10 compiti di vendita da automatizzare per semplificare le operazioni della tua piccola impresa

Il team di vendita affronta una moltitudine di incarichi quotidiani, che possono risultare stancanti. Dal monitoraggio dei potenziali clienti alla gestione delle relazioni e l'elaborazione dei rapporti, ogni incarico richiede tempo e attenzione. Automatizzare tali funzioni non solo alleggerisce il carico di lavoro, ma consente anche al team di concentrarsi su ciò che importa davvero: la chiusura delle vendite e la creazione di solide relazioni con i clienti. In questo senso, l’automazione dei compiti di vendita può rivelarsi di grande aiuto per potenziare e semplificare la tua strategia.

Vuoi scoprire come rivoluzionare il tuo approccio alle vendite e raggiungere nuovi standard di efficacia? In questo articolo abbiamo illustrato i 10 compiti di vendita da automatizzare che incrementeranno subito l’efficienza della tua piccola impresa. Inizia a leggere per saperne di più!

1. Lead scoring, o qualificazione dei potenziali clienti (lead)

Il processo di valutazione e prioritizzazione dei potenziali clienti in base alla possibilità di diventare clienti effettivi è laborioso e, se svolto manualmente, può far perdere molto tempo agli agenti di vendita. Si presenta quindi come uno dei compiti di vendita da automatizzare il prima possibile. Con l’aiuto dell’automazione potrai dare la giusta direzione ai tuoi sforzi, dedicando le risorse ai lead più promettenti. In questo modo, i team delle vendite avranno a disposizione più tempo libero da dedicare agli incarichi strategici.

Un valido CRM esegue le operazioni di lead scoring assegnando a ogni lead un punteggio basato su criteri predefiniti, come lo storico degli acquisti o il comportamento online. Questo software, inoltre, opera con dati in tempo reale, adattando i punteggi in base alle circostanze secondo le azioni di ciascun lead.

L’automazione incrementa la produttività del team delle vendite poiché elimina l’elemento soggettivo e orienta il processo decisionale verso dati affidabili. In più, concentrare l’attenzione sui lead di maggior qualità aumenta le possibilità di conversione, con grandi benefici per la tua impresa.

2. Invio di e-mail di follow-up

Monitorare le richieste e le domande dei potenziali clienti è un altro degli incarichi di vendita che dovrebbe essere automatizzato. I prospect contattano le aziende per svariati motivi e attraverso numerosi canali differenti. Oltre a rispondere alle loro preoccupazioni e interrogativi, dovresti riflettere su come approcciarli per farli avanzare all’interno della pipeline. In questo caso, le e-mail di follow-up possono aiutare a riconnetterti ai potenziali clienti, per ricordargli il valore della tua offerta.

Di fatto, un follow-up tempestivo può fare la differenza tra una vendita conclusa e un’opportunità persa. Automatizzando questo processo, ti assicurerai che ciascun prospect riceva un messaggio rilevante al momento giusto, che contribuirà a incrementare il tasso di conversione.

Inoltre, l’automazione di questo compito di vendita libera il tuo team da attività ripetitive e in grado di far perdere molto tempo, consentendo di dedicare le loro ore ad attività strategiche come la creazione di relazioni durature e l’analisi delle tendenze di mercato. In un contesto competitivo, lasciare un’impressione duratura nella mente dei potenziali clienti è essenziale: l’automazione aiuta a garantire una comunicazione regolare e professionale. Grazie a questa strategia, sarai in grado di stabilire un clima di fiducia e credibilità, elementi fondamentali per incentivare i prospect a scegliere la tua azienda.

3. Inserimento dei dati nel CRM

In passato, gli addetti alle vendite dovevano inserire manualmente i dati dei potenziali clienti nel CRM, controllando biglietti da visita o prendendo appunti durante le riunioni e le telefonate. Questo processo, oltre a risultare lungo e complesso, presentava rischi come la possibilità di compiere errori manuali nella trascrizione dei dati o la presenza di informazioni ormai obsolete.

