Per il loro spazio di lavoro, gli imprenditori solisti hanno bisogno di una piattaforma software collaborativa, che consenta di:
- Lavorare e collaborare anche a distanza
- Comunicare con clienti e fornitori
- Automatizzare gli incarichi ripetitivi
- Gestire attività e progetti
- Amministrare le finanze e la contabilità
- Centralizzare le interazioni con i clienti
- Vendere online.
1. Scegli il computer più indicato per la tua attività
L’elemento centrale dell’home office di un imprenditore è rappresentato dal computer. Si tratta di uno strumento essenziale per comunicare con collaboratori e clienti, gestire le varie attività quotidiane e portare a termine incarichi legati al marketing e alle vendite. Per questo motivo, al momento di creare uno spazio di lavoro in casa, è essenziale orientarsi verso un modello in grado di soddisfare tutte queste esigenze.
Alcuni imprenditori potrebbero preferire un computer fisso, altri lavorano meglio con il portatile. Qualunque sia la tua scelta, è fondamentale che il modello acquistato possieda la potenza e la memoria necessarie per svolgere le varie attività con rapidità e precisione, così da aiutarti a costruire un ufficio in casa perfettamente adattato alle tue esigenze.
2. Seleziona gli altri dispositivi tecnologici essenziali per lavorare da casa
L’ufficio in casa non viene solitamente sviluppato all’interno di grandi spazi e, per questo motivo, sarebbe opportuno non sovraccaricarlo. Valuta in maniera oggettiva quali dispositivi tecnologici, più degli altri, possono aiutarti ad aumentare la produttività e a lavorare in maniera confortevole e proficua, come ad esempio un secondo monitor.
Strumenti come tastiere, stampanti, altoparlanti, microfoni e auricolari faciliteranno il lavoro quotidiano, migliorando il comfort generale e l’efficacia. Una volta che avrai selezionato i dispositivi più indicati per svolgere la tua attività da remoto, potrai iniziare a visualizzare con precisione anche i mobili da acquistare per arredare il tuo ufficio e renderlo ancora più efficiente.
3. Determina il tipo di arredamento di cui avrai bisogno per il tuo ufficio da casa
Dopo aver scelto i dispositivi e gli strumenti necessari per svolgere il lavoro a distanza, un altro elemento chiave di cui occuparsi per rendere completo l’home office di un imprenditore è l’arredamento. La prima spesa a cui è necessario dedicare una certa attenzione è quella per la sedia: acquista un modello ergonomico e confortevole, in grado di sostenere la schiena durante le numerose ore di lavoro. Ne troverai certamente una nei negozi specializzati, dove avrai la possibilità di provare i modelli che preferisci e scegliere quello più comodo e versatile.
Riguardo alla scrivania, dovresti puntare a un modello che si combini perfettamente con la sedia acquistata, permettendoti di sedere alla giusta distanza. Puoi anche scegliere una standing desk regolabile, che ti permetta di regolare l’altezza e di alzarti per cambiare posizione. Cassetti e ripiani, invece, ti aiuteranno a riporre in maniera ordinata utensili o documenti importanti per lo svolgimento del lavoro: per questo motivo, non dovrebbero mai mancare nell’home office. Infine, ricorda di sistemare il monitor del computer a una distanza che possa consentirti di lavorare con profitto senza affaticare la vista.
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4. Scegli un software che ti permetta di lavorare con maggior efficienza
Gli imprenditori che svolgono la loro attività da casa dovrebbero disporre di un software che consenta loro di amministrare il lavoro quotidiano con la massima efficienza, oltre a permettere loro di comunicare con i dipendenti e i clienti. Azioni come creare il proprio sito web, organizzare videoconferenze, inviare e-mail e utilizzare la chat sono ormai parte della vita quotidiana di questi professionisti: è quindi essenziale affidarsi alla tecnologia e scegliere un software in grado di semplificare le attività lavorative da remoto, come Bitrix24.
