10 raccomandazioni per organizzare digitalmente i tuoi documenti e file

Nell’attuale panorama lavorativo, caratterizzato dalla crescente diffusione del lavoro da remoto, un’efficiente organizzazione dei documenti digitali è diventata essenziale per le aziende che mirano a mantenere la loro competitività.

La centralizzazione delle informazioni nel cloud è la soluzione più indicata per accedere ai documenti da qualunque luogo e gestirli in maniera semplice e sicura. Se desideri ridurre il tempo dedicato alla ricerca di dati e destinarlo ad attività che aiutino la tua azienda a crescere, continua a leggere: scoprirai 10 raccomandazioni per una perfetta organizzazione dei file digitali.

FAQ

1. Stabilisci quali documenti faranno parte del processo di organizzazione dei file digitali

Ogni piano comincia dalla determinazione degli obiettivi, e l’organizzazione dei documenti digitali non fa eccezione. Per quale motivo hai deciso di apportare una serie di modifiche alla gestione quotidiana della tua azienda? Vuoi rendere più semplice l’accesso e il recupero dei file, oppure sei interessato a ridurre lo spazio dedicato ai documenti fisici? Poniti domande di questo tipo, pensa a chi dovrà comprendere e utilizzare il sistema nella propria giornata lavorativa e analizza il tempo e il budget destinati a questo compito. Le risposte ottenute ti aiuteranno a scegliere i documenti che desideri salvare digitalmente. 

Considerala una nuova opportunità per fare pulizia di quei documenti di cui non hai più bisogno, a causa di cambiamenti operati nella compagnia o semplicemente perché sono diventati obsoleti. Prenditi del tempo per analizzare il tuo file system e, se sai già quale documentazione traslare, potrai passare direttamente al punto successivo.

 

2. Scegli il sistema di archiviazione digitale più adatto al budget e alle necessità dell’azienda

Cambiare il modo di archiviare verbali, contratti e certificati non è certamente un’impresa semplice: per questo motivo, tale cambiamento deve essere effettuato con attenzione e consapevolezza. Chiunque desideri organizzare documenti digitali in maniera efficiente dovrebbe affidarsi a un servizio di file cloud, oppure a un sistema di archiviazione basato su server. Il cloud è particolarmente indicato per chi predilige la scalabilità e la mobilità e ha bisogno di accedere facilmente alle informazioni ovunque si trovi. È anche l'opzione più adatta alle aziende che impiegano il lavoro ibrido o da remoto, ma è importante tenere presente che il costo può variare nel tempo, soprattutto se si avrà bisogno di uno spazio maggiore.

L’archiviazione locale su server potrebbe rappresentare un’ottima soluzione per tenere sotto stretto controllo tutti i dati. Ad ogni modo, i costi si rivelano più elevati se si opta per questa soluzione e l’accesso sarebbe unicamente locale. In alternativa, puoi scegliere di ricorrere a un’unione delle due soluzioni, combinando il cloud al server locale.

Tra i migliori strumenti di gestione dei documenti presenti sul mercato si distingue Bitrix24 Drive: oltre a essere perfettamente integrabile con Google Docs, MS Office Online e Office 365, consente la migrazione diretta dei file digitali da app come Dropbox. Potrai archiviare file, modificarli online in gruppo o condividerli all’interno o all’esterno del team, il tutto con pochi clic.

3. Usa cartelle e sottocartelle per organizzare i documenti digitali

Dopo aver scelto gli strumenti di gestione dei documenti più adatti al budget disponibile e ai tuoi obiettivi, arriva il momento di creare una serie di cartelle e sottocartelle: in questo modo, sarà possibile organizzare i documenti digitali contando su una vera e propria struttura ordinata. Prendi nota di tutti i reparti gestiti dalla compagnia e analizza in dettaglio la situazione, prima di determinare la categorizzazione dei documenti. Se desideri organizzare lo spazio di archiviazione in maniera efficiente, infatti, dovrai capire in che modo i tuoi dipendenti svolgono il loro lavoro quotidiano. 

