11 suggerimenti per gestire i documenti online

Negli ultimi anni, la tecnologia ha fatto passi da gigante, introducendo moltissime novità e innovazioni, come la gestione online dei documenti: un sistema estremamente pratico che, però, richiede anche una certa accortezza nell’utilizzo.

Se hai sempre desiderato implementarlo ma hai bisogno di qualche consiglio per orientarti in questo nuovo mondo, non preoccuparti: qui di seguito troverai 11 suggerimenti per gestire i documenti online nel modo più appropriato e funzionale. Mettiti comodo e inizia a prendere appunti!

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1. Conserva i documenti all’interno del cloud

I giorni degli ingombranti archivi cartacei, pieni di fogli da dividere e catalogare, sono finiti: ormai gestire i documenti online ha reso molte operazioni decisamente più semplici. La scelta di conservarli all’interno del cloud, in particolare, si rivela ricca di vantaggi: oltre a tenere al sicuro i tuoi dati, ti permette di accedere all’archivio ovunque ti trovi, senza dover trasportare in giro schedari e cartelline e riportarli indietro qualora si rivelassero quelli sbagliati.

Conservare i documenti in un sistema cloud, inoltre, permetterà anche ai membri del tuo team che lavorano da remoto di aprirli in qualunque momento e dovunque si trovino con un semplice clic. Non importa da quale computer stiano lavorando, basteranno le credenziali di accesso per modificare il documento o persino per effettuare un controllo tramite dispositivo mobile. Una volta che i file saranno pronti, a te basterà cliccare sulla notifica per controllarli e approvarli, nella massima comodità.

2. Organizza il cloud in cartelle e sottocartelle

Sia che tu decida di gestire i documenti online utilizzando un cloud tradizionale o un software completo come Bitrix24, dovresti seriamente considerare la possibilità di organizzare i tuoi contenuti in cartelle e sottocartelle. Una suddivisione precisa semplificherà notevolmente le ricerche e ti permetterà, anche a distanza di anni, di trovare immediatamente il file che cerchi in un sistema coerente e ordinato.

La modalità di suddivisione dipenderà ovviamente dalle tue esigenze: alcune aziende preferiscono strutturare i documenti online in cartelle annuali, con sottocartelle al loro interno divise per progetti, mentre altri li suddividono per tematiche. Qualunque sia la tua scelta, non preoccuparti se dovessi creare un gran numero di suddivisioni, si riveleranno essenziali per controllare una mole di documenti in costante aumento.

3. Struttura il processo di creazione dei file

Una fase importante della gestione online dei documenti riguarda il mantenimento di un criterio di qualità nella loro creazione. Per questo motivo, ti consigliamo di affidarti a strumenti come i software per la gestione dei progetti, che ti aiuteranno ad assegnare a ogni membro del team l’incarico più adatto alle sue capacità, perché lo eseguano nel modo migliore.

Puoi iniziare a delineare una serie di incarichi e combinarli insieme, per dare vita al tuo progetto passo dopo passo. Parti da un briefing con i tuoi colleghi, per poi passare alla creazione vera e propria e alla prima revisione, per approvare ciò che passerà alla fase definitiva e apportare le prime eventuali correzioni. Una volta ottenuta la versione finale del progetto non dovrete far altro che effettuare le ultime modifiche e approvarla. Il software ti permetterà di inviare notifiche e approvare le varie fasi con la massima semplicità e nei tempi stabiliti: in questo modo la documentazione online del sistema di gestione dei progetti sarà organizzata alla perfezione e potrai anche sfruttare uno schema fisso da ripetere in futuro.

4. Utilizza tag appropriati per documenti e cartelle

Ormai avrai capito che gestire i documenti online è decisamente più semplice e meno faticoso di frugare in un enorme archivio pieno di fogli. Perché la ricerca si riveli sempre proficua, però, è necessario organizzare con attenzione le cartelle del cloud con un sistema di tag, perché già a una prima occhiata rivelino il loro contenuto.

Ovviamente, anche in questo caso dovrai seguire delle regole precise: fai attenzione ai file o alle cartelle con nomi troppo simili o scritti in modo errato, non dimenticare l’importanza di una corretta pulizia periodica e chiedi sempre ai membri del tuo team di usare i tag giusti, così da risparmiare tempo e aumentare la produttività. Gestire i documenti online potrebbe rivelarsi un processo laborioso, ma con le giuste tecniche riuscirai certamente a semplificare il lavoro di tutti.

5. Effettua una revisione periodica

Per essere certo che il tuo sistema di gestione dei documenti online funzioni al meglio, è necessario effettuare una revisione periodica. Stabilisci un giorno per te e per i tuoi impiegati da dedicare a questa operazione (idealmente all’inizio o alla fine della settimana) e utilizzatelo per vagliare attentamente i file presenti nel cloud o nell’hard disk del tuo computer e decidere cosa fare di ciascuno: potrai cancellarli perché non più utili o conservarli per lavorarci in futuro.

Grazie a quest’operazione sarà possibile evitare errori che possono portare a gravi conseguenze, come un file salvato unicamente sul disco rigido invece di essere copiato anche sul cloud dell’azienda. Una revisione periodica attenta, inoltre, ti aiuterà a tenere sotto controllo lo stato dei file e a porre rimedio immediatamente a eventuali lacune o errori, per mantenere il tuo archivio in condizioni sempre ottimali.

6. Crea delle copie di sicurezza dei file

Per quanto la gestione dei documenti online offra una sicurezza decisamente maggiore rispetto a quella del corrispettivo cartaceo, non dovresti mai dimenticare di effettuare una revisione (come abbiamo già suggerito nel punto precedente) e un backup periodici, e di

conservare più copie di sicurezza dello stesso documento.