Tuttavia, il processo di inserimento dei dati può essere reso più agile dall’automazione del CRM. Un software robusto come Bitrix24, ad esempio, raccoglie le informazioni relative ai potenziali clienti tramite molteplici canali e le centralizza ordinatamente nella base clienti. In questo modo ogni dipartimento della compagnia avrà accesso a dati aggiornati e affidabili, oltre che all’elenco delle interazioni tra i lead e l’azienda.

Per massimizzare le funzionalità dell’automazione dovrai verificare che il tuo CRM si integri e si sincronizzi con i social network, il contact center, i moduli di contatto web e tutte le fonti di informazione della compagnia.

4. Programmazione di appuntamenti con i potenziali clienti

Di solito, per coordinare le riunioni è necessario concordare orari e date attraverso lunghi scambi di e-mail e cercare un giorno utile per tutti i partecipanti, evitando la sovrapposizione degli impegni. Adottare strumenti di produttività nelle vendite permette di automatizzare la programmazione di appuntamenti, rendendo l'intero processo più immediato e semplice da svolgere e, allo stesso tempo, perfezionando l'efficienza delle vendite specialmente per le piccole imprese.

Le app in questione consentono ai potenziali clienti di selezionare l’orario più adatto ai loro impegni direttamente dal calendario online. Integrando questi sistemi con il CRM e altre piattaforme di comunicazione, i dati vengono archiviati automaticamente e possono essere consultati in futuro. Inoltre, queste soluzioni includono promemoria e notifiche, che aiutano a ridurre il rischio di dimenticanze e il tasso di assenza alle riunioni. Pertanto, la programmazione di appuntamenti è un compito di vendita da automatizzare, essenziale per la tua azienda.

5. Sequenze e-mail di lead nurturing

Ottenere la conversione dei lead in clienti effettivi è l’obiettivo principale del team delle vendite, che a questo proposito si impegna a spingerli attraverso il funnel di vendita. In questo senso, l’invio di sequenze di e-mail personalizzate in base alla fase specifica della pipeline in cui si trova il lead può arricchire la sua esperienza di acquisto, rafforzando la relazione con l’azienda e convincendolo a sceglierla.

Gli strumenti che inviano e-mail in base al comportamento del prospect si rivelano alleati essenziali per automatizzare attività di vendita come il lead nurturing. Tale approccio è particolarmente importante nei processi di vendita automatizzati: non appena un utente si iscriverà alla mailing list riceverà una e-mail di benvenuto, seguita da messaggi con contenuti informativi e promozioni speciali. Ciascuna e-mail dovrebbe essere creata per affrontare diverse necessità e difficoltà del potenziale cliente, accompagnandolo nel suo avanzamento all’interno del funnel di vendita.

6. Generazione di proposte di vendita

La generazione di proposte di vendita è un altro dei compiti di vendita che puoi automatizzare. Si tratta di un processo complesso, che richiede molta attenzione poiché rappresenta la fase in cui un’offerta specifica e personalizzata per un potenziale cliente prende finalmente forma. Grazie a strumenti avanzati, è possibile raccogliere informazioni, analizzarle e impiegarle per realizzare proposte ben direzionate.

Tali proposte di vendita vengono generate in pochi minuti sulla base di modelli predefiniti e dati archiviati nel tuo CRM. Per garantire la massima personalizzazione, potrai arricchirle con i dati dei clienti, prodotti o servizi specifici e sconti che rispondano a ogni loro esigenza.

L’utilizzo di modelli assicura la massima coerenza tra le offerte in termini di formato e contenuto, mentre l’integrazione con il CRM facilita l’inserimento di dettagli pertinenti. In più, l’automazione di questo compito aiuta a gestire con efficacia elevati volumi di proposte, supportando la crescita della tua piccola azienda senza sacrificare la qualità.

7. Elaborazione di rapporti di analisi e vendite

Avere a disposizione dati aggiornati e affidabili è cruciale al giorno d’oggi. Gli strumenti delle vendite di ultima generazione raccolgono e analizzano automaticamente i dati, consentendo un rapido monitoraggio dei progressi compiuti, agevolando la valutazione delle prestazioni dei team delle vendite e, di conseguenza, perfezionando le strategie commerciali.