Scegli se ordinare i documenti in base al nome, alla data, al progetto o al reparto e crea cartelle per le categorie principali ed eventuali sottocartelle, in caso sia necessario approfondire questioni specifiche. Organizzare file digitali in base al nome del cliente ti aiuterà a semplificare l’accesso ai dati per tutta la durata della sua vita utile, mentre l’ordine in base alla data è ideale per concentrarsi su periodi di tempo specifici. L’organizzazione dei file in base al dipartimento, infine, dovrebbe essere implementata dalle aziende i cui reparti lavorano isolati l'uno dall’altro. Ricorda che è sempre possibile combinare insieme diversi sistemi, purché l’amministrazione dei documenti risulti comprensibile a te e ai tuoi dipendenti.

4. Scegli una nomenclatura per i documenti che ti aiuti a mantenerli in ordine e a trovarli facilmente

Scegliere dei nomi appropriati sia per i file che per le cartelle è fondamentale al fine di organizzare documenti digitali in maniera ottimale. Se desideri rendere l’identificazione e la ricerca dei file più semplice e rapida, tali nomi dovrebbero essere specifici e in grado di descrivere il contenuto del documento in maniera riassuntiva ma precisa. 

L’ideale sarebbe stabilire una convenzione per la denominazione dei file, che aiuterà a ridurre la confusione e renderà più semplice trovare le informazioni necessarie. Dopodiché, il tuo compito sarà stabilire il formato della nomenclatura da utilizzare e fare in modo che tutta l’azienda lo rispetti. Evita l’uso di spazi e caratteri speciali: questi ultimi possono essere sostituiti da trattini alti o bassi. Aggiungere tag e metadati ai file permette di migliorare le ricerche, per cui vale sempre la pena di impiegarli.

5. Archivia attentamente tutte le versioni di uno stesso documento

Ormai molti team lavorano da remoto e collaborano online e, per questo motivo, a volte capita di ritrovarsi con più versioni di uno stesso file. Questa situazione può essere evitata invitando il team a modificare i documenti online in maniera collaborativa: grazie a Bitrix24, una volta concessa l’autorizzazione d’accesso al file i tuoi dipendenti potranno apportare modifiche e lasciare commenti. Il sistema si occuperà di memorizzare le varie versioni, consentendo di recuperarle in caso di necessità.

Se possiedi già più versioni di un documento, però, dovrai assegnare loro un nome preciso al fine di distinguerle a una prima occhiata, oppure creare delle sottocartelle per vecchie versioni o file ormai inattivi. E se avessi bisogno di cancellare un file? Non esiste una risposta univoca e la scelta è molto personale: secondo alcuni esperti il segreto dietro a una perfetta organizzazione dei documenti digitali è evitare di eliminarli, poiché non si sa mai quali potrebbero rivelarsi utili. Altri, invece, ritengono che le versioni ormai datate dovrebbero essere cestinate, l’importante è che si conservi comunque un documento definitivo.

6. Digitalizza i documenti in base alla loro priorità e importanza

La digitalizzazione dei documenti, ossia la scansione e la conversione dei documenti cartacei nella loro versione online, è un’attività complessa e laboriosa. Come avrai già capito, però, probabilmente non sarà necessario convertire tutta la documentazione in tuo possesso: dovrai stabilire un ordine di priorità dei file da digitalizzare.

Alcuni documenti presentano implicazioni legali, finanziarie o di altro tipo ed è quindi cruciale che vengano acquisiti con la massima precisione o persino convalidati manualmente, in modo da garantirne l’integrità e l’accuratezza prima dell’archiviazione. Una volta ottenuta la versione digitale, assicurati che riceva una nomenclatura precisa come illustrato in precedenza, al fine di massimizzare l’efficacia dell’organizzazione.

7. Gestisci le immagini separatamente e secondo una struttura precisa

In un’epoca basata sul digitale come la nostra, le immagini sono fondamentali per comunicare e attirare il pubblico: organizzarle adeguatamente è essenziale, poiché permette di trovarle più facilmente e di utilizzarle secondo necessità per blog, siti web, social media o presentazioni da mostrare ai clienti.

