La grande varietà di programmi e strumenti presenti sul mercato rende spesso difficile capire quali funzionalità dei software di gestione dei progetti siano davvero utili e quali, invece, delle aggiunte piacevoli ma non particolarmente innovative.
Se desideri effettuare un acquisto più sensato e scegliere strumenti perfetti per rendere la tua azienda competitiva, avrai bisogno di un aiuto nella direzione giusta: qui di seguito troverai elencate 15 funzionalità essenziali per un software di gestione dei progetti degno di questo nome. Inizia subito a leggere!
FAQ
Qual è lo scopo principale di un software per la gestione dei progetti?
Un software per la gestione dei progetti serve a organizzare e semplificare i processi aziendali complessi. Si occupa anche di svolgere i compiti amministrativi più dispendiosi in termini di tempo, consentendo ai membri del team di occuparsi di incarichi più creativi e stimolanti.
Quali sono le caratteristiche più importanti del software per la gestione dei progetti?
Le più importanti caratteristiche del software per la gestione dei progetti sono la possibilità di gestire gli incarichi, la presenza di un sistema di archiviazione e condivisione dei documenti oltre che di un sistema di tracciamento del tempo, la compatibilità con tutti i dispositivi, la presenza di strumenti per l’analisi dei dati e la possibilità di impostare delle automazioni per determinati compiti.
Che funzione hanno i calendari all’interno dei software per la gestione dei progetti?
Tra le funzionalità dei software per la gestione dei progetti più interessanti rientra quella del calendario, che permette di organizzare riunioni ed eventi, di visualizzare con ordine un elenco di tutti gli impegni e di usare un’agenda condivisa per il lavoro collaborativo, così da suddividere gli incarichi e stabilire le varie priorità.
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1. Sistema di archiviazione su cloud
Grazie a un valido sistema di archiviazione su cloud, una delle funzionalità dei software di gestione dei progetti più utilizzate, è possibile non solo accedere praticamente ovunque ai documenti, ma anche proteggere le informazioni e i documenti riservati.
Ogni utente potrà consultare le stesse risorse digitali accedendo tramite credenziali personali, ma non sarà legato a un ufficio fisico: è una soluzione perfetta per quei team che lavorano da remoto o per chi si trova spesso a spostarsi da una sede all’altra per i motivi più svariati. In questo modo, ogni membro del team potrà effettuare l’accesso ovunque si trovi e salvare i documenti a cui sta lavorando per iniziare a lavorare in un attimo al progetto, senza limiti di tempo o di spazio.
2. Tanto spazio per conservare e condividere i file
Chi utilizza delle soluzioni per la gestione dei progetti avrà certamente bisogno di condividere file e documenti di ogni genere: è qui che entra in gioco il sistema drive, essenziale per conservarli in un sistema accessibile ai membri del team, che potranno così modificarli e aggiornarli per rendere più semplice e rapido il lavoro collaborativo. In più, la protezione tramite password impedirà accessi o modifiche da parte di utenti esterni.
Ricorda solo di verificare che lo spazio offerto sia sufficiente per le tue esigenze di archiviazione e condivisione: alcune soluzioni per la gestione dei progetti, infatti, sono dotate di un drive dalle capacità piuttosto ridotte, che può essere espanso solamente pagando una cifra più o meno alta.
3. Modelli di flusso di lavoro utilizzabili più volte
Oltre a permetterti di amministrare e strutturare con cura il tuo lavoro, le funzionalità dei software di gestione dei progetti si estendono anche, ovviamente, alla realizzazione pratica dei compiti.
I modelli di flusso di lavoro rappresentano una delle innovazioni più comode e utili in questo senso. Grazie al collegamento di una serie di incarichi differenti, permettono a te e al tuo team di raggiungere l’obiettivo finale tramite una visione più completa del quadro generale. In caso di incarichi ripetuti nel tempo sarà anche possibile utilizzare lo stesso schema, seppur con qualche modifica: in questo modo l’approvazione finale risulterà notevolmente più rapida e semplice ed eviterai di perdere tempo a ricreare nuovamente qualcosa di già realizzato.
4. Strumenti di monitoraggio del tempo
Organizzare progetti complessi non è decisamente semplice: provare a prevedere quanto tempo impiegherete tu e i membri del tuo team a terminare determinati incarichi è sempre la parte più difficile del lavoro, nonché quella più soggetta a variabili. Proprio per questo, il sistema di monitoraggio del tempo rappresenta una delle funzionalità dei software di gestione dei progetti più utili ed essenziali, ideale per calcolare con precisione quanto tempo servirà a svolgere ogni incarico, soprattutto i più ripetitivi e noiosi come la compilazione delle newsletter o le telefonate di onboarding.