Tra le piattaforme presenti sul mercato, Bitrix24 è sicuramente una delle più complete e funzionali. Combinando assieme la gestione dei progetti, il CRM, la comunicazione e la collaborazione, aiuta a semplificare il flusso di lavoro e a mantenere l’organizzazione sempre ai massimi livelli. Avrai la possibilità di creare e monitorare attività, controllare le interazioni con i clienti e i loro progressi tramite la pipeline di vendita, pianificare eventi e riunioni sul calendario, fornire un servizio clienti in tempo reale, condividere documenti e lavorare su di essi insieme ad altri collaboratori, gestire il budget del progetto e le fatture e molto di più. La piattaforma fornisce anche un’app, che ti consentirà di portare ovunque il tuo home office.
5. Investi in una connessione internet veloce e affidabile
Uno dei pilastri su cui si basa l’home office di un imprenditore di successo è certamente una connessione internet di qualità: è quindi fondamentale investire una parte del budget per assicurarsi che risulti sempre veloce e affidabile. Una connessione lenta potrebbe infatti influire negativamente sulle prestazioni, aumentando la frustrazione e portando a un calo del rendimento e della produttività.
Al momento di scegliere il provider internet, dovresti innanzitutto considerare la velocità di connessione, controllando quanti dispositivi verranno collegati alla rete e quali attività dovranno essere svolte online. Chi ha necessità di organizzare videoconferenze dovrebbe poter contare su una velocità di download superiore ai 25-50 Mbps e una velocità di upload maggiore di 5-10 Mbps. La fibra ottica è preferibile alla classica banda larga via cavo o al servizio satellitare poiché garantisce una connessione più veloce e stabile. In più, la larghezza di banda illimitata si rivela l’opzione più indicata per il lavoro a distanza.
Per quanto riguarda l’assistenza tecnica, dai un’occhiata alle recensioni online e rivolgiti a un fornitore in grado di rispondere prontamente alle tue domande e di risolvere eventuali problemi con rapidità. Infine, scegli un server che sia scalabile e flessibile e ti consenta di apportare modifiche al piano per adattarlo alla crescita della tua azienda. Le opzioni più costose non sono necessariamente le migliori: l’importante è puntare a una soluzione perfettamente in linea con le necessità dell’azienda e il budget stabilito.
6. Assicurati di contare su un’ottima illuminazione
Il tuo ufficio in casa è di dimensioni ridotte, oppure puoi contare su uno spazio più ampio? In ogni caso, una buona illuminazione è fondamentale per rendere confortevole e salutare l’home office di un imprenditore e la sua importanza non dovrebbe mai essere sottovalutata.
Sistema la tua zona di lavoro vicino a una finestra: consentirai alla luce naturale di entrare e contribuirai al mantenimento di un ritmo circadiano sano, oltre ad aumentare la concentrazione e la produttività. La scrivania dovrebbe comunque beneficiare di un’illuminazione localizzata (grazie a una lampada da ufficio), che favorisce lo svolgimento delle attività quotidiane riducendo l’affaticamento della vista e, quindi, il rischio di errori e sviste. In caso la tua attività preveda l’archiviazione di documenti o lo stoccaggio di prodotti, considera la possibilità di installare un’illuminazione a spot anche in casa, che ti aiuterà a trovare sempre ciò che stai cercando senza troppi sforzi.
7. Implementa un telefono o un numero di telefono aziendale per eliminare le distrazioni
Un elemento che non deve mai mancare nello spazio di chi è impiegato nel telelavoro è un telefono. Non è obbligatorio possedere un apparecchio fisso: anche un numero mobile dedicato alla tua attività può offrire svariati benefici. Oltre a evitare di lavorare in una zona di passaggio, dovresti cercare di concentrarti il più possibile sull’attività che stai svolgendo, così da portarla a termine con profitto e in tempi più brevi.
Tenere il tuo cellulare lontano dalla postazione di lavoro è una delle strategie più indicate in questo senso, poiché ti aiuterà a non cadere nella tentazione di controllare i profili social e i messaggi mentre lavori. Valuta i costi e i vantaggi offerti dai vari piani telefonici e implementa un numero di telefono aziendale, in modo da eliminare completamente le distrazioni e svolgere in maniera ottimale le tue attività quotidiane.
