10 alternative a PandaDoc per le piccole imprese per gestire i contratti facilmente

Le piccole imprese hanno la necessità di gestire i loro contratti digitali in modo efficace e PandaDoc è una delle soluzioni più diffuse in questo ambito. Con la sua capacità di creare, modificare e firmare documenti digitali, è diventato un alleato indispensabile per molte aziende. Tuttavia, non è l'unica opzione disponibile. Sul mercato esistono numerosi software con funzionalità simili e alcune di queste alternative a PandaDoc potrebbero offrire una maggiore flessibilità e personalizzazione, oppure costi più vantaggiosi.

Ogni azienda presenta esigenze uniche e la scelta del software giusto può fare una grande differenza in termini di efficienza e risparmio del tempo. Se stai cercando uno strumento che offra funzioni specifiche per il tuo settore o una soluzione che si integri più adeguatamente con i sistemi che già utilizzi, questo articolo ti guiderà attraverso 10 delle migliori alternative a PandaDoc, pensate per semplificare la gestione dei contratti.

1. Bitrix24

Bitrix24 è molto di più di un semplice software di gestione dei contratti per piccole imprese. Questa piattaforma completa è dotata di utili strumenti che velocizzano tutti i processi aziendali, come l’assunzione del personale, le vendite, l’assistenza clienti o l’assegnazione e la gestione degli incarichi e dei progetti. Per questo motivo, è considerata una delle alternative a PandaDoc più avanzate.

Le funzionalità del software consentono di elaborare documenti con pochi clic, utilizzando uno dei modelli predefiniti (totalmente personalizzabili) o caricando un file direttamente dal proprio computer. Una volta completati, i moduli dei contratti potranno essere archiviati per riutilizzarli in futuro, risparmiando tempo ed evitando errori. In più, è possibile lavorare ai documenti dei contratti in maniera collaborativa assieme al team, modificandoli e aggiungendo commenti per potenziare la partecipazione dell’intera squadra.

Richiedere la firma digitale di clienti e dipendenti risulterà semplice quanto creare contratti. Utilizza Bitrix24 Sign per scegliere un destinatario all’interno del CRM, oppure digita il nome di un dipendente o di un cliente e attendi che il software inserisca automaticamente i dati richiesti: in questo modo eviterai eventuali errori di digitazione, che potrebbero causare ritardi nella firma. Aggiungi ulteriori sezioni o dettagli al contratto, modificalo in caso di necessità e invialo tramite messaggio WhatsApp, e-mail o SMS, per ottenere la firma di cui hai bisogno in maniera diretta e in tempi brevi.

Bitrix24 Sign presenta un robusto sistema di verifica dell’integrità dei documenti, che determina se questi sono stati modificati o meno prima della firma. Il tool è particolarmente indicato anche per chi desidera monitorare l’intero ciclo di vita dei contratti. Ogni volta che un documento viene creato, si genera un processo che avvisa l’utente dell’avvenuta firma, dell’entrata in vigore del contratto e di qualunque problema riscontrato. Inoltre, il software permette di verificare le firme assegnando loro un colore specifico.

I sette livelli di sicurezza di Bitrix24 garantiscono una protezione ottimale ai dati archiviati. La piattaforma si integra perfettamente con numerosi sistemi aziendali e può essere configurata secondo le varie necessità scaricando app dal suo Marketplace. Il piano gratuito è ricco di strumenti avanzati, come il CRM potenziato dall’IA, il sistema di gestione degli incarichi e dei progetti, il contact center e molto di più. Se invece la tua azienda ha bisogno di funzionalità ancora più avanzate, dovresti considerare la possibilità di sottoscrivere un abbonamento.

2. Adobe Sign

Tra i concorrenti di PandaDoc più diffusi sul mercato troviamo Adobe Sign, sviluppato dal colosso tecnologico omonimo. La piattaforma, basata sul cloud, si integra completamente con gli altri prodotti Adobe, rappresentando la scelta più adeguata per le aziende che hanno familiarità con il brand. La sua principale funzionalità riguarda la firma e la modifica dei documenti online, che possono anche essere convertiti in formati differenti, tutto all'interno della stessa applicazione.

