10 passi fondamentali per creare una matrice decisionale vincente

Il processo decisionale è spesso reso più difficile dai dubbi o dall’eccessiva pressione. In queste circostanze, avere a disposizione strumenti appropriati diventa fondamentale per prendere decisioni informate e ridurre gli errori. Una matrice decisionale può rivelarsi molto utile in una situazione simile. Questo strumento, infatti, aiuta a scegliere tra varie opzioni differenti in maniera più accurata e sistematica. Se utilizzato correttamente nell’ambito della gestione dei progetti, contribuisce a eliminare gli ostacoli formati dai preconcetti, velocizzando l’intero processo decisionale per aumentare la tua produttività e migliorare il tuo allineamento agli obiettivi generali.

Vuoi creare una matrice di decisione vincente e sfruttare in pieno il vantaggio competitivo che offre? Allora continua a leggere: in questo articolo scoprirai i 10 passi fondamentali che guideranno il tuo percorso, dalla definizione della decisione fino alla revisione dell’intero processo.

1. Definisci la decisione che deve essere presa

Definire la decisione che si desidera prendere è il primo passo da compiere per iniziare a lavorare con la matrice decisionale. In questo modo, sarà possibile evitare malintesi futuri e stabilire la direzione di tutte le azioni successive, così che l’intero processo di valutazione rimanga perfettamente allineato con i tuoi obiettivi.

Approfondisci il problema o l’opportunità che ti trovi davanti, le sue implicazioni, chi sarà influenzato dalla decisione, gli esiti sperati e qualunque altro dato sul perché sia necessario prendere tale decisione. Chiarire questi punti ti sarà d’aiuto per mantenere il processo decisionale sulla strada giusta, prevenendo eventuali scope creep.

Potresti anche considerare di suddividere la decisione in sezioni, così da affrontarla in modo più chiaro e semplice e comprendere meglio le implicazioni. Ad esempio, nel caso sia necessario scegliere un nuovo software per la gestione delle risorse umane nella tua azienda, anziché concentrarti esclusivamente sulle caratteristiche generali delle piattaforme disponibili, potresti adottare una matrice decisionale. Tale strumento consentirebbe di suddividere la decisione in variabili specifiche, come la scalabilità del software, le recensioni riguardo l’usabilità e l’efficacia, l’integrazione con altri strumenti aziendali e i costi associati. Questo approccio strutturato potrebbe aiutarti a valutare in modo più completo e mirato le opzioni disponibili.  

2. Identifica i criteri decisionali per la valutazione

Dopo aver chiarito la decisione da prendere, il passo successivo da compiere con la matrice decisionale riguarda l’identificazione dei criteri da utilizzare per valutare le tue alternative. Non dimenticare che la tua matrice di valutazione delle opzioni dovrebbe riflettere i fattori specifici di ogni situazione e che tali fattori potrebbero variare notevolmente da una decisione all’altra.

Torniamo all’esempio del paragrafo precedente, quello del software per la gestione delle risorse umane. Se vuoi ottenere un elenco completo di criteri con cui selezionare la piattaforma più adatta alle tue necessità, la scelta migliore è quella di riunire il team per organizzare una sessione di brainstorming. Il processo decisionale multicriterio risultato dalla sessione getterà le basi per una matrice decisionale analitica e inclusiva, ma i criteri da considerare devono comunque essere limitati.

La matrice di Eisenhower rappresenta un valido strumento per categorizzare i criteri in quattro quadranti: importanti e urgenti (con priorità più elevata all’interno della matrice decisionale), importanti ma non urgenti (con un peso comunque considerevole), urgenti ma non importanti (da valutare attentamente, per evitare che possano mettere in secondo piano fattori più significativi) e né urgenti né importanti (che possono essere ridotti o persino omessi, per semplificare l'intero processo). Utilizzare la matrice di Eisenhower ti permetterà di liberarti di tutti i criteri meno significativi, prendendo in considerazione solo quelli più rilevanti.

3. Pondera i criteri, assegnando a ciascuno la giusta importanza

Durante la fase di identificazione dei criteri, ti renderai conto che alcuni sono cruciali, mentre altri richiedono un livello minore di attenzione. Dovresti quindi prenderti il tempo necessario per effettuare una corretta ponderazione dei criteri. Questa operazione ti aiuterà a identificare le differenze tra i criteri a livello di importanza, per assegnare la giusta priorità a ognuno di essi privilegiando quelli fondamentali.

Non è difficile realizzare una matrice decisionale ponderata. Una delle tecniche di prioritizzazione della matrice consiste nell’assegnare un numero da 1 a 10 a ciascun criterio, in cui il 10 rappresenta la massima importanza e l’1 la minore. Per evitare che i criteri vengano influenzati in qualunque modo e rendere la ponderazione più oggettiva, puoi scegliere di utilizzare strumenti per il voto anonimo.

