10 segreti dei project manager di successo: inizia a padroneggiare l’arte del project management

Sull’esito del progetto influiscono fattori sia positivi che negativi, tra cui:

• La chiarezza con cui sono stati definiti gli obiettivi
• L’implementazione di una metodologia di gestione efficiente 
• La precisione nella pianificazione
• L’impegno di ciascun membro del team
• Il budget e il periodo di sviluppo del progetto
• La trasparenza nell’assegnazione delle responsabilità
• Gli indicatori chiave di prestazione per valutare il rendimento

Per essere un buon project manager devi sviluppare delle ottime capacità di comunicazione, essenziali per raggiungere gli obiettivi. Dovrai anche essere in grado di fornire un feedback adeguato al tuo team e, se necessario, di apportare modifiche al progetto durante il percorso. 

1. Forte leadership

Il primo dei segreti dei project manager di successo è senz’altro la forte leadership, che permette loro di gestire con successo anche le situazioni più difficili. Si tratta di persone in grado di farsi rispettare ma senza abusare del proprio potere, di ascoltare attivamente il proprio team e di agire come richiesto dalle circostanze.

Un vero leader possiede anche la capacità di ispirare e motivare il proprio team a lavorare con impegno e costanza. Il project manager può infatti essere definito come un professionista con una visione precisa in mente, che aiuta gli altri a comprenderla e a renderla propria e infonde in loro la motivazione necessaria a raggiungere gli obiettivi prefissati.

2. Buona comunicazione

Per essere un project manager di successo è necessario possedere ottime capacità comunicative, ossia essere in grado di spiegare la strada da percorrere e gli obiettivi da raggiungere in modo esauriente. Un project manager esperto è inoltre in grado di comunicare con efficacia sia con il proprio team che con le parti interessate, inclusi i clienti, oltre che di negoziare eventuali modifiche al budget o alle date di scadenza quando necessario.

Una comunicazione efficace è estremamente importante per il buon esito di un progetto: trascurarla significa destinarlo a un sicuro fallimento. Ecco perché dovresti prendere l’abitudine di comunicare in maniera adeguata, ascoltare, fare domande e assicurarti che tutte le parti coinvolte nel progetto comprendano esattamente ciò che hai intenzione di ottenere e come riuscirci.

3. Pensiero strategico

Si definisce pensiero strategico la capacità di pianificare un obiettivo, analizzare le circostanze e valutare con sicurezza i mezzi disponibili e la strada da percorrere per raggiungere la meta prestabilita. Tra le competenze di un project manager di successo rientra proprio la capacità di pensare in modo strategico e di anticipare potenziali sfide e opportunità.

Adottare questo tipo di pensiero è considerato uno dei segreti dei project manager di successo: il gestore di progetto dovrebbe infatti essere capace di utilizzare a proprio favore le tendenze e le opportunità offerte dal mercato. Questo atteggiamento permette anche di affrontare qualunque problematica con lo spirito giusto e, quindi, di raggiungere obiettivi sia a medio che a lungo termine.

4. Risoluzione proattiva dei problemi

La realizzazione di un progetto può essere spesso turbata da numerosi problemi, sia all’interno del gruppo di lavoro, della compagnia o del settore in cui la tua azienda opera. Qualunque sia la loro origine, i project manager di successo sono in grado di risolverli: sono infatti dei risolutori proattivi dei problemi, in grado di trovare rapidamente una soluzione per portare o riportare il progetto sulla strada giusta.

Questa proattività di fronte alle problematiche che possono affliggere un progetto è un altro dei segreti dei project manager di successo. Loro non aspettano che l’ostacolo influisca negativamente sul progetto in corso, ma agiscono sempre tempestivamente per ridurre al minimo i danni o renderli gestibili. Sono anche in grado di prendere decisioni in qualsiasi momento, anche sotto pressione o quando non resta molto tempo per organizzarsi adeguatamente.

5. Capacità organizzative

Un progetto non gestito adeguatamente non avrà di certo un esito positivo: per questo motivo, un project manager abile è altamente organizzato e in grado di tenere traccia di più attività e scadenze senza perdere alcun dettaglio importante lungo la strada. In più, si occupa di monitorare costantemente lo stato del progetto in corso ed è sempre in grado di affermare in quale fase si trovi.

Un valido aiuto nell’affrontare questi incarichi è dato da strumenti per la gestione dei progetti, che permettono al project manager sia di stabilire i compiti da svolgere personalmente che di creare gli incarichi da delegare ai membri del team. Grazie all’utilizzo di un software di questo genere è anche possibile seguire lo svolgimento di più incarichi con maggior facilità e configurare i promemoria. In ogni caso, una valida organizzazione rappresenta uno dei pilastri fondanti del successo del progetto e non dovrebbe mai essere trascurata o sottovalutata.

6. Adattabilità

Grazie all’influenza delle nuove tecnologie, il mercato è sempre più soggetto a cambiamenti che hanno finito per influenzare anche il modo di fare affari. Le aziende che desiderano restare al passo con i tempi e attirare una clientela sempre maggiore hanno dovuto rendere la flessibilità una loro caratteristica, per adattarsi ai cambiamenti e distinguersi su una concorrenza estremamente agguerrita.

Se desideri diventare un ottimo responsabile di progetto, devi sviluppare al massimo le tue doti di adattabilità. Un project manager flessibile è infatti in grado di adattarsi ai cambiamenti e alle sfide inaspettate presentate dal progetto, oltre che di rispondere adeguatamente agli stimoli offerti dal mercato. La flessibilità e la capacità di adattamento sono parte dei segreti dei project manager di successo e influiranno direttamente sul raggiungimento degli obiettivi: chi non è in grado di seguire i cambiamenti del mercato difficilmente potrà condurre il proprio progetto a un esito positivo.

