Con il trascorrere del tempo, il lavoro da remoto si è trasformato in una realtà consolidata. Sempre più aziende stanno implementando questa modalità, sia per aumentare la flessibilità che per assumere talenti che vivono in altri paesi, riducendo i costi generali del lavoro. Per questo motivo necessitano di un digital workspace all’avanguardia, che permetta loro di organizzare gli incarichi e coordinare i team nel modo più adeguato. Uno strumento del genere aiuterà ad aumentare anche la produttività e l’efficienza del lavoro ibrido o da remoto, incentivando la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team.
Se desideri che anche la tua azienda sia all’avanguardia nella trasformazione dello spazio di lavoro digitale, continua a leggere: stai per scoprire le 10 migliori opzioni offerte dal mercato nel 2023.
FAQ
Che cos’è uno spazio di lavoro digitale?
Uno spazio di lavoro digitale è la versione virtuale di un ufficio tradizionale. Si tratta di un vero e proprio ecosistema composto da tecnologie diverse che permettono ai team da remoto di organizzarsi, collaborare e restare produttivi, in qualsiasi parte del mondo si trovino.
Che cos’è la trasformazione digitale dello spazio di lavoro?
Il termine trasformazione digitale dello spazio di lavoro si riferisce all’implementazione di nuove tecnologie all’interno di processi quotidiani, strategie e sviluppo di prodotti, oltre che all’interno delle campagne di marketing e vendita. In questo modo non cambia solo l’operato delle aziende, ma anche il modo in cui assistono i clienti.
Quali sono gli spazi digitali più popolari?
Gli spazi digitali sono strumenti online che permettono ai membri dei team di lavorare insieme in tempo reale, senza dover occupare lo stesso luogo fisico. I più popolari sono:
- Microsoft Teams
- Slack
- Zoom
- Asana
- Google Workspace
- Trello
- Bitrix24
- Salesforce
- Hubspot
- Jira
Cosa include uno spazio di lavoro digitale sicuro e intelligente?
Uno spazio di lavoro digitale sicuro e intelligente include strumenti e metodi per proteggere le informazioni e i dati aziendali, oltre alla tecnologia per migliorare il benessere e le prestazioni dei singoli impiegati e dei team. Dovrebbe anche risultare disponibile per più piattaforme e dispositivi, per consentire l’accesso da remoto.
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1. Microsoft Teams
Microsoft Teams è sicuramente uno degli strumenti software digitali per lo spazio di lavoro più famosi e utilizzati. Ideale per la comunicazione e la collaborazione, è una soluzione molto apprezzata dalle imprese e si rivela particolarmente vantaggiosa per quelle che utilizzano già Microsoft 365 e altri programmi della stessa casa di software. Tra le sue funzionalità fondamentali vale la pena di ricordare la chat online, che permetterà ai membri dei tuoi team di restare in contatto e di scambiare rapidamente messaggi, eliminando i ritardi e le complicazioni causati dagli scambi di e-mail.
Offre inoltre un sistema di videochiamate e riunioni online molto completo che ti consentirà di includere fino a 18 persone per sessione, incluse quelle che non lavorano nella tua azienda come clienti e fornitori. Potrai condividere i documenti, organizzare i file sotto forma di directory e creare canali specifici per ciascun progetto o team di lavoro. Gli utenti possono anche scegliere di personalizzare la loro esperienza con Teams aggiungendo app e bot per migliorare la produttività e l'efficienza generali.
2. Slack
Digital workspace per eccellenza, Slack è uno strumento di comunicazione e collaborazione dalle funzionalità avanzate come canali, bot e integrazioni. I canali in particolare permettono agli impiegati di partecipare a diversi gruppi di lavoro o di contattare i clienti individualmente, per iniziare una conversazione privata. L’opzione Donut, inoltre, consente di abbinare due colleghi in modo casuale per organizzare eventi sociali come un caffè virtuale, così da favorire la nascita di legami tra i membri del team.
Il suo valore di piattaforma per lo spazio di lavoro digitale viene aumentato dalla possibilità di integrarla con app come Trello o Asana. Con Slack è possibile effettuare videochiamate, condividere link e file e menzionare direttamente un altro utente in un canale per fargli ricevere immediatamente una notifica. Dispone inoltre di misure di sicurezza avanzate, come l'autenticazione a due fattori, il controllo degli accessi e la crittografia, per proteggere e tenere al sicuro i dati sensibili.
3. Zoom
Ormai tutti conoscono Zoom, uno strumento di videoconferenza per organizzare riunioni da remoto, webinar ed eventi virtuali. Quello che molti non sanno, però, è che può essere considerato anche uno spazio di lavoro virtuale, la risposta ideale alla diffusione sempre più massiccia del lavoro da remoto. Con il suo aiuto potrai infatti organizzare riunioni online con un massimo di 1000 partecipanti e discutere delle modifiche da apportare a un progetto, dare il via a una sessione di brainstorming o dedicarti alle attività di team building con la massima semplicità.
