11 strumenti indispensabili per la coordinazione in team globali

Il lavoro remoto ha contribuito a modificare il modo in cui le aziende assumono e amministrano i nuovi talenti, abbattendo numerose barriere. Tuttavia, ha anche creato una serie di sfide completamente nuove, come la corretta gestione dei team virtuali, specialmente quando questi sono distribuiti globalmente.

In questo senso, la tecnologia gioca un ruolo importante. Le compagnie possono contare su piattaforme che perfezionano la coordinazione in team globali.

In questo articolo scoprirai una selezione di 11 strumenti essenziali, che ti aiuteranno a semplificare la collaborazione nei team a distanza, lavorare ai progetti online e comunicare senza alcun limite geografico.

1. Bitrix24

Bitrix24 è una piattaforma all-in-one, che offre una vasta gamma di strumenti di comunicazione, collaborazione, gestione degli incarichi e dei progetti e molto di più. Si presenta quindi come una perfetta soluzione per gestire l'azienda e coordinare i team da un unico spazio.

Il software permette di amministrare efficacemente sia gli incarichi che i progetti. I team potranno infatti creare e assegnare attività e monitorarne i progressi in tempo reale, restando sempre al corrente di scadenze e responsabilità. Dispone di tipi differenti di visualizzazione, come il planner, i diagrammi di Gantt, le bacheche Kanban o i calendari, per la gestione e il monitoraggio completo del flusso di lavoro.

Oltretutto, Bitrix24 offre la possibilità di automatizzare i flussi di lavoro ripetitivi tramite regole predefinite o trigger. Configurando la creazione automatica di incarichi ricorrenti sarà possibile risparmiare tempo e ridurre il margine di errore.

La piattaforma si rivela un valido aiuto per potenziare la coordinazione dei team globali e mantenerli sempre connessi, grazie a chiamate, live chat (di gruppo o individuali), e-mail, videoconferenze e videochiamate in HD. Potrai condividere lo schermo, registrare audio e video e organizzare videoconferenze e videochiamate senza limiti di tempo.

Bitrix24 è dotato di uno spazio di archiviazione sul cloud, in cui conservare tutti i documenti rilevanti per mantenerli accessibili. I file potranno essere condivisi, modificati in maniera collaborativa e organizzati in cartelle, alle quali aggiungere password e autorizzazioni d’accesso per aumentare la sicurezza e garantire la loro centralizzazione. La funzionalità di controllo delle versioni aiuta invece a tenere d’occhio eventuali modifiche e ripristinare le versioni precedenti in caso di necessità.

Il software include un potente CRM, un contact center, un website builder e molti altri strumenti, che garantiscono una perfetta gestione globale dell’azienda.

Il suo piano gratuito include numerose caratteristiche, ma se desideri usufruire di funzionalità avanzate, puoi scegliere di sottoscrivere un piano a pagamento.

2. Asana

Asana è uno degli strumenti di gestione dei progetti online più famosi, in virtù delle numerose funzionalità disponibili e della facilità d’uso. Potrai utilizzarlo direttamente dal browser o scaricare la versione desktop e iniziare ad assegnare e gestire incarichi in maniera efficiente, aggiungendo scadenze, documenti o link. Con il suo aiuto è possibile organizzare efficacemente il lavoro e collegare gli incarichi agli obiettivi di tutta l’azienda.

Asana presenta una sezione completamente dedicata ai documenti, per un accesso e un recupero ancora più rapidi. In più, potrai visualizzare gli impegni sotto forma di calendario, elenco o dashboard, in base alle tue esigenze.

Crea flussi di lavoro personalizzati, indicando attività assegnate e scadenze con colori e tag. In questo modo, contribuirai a potenziare il coordinamento dei team globali e avrai la possibilità di monitorare i progressi dei progetti in tempo reale, intervenendo tempestivamente per correggere eventuali errori che rischierebbero di influenzare negativamente i tuoi progetti.

La piattaforma offre svariati piani su abbonamento, il cui prezzo aumenta insieme agli strumenti per il lavoro da remoto disponibili.

