Usare le emoji a lavoro: statistiche e regole
Si parla della questione "emoji vs. etica professionale” da quando le emoji sono state inventate. Nonostante siano stati condotti diversi studi (alcuni risalenti alla fine degli anni '90), i ricercatori non sono ancora convinti sul fatto che le emoji possano essere funzionali alla comunicazione o, al contrario, totalmente non professionali.
Ora che tutti siamo “costretti” a utilizzare chat ed e-mail ancora più frequentemente di quanto facessimo prima del lockdown, il problema delle emoji è sempre più rilevante. Diamo uno sguardo più da vicino a questo problema e vediamo se riusciamo a trovare una soluzione universale.
Emoji: quello che non sappiamo
Prima di tutto, chiariamo una cosa: emoji ≠ emoticon.
Le emoticon sono essenzialmente segni di punteggiatura, lettere e numeri utilizzati per creare icone che rappresentano una certa emozione o stato d'animo. Il primo uso documentato di emoticon avvenne nel 1648 in una poesia del poeta inglese Robert Herrick.
(Fonte: https://it.businessinsider.com/ecco-la-prima-emoticon-della-storia-ha-370-anni/)
Le emoji, invece, sono un'invenzione più recente. Secondo la versione comunemente accettata, sono state create per la prima volta da un designer di interfacce giapponese, Shigetaka Kurita, nel 1999.
(Fonte: CNN, https://edition.cnn.com/style/article/emoji-shigetaka-kurita-standards-manual/)
Tuttavia, al di fuori del Giappone sono rimaste pressoché sconosciute fino al rilascio del primo iPhone nel 2007, quando Apple ha inserito una tastiera emoji nel tentativo di attirare i clienti giapponesi. Solo dopo che la tastiera è stata scoperta dagli utenti nordamericani si è diffusa nel resto del mondo, diventando tuttora parte integrante di qualsiasi app di messaggistica o chat.
A differenza delle emoticon, le emoji sono vere mini-immagini piuttosto che approssimazioni tipografiche. L'idea delle emoji è radicata nella stessa lingua giapponese, o in una parte di essa chiamata "kanji". I kanji sono caratteri di origine cinese usati nella scrittura giapponese. Uno di questi rappresenta spesso un oggetto, un concetto o un'idea.
Questo approccio di racchiudere qualcosa di più di una semplice emozione in un simbolo ha aperto la strada alle emoji. Infatti, la parola emoji stessa deriva dal giapponese e (絵, "immagine") + moji (文字, "carattere"); la somiglianza delle parole emozione ed emoticon è puramente casuale.
Perché le persone usano le emoji?
In un modo o nell'altro, le emoji sono diventate un fenomeno culturale che sta rimodellando il modo in cui si esprimono idee ed emozioni attraverso lingue e generazioni. In parte, ciò che le rende così popolari e accettate anche in culture diverse è il fatto che sono immagini immediatamente e universalmente comprensibili piuttosto che parole e lettere di un alfabeto straniero.
Gli utenti che usano le emoji credono che esse rendano le conversazioni più divertenti, accessibili e simpatiche, questo secondo i dati di un sondaggio sulle emoji condotto da Adobe nel 2019.
(Fonte: Adobe Emoji Trend Report 2019, https://blog.adobe.com/en/2019/07/17/the-cultural-phenomenon-of-emoji.html)
In effetti, la maggior parte delle persone che usa le emoji concorda sul fatto che questi piccoli simboli aiutino ad alleggerire l'atmosfera delle conversazioni e mostrare la propria empatia.
(Fonte: Adobe Emoji Trend Report 2019, https://blog.adobe.com/en/2019/07/17/the-cultural-phenomenon-of-emoji.html)
Ma non solo: ben l'83% della generazione Z (persone nate dopo il 2000) afferma di essere più a suo agio nell'esprimere emozioni attraverso l’uso di emoji piuttosto che attraverso conversazioni telefoniche o videochiamate.
E, infine, la metà degli utenti di Internet (52%) sostiene che è probabile che utilizzerà le emoji come un modo per comunicare qualcosa di importante o una decisione presa. Questo dimostra quanto le emoji siano diventate parte integrante della nostra cultura.
