12 passaggi per creare il tuo piano di progetto annuale

Un piano annuale solido per il tuo prossimo progetto permetterà a te e al tuo team di concentrarvi su un obiettivo da raggiungere. Tieni sempre in considerazione cosa vuoi ottenere: una conclusione di successo per il tuo anno lavorativo. Il tuo piano non mirerà solamente a proporre la tua azienda a potenziali investitori: deve anche dimostrarsi logico, basato su dati certi e flessibile.

Con la creazione di un piano di progetto annuale intelligente eviterai di perdere di vista scadenze e gestione dei bilanci e ottimizzerai questi processi per un periodo di tempo prolungato.

FAQ

1. Analizza le prestazioni dell’anno passato

Per dare il via al tuo piano di progetto annuale, dovrai prima di tutto analizzare l’anno in corso. Alcune decisioni sono molto semplici da prendere: se i tuoi tentativi di vendite telefoniche non hanno portato alcun risultato, probabilmente non varrà la pena di investire altro tempo e denaro in questo settore per l’anno successivo. 

Se parliamo di altri settori, invece, la questione si fa più complessa. Se, ad esempio, il flusso di lavoro del tuo servizio clienti non ha ottenuto i risultati che speravi, potresti dedicare una parte del tuo budget per l’anno successivo a rivedere il tuo approccio in merito.

Analizzare le tue performance passate ti aiuterà a identificare i punti forti del tuo metodo lavorativo e a metterli a confronto con i settori più deboli, da migliorare.

Le imprese che utilizzano il pianificatore di progetto annuale di Bitrix24 hanno accesso a tutte le rappresentazioni grafiche e ai dettagli necessari per una vera e propria analisi approfondita.

2. Stabilisci dove vuoi arrivare entro un anno di tempo

Per poter tracciare un percorso, devi prima sapere dove vuoi dirigerti. Tenendo bene a mente che aspetto dovrà avere la tua azienda entro 12 mesi, dovrai prepararti alle fasi successive.

Riunisci tutti i tuoi responsabili per stabilire in che direzione portare l’azienda entro l’anno successivo. Ciascuna parte interessata avrà sicuramente delle propensioni differenti, ma decidere di ignorare questo passaggio o sminuire il ruolo dei tuoi collaboratori potrebbe causare dei risentimenti che rischiano di protrarsi lungo tutto l’anno lavorativo.

Questo processo ti farà da guida e faresti meglio a tenerlo in considerazione ogni volta che dovrai prendere una decisione importante.

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3. Definisci le aspettative per l’anno prossimo

Ora che sei consapevole di dove vuoi arrivare entro un anno, potrai definire le aspettative che caratterizzeranno il tuo successo. Per riuscirci, dovrai prima determinare cosa voglia dire “successo” per la tua azienda. Forse potrebbe coincidere con l’apertura di nuovi mercati internazionali, oppure con un aumento sostanziale dei tuoi abbonati, ma potrebbe anche riflettere il miglioramento dei parametri lavorativi del tuo servizio clienti.

Dividi le tue aspettative in base al settore. Oltre a dare una forma migliore al tuo piano di progetto annuale, aumenterai la motivazione generale dei tuoi impiegati in ogni settore. Saranno così in grado di comprendere l’importanza del loro lavoro e di capire che ruolo giochino nel quadro generale dell’azienda.

4. Utilizza proposte standardizzate per scegliere i tuoi progetti

I responsabili di reparto sanno bene che un pizzico di entusiasmo e presentare la realtà sotto una luce brillante aiuterà i loro progetti ad essere notati con più facilità. Potrebbero persino arrivare a negoziare con altri responsabili per unirsi e sostenere un progetto che hanno interesse a portare avanti. Ma solo perché una certa idea sembra utile ai loro occhi, non significa che lo sia davvero per l’azienda.

Standardizzando il tuo processo di proposta, potrai saltare quella fase di presentazione iniziale che caratterizza molti progetti. Sarai in grado di creare e condividere un modello di documento che si concentri sui fatti: obiettivi, stima dei costi, stima delle tempistiche, numero di impiegati necessario e molto altro. Per rendere più efficace il tuo approccio, potrai mettere in moto il tuo reparto finanziario per verificare che dati e cifre siano sempre corretti.