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8. Acquista il materiale di cui hai bisogno per rendere funzionale il tuo ufficio
La creazione dell’home office spinge molti imprenditori a comprare materiale da ufficio per il regolare svolgimento della loro attività. Acquistarlo all’ingrosso permette di ridurre i costi mantenendo comunque elevata la qualità, ma è necessario disporre di uno spazio adeguato per conservare i vari articoli.
Gli esperti consigliano di realizzare una lista al momento di organizzare l’ufficio in casa, in cui annotare il materiale utilizzato quotidianamente (come la carta da stampante o le penne) e quello il cui consumo risulta irregolare, come la carta fotografica o i foglietti adesivi per gli appunti. Puoi anche scegliere di implementare un sistema di controllo degli acquisti, che ti aiuterà a evitare le vendite duplicate e, quindi, le ripercussioni negative sul budget. Determina quale materiale vale la pena di acquistare e tieni in ordine le scorte: il tuo home office risulterà sempre ben organizzato.
9. Procurati un orologio per regolare i tuoi orari
Uno dei problemi che affliggono chi cerca di organizzare l'home office è il rispetto degli orari lavorativi. Operare all’interno del proprio ambiente domestico potrebbe rendere più difficile stabilire dei confini tra la vita privata e quella lavorativa: una soluzione perfetta per contenere questo problema è procurarsi un orologio, analogico o digitale, che permette di tenere sotto controllo il tempo da dedicare alla propria attività.
Assicurati di fare regolarmente delle pause, per aumentare il tuo livello di concentrazione e produttività: puoi affidarti alla Tecnica del Pomodoro, un valido aiuto se si desidera lavorare in maniera proficua ma senza dimenticare l’importanza del riposo. Impostare un timer, invece, ti permetterà di rispettare la fine del tuo orario di lavoro, eliminando il rischio di un sovraccarico eccessivo.
10. Rendi il tuo ufficio il più possibile accogliente e rilassante
L’ultimo dei consigli per stabilire con successo l’home office di un imprenditore riguarda l’ambiente che ti circonda. Le decorazioni rendono ogni spazio di lavoro, sia tradizionale che da remoto, più accogliente e a misura di persona: includere piccoli tocchi personali nell’arredamento ti aiuterà a sentirti a tuo agio e a lavorare con più impegno.
Mobili in bambù o legno, rifiniture in pietra e piante aiutano a ridurre i livelli di stress, dando all’ufficio un aspetto naturale e, quindi, influenzando positivamente il tuo umore. Anche i colori, come la gamma del blu e quelli neutri, contribuiscono al rilassamento e rendono lo spazio scelto un luogo ideale in cui lavorare.
Scegli consapevolmente gli elementi essenziali per il tuo home office e potenzia il tuo business
Il tuo ufficio in casa è molto di più di un semplice luogo di lavoro: può infatti trasformarsi in un vero e proprio centro di creatività, in grado di aumentare la produttività e di condurti verso il tanto desiderato successo. Prendi ispirazione dai punti trattati in questo articolo e impegnati a creare un ambiente perfetto per stimolare l’efficienza e l’innovazione.
Se desideri creare l’home office di un imprenditore e renderlo il più possibile funzionale, dovrai investire non solo su un arredamento ergonomico e del materiale da ufficio adatto a ogni esigenza, ma anche su una connessione internet veloce e un software completo, come Bitrix24. Potrai comunicare e collaborare senza problemi con gli altri, gestire incarichi e progetti in maniera ottimale, stabilire le scadenze, monitorare il lavoro svolto e molto di più! Avrai sempre a tua disposizione una piattaforma in grado di rispondere a ogni tua necessità. Cosa aspetti a provarlo? Crea uno spazio di lavoro produttivo a casa tua, iscriviti oggi a Bitrix24!