3. Slack

Tra gli strumenti per la collaborazione nei team globali più popolari troviamo Slack, una piattaforma di messaggistica istantanea che favorisce la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, sia vicini che lontani. Intuitiva e semplice da usare, consente di creare uno spazio di lavoro e di aggiungere gli utenti, aprendo canali con autorizzazioni d’accesso differenziate per dipartimento, progetto o attività.

Grazie a Slack potrai chattare in tempo reale con gli utenti o scrivere un messaggio, al quale risponderanno una volta online. Avrai inoltre la possibilità di inviare documenti, clip audio o video e organizzare riunioni online. Come altri strumenti di coordinazione in team, è dotato di un’IA in grado di automatizzare gli incarichi più ripetitivi, riassumere conversazioni e cercare rapidamente le informazioni di cui hai bisogno, incentivando la produttività generale.

La funzionalità Slack Connect aiuta la tua azienda ad allargare i propri orizzonti. Consente infatti di collaborare con i team esterni in maniera completamente sicura.

La piattaforma è perfettamente integrabile con altre applicazioni e offre un piano gratuito, che abilita l’organizzazione di videoconferenze con un solo utente e l’archiviazione di conversazioni per 90 giorni. Se necessiti di caratteristiche più avanzate come le riunioni di gruppo, dovrai sottoscrivere un abbonamento.

4. Zoom

Zoom è un valido alleato non solo per effettuare videochiamate, ma anche per organizzare attività di team building, coordinare il team online e mantenere sempre elevata la soddisfazione del personale. Permette di programmare riunioni con dipendenti, fornitori, collaboratori esterni o colleghi in tutto il mondo, oltre che di amministrare eventi virtuali, anche di grandi dimensioni. In questo senso, Zoom offre sale d’aspetto virtuali, con cui controllare l’accesso alla riunione. Potrai inoltre condividere lo schermo, registrare l’evento per la successiva distribuzione e chattare con i presenti.

Un’altra utile funzionalità è rappresentata dalla programmazione di riunioni flessibili, adattando l’orario alla posizione geografica di ciascun partecipante. Zoom può essere integrato con altre app e piattaforme, per facilitare la collaborazione dei team e lo scambio di informazioni.

Con il suo piano gratuito avrai la possibilità di tenere riunioni della durata massima di 40 minuti con chat, note e lavagna bianca, mentre i piani a pagamento includono funzionalità più avanzate, come l’organizzazione di webinar e i sottotitoli in varie lingue.

5. Trello

Trello è una piattaforma di gestione dei progetti online che contribuisce a rafforzare la collaborazione dei team a distanza. Molto apprezzato dai settori delle risorse umane, del marketing e vendite, il software fornisce lavagne, schede ed elenchi, per stabilire la priorità di incarichi e progetti in maniera semplice e visiva.

La piattaforma permette di assegnare responsabilità, includere documenti e creare schede per ogni attività. Queste potranno poi essere classificate in completate, ancora da completare o in corso, facilitando l’organizzazione del lavoro generale. Inoltre, è possibile sviluppare processi automatizzati, per portare a termine il lavoro senza interruzioni.

Trello è una piattaforma estremamente versatile, adattabile alle diverse esigenze delle aziende, che vanno dalla gestione dei progetti alla pianificazione di eventi.

La versione gratuita include un numero illimitato di schede, ma per ottenere un numero maggiore di dashboard è necessario pagare un abbonamento.

6. Microsoft Teams

Sviluppata dal famoso colosso dell’informatica, Microsoft Teams si presenta come uno degli strumenti per la coordinazione in team globali più completi e funzionali. Potrai infatti condividere documenti e centralizzare tutte le conversazioni in un unico spazio, oltre a incoraggiare la comunicazione tra i membri della squadra con chat, videoconferenze e videochiamate.

Questa soluzione permette di organizzare riunioni online con un massimo di 1.000 partecipanti ed eventi live che possono ospitarne persino 10.000. Offre inoltre funzionalità come l’alzata di mano, le reazioni virtuali, PowerPointLive e Microsoft Whiteboard. L’organizzazione di progetti in elenchi e dashboard è garantita, così come l’assegnazione di responsabilità e scadenze e il monitoraggio dei progressi.