Con Adobe Sign è possibile inviare documenti, monitorarne lo stato e raccogliere le firme senza che i destinatari siano costretti a scaricare l’app o a effettuare l’iscrizione. Potrai anche impostare password per proteggere i tuoi file da accessi indesiderati e personalizzare la lingua in uso.

La piattaforma è compatibile con numerose applicazioni molto note, come Salesforce, Google Drive e Microsoft Office. Grazie al suo approccio mirato alla sicurezza e al rispetto delle normative, Adobe Sign offre caratteristiche specifiche come la crittografia avanzata ed è conforme a normative internazionali come HIPAA e FERPA. Il software non prevede un piano gratuito ma solo abbonamenti scalabili, che accompagnano la crescita della tua azienda.

3. DocuSign

A differenza di PandaDoc, che si concentra principalmente sulla creazione e gestione dei documenti, DocuSign pone una forte enfasi sulla sicurezza e sulla verifica dell’identità degli utenti. Tra le sue funzionalità avanzate, la verifica dell'ID include opzioni per l'autenticazione tramite documenti ufficiali e, in alcuni casi, il rilevamento biometrico, offrendo un livello elevato di sicurezza nell'autenticazione degli utenti.

La piattaforma non dispone di un CRM integrato, ma può connettersi con altri sistemi per importare i dati necessari. Elabora contratti digitali utilizzando i modelli preimpostati, personalizzali e includi nuove clausole conservate nella libreria di DocuSign. Come altre alternative a PandaDoc, anche questo software ottimizza la gestione del ciclo di vita dei contratti, standardizzando processi, automatizzando incarichi e mettendo a disposizione strumenti di analisi per migliorare l‘efficienza e la conformità.

DocuSign offre diversi piani di abbonamento a pagamento, con funzionalità che spaziano dalla firma elettronica di base a strumenti collaborativi avanzati, fino a opzioni per verifiche approfondite dell’identità dei firmatari.

4. Signaturit

Signaturit è un software di firma elettronica che abilita anche alla gestione dei documenti digitali. Si tratta di un’applicazione completa, in grado di centralizzare efficacemente la creazione, l’amministrazione, l’invio e la firma dei documenti. In più, è integrabile con numerose applicazioni, così da essere inclusa senza problemi nel workflow dei documenti già esistente.

A differenza di altre alternative a PandaDoc, questa piattaforma è specializzata nell’identificazione e nella verifica avanzata dell’identità degli utenti. Per questo motivo, si presenta come la scelta più indicata per le aziende che operano in ambito legale o finanziario. Potrai infatti richiedere una firma biometrica, approfittare del suo servizio di posta elettronica certificata e di custodia elettronica, per garantire l’autenticità e l’integrità della firma e di tutte le comunicazioni digitali. Inoltre, la piattaforma per la gestione centralizzata dei certificati digitali di Signaturit aiuta a controllare e ad analizzare l’uso dei certificati in tempo reale.

Il software può essere provato gratuitamente per una settimana, dopodiché sarà necessario scegliere tra uno dei suoi abbonamenti a pagamento. Non si tratta di un’alternativa a PandaDoc economica, ma può rivelarsi la soluzione più indicata per le compagnie che operano in settori con requisiti normativi rigorosi.

5. iFirma

Anche iFirma è uno strumento di gestione dei contratti molto popolare tra chi lavora in campo legale. Sviluppato come piattaforma di fatturazione e contabilità, ha presto incluso anche la firma digitale, trasformandosi in una delle alternative a PandaDoc più adatte alle piccole imprese.

Firma i tuoi documenti virtualmente, rispettando in pieno le regolamentazioni in vigore nell’Unione Europea. Gestisci documenti e contratti, organizzali e archiviali con pochi clic, centralizzandoli in un unico spazio. Le funzioni di contabilità di iFirma consentono di gestire da un’unica piattaforma sia i documenti legali che gli aspetti finanziari dell’azienda e la fatturazione, facilitando le operazioni.

