10 strumenti di comunicazione aziendale raccomandati per la tua impresa

Nell’ambiente competitivo e dinamico delle grandi aziende, una comunicazione efficace diventa una colonna portante per il successo e l’efficienza operativa. La scelta degli strumenti adeguati è quindi critica, data la complessità e il volume delle operazioni che tali organizzazioni devono gestire. In questo articolo, presenteremo 10 strumenti di comunicazione aziendale creati per rispondere alle esigenze uniche delle grandi imprese. Tali strumenti sono stati attentamente selezionati per la loro capacità di migliorare la collaborazione su grande scala, ottimizzare il flusso di comunicazione e sostenere la gestione di progetti e processi in ambienti in cui la precisione e la rapidità sono essenziali. Dalle piattaforme di comunicazione interna alle soluzioni avanzate di videoconferenza e gestione dei progetti, scopri come ciascuna di queste raccomandazioni può aiutarti a trasformare il modo in cui la tua compagnia comunica e opera.

1. Piattaforme di messaggistica aziendale affidabili e sicure

Tra gli strumenti di comunicazione corporate più importanti rientrano sicuramente le piattaforme di messaggistica. Permettono infatti di facilitare lo scambio di idee e il processo decisionale agile e di mantenere allineati verso gli stessi traguardi tutti i dipendenti della compagnia, sia quelli che lavorano in ufficio che gli impiegati remoti.

Non tutti i software di messaggistica, però, si adattano alle necessità di una grande azienda. Per garantire la riservatezza dei dati proteggendo i messaggi scambiati e prevenire eventuali fughe di informazioni, dovresti rivolgerti a una piattaforma che impieghi la crittografia end-to-end avanzata. In più, tale software dovrebbe rispettare le normative sulla privacy GDPR e HIPAA, così da proteggere la tua compagnia da eventuali sanzioni legali ed evitare gravi danni alla sua immagine.

2. Soluzioni di videochiamata e videoconferenza pensate per le grandi imprese

Le forme di lavoro ibrido e da remoto si sono diffuse sempre di più e le aziende, soprattutto quelle di grandi dimensioni, si sono adattate a tale tendenza. Per consentire ai dipendenti di lavorare nel massimo dell’efficienza ovunque si trovino, i colossi dell’informatica sono stati incaricati di sviluppare piattaforme di comunicazione specifiche per le grandi aziende, con caratteristiche molto diverse da quelle dei software per le piccole imprese o per uso personale.

Queste piattaforme, oltre a garantire la massima sicurezza alla comunicazione corporate, sono affidabili e si adattano perfettamente alla crescita della compagnia. Inoltre, permettono di organizzare riunioni con numerosi partecipanti, a cui dipendenti, clienti e stakeholder possono unirsi semplicemente cliccando su un link. Per aumentare ulteriormente le misure di sicurezza, alla crittografia end-to-end può essere associata una password di accesso. Il supporto di un numero elevato di partecipanti rende questi software il mezzo ideale per organizzare webinar, workshop, corsi di formazione, videoconferenze e altri tipi di eventi virtuali.

Inoltre, le funzioni di moderazione avanzata delle riunioni, il silenziamento dei microfoni e il controllo della videocamera aiutano i responsabili degli incontri a mantenere più facilmente l’ordine generale. Alcune piattaforme, come Bitrix24, si integrano perfettamente con i calendari aziendali e permettono di creare svariati calendari differenti, facilitando la programmazione di eventi e la gestione delle notifiche e dei promemoria per i team, i dipartimenti o l’intera azienda.

3. Sistemi completi di gestione dei progetti e dei flussi di lavoro

Ogni grande azienda dovrebbe poter contare su un sistema di gestione dei progetti e dei flussi di lavoro. Una piattaforma di questo genere consente infatti di amministrare i progetti con maggior efficacia, sfruttando al massimo il potere della collaborazione. Dopo che il leader avrà dato il via al progetto, potrà aggiungere incarichi sia primari che secondari, stabilire dipendenze tra essi e assegnare ruoli e responsabilità ai dipendenti. In più, sarà possibile stabilire autorizzazioni d’accesso, in modo che i membri del team ricevano le informazioni fondamentali per svolgere il loro lavoro.