In quest’ottica, tra i compiti di vendita da automatizzare rientra anche la generazione dei rapporti, in grado di offrire alla tua azienda dati precisi e consultabili in qualunque momento. Le piattaforme di reporting automatizzato estraggono dati dal CRM e da altri sistemi, per elaborare rapporti in base alle necessità della compagnia. Il tuo compito sarà solo quello di determinare gli indicatori chiave da analizzare, ad esempio il tasso di conversione o le prestazioni di ciascun dipendente. Non sarà nemmeno necessario assumere nuovo personale per svolgere le operazioni di indagine e analisi: se ne occuperà la piattaforma, rivelandosi una scelta vincente anche in termini di scalabilità.

8. Social media outreach

I social network come LinkedIn, Facebook o TikTok consentono alle aziende di interagire con un pubblico sempre più ampio, stabilendo legami che possono trasformarsi in vendite. Gestire sia la presenza che le attività di vendita su un gran numero di piattaforme non è semplice, ma automatizzare gli incarichi di vendita sui social media può rappresentare un punto di svolta per il successo dell’azienda.

Il social selling si propone di identificare gli interessi del pubblico, condividendo post e contenuti rilevanti per connettersi a esso e creare una relazione solida e a lungo termine. L’automazione interviene nella programmazione dei post, che assicura la regolarità nella pubblicazione e contribuisce a mantenere attivo il tuo brand. Alcune piattaforme impiegano persino l’IA per identificare il momento più adatto ad attirare l’attenzione del pubblico.

L’automazione può anche essere impiegata per controllare in che modo il pubblico parla della tua azienda sui vari social media, così da rispondere immediatamente a eventuali domande o critiche. Potrai persino utilizzarla per analizzare il sentiment e creare campagne ben direzionate. Le possibilità sono numerose!

9. Promemoria di fatturazione e pagamento

I compiti di vendita da automatizzare forniscono benefici a numerosi aspetti dell’azienda, compresa la gestione delle fatture e dei pagamenti. Eventuali problemi nella tracciabilità dei pagamenti in sospeso possono infatti influenzare negativamente il flusso di cassa, finendo per incidere sull’efficienza generale dell’azienda. Per risolvere positivamente questa situazione è possibile adottare un sistema di fatturazione automatico e impostare promemoria automatici. Così facendo, la gestione dei pagamenti risulterà più efficace e puntuale, con una notevole diminuzione del margine di errore.

Grazie ai sistemi automatizzati di fatturazione e pagamento, è possibile creare modelli di fattura utilizzando informazioni provenienti dalla piattaforma di gestione dei progetti o dal CRM aziendale. Al termine di un progetto o al raggiungimento di una milestone concordata, l’app genererà automaticamente la fattura e la invierà al cliente. Alcune piattaforme offrono anche la possibilità di programmare promemoria di pagamento per date specifiche, come il giorno della scadenza o una settimana prima.

Affidarsi a strumenti di questo tipo aiuta a identificare immediatamente le fatture già pagate, quelle in sospeso e quelle che rischiano di trasformarsi in debiti. Potrai anche accedere ai rapporti per tenere sotto controllo le finanze dell’azienda e sapere come agire in ogni circostanza.

10. Gestione dei contratti

La redazione di un contratto impone la massima attenzione verso numerosi dettagli, dalla scelta delle formule giuste al rispetto delle condizioni. È però possibile risparmiare tempo includendo l’amministrazione dei contratti nei compiti di vendita da automatizzare nella tua compagnia, così da semplificare tutte le operazioni collegate.

Le app di gestione dei contratti presentano modelli predeterminati completi di clausole legali e commerciali, che possono essere personalizzati in base alle varie esigenze. In più, queste piattaforme si collegano al CRM per trarre dati come il nome del cliente, i termini di pagamento, i dettagli della negoziazione e molto altro.

