Licenziare un impiegato: tutte le cose che devi sapere

Licenziare un impiegato comporta difficoltà sia ai manager che all’azienda in generale.

Solitamente è la parte più difficile del processo lavorativo in quanto nessun compito o problema aziendale ha un carico emotivo così importante dal punto di vista del benessere del team.

Ammettiamolo, a nessuno piace licenziare i propri lavoratori, dopotutto siamo creature sociali e mantenere relazioni equilibrate fa parte della nostra natura. Ciò è particolarmente vero per startup e piccole imprese dove, essendo un piccolo team, si conoscono tutti fin troppo bene. Tuttavia è vero che non si crea un'attività per vederla crollare a causa del comportamento sbagliato di un dipendente. Saper licenziare è quindi un'abilità di leadership che bisogna saper padroneggiare se si vuole avere successo.

Quando si licenzia qualcuno, è necessario prendere in considerazione due aspetti: l'aspetto amministrativo, relativo alle procedure dettate dalla politica e dalla legge dell'azienda, e l'aspetto relazionale, che riguarda le persone e le loro relazioni.

Aspetto amministrativo

Dal punto di vista aziendale, il processo di licenziamento è simile a tutti gli altri processi interni e come tali può essere migliorato, ottimizzato e documentato.

L’aspetto amministrativo non è la parte difficile per i manager, perché una volta documentato, è possibile seguire passo passo un piano chiaro e semplificato che non lascia adito a dubbi o interpretazioni. I processi amministrativi assicurano che prevalga il pensiero razionale e che vengano protetti gli interessi dell’impresa. Tuttavia, ci sono molti casi nella vita reale in cui le politiche aziendali hanno fallito nei confronti dei loro creatori.

Ecco quindi alcuni suggerimenti per ridurre al minimo i rischi legali e aziendali:

- Coinvolgi HR

Ai leader viene spesso insegnato come licenziare i propri lavoratori, ma non è certo questa la loro funzione principale. Essi infatti devono guidare, ispirare, potenziare e fornire assistenza quindi è normale sentirsi un po' intimiditi dal processo di licenziamento. Sarebbe meglio coinvolgere un esperto che abbia le capacità e la preparazione per gestire situazioni complicate come il licenziamento. L'unica persona con tali caratteristiche all’interno dell’azienda è un impiegato delle risorse umane (HR). Il personale delle risorse umane ti fornirà la guida necessaria sulle implicazioni legali e ti toglierà un carico emotivo dalle spalle.

- Documenta tutto

Quando si tratta di licenziare, metti da parte l’emisfero destro del cervello e concentrati su ciò che la tua mente razionale ti comunica. Sebbene la comunicazione faccia a faccia sia cruciale sia per il datore di lavoro che per il dipendente, è molto difficile prevedere come potrebbero andare le cose. È bene conservare tutta la documentazione, le e-mail e le note in forma scritta. Tutto ciò che non è scritto, non esiste. Non farti preoccupare dall'idea che si possa arrivare in tribunale, ma sii sempre pronto a tale evenienza.

Se le cattive prestazioni sono state il motivo principale del licenziamento, un elenco di incarichi incompleti su Bitrix24 può giustificare il motivo della tua decisione. Inoltre, questa funzione renderà il processo di transizione più facile per il team e per il nuovo dipendente.

-Disporre di un file system condiviso

È allettante semplificare la vita dei dipendenti e consentire loro di utilizzare unità portatili personali o spazi cloud ma questa soluzione è molto lungimirante, poiché i dati dispersi su più dispositivi tendono a complicare il processo di assunzione e formazione dei nuovi dipendenti e rendono la tua azienda vulnerabile, mettendo a un rischio di violazione la sicurezza.

Oggigiorno è standard comune mantenere un file system condiviso perché semplifica la comunicazione e il trasferimento delle informazioni. È possibile impostare una regola che chiederà ai dipendenti di salvare i loro documenti di lavoro sul drive aziendale.

- Limita l'accesso

Potresti pensare che un colloquio con il dipendente e il successivo congedo sia l'ultimo passo nell'arduo processo di licenziamento, ma in realtà è solo l'inizio. Al giorno d’oggi la tecnologia ci consente di accedere alle informazioni dagli angoli più remoti della Terra e questo presenta il rischio di un accesso non autorizzato.

Dopo aver parlato con il dipendente, devi assicurarti che non abbia più accesso al sistema condiviso e agli archivi dell'azienda.

- Pianifica in anticipo e automatizza il processo

Devi licenziare un dipendente e temi di poter dimenticare qualcosa? Non sono necessarie lunghe liste delle cose da fare. Esistono soluzioni più efficaci che renderanno il licenziamento molto più semplice. Proprio come è possibile automatizzare il processo di gestione del progetto, è possibile automatizzare anche quello di licenziamento, impostando il giusto processo di flusso del lavoro aziendale su Bitrix24.

Aspetto relazionale

Ora che sei a conoscenza della parte amministrativa del processo, ecco alcuni suggerimenti per la parte relazionale:

- Assicurati di aver fatto del tuo meglio

Come datore di lavoro, devi essere consapevole del fatto che non sei tu a prendere la decisione, bensì la prestazione del tuo dipendente. Se hai fatto di tutto per cercare di migliorare le sue prestazioni e non ci sono stati risultati evidenti, significa che il tuo dipendente non era interessato o semplicemente non era adatto a quel tipo di lavoro.

- Agisci rapidamente e sii diretto

I manager spesso si rammaricano di aver posticipato la decisione, ma sono felici quando agiscono. Questo, però, non significa che devi licenziare il più velocemente possibile. Hai bisogno dei documenti e delle comunicazioni scritte prima di affrontare il vero discorso. Rimuginare sulla possibilità di licenziare qualcuno avrà un impatto sulle tue prestazioni di leader e può danneggiare quelle del tuo team.

- Sii compassionevole

Essere licenziati è un'esperienza terribile per i dipendenti. Non è facile affrontare la prospettiva di un futuro senza lavoro e potrebbe risultare traumatizzante condividere le notizie con la famiglia e gli amici. Quindi mettiti nei panni del dipendente e prova a immaginare come vorresti essere trattato se ti trovassi nella stessa situazione. Mostra loro che ti interessa e che non è solo un incarico da spuntare dalla tua lista delle cose da fare. Inoltre, se il motivo del licenziamento non è la prestazione del dipendente ma il lavoro sbagliato, proponiti per scrivere lettere di raccomandazione.

- Resta calmo, disinvolto e composto

Licenziare qualcuno è un'esperienza emotivamente estenuante, ma ciò non deve influire sui tuoi affari. È normale rimuginare sul fatto per un giorno o due, ma assicurati che il senso di colpa non prevalga sulla tua passione per gli affari, mantieni un equilibrio tra sentimento e visualizzazione di una chiara prospettiva orientata al business.

Per concludere

Quando dobbiamo lasciare andare una persona, solitamente ci sentiamo in colpa. Questi sentimenti, per quanto possano essere pesanti, indicano che sei un buon manager. Ci sono molti manager che non provano compassione per i membri del loro team e le persone non vogliono lavorare per loro. C'è anche chi si preoccupa troppo della felicità degli altri e mette a rischio il futuro della propria azienda. I veri leader possono concentrarsi sia su ciò che è meglio per la loro attività sia su ciò che rende felici i propri dipendenti.

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