guide passo per passo e webinar di aggiornamento. Formazione e sviluppo naturalmente non dovrebbero fermarsi alla fase iniziale. Un inserimento di successo richiede una formazione continua che permetta al lavoratore di rimanere sempre al passo con i tempi, con le nuove esigenze aziendali e con i mutamenti della realtà lavorativa circostante.
5. Valutazione e feedback dei dipendenti
Un buon processo di onboarding dei neoassunti non dovrebbe prescindere da un costante ascolto dei loro feedback. Se da una parte è normale applicare delle best practice generali nei confronti dei nuovi dipendenti per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, dall'altra va considerato che ogni persona è unica e ascoltare il punto di vista del nuovo lavoratore è un aspetto cruciale del suo inserimento.
Integrazione lavorativa durante l'onboarding aziendale
Entrare in una nuova azienda e in un gruppo di lavoro non è mai un processo semplice e il neo assunto potrà spesso sperimentare nelle fasi iniziali ansia e possibile insicurezza. In principio è particolarmente importante far sentire a proprio agio il neoassunto.
Questo compito spetta al capo e al responsabile HR ma anche ai colleghi. Spesso è proprio l'accoglienza da parte dei pari grado, oltre che il lavoro delle figure apicali, che permette a un lavoratore di sentirsi subito a proprio agio e ben accolto, favorendo un inserimento indolore e portando da subito a buoni livelli la produttività del nuovo dipendente.
Benefici dell’onboarding aziendale
Un onboarding aziendale svolto in maniera corretta può dare sin da subito benefici significativi all'azienda. Può consentire una riduzione del turnover interno e aumentare produttività ed efficienza del team di lavoro. Inoltre, nuovi dipendenti già formati possono ridurre i costi dei programmi di aggiornamento. Un onboarding aziendale corretto può anche evitare problematiche di comunicazioni interne al team e ridurre al minimo i tempi di ambientamento del nuovo lavoratore.
Onboarding, esempi e differenti step
Ecco alcuni esempi dei vari step di un possibile processo di onboarding:
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Pre-onboarding. Già precedentemente al primo giorno di lavoro, si possono inviare al neo assunto informazioni sulla cultura aziendale, sui valori del brand e alcune nozioni generali sul suo ruolo all'interno dell'azienda.
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Primo giorno di lavoro. Il primo giorno di lavoro in azienda il neoassunto dovrebbe ricevere un'accoglienza calorosa dai responsabili e dai colleghi. Può essere utile far fare al dipendente un tour dell'azienda, oltre a consegnargli gli strumenti, anche tecnologici, che dovrà utilizzare per il suo lavoro.
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Prima settimana. In questa fase spesso si procede alla formazione iniziale del nuovo dipendente, agli incontri individuali con il responsabile diretto e con quello delle risorse umane, oltre a spiegare le procedure aziendali.
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Primo mese. Successivamente, si può procedere all'assegnazione dei primi progetti di lavoro, alle attività di team building e anche a integrare regolari feedback su come sta procedendo l'inserimento nella nuova azienda.
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Prosecuzione dell'inserimento. Il processo di onboarding aziendale dovrebbe comunque prevedere una formazione continua del lavoratore. Sono necessari supporto a lungo termine e un monitoraggio costante che verifichi che il processo di inserimento si stia svolgendo con efficacia.
Ottimizzazione del processo di onboarding
Si parla di ottimizzazione del processo di onboarding per indicare tutte le attività necessarie a un'integrazione lavorativa ideale, di cui si è parlato anche in questo articolo. Ottimizzazione e personalizzazione del processo sono fondamentali per garantire che sia efficace e che il neoassunto sia integrato al meglio nel gruppo.
La valutazione continua dei progressi, anche attraverso i feedback non solo del lavoratore ma dell'intero team che sta collaborando con lui, sono parte di questo processo di ottimizzazione e consentono anche aggiustamenti e correzioni in corso delle attività connesse all'onboarding. Eventuali problematiche vanno affrontate e superate subito, prima ancora che possano diventare un problema per l'efficienza del lavoro e per l'armonia interna al gruppo.
Le nuove tecnologie possono essere molto utili per questo processo di ottimizzazione e l'uso di strumenti digitali di comunicazione efficaci e semplici da utilizzare può costituire un ausilio significativo affinché l'onboarding aziendale si svolga nel miglior modo possibile.
Onboarding digitale: sfruttare la tecnologia per semplificare e ottimizzare l’onboarding aziendale
Si parla di digital onboarding per definire il processo che sfrutta la tecnologia per semplificare e rendere efficiente il processo di inserimento dei neoassunti. Oltre che, come si è già accennato, per la formazione online, l'onboarding digitale può essere usato per la comunicazione, la condivisione, la gestione dei progetti in cui è coinvolto il nuovo dipendente.
L'uso di una suite omnicomprensiva come Bitrix24 può costituire un ottimo strumento per l'integrazione al lavoro. Questo software, infatti, mette a disposizione strumenti di comunicazione per il team, tool per la condivisione di file e documenti, strumenti integrati per la gestione di progetti e calendari delle scadenze. La piattaforma collaborativa Bitrix24 è potenziata dall'intelligenza artificiale e consente anche di raccogliere in modo semplice i feedback dei nuovi dipendenti e di aggiornarli, anche con un'applicazione mobile, su nuovi task e processi.
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Acquisizione e onboarding dipendenti, alcune considerazioni finali
L'onboarding aziendale è uno strumento essenziale per consentire l'inserimento efficace di nuovi dipendenti all'interno dell'azienda. Il ruolo del capo e del responsabile delle risorse umane sono entrambi importanti in questo processo, ognuno nell'ambito delle sue competenze.
Anche le nuove tecnologie possono essere usate per rendere più semplice, rapido e produttivo il processo di onboarding, grazie a strumenti di comunicazione, condivisione e formazione costante. Il processo di onboarding dovrebbe essere sempre personalizzato e flessibile, in altre parole capace di adattarsi alle esigenze dei neoassunti e della stessa azienda.
Durante tutte le fasi dell'onboarding dovrebbero essere monitorati i progressi, anche con la raccolta delle opinioni e feedback dei nuovi assunti. Un buon rapporto, anche umano, con i responsabili e con i nuovi colleghi costituisce sempre un ausilio fondamentale affinché una nuova assunzione possa diventare nel più breve tempo possibile una risorsa per la crescita dell'azienda.
