Come sopravvivere alle e-mail

Ti senti sommerso dalle e-mail di lavoro?
Graham Allcott, capo di ThinkProductive e autore di How To Be A Productivity Ninja, ha deciso di condividere con noi i suoi consigli e alcuni lifehack che gli hanno permesso di controllare l'e-mail solo due volte alla settimana.

Cosa si può fare per ridurre il tempo dedicato alle e-mail in maniera efficace?

“La maggior parte delle persone non pensa davvero alle e-mail ma invia, risponde e legge le e-mail quasi in automatico. È molto importante essere a conoscenza di come si usino, e degli effetti negativi che hanno sulla nostra concentrazione e sul nostro livello di attenzione. Un modo semplice per ridurre il tempo di utilizzo dell’e-mail è iniziare la giornata lavorativa con un programma della giornata PRIMA ancora di aprire la posta elettronica. Oggigiorno, poiché si ha accesso alle e-mail in qualsiasi momento, è molto difficile, ma essere in grado di passare del tempo lontano dalle e-mail, soprattutto all'inizio della giornata, può fare una grande differenza.”

Quali sono gli errori tipici che involontariamente commettiamo quando gestiamo (male) le e-mail?

  “Ormai usiamo l’e-mail per fare troppe cose. Per e-mail riceviamo avvisi, teniamo cose su cui stiamo ancora lavorando, cose che vogliamo leggere in un secondo momento, appuntiamo le cose che ci aspettiamo facciano altre persone...
Diventa quindi stressante, o perlomeno stancante, stare costantemente a contatto con tutte queste diverse attività. Un altro grosso problema causato dalle e-mail sono le interruzioni. Infatti, avere le notifiche attivate significa interrompere regolarmente il flusso di lavoro.
Disattivare le notifiche può portare a un aumento della produttività e rimango sempre più colpito dal basso numero di persone che hanno questo accorgimento.”

App mobile per controllare le e-mail: sì o no?

“Dipende. Molte app e plugin di Gmail hanno funzionalità davvero eccezionali, ma l'e-mail su dispositivi mobili di per sé crea abitudini che alimentano la distrazione piuttosto che eliminarla. Perciò, anche se controllare le e-mail mentre vai a lavoro è un grande risparmio in termini di tempo, ci sono altre cose meno ovvie che puoi fare ma che saranno più utili per sfruttare veramente il tuo tempo nel migliore dei modi. Scrivi, che sia su un pezzo di carta o sulle note dello smartphone, un elenco delle cose che devi fare così da poter pensare alle tue priorità anziché leggere passivamente quelle degli altri!"

Social network aziendali, chat di gruppo e altri strumenti di collaborazione aiutano a ridurre il volume delle e-mail interne?

“Penso che la tecnologia sia davvero promettente, ma non ci siamo ancora. Gli strumenti di collaborazione funzionano realmente solo quando diventano così facili e intuitivi che tutti possono utilizzarli. Non credo sia così adesso, ma arriveremo al momento in cui un’e-mail verrà usata per confermare anche le decisioni formali.”

Ogni azienda dovrebbe avere un manifesto e-mail diverso?

“Sì, penso che la email etiquette sia un'area spesso trascurata. Ad esempio, vendiamo molti più seminari su “Come avere zero e-mail in entrata” rispetto a quelli di "Email etiquette", perché le persone sentono quasi un dolore quando si parla di posta elettronica, ma parte di questo deriva anche da aspetti culturali. Un modo infallibile sia per evitare questo ‘dolore’ sia per ridurre lo stress e la quantità di tempo sprecato, è creare un una serie di linee guida, specifiche per ogni azienda.”

Quanto tempo dedichi al controllo delle e-mail ogni giorno?

“Allora, l'anno scorso ho fatto un “esperimento estremo di produttività" in cui ho controllato le mie e-mail solo il venerdì! Non sono stato sorpreso nell'apprendere che farlo mi abbia portato molto più tempo da dedicare all’avanzamento di compiti creativi più grandi, ma ovviamente controllare le e-mail solo una volta alla settimana era un po' impossibile. A seguito di quell'esperimento estremo, mi sono fissato il martedì e il giovedì sera da dedicare alle e-mail. In questi giorni non supero i due accessi di circa un'ora ciascuno. Creo molte regole e cartelle su Outlook in modo che le mie e-mail siano "pre selezionate” e non arrivi nulla di inutile.
Ho anche un assistente che fa un lavoro più specifico, oltre a rispondere a certe e-mail per conto mio. Quindi in realtà baro un po', ma penso che ci siano molte persone per le quali la posta elettronica non rappresenti il lavoro principale e si sentano intrappolate da questo sistema. Fare in modo che la casella di posta sia a zero, ad esempio, è qualcosa con cui ho lottato per anni ma in cui ora sono davvero bravo. All'interno del mio libro, viene dedicato un intero capitolo a questo argomento.”

Grazie per l'intervista.