10 strumenti essenziali per la gestione del tempo

In un mondo lavorativo esigente e in continua evoluzione come quello di oggi è essenziale amministrare con efficacia il tempo a disposizione. Sul mercato esistono numerose soluzioni per ottimizzare la gestione del tempo e aumentare la produttività, dotate di funzionalità avanzate per pianificare le varie attività, seguire i progressi dei progetti e migliorare la collaborazione con il team.

Se desideri perfezionare la tua organizzazione quotidiana per trovare il giusto equilibrio tra lavoro e riposo, continua a leggere: scoprirai 10 utili strumenti per la gestione del tempo che ti aiuteranno a ottenere risultati straordinari.

1. Scoro

Tra gli strumenti per la gestione del tempo disponibili sul mercato, Scoro si distingue per la sua versatilità. Combina infatti le funzionalità di monitoraggio del tempo con la gestione dei progetti e il CRM, per aumentare la collaborazione e organizzare tutti i processi commerciali della tua attività efficacemente e da un’unica piattaforma. Potrai assegnare risorse e pianificare progetti in maniera globale, tenere traccia sia delle ore fatturabili che di quelle non fatturabili, stabilire scadenze realistiche ed emettere fatture in base alle ore di lavoro effettive.

Scoro offre una visione completa dello stato del tuo negozio: tramite il pannello di controllo potrai infatti visualizzare con semplicità gli indicatori chiave di prestazione, le attività attuabili e le conversioni. Avrai inoltre la possibilità di monitorare in dettaglio gli incarichi completati e ottenere rapporti disaggregati in base ai membri del team, le attività, i progetti svolti e i clienti e valutare l’operato della tua squadra, per identificare ed eliminare eventuali ostacoli. In più, sarà possibile ottimizzare tutte le attività che consumano troppo tempo. Offre solo versioni a pagamento, ma è possibile provare una versione demo gratuita prima di procedere con l'acquisto.

2.ActiveCollab

La funzionalità più utile e interessante di ActiveCollab è il cronometro integrato, da attivare per lavorare in maniera ancora più efficiente agli incarichi o ai progetti: grazie al suo aiuto, potrai capire di quanto tempo hai bisogno per svolgere ciascuna attività e organizzare la tua giornata di conseguenza. Le ore registrate vengono poi archiviate nelle schede di ciascun dipendente e in quella del team, così come nei rapporti: sarà possibile confrontare le ore previste con quelle effettivamente registrate e le ore di lavoro fatturabili verranno calcolate sia nel budget del progetto che nella busta paga dei dipendenti.

La possibilità di creare un numero illimitato di progetti è l’ideale per i leader più impegnati, che ne gestiscono molti nello stesso momento. Organizzare gli incarichi risulterà notevolmente più facile, così come controllare il tempo effettivamente impiegato per ogni attività e l’utilizzo delle risorse. ActiveCollab, tra tutti gli strumenti per la gestione del tempo, offre un pratico sistema di colori che permette di identificare a colpo d’occhio quali dipendenti hanno già svolto il loro lavoro, in quale momento e se le ore impiegate rientrano nell’orario regolare o negli straordinari. La versione gratuita è utilizzabile da un massimo di 3 utenti e offre solamente 1 GB di spazio di archiviazione, ma è sempre possibile sottoscrivere un piano a pagamento.

3. Bitrix24

Bitrix24 è sicuramente uno degli strumenti di gestione del tempo per il lavoro più completi. Si tratta di una piattaforma collaborativa intuitiva e semplice da usare, che presenta una grande quantità di funzionalità pratiche. Potrai infatti organizzare responsabilità e impegni grazie al suo eccezionale sistema di gestione degli incarichi, incorporare risorse e scadenze e contare sull’orologio online per tracciare con precisione le ore impiegate per svolgere ciascuna attività. Avrai inoltre la possibilità di scegliere la tua visualizzazione preferita tra bacheche Kanban e diagrammi di Gantt e delegare attività in sospeso con pochi clic, scegliendo subito un dipendente a cui assegnarle perché vengano completate nel tempo stabilito. E non è finita qui: oltre a monitorare le attività assegnate potrai collaborare online con il responsabile degli incarichi tramite commenti sui documenti condivisi, oppure utilizzando uno degli strumenti di comunicazione inclusi nella piattaforma.

