11 vantaggi dell’implementazione di una intranet sicura nella tua organizzazione

Un numero crescente di aziende, sia grandi che piccole, si stanno orientando verso l'adozione di un'intranet sicura. Questa rete interna funge da hub privato, essenziale per la collaborazione, l'archiviazione dei dati, la gestione delle relazioni con i clienti e le comunicazioni. L'intranet semplifica le operazioni generali e contribuisce ad aumentare la produttività. Tuttavia, centralizzare una grande quantità di dati in un unico spazio richiede un livello di sicurezza molto elevato, per prevenire possibili violazioni e garantire la protezione delle informazioni sensibili.

Se stai considerando l'implementazione di un'intranet sicura nella tua organizzazione e vuoi esplorare le sue molteplici potenzialità, ti invitiamo a scoprire 11 straordinari vantaggi che potrebbero esserti sfuggiti.

1. Permette di comunicare efficacemente utilizzando una piattaforma privata

Tra i vantaggi più importanti di una rete intranet sicura rientra la possibilità di funzionare come un vero e proprio hub di comunicazione privato, molto simile ai social network ma privo di pubblicità. In qualità di strumento di comunicazione interna, l’intranet permette infatti di centralizzare tutte le comunicazioni aziendali, facilitando sia le conversazioni individuali che la diffusione di annunci. Se i dipendenti lo utilizzeranno come una dashboard, sarà possibile inviare facilmente avvisi di ogni genere ed essere certi che tutti possano leggerli sia come notifica che all’interno del loro feed di notizie.

Le piattaforme intranet più importanti includono soluzioni come videoconferenze, discussioni all’interno dei documenti e messaggistica istantanea, per ottimizzare la collaborazione organizzativa.

2. Mantiene i dati e i file sempre al sicuro

La protezione dei dati è una preoccupazione cruciale per moltissime compagnie, non soltanto per quelle che si occupano di gestire i dati dei clienti. Esistono numerose strategie per mantenerli al sicuro, come l’autenticazione a due fattori: una misura di sicurezza che impedisce agli estranei di entrare nell’account di un membro del team, anche se in possesso delle sue credenziali d’accesso. Puoi anche scegliere di proteggere i documenti più importanti consentendo l’accesso e la modifica solo ad alcuni account, approvati in precedenza. Inoltre, in virtù del suo essere privata, una intranet sicura proteggerà i dipendenti che la utilizzano dalle truffe più pericolose diffuse su internet.

La comunicazione sicura è un vero e proprio asset strategico, che aiuta le aziende a rispettare le leggi sulla conformità e sulla protezione dei dati. La grande attenzione alla sicurezza può anche essere trasformata in una caratteristica di punta della tua compagnia, da integrare nelle campagne di marketing per dimostrare quanto questo tema venga preso sul serio.

3. Unisce i team remoti, sia dal punto di vista personale che professionale

I team remoti, se gestiti correttamente, possono guidare le aziende verso risultati davvero sorprendenti. Una delle maggiori minacce alla loro unità è però rappresentata da una scarsa comunicazione interna, che a lungo andare potrebbe causare isolamento nei dipendenti che lavorano lontani dai loro colleghi e influenzare negativamente la loro produttività.

L’implementazione dell’intranet nelle aziende consente di minimizzare questi rischi, mantenendo i dipendenti impegnati e accorciando la distanza dai loro colleghi in ufficio. Più i membri del team si sentiranno ascoltati e apprezzati, più si impegneranno a portare a termine gli incarichi a loro assegnati.

Tra i benefici offerti da una intranet sicura spicca la capacità di replicare le dinamiche delle interazioni sociali. Ad esempio, puoi scegliere di creare dei gruppi dedicati a chi ama gli animali, oppure agli appassionati di modellismo: i dipendenti potranno stabilire connessioni con i loro colleghi condividendo materiale sui loro passatempi e scambiando idee, per abbattere le barriere alla collaborazione e creare legami duraturi.  

4. Centralizza le risorse chiave dell’azienda

Quando si parla di gestione delle risorse, una intranet sicura è in grado di risolvere due problemi allo stesso tempo. Prima di tutto, evita la confusione mettendo d’accordo i team sugli standard di archiviazione. In secondo luogo, una volta che i documenti e il materiale per la formazione saranno stati raccolti in un unico spazio, sarà possibile dedicare tutta l’attenzione alla protezione degli asset di valore senza il rischio di furti, comune all’interno di sistemi disorganizzati.

I sistemi di archiviazione basati sul cloud sono essenziali per i team ibridi o remoti. Le informazioni sincronizzate in tempo reale permettono infatti di mantenere una perfetta collaborazione organizzativa, sia lavorando in mobilità che nel proprio ufficio.

L’intranet aziendale include anche una directory che facilita la gestione delle informazioni dei dipendenti. Caricando i dati chiave nell'organigramma, identificare la persona giusta per ogni compito diventa un processo più semplice e immediato.