Zoom si rivela uno strumento perfetto anche per la formazione e la discussione di progetti grazie alla possibilità di condividere lo schermo, inviare file tramite la funzione di messaggistica e registrare le riunioni, per consentire anche a chi non è riuscito a partecipare di restare aggiornato. L’app è disponibile sia per il computer che per i dispositivi mobili.
4. Asana
Se desideri iniziare subito a gestire i tuoi progetti con efficacia, Asana è la soluzione che fa per te: si tratta infatti di un digital workspace che consente di tenere traccia delle attività e dei flussi di lavoro. È anche in grado di semplificare notevolmente il lavoro dei team grazie alla possibilità di lasciare commenti e rispondere a quelli ricevuti, in qualunque momento e con pochi clic. Inoltre, quando qualcuno lascerà un commento o risponderà ai tuoi riceverai subito una notifica: una soluzione perfetta per i team composti da membri che lavorano all’interno di fusi orari diversi.
Automatizzare incarichi e flussi di lavoro permetterà di risparmiare tempo e di ridurre il margine di errore umano, così che i tuoi dipendenti potranno dedicarsi con profitto a compiti più importanti e aumentare la produttività. Tra i suoi pregi rientra anche la visualizzazione completa e organizzata dei progetti, per rendere la loro gestione e l’assegnazione delle responsabilità ancora più immediata. Gli strumenti di monitoraggio e di analisi, infine, aiutano gli utenti a misurare in modo preciso i progressi ottenuti e a determinare quindi l’efficacia del loro lavoro. Come molti altri software citati in questa lista, Asana si integra facilmente con strumenti di terze parti.
5. Google Workspace
Anche Google offre un digital workspace versatile, una suite di produttività che include applicazioni come Documenti e Fogli, che consentono ai team di lavorare sui progetti in tempo reale. Potrai aggiungere commenti e correzioni e accedere alle ultime modifiche apportate, oltre a personalizzare l’esperienza di lavoro virtuale in base alle tue esigenze.
Google Workspace include anche Gmail, una casella di posta elettronica semplice da usare, Google Meet, un’app per videoconferenze e Google Drive, uno strumento di archiviazione sul cloud che permette di accedere a documenti e progetti in qualunque momento e ovunque ti trovi, con tutta la flessibilità di cui hanno bisogno i team remoti o quelli che lavorano da altri paesi. In più, Google Tasks e Calendar permettono di gestire gli incarichi e i progetti in maniera ottimale.
Un altro dei vantaggi di Google Workspace è la sicurezza: la piattaforma è stata progettata per garantire un’elevata protezione dei dati e include la gestione di utenti e dispositivi, per consentire agli amministratori IT di monitorare costantemente l’accesso ai dati dell’azienda e le impostazioni di sicurezza.
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6. Trello
Trello è un digital workspace basato in larga parte sugli strumenti visuali: offre infatti una vasta gamma di schede, bacheche Kanban ed elenchi per organizzare attività e flussi di lavoro, oltre a svariate funzioni collaborative come la possibilità di aggiungere commenti, link o file a ogni scheda. Potrai anche creare e assegnare etichette per organizzare i documenti, destinare gli incarichi ad altri membri del team o dare priorità ai tuoi in un attimo e con pochi clic.
Se hai bisogno di suddividere le attività in quelle già completate o ancora da eseguire, potrai spostarle da una colonna all’altra e aggiungere anche le scadenze. Ricevere notifiche in tempo reale su aggiornamenti ed eventuali modifiche ti aiuterà invece a ridurre gli incarichi doppi e a mantenere tutti i membri del team informati sulle azioni da intraprendere. Trello può essere integrato con app di terze parti ed è estremamente personalizzabile, per adattarsi alle esigenze di ogni membro del team e offrirti un’ottima esperienza nello spazio di lavoro digitale.
7. Bitrix24
Tra tutte le soluzioni per lo spazio di lavoro digitale finora presentate, Bitrix24 è sicuramente una delle migliori. Si tratta di una piattaforma di gestione degli incarichi e dei progetti completa e incentrata sulla collaborazione, l’organizzazione e la comunicazione, progettata con lo stile di un social network ma focalizzata sul lavoro e sulla produttività. Grazie ai suoi canali di comunicazione, la distanza tra i membri del team non si rivelerà più un problema: chat, chiamate vocali, videochiamate e videoconferenze permetteranno a tutti gli utenti di restare in contatto regolarmente e di lavorare insieme, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. E non è tutto: l’ufficio virtuale offre calendari condivisi, note ed elenchi di attività da svolgere, oltre alla possibilità di collaborare a presentazioni o documenti condivisi con la modalità di modifica online.