Tuttavia, nonostante tutti i fattori positivi menzionati, l'aumento dell'uso di emoji e l'espansione del loro catalogo (attualmente conta 3.304 emoji uniche nello standard Unicode, a partire da marzo 2020) ha portato a molteplici controversie e discussioni sull'uso di alcune emoji (come questa
o questa 
in determinate situazioni).
In questo articolo, ci concentreremo principalmente sulla questione dell'utilizzo delle emoji sul posto di lavoro. Prima di stabilire cosa sia giusto o meno, diamo un'occhiata alle statistiche (per lo più si riferiscono alla popolazione degli Stati Uniti) che faranno luce su come le persone usano le emoji oggi e cosa ne pensano al riguardo.
Emoji sul posto di lavoro: statistiche
(Fonte: Adobe Emoji Trend Report 2019, https://blog.adobe.com/en/2019/07/17/the-cultural-phenomenon-of-emoji.html)
Presta molta attenzione al grafico di ripartizione, che mostra due fatti interessanti a cui faremo riferimento più avanti:
• il 36% degli intervistati usa le emoji solo con i colleghi del proprio livello
• solo il 4% degli intervistati utilizza le emoji per le comunicazioni con l'esterno dell’azienda
Anche se il 61% rappresenta effettivamente la maggioranza, il 72% dei lavoratori americani ha riferito di avere avuto qualche esitazione iniziale sull'uso delle emoji ma una volta scoperte, l’esitazione sembra svanire.
Il 61% può sembrare un risultato sorprendentemente basso dopo tutto quello che abbiamo appreso sulle emoji nella parte iniziale dell'articolo. Tuttavia, il prossimo dato ci fornisce alcune informazioni in più sulla possibile motivazione.
(Fonte: Adobe Emoji Trend Report 2019, https://blog.adobe.com/en/2019/07/17/the-cultural-phenomenon-of-emoji.html)
Ciò che emerge dallo studio è che le persone usano le emoji principalmente quando chattano con amici e partner, il che è logico data la natura di tali conversazioni e il livello di informalità suggerito dalle emoji stesse.
Solo il 19% degli intervistati ha affermato di aver utilizzato le emoji principalmente durante la comunicazione con i propri colleghi. Un'altra aggiunta interessante è che gli uomini (24%) utilizzano più spesso le emoji con i colleghi rispetto alle donne (14%).
Quasi 3 utenti su 5 hanno ricevuto l'emoji sbagliata e un terzo si è pentito di averne inviata una, il che potrebbe indicare che anche le emoji (proprio come le parole) sono soggette a un'attenta scelta in base al contesto.
(Fonte : Adobe Emoji Trend Report 2019, https://blog.adobe.com/en/2019/07/17/the-cultural-phenomenon-of-emoji.html)
Infine, abbiamo raccolto alcuni dati di un sondaggio di OfficeTeam, secondo il quale il 39% dei senior manager ritiene che non sia professionale utilizzare le emoji sul posto di lavoro. Ciò può indicare un leggero divario generazionale poiché la maggior parte di essi appartiene a coorti demografiche come la Gen X (persone nate all'incirca tra il 1965 e il 1980) o i Millennial (nati tra il 1980 e il 2000).
Guida all’uso delle emoji sul posto di lavoro
Ora che abbiamo molte statistiche su cui lavorare e avviare il nostro processo di pensiero, proviamo a riassumerle e creare una serie di raccomandazioni che qualsiasi azienda possa utilizzare quando ha a che fare con il problema "emoji vs. etica professionale".0. Non utilizzare emoji quando comunichi con persone con cui non hai confidenza
Questo è qualcosa che la maggior parte delle persone dovrebbe acquisire e saper padroneggiare prima dei venticinque anni e, sicuramente, qualcosa che non dovrebbe essere insegnato da un datore di lavoro. Infatti, non ci soffermiamo più di tanto su questo suggerimento perché crediamo che i tuoi dipendenti ne siano già a conoscenza.
1. Le emoji sono generalmente accettabili nelle comunicazioni interne di un'azienda
Con alcune eccezioni, ovviamente.