In alternativa, organizza i criteri secondo una scala gerarchica, assegnando a ciascuno una percentuale di importanza con l’obiettivo di raggiungere il 100%. Nel caso del software citato nel primo punto, fattori come la qualità del prodotto e il costo di produzione si troveranno al vertice della scala, con le percentuali più elevate. Seguiranno in ordine tutti gli altri fattori a cui sono state assegnate percentuali più basse, come la reputazione del produttore, la comunicazione e la compatibilità con i suoi valori aziendali.

4. Elenca tutte le possibili alternative

Prosegui il tuo percorso di elaborazione della matrice decisionale annotando in una lista tutte le possibilità che potresti incontrare nel prendere la tua decisione. In questa fase è fondamentale segnare ogni alternativa, anche le più inverosimili, senza trascurarne nessuna.

Conta nuovamente sul tuo team per creare una lista completa di tutte le alternative. Per farlo, sfrutta appieno il potenziale dei documenti condivisi. Questi non solo favoriranno la collaborazione, ma aiuteranno a raccogliere tutte le possibili opzioni e a mantenerne il controllo in tempo reale. Cerca ispirazione esterna esaminando casi studio passati che hanno riguardato la concorrenza, oppure consultando esperti del settore: in questo modo, avrai la possibilità di scoprire opzioni non ancora considerate dal tuo team.

5. Valuta le alternative, cercando di capire in che modo soddisfino ciascun criterio

Una volta raccolte tutte le alternative, sarà necessario assegnare un punteggio a ognuna di esse. Presta attenzione ai criteri decisionali e determina in quale misura ciascuna alternativa li soddisfa. Per riuscirci, puoi visualizzare prima tutte le opzioni in relazione a un criterio e poi analizzare ciascuna di esse singolarmente.

Per questo processo puoi utilizzare una scala numerica, ad esempio una da 1 a 5, in cui 1 rappresenta gli elementi di scarsa rilevanza e 5 quelli essenziali. Grazie a una valutazione di questo tipo sarai in grado di capire quali criteri rivestono la maggiore criticità e anche il confronto successivo tra le alternative apparirà più semplice. Per ridurre al minimo le soggettività, al momento di assegnare un valore confronta direttamente la rilevanza di un criterio rispetto agli altri.

6. Calcola i punteggi ponderati

Dopo aver organizzato il tuo sistema di punteggio, arriva il momento di creare una matrice decisionale con punteggi ponderati, calcolati per ogni alternativa. In linea di massima, per ogni alternativa è necessario prendere il punteggio assegnato a un criterio e moltiplicarlo per il peso del criterio stesso: il risultato sarà il punteggio ponderato per quel particolare criterio. Tale processo dovrà essere ripetuto per tutti i criteri di ciascuna alternativa. Utilizzando questo metodo, ti assicurerai che le priorità stabilite nella fase di ponderazione influenzino la valutazione generale di ciascuna opzione.

Immagina di dover scegliere, ad esempio, un software per la gestione delle risorse umane, come già accennato in precedenza. Se il costo è ponderato per il 40%, l’affidabilità per il 30%, la sicurezza dei dati per il 20% e la facilità d’uso per il 10% e l’opzione A ha ottenuto un punteggio di 8 per il costo, 9 per l’affidabilità, 7 per l’assistenza clienti e 6 per la facilità d’uso, i punteggi ponderati verranno calcolati come segue:

• Costo: 8 (punteggio) x 0.4 (peso) = 3.2

• Affidabilità: 9 x 0.3 = 2.7

• Sicurezza dei dati: 7 x 0.2 = 1.4

• Facilità d’uso: 6 x 0.1 = 0.6

• Punteggio ponderato totale = 3.2 + 2.7 + 1.4 + 0.6 = 7.9

7. Analizza i punteggi ottenuti per confrontare le opzioni

Arrivato a questo punto, avrai calcolato ogni alternativa utilizzando la ponderazione dei criteri nel processo decisionale e potrai quindi paragonare i punteggi ottenuti. Fare affidamento su punteggi oggettivi per confrontare le opzioni ti aiuterà a prendere decisioni più accurate, basate sul modo in cui soddisfano i tuoi criteri e non su semplici preferenze soggettive.

Tornando all’esempio del punto precedente, al termine del calcolo l’opzione X ha ricevuto un punteggio ponderato totale di 7.9. È quindi necessario confrontarla con le altre opzioni, per determinare se sia davvero l’alternativa più indicata in base ai tuoi criteri ponderati, oppure se ne esista un’altra migliore.

Il vero potere della matrice decisionale ponderata si rivela nell’utilizzo di strumenti di analisi decisionale (come un foglio dati visivo) per mappare i risultati, che spesso permettono di identificare alternative migliori. Strutturare attentamente i criteri ed eliminare i pregiudizi permette di ridurre il tempo necessario a prendere decisioni, migliorandone anche la qualità.