In questo modo ti risulterà più semplice non essere sviato da presentazioni troppo allettanti e potrai scegliere i progetti che porteranno il maggior beneficio possibile alla tua azienda.

5. Definisci degli obiettivi SMART

Gli obiettivi SMART (acronimo inglese per Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-Bound) rappresentano il metodo migliore per creare un piano con obiettivi realistici. Utilizzando l’approccio SMART, ridurrai significativamente il rischio di ignorare delle potenziali insidie e ti preparerai al meglio ad affrontare qualsiasi domanda scomoda da parte degli investitori.

Piuttosto che dar vita a idee generiche poco definite dal punto di vista dei risultati, i tuoi obiettivi SMART si focalizzano su traguardi più tangibili e vicini nel tempo, per i quali potrai creare una strategia dettagliata.

In questa fase dovrai assicurarti di tenere a mente i valori della tua azienda. È fin troppo facile perdersi nei dettagli quando si stabiliscono degli obiettivi, quindi è importante concentrarsi sulla propria missione generale mentre si pianifica una strategia.

6. Includi progetti che non siano direttamente collegati al tuo obiettivo

Al momento di redigere un piano di progetto annuale, spesso ci si focalizza solo sugli elementi costitutivi che dovrebbero aiutare ad ottenere i risultati desiderati. Tuttavia, è meglio non perdere mai di vista il quadro generale.

Attività quali l’istruzione e la formazione del personale, come anche la costruzione di un team, sono cruciali per le capacità e la motivazione dei membri di una squadra e, di conseguenza, per il successo del tuo piano. Al momento di decidere come ripartire le tue risorse lungo il corso dell’anno, fai riferimento al tuo piano generale. Se qualcosa si rivela superfluo per i tuoi obiettivi, è improbabile che si tratti di un investimento saggio.

7. Stabilisci delle scadenze per ogni elemento del tuo piano di progetto annuale

Le scadenze di ogni incarico sono parte essenziale di una buona pianificazione: ti permettono di strutturare il tuo anno lavorativo e ti gratificano con la soddisfazione di poter segnare ogni passaggio come completato.

Un calendario di progetto annuale rappresenta il modo perfetto per controllare le tue scadenze. Utilizza il diagramma di Gantt per identificare le lacune presenti nella tua tabella di marcia, o i momenti in cui i tuoi team sono sovraccarichi di lavoro.

Grazie ad un software potente come Bitrix24, potrai inoltre collegare tra di loro gli incarichi attraverso delle dipendenze. In parole povere, le dipendenze si attivano quando un incarico è terminato e un altro si attiva di conseguenza, facendoti risparmiare tempo e fatica.

8. Gestione dei rischi: Andare sul sicuro

Un anno è un lungo periodo di tempo ed è improbabile che tutti i tuoi piani vadano sempre come previsto. Ecco perché la soluzione migliore è quella di tenere in considerazione i rischi fin dall’inizio ed evitare di ritrovarti davanti a sorprese sgradite, che potrebbero farti sprecare il denaro e il tempo che avevi intenzione di dedicare ai tuoi progetti.

I rischi più comuni comprendono la cancellazione di eventi, la mancata assegnazione di contratti alla tua squadra, o il turnover del personale. Stabilisci quindi dei piani di emergenza per fronteggiare tali eventualità, come sedi alternative per i tuoi eventi, una varietà di piani di investimento e un percorso di formazione iniziale solido ed efficiente.

Una pianificazione della gestione dei rischi può rivelarsi piuttosto dispendiosa, ma si tratta comunque di una parte del progetto che non puoi permetterti di trascurare.

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9. Stabilisci il tuo budget

Il budget è una delle caratteristiche più importanti di un piano di progetto annuale perché aiuta a capire con chiarezza quanto siano fattibili le tue idee nel concreto. Un budget ben specifico spingerà gli investitori ad affidarsi ai tuoi piani, così il tuo team potrà iniziare a pianificare le attività per l’anno in corso.

Una parte del tuo budget dovrà essere dedicata ad un piano per destinare le risorse e utilizzare le analisi dell’anno passato per predire il fatturato dell’anno a venire.