I leader dei progetti avranno la possibilità di monitorare il tempo utilizzato per portare a termine ciascun incarico e di valutare quindi l’efficienza dei dipendenti: in questo modo potranno suddividere in maniera equa il carico di lavoro e assicurarsi che i progetti rispettino le date di scadenza previste. Inoltre, Bitrix24 offre un valido grafico assenze, per gestire con efficacia i permessi di malattia e le ferie retribuite e tenere traccia dei dipendenti assenti per un periodo di vacanza, un viaggio di lavoro o altre ragioni. Anche la gestione delle fatture si rivela più semplice e immediata: è sufficiente scegliere un modello tra quelli proposti per personalizzarlo e il software determinerà con esattezza le cifre da addebitare ai clienti e da pagare ai dipendenti.

Se desideri amministrare gli impegni e il tempo a tua disposizione in maniera ordinata e funzionale potrai contare sia su calendari personali che di gruppo, mentre la collaborazione e la comunicazione vengono agevolate da chat individuali e collettive, videochiamate in HD, un CRM completo e un sistema di archiviazione sul cloud, per condividere i file e semplificare il lavoro generale. Si integra facilmente con le app più utilizzate e presenta sia un piano gratuito che quattro piani a pagamento.

4. Toggl

Famoso e molto utilizzato, Toggl è uno degli strumenti per la gestione del tempo più pratici e facili da usare. Per iniziare a lavorare è infatti sufficiente scaricare il plug-in per il browser, creare un account e controllare tutte le attività svolte in qualsiasi momento nella massima semplicità. Per questo motivo, si tratta di una delle soluzioni più amate dai lavoratori in proprio.

Toggl permette di sviluppare un numero illimitato di progetti e sottoprogetti e di generare etichette, per indicare con esattezza quali attività sono state svolte e per quale cliente. Presenta inoltre un sistema di rapporti completo che aiuta a monitorare i progetti del team e a prendere decisioni basate su dati certi. È possibile integrarlo con svariati sistemi di gestione dei progetti e offre sia una versione gratuita che altre a pagamento, in base alle necessità degli utenti.

5. TimeCamp

Se hai bisogno di controllare con precisione il tempo impiegato per ogni progetto, TimeCamp è la soluzione che fa per te. La piattaforma offre infatti utili funzionalità di questo tipo, come il monitoraggio automatico delle ore fatturabili e non fatturabili, un gateway di pagamento integrato e una grande quantità di rapporti disponibili. Consente inoltre di calcolare la retribuzione in base al tempo di lavoro, per fornire una visione ancora più completa e accurata dei costi e dei benefici dei vari progetti.

Controllare i registri degli orari degli impiegati si rivela ancora più semplice, grazie a fogli di presenza dettagliati e visualizzazioni grafiche simili a un calendario. TimeCamp è un software formidabile anche per valutare le risorse e il rendimento del team e, come molti altri strumenti per la gestione del tempo, è disponibile sia in versione gratuita che a pagamento.

6. Replicon

Replicon si distingue tra quelli presenti in questo elenco per essere uno dei migliori strumenti di gestione del tempo per i dipendenti, ideale per le aziende di grandi dimensioni grazie alla capacità di offrire una visione completa del tempo impiegato per portare a termine le attività. La piattaforma acquisisce automaticamente i dati relativi al tempo e al lavoro dei dipendenti anche grazie alle numerose app integrabili, per generare fatture precise nella massima semplicità.

Replicon può essere utilizzato per realizzare stime dei progetti o stabilire il loro budget, oppure per studiare le analitiche utili ad aumentare la produttività. Le interfacce ottimizzate per smartphone, tablet e desktop inoltre, rendono il processo di fatturazione ancora più rapido ed è possibile personalizzare le opzioni di monitoraggio in base alle necessità dell’azienda. Non presenta piani gratuiti, ma chi desidera provarlo gratuitamente ha a disposizione un periodo di 14 giorni.

7. Todoist

Intuitivo e dotato di un’interfaccia personalizzabile, Todoist è uno degli strumenti per la gestione del tempo ottimizzati per organizzare e catalogare gli impegni: permette infatti di creare delle to-do list personali o da condividere con il proprio team, di assegnare incarichi e di tenere traccia delle attività svolte per monitorare i progressi ottenuti.