Il principale vantaggio di Microsoft Teams è la sua completa integrazione con le app della suite Office365, che dà agli utenti la possibilità di condividere documenti e lavorare in tempo reale sullo stesso file. Il software dispone unicamente di piani a pagamento.

7. Google Workspace

Precedentemente noto con il nome G Suite, Google Workspace è la scelta più indicata per le aziende che utilizzano quotidianamente Google e le sue app. Si tratta di uno dei più funzionali strumenti di comunicazione per i team globali, che consente di migliorare la coordinazione delle squadre remote.

La tua azienda potrà contare su una casella di posta Gmail, completa di tag, filtri e risposte automatiche. Potrai organizzare riunioni virtuali, webinar ed eventi live con Google Meet e chattare con il personale grazie a Google Chat. Inoltre, Google Workspace permette di registrare le riunioni e di impostare sottotitoli in tempo reale, ideali per potenziare la collaborazione nei team interculturali.

La piattaforma include uno strumento di gestione degli incarichi, un sistema di archiviazione sul cloud, fogli di calcolo, moduli web, pratici calendari, la lavagna collaborativa Jamboard e molto altro. È anche possibile usufruire di Gemini, l’assistente IA integrato nella maggior parte delle app menzionate. Google Workspace è disponibile solo a pagamento.

8. Confluence

Confluence, al contrario di altre piattaforme di coordinazione in team, si concentra sulla creazione e la gestione di documenti, al fine di migliorare la coordinazione dei team globali e la produttività. Con il suo aiuto potrai elaborare documenti e classificarli utilizzando un sistema di tag con parole chiave, così da ritrovarli più facilmente in seguito.

La piattaforma genera automaticamente una macro tabella dei contenuti, che aiuta i membri del team a trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno. In più, potrai modificare file, aggiungere commenti, link ed elementi visivi come GIF ed emoji, taggare gli utenti e assegnare incarichi. Confluence offre anche una serie di modelli personalizzabili. Il suo piano gratuito è esteso a un massimo di 10 utenti, mentre i 3 piani a pagamento presentano numerose funzionalità aggiuntive.

9. Basecamp

Basecamp è un software pensato principalmente per il coordinamento dei piccoli gruppi di lavoro. Come gli altri strumenti citati in questo articolo, consente di creare e assegnare incarichi e risorse e controllare i progressi, ma non solo. Ogni progetto verrà infatti organizzato in una pagina specifica, per rendere più ordinati e accessibili file, discussioni, scadenze e molto altro.

Il software offre una chat e un pratico sistema di messaggistica, che agilizzano la comunicazione quotidiana dei membri del team di lavoro. Potrai anche accedere ai rapporti sulle attività, così da verificare i progressi e identificare immediatamente eventuali ostacoli.

Basecamp presenta svariati abbonamenti a pagamento, da scegliere in base alle necessità e al budget dell’azienda.

10. Monday.com

Sistema operativo di lavoro altamente personalizzabile, Monday.com è un’opzione ideale per rafforzare la coordinazione in team internazionali. Gli utenti che lo scelgono potranno creare applicazioni di flussi di lavoro in pochi minuti, per gestire progetti, processi e attività.

Questa soluzione semplifica l’assegnazione delle risorse e aiuta a controllare quali dipendenti sono impegnati nelle varie attività, per evitare sovraccarichi di lavoro. Avrai la possibilità di stabilire gli obiettivi, lavorare sui progetti e monitorare i progressi, il tutto da un’unica piattaforma. Monday.com consente inoltre di centralizzare i canali di comunicazione e personalizzare la dashboard seguendo le tue necessità.

Potrai anche effettuare videochiamate, così da restare in contatto con i dipendenti ovunque si trovino. Grazie alle notifiche in tempo reale, invece, avrai modo di rendere più immediata la collaborazione dei team all’interno dell’azienda. Il piano gratuito del software include 2 utenti e alcune funzionalità di base, ma per usufruire di funzioni come le automazioni è necessario abbonarsi.