Una delle caratteristiche fondamentali di questi strumenti di comunicazione aziendale è la personalizzazione, che li rende adattabili alle esigenze dei vari dipartimenti della compagnia. In più, contribuiscono a migliorare la comunicazione interna, centralizzano i dati e consentono di condividere documenti. In questo modo, gli sforzi risultano maggiormente coordinati e anche la trasparenza generale aumenta.

Controllare le prestazioni del team, l’avanzamento del progetto, l’uso delle risorse e il rispetto delle date di scadenza è cruciale per prendere decisioni informate e sicure. A questo proposito, dovresti rivolgerti alle piattaforme dotate di funzionalità avanzate di reportistica e monitoraggio dei progetti, soprattutto se possono essere personalizzate in base alle necessità. Inoltre, prima di acquistare il tuo software di gestione degli incarichi e dei progetti per le grandi aziende, dovresti accertarti che sia totalmente integrabile con i sistemi ERP già in uso, per garantire la massima coerenza dei dati e dei processi dell’intera organizzazione.

4. Sistemi di comunicazione unificata (UCS)

I sistemi di comunicazione unificata, definiti anche con la sigla inglese UCS, combinano numerosi metodi di comunicazione aziendale, come posta elettronica, documenti condivisi, messaggistica istantanea, videochiamate, telefonate e collaborazione in tempo reale su una sola interfaccia. Il loro obiettivo è quello di migliorare e rendere più fluida la comunicazione corporate, consentendo ai dipendenti di collaborare efficacemente con i colleghi e restare in contatto con i fornitori o altri stakeholder.

Il vantaggio principale dell’utilizzo delle UCS deriva dalla possibilità di comunicare dalla stessa applicazione, senza passare da un software all’altro. Impiegando un sistema di comunicazione unificata efficace e professionale come Bitrix24 potrai effettuare videochiamate, chattare, modificare documenti collaborativi o inviare e-mail da una sola piattaforma, nella massima semplicità. In più, l’applicazione può essere utilizzata sia in versione desktop che mobile, permettendo ai membri del team di lavorare ovunque si trovino. La comunicazione aziendale risulta quindi semplificata e i dipendenti hanno la possibilità di risparmiare tempo, con un notevole aumento della produttività.

5. Soluzioni CRM avanzate, dotate di integrazione ERP

Un CRM solido e completo è in grado di offrire enormi benefici a tutte le compagnie che desiderano migliorare la relazione con la clientela, aumentare la sua soddisfazione e facilitare la conversione dei lead. Si tratta di uno strumento di comunicazione interna fondamentale per raggiungere il successo, poiché consente alle informazioni sul ciclo di vita di ciascun cliente di essere condivise con tutti i dipendenti dotati delle necessarie autorizzazioni. Conoscere lo stato dei lead permette infatti di migliorare il servizio clienti, rendere la comunicazione più mirata e potenziare gli sforzi di vendita. È quindi essenziale sia per le grandi aziende che per quelle di dimensioni minori.

Ovviamente, il CRM dovrebbe integrarsi con il sistema di pianificazione delle risorse (ERP). In questo modo, sarà possibile sincronizzare automaticamente tutti i dati tra i vari dipartimenti della compagnia. Le informazioni relative agli ordini, ai clienti, all'inventario, alla fatturazione e ai pagamenti risulteranno così immediatamente disponibili in tutta la compagnia, assicurando la massima precisione, eliminando il rischio di duplicazione dei dati e potenziando l’efficienza operativa generale.

Grazie all’integrazione tra CRM e sistemi ERP è possibile ottenere una panoramica completa del cliente, migliorando notevolmente il processo decisionale. Tutti i dipartimenti aziendali saranno in possesso delle informazioni necessarie a identificare le tendenze, personalizzare le interazioni e valutare le prestazioni e potranno sia cogliere al volo le opportunità che si presentano che correggere la rotta in caso di problemi.