8. Considera i compromessi, esaminando gli aspetti fondamentali di ciascuna alternativa

Può accadere che le ponderazioni diano come risultato punteggi molto simili tra loro, se non addirittura uguali. In una situazione del genere, dovresti continuare la tua analisi decisionale, concentrandoti principalmente sui pro e sui contro di ogni alternativa.

Rifletti su vantaggi, punti di forza e altre caratteristiche fondamentali di ciascuna alternativa. In seguito, passa a esaminare gli aspetti negativi e le sfide che potrebbero derivare dalla scelta di un’opzione rispetto all’altra, senza dimenticare i punti deboli di ogni opzione. Visualizza ogni decisione nella sua interezza, senza basarti unicamente sui numeri.

9. Prendi la tua decisione

Il penultimo punto di questo elenco riguarda il culmine della matrice decisionale, ossia il raggiungimento della decisione finale. Hai analizzato le ponderazioni, riflettuto sui pro e i contro di ogni opzione e valutato in maniera approfondita le alternative: non ti resta che selezionare quella più allineata ai tuoi obiettivi.

Rivedi i dati associati a ciascun criterio e identifica quelle caratteristiche uniche che potrebbero influenzare la matrice decisionale. Focalizza la tua attenzione sui due criteri più critici e individua la variabile che funzionerebbe meglio con essi. In caso di necessità, puoi richiedere il parere delle parti interessate e valutare attentamente ogni opzione in relazione all’allineamento a lungo termine.

10. Rivedi l’intero processo e impara il più possibile dalle procedure applicate

Al termine del processo decisionale, dovresti riflettere sulle procedure appena compiute. Valuta i risultati ottenuti grazie alla decisione e confrontali con le aspettative. In seguito, identifica eventuali deviazioni, cercando di comprendere le loro cause.

Revisiona anche il processo di analisi delle decisioni e la valutazione delle alternative, la rilevanza dei criteri e la precisione delle ponderazioni. In questo senso, puoi utilizzare il tuo software di gestione degli incarichi e dei progetti per archiviare un modello di matrice decisionale, replicabile e completo di tutti i passi da seguire per valutare efficacemente le opzioni. In caso sia necessario prendere una nuova decisione, ti basterà avviarlo con pochi clic per metterti subito al lavoro.

Scopri come utilizzare la matrice decisionale per aumentare le tue possibilità di successo

Utilizzare correttamente la matrice decisionale permette di semplificare un processo altrimenti lungo e stressante. Grazie alla sua struttura chiara e sistematica potrai infatti confrontare e valutare svariate alternative nella massima efficacia. Non dimenticare di scegliere criteri che siano davvero rilevanti: includere criteri decisionali di scarsa importanza rischierebbe infatti di compromettere il successo dell’intera metodologia.

Prendi decisioni più accurate assegnando un determinato peso a ciascun criterio, ponderando i punteggi e analizzando attentamente le variabili. Ovviamente il processo non si conclude con la decisione: revisionare i passi compiuti e apprendere costantemente da essi ti aiuterà a prendere decisioni strategiche sempre migliori.

Con i giusti strumenti, tutti questi processi potranno essere notevolmente semplificati. Scegli Bitrix24, un software collaborativo completo e funzionale, che ti aiuterà ad aumentare l’efficacia del tuo processo decisionale. La piattaforma offre modelli, documenti collaborativi, strumenti di analisi avanzati, rapporti in tempo reale, canali di comunicazione multipli, soluzioni per la gestione di incarichi e progetti e molto di più. Iscriviti subito a Bitrix24, approfitta dei suoi straordinari vantaggi e inizia a prendere decisioni migliori!

FAQ

Una matrice decisionale è uno strumento che consente di prendere decisioni informate confrontando più opzioni differenti rispetto a una serie di criteri. Si rivela particolarmente utile al momento di scegliere tra più opzioni complesse, che coinvolgono fattori ed esiti multipli. Inoltre, fornisce un approccio obiettivo e strutturale al processo decisionale.

Utilizzare una matrice decisionale può aiutare a ridurre il rischio di prendere decisioni basate sull'istinto o influenzate da pregiudizi personali, garantendo una valutazione più completa e razionale delle opzioni disponibili.

All’interno di una matrice decisionale, i pesi vengono assegnati ai criteri in base alla loro importanza, mentre i punteggi sono attribuiti alle prestazioni di ciascuna opzione rispetto a tali criteri. È quindi necessario moltiplicare ogni punteggio per il peso del criterio, così da calcolare i punteggi ponderati e, infine, confrontare oggettivamente le tue opzioni.

Una matrice decisionale può essere utilizzata con successo sia nell’ambito personale che in quello professionale per ogni genere di decisione, dalla valutazione di diverse opzioni di espansione aziendale alla scelta della destinazione perfetta per le prossime vacanze estive. Il suo principale punto di forza consiste nel fornire un quadro strutturato, che consente di valutare efficacemente le opzioni rispetto ai criteri più importanti e di decidere con maggior oggettività.