11. Jira

Originariamente progettata per gli sviluppatori di software, Jira si è evoluta fino a diventare una piattaforma completa. Può infatti essere utilizzata con successo anche dai team non tecnici, che vogliono organizzare e monitorare efficacemente i flussi di lavoro nei progetti. Potrai semplificare la coordinazione dei team globali e suddividere le attività più grandi in compiti più piccoli con le bacheche Scrum e Kanban. Inoltre, permette di automatizzare i flussi di lavoro e personalizzarli quando necessario.

Jira aiuta a centralizzare facilmente responsabilità, dettagli, strumenti e risorse in un unico spazio, per potenziare la collaborazione e rendere più agile il lavoro generale. È disponibile in versione gratuita per un massimo di 10 utenti, ma se la tua azienda necessita di uno spazio di archiviazione maggiore e delle automazioni dovrai pagare un abbonamento.

Lavora efficacemente insieme al tuo team globale con l’aiuto dei migliori strumenti di coordinazione

Sul mercato sono disponibili numerosi strumenti di coordinazione in team, tutti dotati di funzionalità pratiche e avanzate. In generale, assicurano una comunicazione efficace e senza ostacoli dovuti alla distanza geografica, contribuiscono a incentivare la collaborazione tra i dipendenti e sono in grado di potenziare la gestione dei progetti. Grazie alle piattaforme appena esaminate, sarai in grado di pianificare e assegnare incarichi con facilità, monitorare efficacemente i progressi e mantenere allineati i membri del tuo team con gli obiettivi del progetto.

Tra gli strumenti per team distribuiti, Bitrix24 si presenta come il più completo. Le sue potenti funzionalità riunite in un’unica piattaforma garantiscono una gestione ottimale dell’azienda: potrai collaborare e comunicare fluidamente anche con i dipendenti remoti, gestire efficacemente incarichi e progetti, sfruttare le potenzialità del suo robusto CRM e molto di più. Iscriviti oggi, scopri come accrescere la coordinazione in team globali e raggiungere un successo senza precedenti!

FAQ

Quali sono le funzionalità cruciali per gli strumenti di coordinamento dei team globali?

Tra le funzionalità cruciali per gli strumenti di coordinamento dei team globali troviamo:

• La comunicazione, sia sincrona che asincrona

• La gestione di incarichi e progetti

• I calendari condivisi

• L’archiviazione su cloud

• Un solido sistema di protezione dei dati.

• L’integrazione con altre applicazioni.

In che modo gli strumenti di collaborazione migliorano la produttività nei team internazionali?

Gli strumenti di collaborazione migliorano la produttività nei team internazionali:

• Facilitando la comunicazione in tempo reale tra i dipendenti

• Rendendo più semplice e immediato il monitoraggio dei progressi

• Riducendo malintesi, ritardi nelle consegne e problemi legati agli incarichi assegnati

• Centralizzando tutte le funzioni e le informazioni utili in un unico spazio

• Consentendo la collaborazione asincrona tra i lavoratori

• Rendendo possibile l’accesso a dati costantemente aggiornati.

Quali sono le sfide più comuni affrontate dai team globali e come possono sostenerle questi strumenti?

Le sfide che i team globali si trovano ad affrontare sono numerose, ma è possibile contrastarle correttamente applicando i seguenti consigli:

• Differenze di fuso orario tra i dipendenti: adottare una programmazione flessibile, utilizzando lo strumento di gestione degli incarichi per amministrare i compiti e assegnare le responsabilità.

• Accesso alle informazioni: centralizzare i documenti di cui i dipendenti potrebbero aver bisogno, archiviandoli in un unico spazio e assegnando le autorizzazioni per rendere possibile la loro consultazione.

• Creazione di un legame di fiducia solido con i colleghi: offrire ai dipendenti opportunità di team building e conoscenza reciproca, anche con l’aiuto di strumenti per videoconferenze e chat.

• Barriere linguistiche e comunicative: stabilire politiche precise per regolare le comunicazioni e introdurre strumenti di traduzione automatica, al fine di aumentare la comprensione reciproca tra i dipendenti.