Eccezione uno. Insieme a un po’ di buon senso, i tuoi dipendenti dovrebbero adottare una tattica chiamata "mirroring". Il mirroring nella comunicazione significa osservare lo stile della persona a cui si scrive o con cui si parla e rispondere in modo simile.
Ad esempio, se i membri del tuo team non si preoccupano di usare emoji nei messaggi a te indirizzati, molto probabilmente non si offendono se tu fai altrettanto. Ciò è valido se vi trovate entrambi allo stesso livello della gerarchia: in caso contrario, vedere l'eccezione due.
Eccezione due. L'uso di emoji in messaggi ed e-mail indirizzati al tuo supervisore, manager, direttore o CEO è un rigoroso NO poiché suggerisce un livello di familiarità che probabilmente non hai con queste persone.
Usare le emoji quando comunichi con i tuoi subordinati è puramente a tua discrezione. Diversi studi suggeriscono che l'uso di emoji in tali situazioni potrebbe farti sembrare meno competente. Se sei coraggioso, continua così ma non dire che non ti avevamo avvertito.
2. L'utilizzo di emoji per comunicazioni esterne dovrebbe essere tassativamente vietato, salvo diversi accordi
Secondo i dati di SurveyMonkey, il 45% dei dipendenti (!) pensa che le aziende non dovrebbero utilizzare emoji nel marketing o nelle comunicazioni con i clienti, e questo è abbastanza comprensibile.
Ogni volta che comunicano con un cliente, potenziale cliente o appaltatore, i tuoi dipendenti rappresentano la tua azienda e/o il tuo marchio. Non c'è modo di sapere se l'uso delle emoji possa essere apprezzato o possa ricevere una forte risposta negativa.
Ecco perché dovresti andare sul sicuro eliminando completamente l’uso delle emoji dalle tue comunicazioni esterne a meno che non faccia parte della strategia di marketing o di qualche esperimento che stai conducendo.
3. L'uso di emoji in eventi formali (presentazioni, riunioni, briefing) dovrebbe essere regolamentato
Nel caso di un evento in cui sono presenti più persone di diverse divisioni della tua azienda (non strettamente un evento pubblico), dovrebbero esserci regole che regolano l'uso delle emoji. In genere, queste regole (Politica Emoji) si riflettono nel codice di condotta che ogni dipendente dovrebbe leggere e seguire.
4. Le emoji che alcune persone trovano suggestive o inappropriate non dovrebbero essere usate affatto (specialmente per i team internazionali)
Rimarrai sorpreso ma alcune emoji, apparentemente innocenti, possono lasciare spazio all'interpretazione al punto in cui il loro uso deve essere limitato.
Ad esempio, l’emoji della melanzana (
) è comunemente usata per rappresentare un pene mentre l’emoji della pesca (
) è usata come icona per rappresentare i glutei, tantoché solo il 7% dei tweet in lingua inglese con questa emoji si riferisce al frutto reale, secondo uno studio Emojipedia del 2016.
Inoltre, ti auguriamo buona fortuna per quando cercherai di convincere i tuoi amici e colleghi che questa emoji qui sotto significhi "buone amiche" (significato reale) e non quello che pensavi prima.
(Fonte: Emojipedia - https://emojipedia.org/women-with-bunny-ears/)
Questo problema di "libera" interpretazione può diventare ancora più serio quando si gestisce un team internazionale di persone con background culturali diversi e non c'è modo di sapere quali emoji potrebbero ferire i loro sentimenti o potrebbero essere mal interpretate.
Per concludere
Il modo migliore per gestire l’uso delle emoji nella tua azienda è consentire ai tuoi dipendenti di utilizzarle con determinate restrizioni che dovrebbero essere specificate nell’apposita politica. Ogni dipendente dovrebbe sapere che le emoji (proprio come le parole) devono essere scelte con cura e sono soggette a controversie e potenziali perdite se usate in modo inappropriato, specialmente in pubblico.
Usa il buon senso e ricorda: le emoji sono fantastiche, ma solo quando vengono usate nel posto giusto e al momento giusto.