Se ti ritroverai a non poter mettere in atto i piani che avevi stabilito, avrai comunque modo di agire in anticipo piuttosto che incorrere in problemi durante il corso dell’anno. Ritrovarsi con meno fondi del previsto non è una tragedia: potrai sempre assicurarti dei finanziamenti in più per l’anno venturo e il tuo piano di progetto ti aiuterà a convincere gli investitori a sostenerti.

10. Crea i tuoi progetti e incarichi

In quanto responsabile, hai l’onerosa responsabilità di creare da zero i progetti da inserire nel tuo pianificatore di progetto annuale. Occupati di ogni aspetto, ad esempio assegnando ogni membro del tuo team al ruolo predisposto e includendo nel software tutte le istruzioni e le risorse necessarie del caso. Ad ogni aggiornamento, tutte le parti interessate riceveranno una notifica: così sarete sempre tutti sulla stessa lunghezza d’onda.

Abbiamo già menzionato come le scadenze siano incredibilmente importanti per ogni progetto, ma soprattutto per quanto riguarda un piano di progetto annuale. Quando c’è molto in gioco, non stabilire scadenze realistiche potrebbe portare gli incarichi ad accumularsi, impedendoti di raggiungere in fretta i tuoi obiettivi. La maggior parte dei software di gestione progetti e incarichi fornisce l’opzione di inviare dei promemoria per aggiornare il tuo team in tempo reale, oltre a delle notifiche che avvisano di una scadenza imminente, per scongiurare definitivamente il pericolo di ritardi nelle consegne.

11. Riservati del tempo per monitorare i tuoi progressi

Assicurarti di non riempire ogni singolo minuto del tuo tempo con degli incarichi. Il tuo piano di progetto annuale avrà bisogno di un’analisi e di modifiche costanti perché tutto funzioni al meglio.

Uno dei tuoi obiettivi principali è incrementare il numero degli utenti nei tuoi registri? Potrai farlo monitorando i progressi del tuo team attraverso il CRM. Grazie a Bitrix24 otterrai un’analisi approfondita per suddividere il tuo database e capire quali siano gli approcci più efficaci. Allo stesso modo, sarai anche in grado di confrontare quanto ottenuto sia dal team che da un singolo dipendente e scoprire i punti deboli del tuo flusso di lavoro. Con queste informazioni in mano, ti risulterà più semplice aggiustare la mira dove necessario.

Come saprai, non è saggio apportare modifiche sostanziali al tuo piano annuale e annunciare tali cambiamenti importanti senza preavviso. Potresti prendere in considerazione l’idea di organizzare delle riunioni per i tuoi capireparto e inserirle nel calendario di progetto annuale per discutere di soluzioni e opportunità.

12. Inizia a lavorare al più presto al piano per il prossimo anno

Non è semplice pianificare in anticipo un anno intero di lavoro: se te ne occuperai all’ultimo minuto rischierà di rivelarsi un bel grattacapo. Prima della fine dell’anno dovrai già aver fatto progressi con la compilazione del tuo prossimo pianificatore di progetto annuale.

Un’altra ragione per cui guardare al futuro ti aiuterà durante il percorso è la possibilità di apportare cambiamenti non appena ti vengono in mente. Se dovessi accorgerti che non stai seguendo le procedure ottimali del settore ma non hai comunque registrato alcun danno al tuo lavoro, potrai lasciare che i progetti già aperti facciano il loro corso e apportare cambiamenti al metodo di approccio per l’anno seguente.

Crea con facilità il tuo piano di progetto annuale con Bitrix24

Persino con l’aiuto dei nostri 12 passaggi, tenere a mente un piano di progetto annuale è impossibile per una sola persona. Ecco perché i leader di successo si avvalgono di un aiuto tecnologico per concentrare i loro sforzi su ciò che è effettivamente importante, rendendo la vita più semplice per tutti.

Bitrix24 offre una suite completa di strumenti per le aziende che funge da pianificatore di progetto annuale e rende ogni procedimento più semplice da affrontare. La condivisione di documenti può aiutarti ad ispirare il tuo team e renderlo partecipe della tua visione e dei tuoi obiettivi. Il nostro strumento di gestione dei progetti è fenomenale nell’organizzare grandi incarichi con precisione impeccabile.

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