5. Contribuisce alla creazione di una solida cultura aziendale

Quando si implementa un’intranet aziendale, è possibile scegliere sia il suo aspetto che lo scopo che dovrà avere: è un’occasione perfetta per sottolineare i principi fondamentali della cultura aziendale e dimostrare quanto la tua compagnia desideri metterli in pratica.

Funzioni intranet come i forum possono essere utilizzate con successo per promuovere la comunicazione diretta tra dipendenti e incoraggiare l'aiuto reciproco. Chiunque incontri difficoltà con gli incarichi assegnati o desideri condividere un’idea potrà farlo scrivendo un breve messaggio per i colleghi sull’apposita bacheca.

Un’intranet sicura incoraggia la collaborazione organizzativa, eliminando i silos esistenti tra diversi reparti e team. In più, facilitando la realizzazione di progetti e discussioni cross-funzionali, contribuisce a sviluppare una sana cultura del lavoro di squadra. Le differenti prospettive offerte dalla collaborazione interdipartimentale ti aiuteranno anche a trovare valide soluzioni ai problemi ricorrenti.

6. Facilita il processo di onboarding dei dipendenti

Il processo di assunzione del personale non è semplice da affrontare, sia da un punto di vista di tempistiche che di costi. Tuttavia, le procedure di onboarding possono essere semplificate tramite l’implementazione di una soluzione intranet. Una volta raccolte in un unico spazio le informazioni relative al personale e le istruzioni, puoi realizzare una semplice lista di controllo da affidare ai nuovi dipendenti, per aiutarli a essere subito operativi con uno sforzo minimo. Inserendo una serie di link ai documenti più importanti, avranno la possibilità di consultare tutti i manuali e i file di cui potrebbero avere bisogno.

Ovviamente, l’onboarding non è un processo definitivo e fisso nel tempo. Se però metterai a disposizione del team guide e materiali informativi, potrai sia tenere in ordine i documenti che averli a disposizione in vista di eventuali aggiornamenti futuri.

7. Aiuta a motivare il team con un sistema di ricompense e premi

L’incoraggiamento mantiene alta la motivazione generale: per questo motivo, sempre più compagnie utilizzano la loro intranet sicura come una piattaforma social, con cui lodare pubblicamente i dipendenti più meritevoli. Ad esempio, un membro del team che ha svolto con impegno il proprio lavoro potrà essere premiato con un badge di riconoscimento, visibile a tutti i colleghi. In questo modo, gli altri membri saranno motivati a dare il massimo per ottenere gli stessi risultati e l’apprezzamento dei superiori.

Mettere in evidenza le prestazioni eccezionali dei dipendenti è una delle tecniche più indicate per mantenere l’impegno dei team sempre a livelli elevati. I suoi benefici possono essere estesi anche ai dipendenti remoti: nonostante lavorino separati dai loro colleghi in presenza, potranno ottenere un meritato riconoscimento attraverso l’intranet per le organizzazioni. 

8. Riduce i costi con l’utilizzo di una soluzione unica

I vantaggi dell’intranet relativi ai costi sono particolarmente importanti per le piccole aziende, che solitamente dispongono di un budget limitato. Le spese per la comunicazione e i viaggi d’affari possono rivelarsi problematiche: grazie all’implementazione di un’intranet sarà possibile contare su telefonate gratuite e, invece di spendere cifre elevate per raggiungere i luoghi delle riunioni, potrai organizzare delle videoconferenze. Inoltre, gli elevati standard di sicurezza dell’intranet rappresentano un ulteriore vantaggio in questo senso.

Se si sceglie di investire nell’implementazione di un software aziendale, le spese potrebbero aumentare al crescere della compagnia. Una intranet sicura offre una serie di strumenti che solitamente richiederebbero piattaforme separate, mantenendo bassi i costi e, allo stesso tempo, rendendo più semplice la gestione IT. 

Le automazioni consentono di eliminare le attività più ripetitive, aiutandoti a risparmiare tempo e, di conseguenza, ad aumentare la produttività del tuo team. Infine, un’intranet sicura riduce il rischio di violazione dei dati, permettendoti di risparmiare il denaro altrimenti speso per rimborsare i clienti e ristabilire la tua reputazione.

9. Promuove l’incremento di produttività grazie alla personalizzazione

Creare un’internet non è un’impresa semplice, ma uno dei principali vantaggi di tale soluzione è la grande possibilità di personalizzazione, che consente di realizzare un sistema sicuro e completamente modellato sulle tue necessità. Coinvolgi il tuo team nel processo e richiedi loro un feedback periodico, per lavorare sull’efficienza della realizzazione.