6. Social network aziendali e sistemi personalizzabili per il coinvolgimento dei dipendenti

Nel confronto con le piccole imprese, le grandi aziende sono chiamate a un impegno ancora più sostanziale per intensificare e promuovere attivamente la comunicazione tra i loro dipendenti. È quindi necessario presentare la collaborazione come un valore aziendale, rispettato a ogni livello dell’azienda. In questo senso, è possibile impiegare strumenti per la comunicazione corporate come i sistemi personalizzabili per il coinvolgimento dei dipendenti e i social network aziendali.

Tali piattaforme si rivelano la scelta più indicata non solo per comunicare e rafforzare i valori organizzativi, ma anche per fomentare lo spirito di squadra, il senso di appartenenza dei dipendenti e la fiducia reciproca. Al loro interno è possibile includere svariate funzioni che soddisfino tutte le esigenze delle grandi aziende, come bacheche interne, sistemi di riconoscimento dei risultati ottenuti dai dipendenti o anche sondaggi per ottenere feedback. Il loro utilizzo contribuisce a creare una comunità più unita, in cui ogni dipendente si senta valorizzato, connesso agli altri colleghi e motivato.

Un social network interno all’azienda può anche rivelarsi lo spazio perfetto per discutere e condividere notizie con i colleghi. Se il tuo obiettivo è rafforzare le tue strategie di team building e collaborazione, potrai contare sui dati forniti dai rapporti sulla partecipazione, il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti.

7. Sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM)

I sistemi di gestione dei contenuti aziendali (o ECM, dalla sigla inglese) rappresentano una soluzione tecnologica all’avanguardia per catturare, gestire, archiviare, conservare e consegnare le informazioni durante tutto il loro ciclo di vita. In questo contesto, con il termine informazioni si intendono sia contratti, manuali e documenti che contenuti realizzati per i siti web, e-mail, video e immagini.

Al fine di ottimizzare il ciclo di vita delle informazioni, il software ECM impiega una gestione efficiente dei documenti e l’automazione dei flussi di lavoro. Consente inoltre di eliminare le inefficienze operative e di ridurre i costi generali. In più, rispetta pienamente le regolamentazioni e gli standard applicabili, come GDPR, HIPAA e SOX, tramite l’impiego di controlli di sicurezza per proteggere la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati.

L'utilizzo di questi sistemi è cruciale per le grandi imprese, che devono occuparsi di un volume notevole di contenuti. Inoltre, i sistemi ECM facilitano la collaborazione tra team o vari dipartimenti della compagnia, migliorano la comunicazione interna aziendale fornendo strumenti per condividere, revisionare e approvare i documenti in tempo reale e consentono agli utenti di cercare, recuperare e accedere rapidamente alle informazioni grazie a funzionalità avanzate di indicizzazione e ricerca.

8. Sistemi di sicurezza aziendale e best practice di protezione

Le grandi aziende affrontano operazioni su larga scala e hanno a che fare con dati sensibili della massima importanza. Per questo motivo, la mancata implementazione di adeguate misure di sicurezza potrebbe provocare gravi problemi, come fughe di informazioni riservate o la perdita di informazioni rilevanti. L’adozione di strumenti di comunicazione corporate dovrebbe sempre essere accompagnata dall'implementazione di sistemi di sicurezza aziendali e best practice di protezione, che impediscono alle informazioni sensibili di fuoriuscire monitorando il movimento dei dati in entrata e in uscita dalla rete aziendale.

Gli strumenti in questione includono tutte le misure di sicurezza avanzate messe in atto per proteggere la rete aziendale dalle minacce cibernetiche, come il firewall, i sistemi di rilevamento e prevenzione delle intrusioni (IDP), la crittografia dei dati in transito, la gestione delle password e molte altre.

Al momento di scegliere una piattaforma di sicurezza studiata per le grandi aziende, è importante prendere in considerazione numerosi fattori. Ad esempio, dovrebbe consentire il monitoraggio degli utenti, per individuare azioni insolite o rischi per la sicurezza e rispettare le normative esterne e gli standard del settore, oltre a consentire alle compagnie di stabilire e applicare politiche di sicurezza interne.