Le caratteristiche incluse nel piano gratuito della piattaforma sono molto basilari. Un’azienda con necessità specifiche riguardo alla firma dei contratti o alla fatturazione dovrà quindi affidarsi a un piano a pagamento.

6. Fiverr Workspace

Ideale per freelance, imprenditori e piccole imprese, Fiverr Workspace include un’ampia libreria di contratti e proposte preimpostati. Offre anche una serie di utili funzionalità di personalizzazione, che permettono di allineare tutti i tuoi documenti alle necessità e allo stile della compagnia.

Tra le sue caratteristiche chiave troviamo il sistema di creazione dei contratti, l’invio dei documenti da firmare direttamente dalla piattaforma e le funzionalità di gestione aziendale, per tracciare le entrate e le uscite, monitorare il tempo e amministrare efficacemente le varie attività. La piattaforma è anche in grado di generare rapporti accurati.

Il piano gratuito di Fiverr Workspace fornisce un accesso diretto sia alla firma digitale che ai contratti. Chi necessita di funzionalità più avanzate dovrà però sottoscrivere un abbonamento.

7. EasyFirma

Se cerchi un’alternativa a PandaDoc assolutamente funzionale, anche EasyFirma può essere una scelta eccellente. Sviluppata da Sau Studi e Automazione, parte della famosa azienda Zucchetti, permette di firmare contratti e pratiche con la massima semplicità, garantendo un elevato livello di sicurezza ai dati introdotti.

La piattaforma assicura che solo gli utenti autorizzati possano accedere ai documenti e apporre la firma digitale. Con un semplice clic, è possibile firmare uno o più contratti, ottenendo una conferma immediata dell'integrità e della validità del documento. Oltre alla gestione delle firme digitali, EasyFirma offre strumenti avanzati per la gestione dei workflow, consentendo di automatizzare e tracciare l'intero processo di approvazione dei documenti.

Principalmente utilizzato da studi notarili, artigiani e imprenditori, EasyFirma è facile da installare e si integra perfettamente con gli altri sistemi Zucchetti. Puoi provarlo gratuitamente per due settimane, per valutare personalmente tutti i vantaggi che questa soluzione può offrirti.

8. OneSpan

Nota in precedenza con il nome eSign Live by VASCO, OneSpan è una delle più affidabili alternative a PandaDoc sul mercato. Potente e sicura, unisce elevati livelli di conformità e sicurezza a una notevole facilità d’uso, dimostrando una grande flessibilità generale.

I documenti inviati tramite OneSpan sono protetti da crittografia, per evitare che persone non autorizzate possano venire a conoscenza del contenuto. La piattaforma permette di firmare contratti tramite qualunque dispositivo e di personalizzare le e-mail di accompagnamento, così da adattarle alle varie esigenze. In più, il servizio clienti è particolarmente responsivo e in grado di aiutare anche gli utenti meno esperti a utilizzare la piattaforma. Come altri software menzionati in questo articolo, anche OneSpan fornisce una libreria di modelli preimpostati.

Perfettamente integrabile con applicazioni famose come Salesforce, il software non presenta versioni gratuite ma può essere provato senza costi aggiuntivi. Terminato il free trial, l’utente dovrà sottoscrivere un abbonamento.

9. Signaturely

Signaturely è uno strumento per la firma di contratti digitali robusto ed efficiente, che consente di riutilizzare modelli già elaborati in precedenza e riduce la dipendenza dai documenti cartacei. Il suo sistema di convalida legale assicura che documenti e contratti siano sempre giuridicamente vincolanti. La piattaforma consente inoltre di monitorare costantemente lo stato dei documenti inviati, perché la firma venga apposta all’interno del lasso di tempo stabilito.