Se invece desideri semplificare e velocizzare il lavoro generale, puoi decidere di salvare quanti più modelli possibili, da semplici intestazioni di e-mail a interi flussi di lavoro di progetto. Potrebbe essere sempre necessario aggiungere o modificare dei dettagli, ma avrai la possibilità di lanciare interi progetti partendo da un modello precedente, senza dover ripartire dall’inizio.

10. Elimina il sovraccarico di e-mail e riunioni

Implementare una rete intranet può anche ridurre i disagi e lo stress causati da un sovraccarico di comunicazione. Pensa alla messaggistica istantanea: si tratta di un canale di comunicazione informale ma decisamente sicuro, che permette ai tuoi dipendenti di scambiarsi rapidamente informazioni e risposte riguardo un problema in corso, senza dover convocare una riunione per discuterne.

Allo stesso modo, affidarsi ai documenti collaborativi permette ai team di lavorare contemporaneamente e con rapidità allo stesso file. Invece di scrivere lunghe e-mail e attendere una risposta, potranno suggerire modifiche e apportare cambiamenti direttamente al documento in tempo reale.

11. Consente l’analisi dei dati interni, per incentivare il miglioramento continuo

Chiunque abbia l’obiettivo di analizzare e migliorare i processi della propria azienda dovrebbe gestire con efficacia i dati prodotti dalla compagnia. Uno dei maggiori vantaggi di una intranet sicura è la possibilità di registrare automaticamente i parametri chiave, come il tempo impiegato per portare a termine gli incarichi, da una moltitudine di app diverse.

L’intranet si occupa di raccogliere continuamente dati riguardanti ogni aspetto dell’azienda, senza appoggiarsi alle integrazioni delle terze parti e creando rapporti in tempo reale accessibili con pochi clic. Identificare eventuali problemi all’interno della compagnia e trovare una soluzione prima che possano degenerare si rivelerà ancora più semplice.

Implementa una intranet sicura e rivoluziona la tua organizzazione

Ora che hai scoperto i vantaggi dell'implementazione di una intranet sicura, ti chiederai come sia possibile ottenere le straordinarie funzionalità appena presentate in questo articolo e metterle subito a servizio della crescita della tua azienda.

La risposta è semplice: adottare una piattaforma come Bitrix24 ti permetterà di avere accesso a una soluzione intranet con extranet inclusa, perfetta per restare connesso con il tuo team e tenere sotto controllo tutti i processi aziendali, oltre a proteggere adeguatamente i dati sensibili con password e autenticazione a due fattori. Gestione dei progetti, documenti collaborativi, strumenti per la comunicazione e la collaborazione, assistenza alla clientela e molto altro: avrai a disposizione tutto ciò di cui hai bisogno per condurre la tua compagnia verso una crescita senza precedenti. Goditi subito i vantaggi dell’intranet aziendale, iscriviti a Bitrix24 e rivoluziona il tuo modo di lavorare!

FAQ

I principali vantaggi derivanti dall’implementazione di una intranet sicura in un’organizzazione sono i seguenti:

• Permette di comunicare efficacemente utilizzando una piattaforma privata

• Mantiene i dati sempre al sicuro

• Unisce i team remoti, sia dal punto di vista personale che professionale

• Centralizza le risorse chiave dell’azienda

• Contribuisce alla creazione di una solida cultura aziendale

• Facilita il processo di onboarding dei dipendenti

• Aiuta a motivare i team con un sistema di ricompense e premi

• Riduce i costi con l’utilizzo di un’unica piattaforma

• Aumenta la produttività grazie alla personalizzazione

• Elimina la confusione causata dall’accumularsi di riunioni e messaggi

• Consente l’analisi dei dati interni, per incentivare il miglioramento continuo.

Per proteggere l’intranet di un’organizzazione è possibile:

• Sviluppare una politica di sicurezza per regolarla

• Utilizzare un firewall

• Impiegare password sicure e cambiarle regolarmente

• Criptare i dati

• Adottare l’autenticazione a due fattori

• Disporre di un certificato SSL

• Limitare l’accesso per IP

• Eseguire controlli di sicurezza

• Generare avvisi per accessi o connessioni insoliti

• Creare piani di risposta ai possibili pericoli

• Effettuare il backup dei dati.

Al momento di implementare l’intranet in un’azienda è essenziale considerare aspetti come la facilità d’uso e l’accessibilità, per garantire che tutti i dipendenti possano trarne vantaggio, oltre alla sicurezza dei dati aziendali per proteggere le informazioni sensibili. È fondamentale, inoltre, che l’intranet offra una completa integrazione con gli strumenti già in uso e sia progettata per essere scalabile, in modo da sostenere lo sviluppo futuro dell’organizzazione. 

Nell’implementare una intranet sicura, le organizzazioni potrebbero affrontare sfide come:

• Difficoltà tecniche

• Ostacoli alla migrazione dei dati

• Una lunga formazione durante il processo di implementazione, in grado di far perdere molto tempo

• Resistenza ai cambiamenti.