Misurando tutte le tempistiche in modo preciso sarà possibile raccogliere un numero maggiore di dati e strutturare i progetti seguendo quelli più affidabili, così da rendere il risultato finale sempre più accurato.
5. Automazioni per velocizzare lo svolgimento degli incarichi
Le automazioni, ormai considerabili una parte essenziale delle funzionalità dei software di gestione dei progetti, si servono degli algoritmi per velocizzare svariate operazioni che un essere umano impiegherebbe molto più tempo a svolgere. Ogni team può approfittare delle loro funzionalità per rendersi ancora più competitivo: una volta sperimentata la praticità e la rapidità del lavoro automatizzato, tornare indietro risulterà decisamente difficile!
Puoi utilizzarle in svariati campi, come l’assegnazione degli incarichi. Una volta che un incarico all’interno del flusso di lavoro verrà segnato come “completato”, l’assegnazione del successivo sarà automatica e la persona responsabile riceverà una notifica. Allo stesso modo, sarà possibile far partire un flusso di lavoro al momento della ricezione di un nuovo lead. In linea di massima, è possibile automatizzare tutti quei compiti che hanno a che fare con l’aspetto amministrativo dell’azienda e che si presentano come ripetitivi: cerca un software che ti permetta di farlo e goditi l’esito positivo della tua scelta!
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6. Creazione di incarichi personalizzati
Uno strumento che ti consenta di assegnare incarichi personalizzati a ogni membro del tuo team è uno strumento vincente. Una volta creato l’incarico, avrai solamente bisogno di stabilire il responsabile e decidere chi concorrerà alla realizzazione dell’obiettivo finale e chi, invece, dovrà occuparsi della supervisione: con un’organizzazione simile anche l’affidabilità del progetto aumenterà, rendendolo più concreto e contribuendo alla sua buona riuscita.
Ogni membro della tua squadra coinvolto nel progetto riceverà così delle notifiche che segnalino eventuali aggiornamenti o cambi nella data di consegna. In questo modo sarà possibile comunicare in tempo reale con gli altri membri della squadra, per evitare errori e assicurarsi di consegnare un lavoro impeccabile.
7. Strumenti di comunicazione adatti a ogni esigenza
Ormai avrai compreso quanto sia importante la comunicazione per un’azienda di successo, soprattutto se impiega anche team remoti. Piuttosto che pagare cifre aggiuntive per integrare strumenti extra, dovresti cercare un software completo che abbia in dotazione un sistema di comunicazione efficiente e semplice da usare.
Chat, strumenti di messaggistica istantanea e videochiamate consentiranno a te e al tuo team di comunicare senza alcun problema, per organizzare riunioni in qualsiasi momento e gestire ogni fase del progetto con la massima attenzione, anche a distanza.
8. Calendari per tenere traccia degli incarichi
Il calendario rappresenta una delle funzionalità dei software di gestione dei progetti più importanti: grazie a questo strumento, gli incarichi a cui dare la priorità vengono organizzati con molta più efficacia e le date di scadenza messe in evidenza, così da non rischiare più di dimenticarne qualcuna.
Puoi anche scegliere di impostare dei promemoria per ogni data di scadenza, che appaiano al momento giusto per ricordare ai membri del tuo team di terminare il lavoro entro i tempi stabiliti. Non sarai più costretto a contattarli personalmente uno per uno: sarà il calendario a occuparsene al posto tuo, velocizzando le tempistiche generali.
Usare correttamente analisi e statistiche è una delle strategie per rendere vincente un’azienda: misurare e confrontare tra loro i dati contribuisce a migliorare sensibilmente le proprie performance, per cui si tratta decisamente di una funzionalità dei software di gestione dei progetti da non trascurare.
I software di nuova generazione lasciano correre le analisi in background, senza che disturbino l’andamento generale del lavoro: devono limitarsi a misurare quanto tempo viene impiegato per completare un incarico e i risultati concreti del vostro lavoro di squadra, in termini di offerte portate a termine. Perfette sia per le piccole aziende che per i grandi gruppi, ti aiuteranno a rafforzare la vostra strategia anche in futuro.
10. Strumenti per una più chiara visualizzazione dei progetti
Rendere i tuoi progetti più attraenti alla vista e più semplici da comprendere porterà grandi benefici all’organizzazione generale del lavoro. Pensa alle bacheche Kanban: grazie a una visualizzazione chiara e comprensibile degli incarichi, i membri del tuo team potranno constatare in che modo l’incarico a loro assegnato influenzi l’andamento finale del progetto e quindi saranno ancora più motivati.