Le liste di attività create possono essere arricchite con filtri, etichette e priorità. Todoist presenta inoltre una vasta gamma di modelli da modificare secondo le proprie esigenze e può essere utilizzato da qualunque dispositivo o piattaforma. La versione gratuita permette di aggiungere solo 5 collaboratori a progetto, mentre quelle a pagamento presentano maggiori funzionalità a prezzi comunque competitivi.

8. RescueTime

Se stai cercando strumenti per la gestione del tempo in grado di aumentare la produttività, sei sulla strada giusta: RescueTime nasce infatti per eliminare le distrazioni e incoraggiare il miglioramento delle prestazioni, aiutando gli utenti a definire i propri obiettivi e offrendo un feedback ogni volta che un traguardo viene raggiunto con successo.

RescueTime permette inoltre di ottenere con facilità rapporti sul tempo e sulla produttività e di restringere l’accesso a tutte quelle app e siti web in grado di causare distrazioni, incrementando la concentrazione sul lavoro. È disponibile solo in versione a pagamento ma, come per altri software, è possibile provarlo gratuitamente per un periodo di 14 giorni.

9. Teamwork

Teamwork si presenta come una piattaforma destinata principalmente al lavoro con la clientela e, per questo motivo, offre una panoramica completa di tutti i progetti, i team, i clienti, i dipendenti e i freelance. Oltre a organizzare la tua giornata potrai tenere traccia delle ore dedicate a ciascun incarico grazie all’orologio online e aggiungere etichette a ogni ricevuta, ad esempio per specificare se dovranno essere contabilizzate o meno nella fattura.

Il software è una soluzione perfetta anche per chi desidera valutare il rendimento del team e quello personale e migliorare la collaborazione all’interno della squadra, per portare a termine i progetti con successo. È scalabile e presenta sia un piano gratuito che varie opzioni a pagamento, che offrono funzionalità aggiuntive come il CRM integrabile.

10. Trello

Trello è uno degli strumenti per la gestione del tempo più popolari, noto per le sue utili funzionalità di gestione dei progetti. Perfetto per amministrare gli incarichi quotidiani di breve durata da un unico spazio, aiuta a mantenere l’organizzazione del team a livelli ottimali grazie alla visualizzazione in stile bacheca Kanban e alla possibilità di aggiungere etichette e date di scadenza alle varie schede.

Si rivela una piattaforma intuitiva e semplice da usare, che consente di creare liste illimitate di incarichi e di ordinarle in base alla priorità, di condividere immagini e file e di inserire commenti nei documenti condivisi: in questo modo viene agevolata la collaborazione ed eviterai di perdere tempo inoltrando e-mail con allegati che rischiano di andare persi. Dispone di due versioni, una gratuita per uso personale e una a pagamento.

Scegli lo strumento più adatto alle tue esigenze e impara a gestire il tempo con efficacia

Ora che i migliori strumenti per la gestione del tempo sono stati svelati, non ti resta che scegliere quello più adatto alle tue esigenze. Non dimenticare di seguire anche i suggerimenti degli esperti per la gestione del tempo: in breve tempo riuscirai a ottimizzare l’uso delle risorse, utilizzare nella maniera più adeguata il tempo a disposizione e tenere sotto controllo tutti gli incarichi e le scadenze di cui devi occuparti. Non solo riuscirai a terminare i progetti nel lasso di tempo stabilito, ma sarai anche in grado di seguire con facilità i progressi di quelli a cui stai lavorando.

Se sei ancora in cerca del software ideale, la soluzione di cui hai bisogno è una piattaforma funzionale, con cui portare l’azienda a un nuovo livello di professionalità. Scegli Bitrix24: versatile e completo, possiede tutti gli strumenti essenziali per gestire le ore di lavoro, pianificare i progetti, organizzare le tue giornate, migliorare la comunicazione, aumentare la collaborazione generale all’interno del team e molto di più. Iscriviti oggi, noterai la differenza!

FAQ

Quali sono i concetti principali della gestione del tempo?

Quali sono le regole principali per stabilire le priorità?

Quali sono i migliori strumenti di gestione del tempo?