Crea un sistema di nomi e cartelle gerarchiche per archiviare foto, infografiche, immagini, lavori realizzati dai membri del team e altri contenuti simili. Assegnare un nome alle immagini in base alla struttura stabilita ridurrà i tempi di ricerca, migliorando l’ordine generale e semplificando ulteriormente il lavoro dei dipendenti.

 

8. Impegnati a tenere al sicuro i documenti digitali

Al momento di scegliere tra i vari sistemi di archiviazione digitali, dovresti prestare particolare attenzione alla sicurezza. Avrai certamente già sentito parlare delle fughe di informazioni sensibili da un’azienda e dell’importanza di evitarle: la sicurezza dei documenti digitali non include solo la gestione della privacy degli utenti e la prevenzione della perdita di dati, ma anche la protezione dagli accessi non autorizzati.

Affidati a password forti per impedire che i tuoi documenti digitali vengano compromessi. Anche in questo senso, Bitrix24 ha la soluzione che fa per te: consente infatti di impostare facilmente autorizzazioni di accesso, password per i file e per le cartelle, autorizzazioni di sola lettura, restrizioni al download dei file e un valido sistema di crittografia per i documenti sensibili. Bitrix24 Drive, inoltre, offre il trasferimento dei dati con crittografia SSL e centri dati protetti secondo gli standard SAS 70 Type II e Safe Harbor.

9. Evita di perdere file effettuando regolarmente dei backup

Organizzare i file sul proprio computer comporta il rischio che questo, prima o poi, possa smettere di funzionare, causando danni incalcolabili e portando alla perdita di dati e documenti. Piuttosto che spendere grosse cifre di denaro per cercare di recuperare tutto (ammesso che sia possibile), è meglio prevenire la situazione eseguendo regolarmente dei backup.

Puoi acquistare un’unità esterna che consenta di archiviare una copia dei documenti, oppure eseguire il backup direttamente nel cloud. I migliori strumenti di gestione dei documenti, come Bitrix24 Drive, generano copie di sicurezza in maniera automatica ed effettuano backup giornalieri, mantenendo una cronologia delle versioni con possibilità di reversione.

10. Crea un protocollo dettagliato per l’organizzazione dei documenti e condividilo con i tuoi dipendenti

L’ultimo dei passi da seguire riguarda la raccolta di tutte le decisioni prese riguardo l’organizzazione dei documenti digitali, che dovranno essere riunite in una guida consultabile dagli impiegati. Il processo di categorizzazione dei documenti è trasversale e, per questo motivo, tutti i dipendenti dovrebbero essere in grado di effettuarlo.

La guida che realizzerai indicherà chiaramente dove salvare ciascun file, con quale nome e cosa fare di ogni versione. Stabilisci delle riunioni informative e forma adeguatamente i tuoi dipendenti, così che organizzare documenti digitali in maniera efficiente diventi un incarico quotidiano. Archivia la guida all’interno della knowledge base aziendale e verifica che le specifiche concordate in precedenza vengano rispettate: in questo modo, sarà possibile mantenere l’ordine a lungo termine.

Organizza digitalmente i tuoi documenti e file e gestisci il tuo lavoro in maniera ottimale

Ormai i segreti per organizzare i documenti digitali in maniera efficiente sono stati svelati: se desideri ottimizzare l’accesso e il recupero dei file e garantire la massima sicurezza ai dati sensibili, non perdere tempo e inizia subito! Organizzare i file digitali sarà di grande aiuto sia a te che ai tuoi dipendenti, poiché permetterà di accedere alle informazioni di cui avete bisogno nella massima semplicità e in qualunque momento, riducendo i costi e archiviando tutti i documenti dell’azienda in un unico spazio ordinato.

Il primo passo verso il successo inizia dagli strumenti: scegli quelli più adatti alle esigenze della compagnia e difficilmente sbaglierai. Bitrix24 si rivela il tuo miglior alleato in questo senso, grazie a pratiche funzionalità come l’archiviazione su cloud, la possibilità di configurare password e autorizzazioni e le solide misure di sicurezza. Riorganizza i tuoi documenti digitali puntando all’eccellenza: iscriviti a Bitrix24 e goditi i suoi vantaggi!