I diagrammi di Gantt, invece, si basano piuttosto sulle tempistiche e le scadenze. Sono lo strumento ideale per quei manager che desiderano misurare quanto tempo sia necessario per completare un compito e inserire quante più operazioni possibili in un progetto già ben delineato.
11. Schede di attività dettagliate
Se non hai idea di cosa significhi assegnare delle schede di attività dettagliate, pensa agli obiettivi SMART, ossia specifici, misurabili, ottenibili, rilevanti e legati alle tempistiche. Seguendo questo schema, potrai sfruttare l’apposita funzionalità dei software di gestione dei progetti per assegnare ai membri del tuo team incarichi dalle istruzioni chiare, che li spronino a ottenere un risultato finale impeccabile.
Ogni scheda di attività dovrebbe presentare una serie di incarichi che i membri della tua squadra dovranno svolgere al fine di completare il progetto. Tieni sempre a mente la possibilità di assegnare due persone allo stesso incarico in caso si rivelasse troppo complesso per un solo dipendente e non dimenticare di associarlo ad altri incarichi simili, per aumentare la coesione e lo spirito di squadra.
12. Knowledge base ben organizzata
Una knowledge base è uno spazio virtuale che consente di pubblicare informazioni di interesse comune a tutti i membri dell’azienda, che vanno dalle politiche alle risorse più importanti per l’esecuzione dei vari compiti, in modo da garantire l’uniformità dei processi.
Non dimenticare di aggiungere a questo spazio programmi di lavoro, moduli, organigramma e suggerimenti per la risoluzione dei problemi. Potrai anche creare delle sottosezioni, ideali per i dipartimenti più piccoli e in grado di contenere informazioni ancora più utili e specifiche.
13. Compatibilità con tutti i dispositivi mobili
Per sfruttare appieno la comodità di accedere ovunque allo stesso sistema cloud è importante che ogni dispositivo sia in grado di farlo senza problemi: ecco perché una delle funzionalità irrinunciabili dei sistemi di gestione dei progetti è la compatibilità con tutti i dispositivi mobili, Android o iOS, senza costi aggiuntivi.
Prima di scegliere un software, controlla che sia disponibile la versione mobile per il tuo sistema: meglio accertarsene in anticipo che scoprirlo dopo aver già effettuato l’acquisto. Grazie alla compatibilità potrai allontanarti dalla scrivania senza troppi problemi, rimanendo connesso tramite notifiche e controllando date di scadenza, menzioni e qualunque altra impostazione con un semplice clic sullo schermo del tuo cellulare.
14. Accesso personalizzato per un numero illimitato di utenti
Se anche il tuo team è composto da un gran numero di persone, è sempre utile lavorare con un software che permetta di eseguire l’accesso al sistema a molti utenti nello stesso momento. Ecco perché questa funzionalità dei software di gestione dei progetti si rivela essenziale per la tua azienda: non solo permette di velocizzare il lavoro generale, ma mantiene anche al sicuro i file e i dati sensibili grazie all’uso di un sistema di password.
Piattaforme come Bitrix24 permettono l’accesso a un numero illimitato di utenti: anche in caso decidessi di espandere la tua azienda, il sistema di gestione dei progetti si adatterà alle tue esigenze senza problemi.
15. Integrazione con altri strumenti
Sebbene le funzionalità dei software di gestione dei progetti siano moltissime, spesso parecchie aziende si ritrovano ad avere bisogno di strumenti specifici, non in dotazione con le suite più vendute. Per questo motivo, potrebbe risultare utile l’integrazione con altre applicazioni, già in tuo possesso o da scaricare tramite app store.
Il marketplace di Bitrix24, ad esempio, ti consente di accedere a moltissime applicazioni integrabili con il software per migliorare la comunicazione, gestire con più efficacia i documenti o i processi aziendali in generale. Con un numero maggiore di strumenti a tua disposizione, le possibilità di crescita e miglioramento aumenteranno esponenzialmente.
Sfrutta subito le migliori funzionalità dei software di gestione dei progetti
Non è semplice capire con una sola occhiata quali siano le migliori funzionalità dei software di gestione dei progetti, ma grazie a questa guida sarà certamente possibile imparare qualcosa in più sull’argomento.
Spesso, per quanto affidabili e dotati delle tecnologie più moderne, molti software non offrono un sistema completo e multifunzionale. Bitrix24 è la soluzione che cercavi: perfetto per ogni area della tua attività, è in grado di fornirti tutto ciò di cui hai bisogno acquistando un solo software completo, dalla comunicazione al marketing, dal CRM alla gestione delle risorse umane. Cosa aspetti? Provalo subito, non te ne pentirai!