Alcuni software consentono di monitorare l'intero processo di gestione dei contratti, integrando anche la firma digitale. Tra questi, Bitrix24 si distingue per la sua completezza: genera infatti documenti personalizzati, garantisce l’integrità del contratto e della firma tramite codice QR e permette di inviare contratti tramite e-mail, SMS e WhatsApp, per agevolarne la firma. Tutte queste funzionalità sono incluse anche nella versione gratuita, rendendolo una scelta perfetta per le imprese che dispongono di un budget ridotto.

Semplifica gli incarichi del tuo team delle vendite tramite l’automazione

Per incrementare l’efficienza generale del tuo team di vendita e potenziare la tua impresa, puoi affidarti all’automazione dei compiti di vendita. Ciò aiuta a ottimizzare il tempo del team, consentendo ai membri di focalizzarsi su attività strategiche, invece che su quelle più ripetitive. In più, migliora l’accuratezza e la coerenza nel monitoraggio dei lead, che può contribuire ad aumentare il tasso di conversione.

Scegli una soluzione professionale: Bitrix24 offre tutti gli strumenti di cui hai bisogno per automatizzare incarichi di vendita con semplicità. Dall’intelligenza artificiale all’automazione robotica dei processi (RPA), questa piattaforma permette di eseguire un’ampia gamma di incarichi in maniera agile e senza complicazioni. Automatizza la gestione dei lead, la comunicazione con loro e con i clienti effettivi, crea proposte di vendita e contratti e facilita la loro firma, il tutto da un unico spazio. In più, il software presenta funzioni avanzate di analisi e monitoraggio, che ti aiuteranno a valutare le prestazioni del team e a identificare le opportunità di miglioramento. L’integrazione di strumenti di marketing e vendita facilita la creazione di campagne personalizzate ed efficaci, mentre i rapporti in tempo reale presentano una versione chiara della pipeline di vendita.

Con Bitrix24 non solo ottimizzerai i processi, ma potrai anche rafforzare la collaborazione tra i team, offrendo un’esperienza ancora più fluida e produttiva. Rivolgiti a una piattaforma solida e completa, iscriviti oggi a Bitrix24 e prova la differenza!

FAQ

Quali compiti di vendita dovrebbero essere automatizzati per aumentare l’efficienza?

I compiti di vendita che è possibile automatizzare per aumentare l’efficienza sono:

• La qualificazione dei lead

• Il follow-up tramite e-mail

• L’inserimento di dati nel CRM

• La programmazione di appuntamenti

• Il lead nurturing

• La generazione di proposte

• L’elaborazione di rapporti di vendita

• Gli sforzi di vendita (outreach) sui social network

• L’invio di promemoria di fatturazione e pagamento

• La gestione dei contratti.

In che modo l’automazione dei compiti di vendita migliora le operazioni aziendali?

L’automazione dei compiti di vendita migliora le operazioni aziendali:

• Aumentando la precisione e diminuendo il margine di errore umano

• Accrescendo l’efficienza tramite l’attuazione di processi più rapidi

• Semplificando la gestione di un numero maggiore di clienti e lead senza incrementare le risorse

• Aiutando il team a concentrarsi sulle attività più strategiche, mettendo da parte quelle ripetitive

• Realizzando un follow-up ottimizzato, che impedisce la perdita di opportunità preziose.

Quali sono i migliori strumenti per automatizzare i compiti di vendita?

Tra i migliori strumenti per automatizzare i compiti di vendita rientrano:

• Le piattaforme di e-mail marketing, per segmentare, personalizzare e automatizzare i messaggi

• Il CRM, che consente di gestire in maniera più efficiente le relazioni con i clienti

• Gli strumenti di automazione dei flussi di lavoro, che ottimizzano i processi ripetitivi

• I software di gestione dei lead, per qualificare i potenziali clienti, assegnarli ed effettuare il follow-up

• I sistemi di analisi e reportistica, che permettono di ottenere dati affidabili sulle performance di vendita.