Il software vanta numerose funzionalità di spicco, come la gestione efficace del team e un sistema di notifiche e promemoria, che semplificano il flusso di lavoro e ne migliorano l'efficienza. Signaturely dispone di un pratico registro con la cronologia delle attività effettuate e si integra con i migliori strumenti di produttività, ottimizzando le prestazioni complessive.

Puoi utilizzare il tool insieme a numerose applicazioni di terze parti, come Google Drive, Dropbox, OneDrive e molte altre. Signaturely dispone di un piano gratuito e di una serie di piani su abbonamento, con un numero maggiore di funzionalità.

10. Notarify

Notarify è un’applicazione sviluppata in Italia, in collaborazione con SEAC e Confcommercio. Il suo scopo principale è l’intera gestione del ciclo di vita dei documenti tramite la validazione in blockchain, per garantire l’integrità del contenuto. La piattaforma consente anche di ottenere firme a distanza, assicurando elevate misure di sicurezza con l’aiuto dell'intelligenza artificiale.

Semplice da usare e potente, Notarify è particolarmente indicata per le aziende che desiderano mantenere al sicuro i documenti dei clienti e impedirne la diffusione. Tutti i file caricati sull’applicazione vengono archiviati all’interno di un sistema cloud e gli utenti autorizzati potranno consultarli in qualunque momento.

Questa soluzione presenta due piani a pagamento, uno più economico per i privati e uno dedicato ai professionisti e ai team in crescita, dalla tariffa più elevata. È possibile provare gratuitamente il software richiedendo una demo.

Scegli le migliori alternative a PandaDoc per la tua compagnia

In commercio sono disponibili molteplici alternative a PandaDoc, più adatte al tuo budget o alle esigenze specifiche della compagnia rispetto al famoso software di gestione dei contratti per piccole imprese. Prima di fare la tua scelta, analizza le funzionalità di ciascuna piattaforma e orientati verso l’opzione in grado di seguire la tua azienda durante la sua crescita, offrendo tutti gli strumenti di cui hai bisogno.

Vai sul sicuro, affidati a Bitrix24! Scegli una piattaforma altamente funzionale, completa di CRM, strumenti di gestione delle vendite, del marketing, delle risorse umane e molto altro. Oltre a firmare e amministrare i tuoi contratti e altri documenti, con Bitrix24 avrai la possibilità di gestire la tua piccola impresa da un unico spazio, per condurla sulla strada del successo e incoraggiare una crescita davvero sostenibile. Cosa aspetti? Iscriviti oggi, approfitta dei suoi numerosi vantaggi!

FAQ

Quali sono le migliori alternative a PandaDoc per le piccole imprese?

Le migliori alternative a PandaDoc per le piccole imprese sono:

• Bitrix24

• Adobe Sign

• DocuSign

• Signaturit

• iFirma

• Fiverr Workspace

• EasyFirma

• OneSpan

• Signaturely

• Notarify.

In che modo gli strumenti di gestione dei contratti migliorano l’efficienza?

Gli strumenti di gestione dei contratti migliorano l’efficienza:

• Centralizzando la comunicazione

• Consentendo l’automazione degli incarichi più ripetitivi

• Riducendo gli errori

• Ottimizzando l’uso delle risorse

• Rendendo più agile il processo decisionale

• Permettendo di effettuare un monitoraggio costante e in tempo reale

• Facilitando l'organizzazione dei documenti e l’accesso a essi

• Assicurando il rispetto delle scadenze.

Quali caratteristiche dovrebbero cercare le piccole imprese in un software di gestione dei contratti?

Le piccole imprese dovrebbero cercare le seguenti caratteristiche in un software di gestione dei contratti:

• Opzioni di monitoraggio

• Automazione degli incarichi

• Misure di sicurezza robuste

• Possibilità di impostare notifiche e promemoria per scadenze e firme

• Facilità d’uso

• Notevoli capacità di archiviazione

• Un valido sistema di ricerca dei documenti

• Un servizio clienti efficiente e sempre disponibile.