Il Drive di Bitrix24 ti permetterà di condividere documenti in tutta sicurezza: l’app non solo presenta 7 livelli di protezione per difendere adeguatamente i dati archiviati, ma consente anche di configurare le autorizzazioni di accesso in modo che solo alcuni utenti possano visualizzare determinate informazioni. Tra i tanti pratici strumenti in dotazione rientrano anche le automazioni per semplificare il lavoro generale, i flussi di lavoro personalizzabili, i diagrammi di Gantt e le bacheche Kanban, per una visualizzazione dell’andamento del progetto ancora più semplice e intuitiva. Inoltre, il suo CRM integrato consentirà a tutti i membri del team di consultare rapidamente e in qualunque momento i dati di clienti, potenziali clienti e fornitori, oltre alle loro interazioni con l’azienda. Bitrix24 si integra con molte altre applicazioni e raccoglie dati per permettere di creare rapporti di lavoro sempre più dettagliati.
8. Salesforce
Salesforce è nota per la sua varietà di strumenti in grado di aiutarti ad automatizzare i processi di vendita e il marketing, ma si dimostra anche un eccellente digital workspace. La sua app Chatter favorisce la comunicazione interna e gli utenti possono creare flussi di lavoro personalizzati e automatizzare processi specifici per ogni azienda.
Salesforce permette di ricevere notifiche e di comunicare costantemente con i tuoi colleghi, oltre a gestire egregiamente gli incarichi e ad automatizzare il marketing per sviluppare campagne tramite e-mail e social media e, in seguito, analizzare i risultati ottenuti. Grazie ai suoi strumenti all’avanguardia, potrai anche migliorare le relazioni con i clienti e aumentare così l'efficienza generale della tua azienda.
9. HubSpot
Strumento di automazione del marketing e delle vendite molto funzionale, HubSpot consente ai team di lavorare insieme per migliorare l’esperienza della clientela. Si rivela anche un ottimo digital workspace, che permette di gestire le interazioni con i clienti, le vendite e il marketing ma anche di comunicare con i tuoi impiegati o con la clientela tramite numerosi canali come live chat, posta elettronica e moduli di contatto.
I team possono inoltre assegnare incarichi e responsabilità specifiche ai vari membri e creare delle schede di attività visive. Con HubSpot è possibile automatizzare processi e attività grazie ai flussi di lavoro e commentare incarichi o progetti in qualsiasi momento, oltre a condividere documenti importanti all’interno della piattaforma e collaborare con i membri del team per creare campagne di marketing via e-mail o tramite pubblicità sui social. Si distingue anche per i suoi utili strumenti di analisi, ideali per misurare le prestazioni delle iniziative di marketing e vendita.
10. Jira
Ultimo tra i digital workspace presentati, Jira è uno strumento di gestione dei progetti molto utilizzato nello sviluppo di software e dai team IT per tenere traccia di attività e flussi di lavoro. Possiede un’interfaccia intuitiva, che semplifica l'organizzazione e il monitoraggio degli incarichi e incentiva la collaborazione tra i membri del team: grazie a questa piattaforma, creare e assegnare attività, stabilire scadenze e seguire l’andamento del progetto risulterà davvero facile.
Per quanto riguarda la comunicazione, Jira offre la possibilità di aggiungere commenti e usare la chat interna, oltre a presentare un forum in cui i membri del team possono partecipare a discussioni su argomenti specifici o crearne una personale. I suoi strumenti di analisi e reportistica consentono invece di migliorare la produttività e le prestazioni dei team e di ogni singolo dipendente. Jira è integrabile con altri strumenti di collaborazione molto popolari, come Slack, Bitbucket e Confluence.
Aumenta la tua efficienza scegliendo il miglior workspace digitale
Una volta terminata la lettura, avrai capito quanto un digital workspace si riveli una soluzione perfetta per migliorare l’efficienza e la produttività dei tuoi team e dell’intera azienda. Inoltre, la centralizzazione dell’accesso alle informazioni ridurrà i costi generali migliorando la collaborazione interna e la cultura aziendale nel suo insieme: in questo modo, il rendimento e la soddisfazione dei tuoi dipendenti non tarderanno ad aumentare.
Se hai bisogno di una piattaforma completa e all’avanguardia per gestire l’azienda e i tuoi dipendenti con profitto, dovresti considerare Bitrix24: uno spazio di lavoro virtuale che offre una vasta gamma di strumenti per comunicare con il team, i clienti e i fornitori, gestire i progetti e gli incarichi, analizzare le tue prestazioni e molto di più. Rivoluziona il tuo modo di lavorare, provalo fin da oggi!