7. Attenzione ai dettagli

L’attenzione ai dettagli contribuisce in pieno al successo del progetto, oltre a rappresentare uno dei più importanti e invidiati segreti dei project manager. L’unico modo per ottenere gli obiettivi determinati all’inizio è pianificare ed eseguire con la massima cura ogni fase del progetto. Pianificazione ed esecuzione, infatti, si appoggiano a un’organizzazione meticolosa, che valuta sia i punti di forza e le debolezze dei membri del team che eventuali opportunità e minacce presentate dal settore.

Un project manager di successo riconosce l’importanza di una corretta visualizzazione del progetto (anche grazie a strumenti come le bacheche Kanban), sia nel dettaglio che nel suo insieme. È in grado di controllare lo svolgimento per assicurarsi che ogni aspetto del progetto sia sempre ben pianificato ed eseguito, di controllare la qualità di ciò che è stato realizzato prima di consegnarlo al cliente e, in caso di errori, di correggerli immediatamente. I project manager esigono dal proprio team impegno, qualità e attenzione nel completamento degli incarichi poiché sanno bene quanto queste caratteristiche siano fondamentali per lavorare con profitto.

8. Gestione del rischio

Ogni progetto presenta dei rischi associati, sia interni all’azienda che riguardanti il settore nel quale opera. I primi sono rappresentati da circostanze proprie del team di lavoro, come l’assunzione di personale poco qualificato per il lavoro da svolgere, una comunicazione carente o una scarsa pianificazione generale. Quelli esterni sono invece legati a cause indipendenti dalla volontà di ognuno, come ad esempio un ritardo dei fornitori o l’aumento dei prezzi. Uno dei segreti dei project manager di successo è certamente quello di dedicare il proprio tempo a un’attenta analisi e gestione dei rischi.

Perché il progetto vada a buon fine, è necessario identificare i rischi che potrebbero rallentarlo o bloccarlo. Potresti iniziare rilevando il suo percorso critico e indicare esattamente ciò che potrebbe influenzare negativamente ogni incarico, ma non solo: i gestori di progetto più abili sono anche in grado di creare un piano di emergenza e di vigilare costantemente sul progetto, per affrontare i rischi con la giusta preparazione.

9. Forti capacità di negoziazione

Un altro dei segreti dei project manager di successo è la forte capacità di negoziazione. Essere in grado di negoziare abilmente con le parti interessate e i fornitori è un’abilità cruciale, che consente a professionisti come i project manager di ottenere ciò che desiderano o di cui hanno bisogno grazie alla loro notevole abilità di persuasione. In questo modo, il risultato ottenuto sarà sempre favorevole al buon esito di un progetto.

Per diventare un bravo negoziatore devi innanzitutto sviluppare le tue soft skill e metterle in pratica il più possibile. Ricorda però che la negoziazione si basa sempre sul rispetto reciproco: impara ad ascoltare in modo assertivo, fai domande e difendi la tua posizione con cortesia ed educazione. Una certa reticenza ti offrirà un margine di manovra maggiore, ma senza esagerare. Basa la tua negoziazione sui fatti e non dimenticare di cedere ogni tanto per ottenere esattamente ciò che desideri, dimostrando al tuo interlocutore di essere anche disposto a collaborare.

10. Crescita continua

L’ultimo nella lista dei segreti dei project manager di successo riguarda l’apprendimento continuo. Queste personalità cercano infatti di migliorare costantemente le loro capacità e conoscenze attraverso l’apprendimento e lo sviluppo professionale, sono curiose e amano imparare sempre qualcosa di nuovo per aumentare il proprio bagaglio culturale. Uscire dalla loro comfort zone, inoltre, li ispira e li aiuta a crescere sempre di più nel loro campo.

Un’ottima strategia per apprendere continuamente è quella di partecipare a convegni, eventi e conferenze che riguardano il proprio settore, oltre a consultare blog scritti da altri esperti, leggere libri e riviste o ascoltare podcast sull’argomento. Esistono anche molti corsi di formazione interessanti a cui iscriversi, alcuni persino gratuiti. La conoscenza, in fondo, non ha limiti: avrai sempre la possibilità di imparare qualcosa di nuovo e di migliorare, per superare le aspettative dei dipendenti e presentarti come un esempio da seguire.

Domina l’arte del project management e diventa uno dei migliori project manager

I segreti dei project manager di successo sono stati svelati: per quanto alcuni di questi siano caratteristiche innate, è sempre possibile affinare la propria tecnica e implementare le strategie più adatte per diventare, con la giusta pratica, un project manager capace e produttivo.

Chiunque desideri iniziare questo cammino può iscriversi a un master in project management, un percorso offerto da parecchie università: in questo modo potrà ricevere una formazione adeguata per imparare a pianificare, dirigere ed eseguire progetti all’interno delle aziende, dalle più piccole alle più grandi e prestigiose. Un primo passo che di certo ti aiuterà a raggiungere esattamente la posizione di prestigio che desideravi. Esistono molti altri modi per permettere alle proprie abilità di crescere e svilupparsi, come ad esempio lavorare con diversi tipi di team e progetti, creare un networking appropriato per l’attività e partecipare a corsi ed eventi, per uscire dalla comfort zone e accumulare esperienza utile a crescere e imparare.

Anche l’aiuto della tecnologia è essenziale per ottenere grandi risultati: se desideri avere dalla tua un alleato perfetto per ogni esigenza dovresti decisamente affidarti a Bitrix24! Si tratta di una piattaforma completa e funzionale, ricca di strumenti che ti aiuteranno a gestire incarichi e progetti, a comunicare con il tuo team e con i clienti e a esaminare il lavoro svolto grazie a strumenti analitici all’avanguardia. Non perdere altro tempo e provalo subito!