9. Piattaforme di integrazione e gestione delle API

Le grandi aziende utilizzano un gran numero di applicazioni differenti, ma poche di queste sono connesse tra loro. Tale mancanza di coesione potrebbe finire per influenzare negativamente sia l’efficienza della compagnia che la coerenza generale, rendendo più difficile il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Questo problema può essere risolto grazie alle piattaforme di integrazione e gestione delle API, che combinano sistemi eterogenei (database, strumenti di comunicazione e di terze parti, sistemi cloud), massimizzando l’efficienza ed eliminando i silos di dati. Con il loro aiuto è possibile automatizzare i processi interni e sincronizzare efficacemente i dati. In alcuni casi, consentono anche di creare integrazioni personalizzate, per soddisfare esigenze particolari della compagnia o in relazione ai suoi partner, clienti o fornitori.

10. Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP)

I sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), già citati in precedenza, non possono essere considerati strumenti di comunicazione aziendale in sè per sè. Tuttavia, rappresentano una soluzione importante per lo scambio di informazioni e la comunicazione, poiché integrano svariati processi, dalle risorse umane alla finanza, fino alla catena di approvvigionamento e la gestione dei progetti. Tramite il loro utilizzo, i reparti possono lavorare in tempo reale su informazioni centralizzate e sempre aggiornate.

I sistemi ERP raccolgono dati da tutti i reparti dell’azienda, fornendo ai dirigenti una panoramica globale della situazione generale della grande impresa. In questo modo, realizzare strategie basate su dati sicuri risulterà notevolmente più semplice. In più, si rivelano di grande aiuto per automatizzare processi ricorrenti, ad esempio la gestione delle buste paga o degli inventari.

Scopri quali strumenti implementare per potenziare e perfezionare la comunicazione nelle grandi aziende

Gli strumenti di comunicazione aziendale appena presentati e le loro funzionalità ti aiuteranno ad accrescere l’efficienza dei diversi reparti della tua grande azienda. La protezione completa dei dati, il loro flusso regolare e la libertà di comunicazione contribuiscono infatti a migliorare la collaborazione generale, potenziando lo spirito di squadra dei dipendenti e aumentando allo stesso tempo la produttività.

Se desideri investire in una piattaforma completa e altamente funzionale, Bitrix24 è la soluzione che stai cercando. Con il suo aiuto, i tuoi impiegati e team saranno in grado di effettuare chiamate e videochiamate in HD, comunicare tramite live chat, condividere documenti, utilizzare la knowledge base aziendale, collaborare facilmente con gli incarichi e i progetti, contare su un CRM potente e molto di più. Integrabile con numerosi strumenti e personalizzabile con le app da scaricare nel Marketplace, è la piattaforma intuitiva e scalabile di cui ogni grande azienda ha bisogno. Iscriviti subito a Bitrix24, raggiungi la massima innovazione nella comunicazione aziendale!

FAQ

I criteri che è possibile utilizzare per scegliere strumenti di comunicazione aziendale sono i seguenti:

• La facilità d’uso

• La scalabilità

• L’integrazione con gli altri strumenti utilizzati dalla compagnia

• Il prezzo

• Le opzioni di sicurezza offerte

• Un servizio clienti efficiente e sempre disponibile.

Gli strumenti di comunicazione aziendale possono migliorare la produttività semplificando le interazioni tra i dipendenti, potenziando la collaborazione dei team e contribuendo all’innovazione tramite un continuo scambio di idee. Inoltre, possono rendere più agili i processi lavorativi, incoraggiando l’aumento dell’efficienza generale.

Tra i principali vantaggi dell’adozione di strumenti di comunicazione avanzati nell’ambiente di lavoro troviamo:

• L’aumento della coesione tra i membri del personale, anche se appartenenti a dipartimenti diversi

• Il potenziamento delle operazioni su larga scala

• Una risoluzione più rapida dei problemi riscontrati

• L’incremento della produttività dell'intera azienda

• Una gestione dei processi ancora più efficace.