Proprio come per la revisione dei documenti, anche il backup generale e la creazione delle copie di sicurezza dovrebbero essere eseguiti periodicamente, in un giorno prestabilito della settimana o del mese. In seguito, potrai decidere di trasferire tutte le doppie copie in una cartella contenuta in un dispositivo fisico e nel cloud, per poterle ritrovare immediatamente in caso di perdita o danneggiamento di un file. Il backup è utile anche per proteggere i documenti in caso di guasti al sistema: ti basterà risalire all’ultima copia esistente per recuperare senza fatica il lavoro svolto.

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7. Prediligi l’invio di link ai download

Un tempo, l’unico modo per inviare un documento ai propri colleghi era quello di allegarlo a una e-mail: i file ricevuti in questo modo, però, non potevano essere aggiornati o modificati se non inviandoli nuovamente all’autore. Se questa persona, per un qualunque motivo, non poteva occuparsi immediatamente di eventuali aggiunte o modifiche, l’intero processo di creazione rischiava di subire enormi rallentamenti.

Per gestire i documenti online nel modo migliore e garantire un ritmo di lavoro costante, sostituisci all’invio del file da scaricare quello di un semplice link alla cartella condivisa: in questo modo, la versione del documento che verrà aperta sarà sempre quella più aggiornata e qualunque modifica verrà apportata in un attimo.

8. Utilizza i diritti d’accesso a tuo vantaggio

Una certa riservatezza nella gestione dei documenti ti sarà sempre d’aiuto: sia che decida di limitare l’accesso a un documento a determinati membri del tuo team, sia che tu voglia mantenere segreto un progetto fino alla grande rivelazione, controllare i diritti d’accesso ai file ti permetterà di decidere in piena libertà i ruoli di ogni collega e, di conseguenza, il genere di documenti che potranno visualizzare ed eventualmente modificare.

Ormai tutti i migliori software di gestione dei documenti ti consentono di evitare la confusione e di determinare i vari livelli di accesso in base alle tue esigenze. Ogni impiegato dovrebbe avere il proprio ruolo: gli addetti alla lettura della versione finale, ad esempio, avranno accesso a documenti contrassegnati come file di sola lettura, ma non alla loro versione modificabile, di cui si occuperanno invece altri addetti. L’importante è tenere a mente le capacità di ognuno, così da mettere a punto una strategia impeccabile.

9. Elimina la comunicazione tramite chat ed e-mail

Un importante suggerimento per chi si appresta a gestire i documenti online è quello di evitare la comunicazione con i membri del team tramite e-mail o chat private. Questi strumenti, infatti, pur rivelandosi molto pratici all’inizio, rappresentano un grosso problema in termini di ricerca: prova a immaginare quanto si rivelerebbe difficile dover cercare uno spunto interessante per un progetto tra centinaia di messaggi o voler ritrovare un link finito chissà dove.

Grazie a un software efficiente e dotato di un sistema di comunicazione interna, gestire i messaggi risulterà molto più semplice e non rischierai più di escludere accidentalmente dalla catena di e-mail qualche indirizzo, o di perdere importanti dettagli tra le risposte di una chat istantanea. Una volta provato, difficilmente riuscirai a farne a meno!

10. Conserva tutte le versioni dei documenti in un solo spazio

Il grande vantaggio del gestire i documenti online è ovviamente quello di poter accedere in qualunque momento a una piattaforma che non occupa spazio e li contiene tutti nella loro versione più aggiornata: con una soluzione di questo tipo, gli enormi archivi fisici saranno solo un lontano ricordo, e se anche dovrai spendere per trasformare i tuoi documenti cartacei nella loro versione digitale, ne ricaverai un immenso beneficio in termini di spazio, comodità ed efficienza futura.

Concentrare tutti i file nello stesso spazio grazie a un software di gestione dei documenti basato sul cloud consentirà ai tuoi dipendenti di effettuare l’accesso ovunque si trovino, di modificare i documenti con la tua autorizzazione e di consultarli senza problemi, rendendo l’intera procedura lavorativa molto più intuitiva. Massimizzare la resa del tuo team non è mai stato così semplice!

11. Nomina un responsabile

Il passo finale nell’adozione di nuove tecniche per gestire i documenti online è quello di nominare un responsabile che ti affianchi nel tuo operato. Se è pur vero che un sistema di gestione online abbia bisogno di meno manutenzione di un archivio cartaceo, un responsabile può comunque aiutarti a far funzionare tutto a dovere, soprattutto nel caso di team numerosi.

Potrai contare sul suo aiuto per rispondere alle domande dei nuovi assunti, tenere il punto della situazione riguardo gli ultimi progetti e potrà sostenerti nelle operazioni più lunghe come i backup e il controllo dei file: piuttosto che trascurare i compiti più semplici per occuparti delle urgenze o lottare per organizzare al meglio i documenti anche quando il tempo stringe, potrai contare sulla collaborazione di un altro paio di occhi esperti.

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Sei arrivato a leggere fin qui e siamo certi che ormai le modalità più proficue per gestire i documenti online non avranno più segreti per te. Segui questi consigli per avere un valido appoggio durante il tuo lavoro, e non dimenticare di imparare dalla tua esperienza: in men che non si dica troverai la strategia più adatta alla tua modalità operativa!

Un software completo e dalle performance incredibili sarà sempre il tuo migliore alleato nel lavoro di tutti i giorni: perché non provi subito le funzionalità e gli strumenti offerti da Bitrix24? Scaricalo e inizia a usarlo da oggi stesso!