Cinque suggerimenti per automatizzare la tua azienda con Bitrix24

L’automazione ormai è tra noi, sei pronto?

Alcune cose da chiarire prima di andare avanti:

•      Se impostati correttamente, robot e algoritmi possono eseguire attività di routine più velocemente, in maniera migliore e con maggiore precisione di quanto qualsiasi essere umano potrebbe fare

•      Quasi tutti gli incarichi o processi ricorrenti che hanno fasi predefinite e risultati prevedibili possono essere automatizzati in una certa misura (fino al 100%)

•      Se un processo manuale può essere automatizzato, DEVE essere automatizzato 

Se, in linea generale, ti trovi d’accordo con queste affermazioni, allora siamo sulla stessa lunghezza d’onda. È divertente come le persone abbraccino pienamente certi aspetti della tecnologia moderna mentre sembrano ignorarne completamente altri. 

Quasi tutti sanno dell’esistenza dell’automazione eppure sono davvero poche le aziende che effettivamente la utilizzano per automatizzare i propri processi. Se non sei ancora sicuro che l'automazione sia adatta al tuo caso, aspetta di leggere questo articolo: cambierai completamente idea.

Cosa si intende per automazione? 

Il termine “automazione” è un termine generico che può fare riferimento a diverse cose, in base anche al contesto. Ci concentreremo soprattutto sull’automazione aziendale, conosciuta anche come business process automation (automazione dei processi aziendali). 

Dal punto di vista di un imprenditore, l’automazione dei processi aziendali comporta l’uso della tecnologia per rendere automatico ciò che si ripete, come gli incarichi quotidiani. L'obiettivo finale alla base di qualsiasi BPA (business process automation) è quello di svolgere il lavoro più rapidamente instradando le informazioni alla persona giusta, al momento giusto attraverso regole e azioni definite dall'utente.

Perché la tua azienda dovrebbe usare l’automazione?

Non c'è quasi bisogno di promuovere l'automazione aziendale, tuttavia, ci sono alcuni vantaggi ai quali potresti non aver pensato prima d’ora. Eccoli:

Processi più snelli

Quello che potrebbe essere un problema di comunicazione/organizzazione diventa improvvisamente un processo ben semplificato, comportando una minore perdita di tempo e maggiore concentrazione su incarichi più significativi che aggiungono valore reale alla tua attività.

Più chiarezza

Qualsiasi BPA comincia con la scelta dei processi che possono essere automatizzati. In questa fase occorre suddividere il flusso di lavoro come, magari, non hai mai fatto prima e ricercare maggiori informazioni sulla qualità.

Poiché l'automazione riguarda incarichi, fasi e responsabili specifici e ben definiti, la mappatura di un processo può davvero aiutarti a identificare i punti deboli che possono essere rafforzati con l’automazione dei processi aziendali.

Più compliance 

L’idea di fondo della business process automation è che ogni dettaglio di un processo venga registrato. Questo può davvero aiutare alcune aziende, poiché i dati registrati possono essere utilizzati per dimostrare la compliance durante la fase di audit.

Operazioni più standardizzate

Automazione è sinonimo di standardizzazione. Una volta automatizzato un determinato processo, puoi aspettarti un risultato coerente e prevedibile. Questo è fondamentale per il servizio clienti e il lavoro d’ufficio.

Clienti più soddisfatti

Il servizio clienti è l’area che può trarre maggior vantaggio dall’automazione. Solitamente i clienti si aspettano un servizio buono, coerente, affidabile e di qualità che è molto difficile da ottenere se si fa affidamento esclusivamente sulle persone.

Insieme alla tecnologia, puoi finalmente incontrare (e magari anche superare) le aspettative di tutti i tuoi clienti e portare il tuo servizio clienti al livello successivo.

Processi di automazione del business con Bitrix24

Essendo un servizio online di collaborazione e automazione, Bitrix24 offre un set di strumenti completo per aiutarti nella trasformazione digitale della tua azienda. Abbiamo anche un modulo separato chiamato RPA (Robotic Process Automation) che presenta soluzioni di automazione standard facilmente personalizzabili, ma di questo parleremo più avanti.

Occorre dire che non tutti i processi possono essere automatizzati facilmente. Ma ci sono una serie di criteri che permettono di individuare i cosiddetti processi automatizzabili (esiste questa parola?).

Ecco alcuni elementi chiave per identificare un processo potenzialmente automatizzabile:

1.   È coerente in tutta l'organizzazione

2.   È ripetibile

3.   È esente da errori

Applicando questi criteri ai processi aziendali quotidiani, potrai stilare un elenco dei processi che possono, potenzialmente, essere automatizzati.

Vediamo nella pratica come lavorare con l’automazione. Ecco 5 suggerimenti per automatizzare i processi della tua azienda con Bitrix24.

1. RPA (Robotic Process Automation) 

Bitrix24 offre un modulo, chiamato RPA, dedicato interamente all’automazione. Al suo interno, è possibile automatizzare sia flussi di lavoro standard che personalizzati.

Ad esempio, processi come l'approvazione del documento, la richiesta di acquisto, il rapporto spese possono essere eseguiti automaticamente una volta impostati.

Questo tipo di processi richiede uno sforzo veramente minimo, anche perché sono praticamente già preconfigurati. Tutto ciò che devi fare è scegliere il processo, aggiungere/rimuovere le fasi in base alle necessità e assegnarlo alla persona responsabile per il completamento.

I flussi di lavoro personalizzati richiedono un po’ più di messa a punto, in quanto la maggior parte delle volte costruirai un nuovo processo da zero. La buona notizia è che l'intera operazione viene eseguita tramite un editor visuale intuitivo e di facile comprensione che ti consentirà di configurare flussi di lavoro automatizzati in pochissimo tempo e, inoltre, non è richiesta nessuna conoscenza di programmazione.

2. Incarichi ricorrenti 

Si può fare tanto per l’automazione degli incarichi con Bitrix24. Basta semplicemente impostare un incarico ricorrente in modo che questo venga creato automaticamente e ripetuto in base ai parametri preimpostati.

Un'altra ottima idea è quella di utilizzare le regole di automazione degli incarichi per aiutarti ad automatizzare il flusso di lavoro e aumentare la produttività, soprattutto quando si lavora a grandi progetti. Si tratta, sostanzialmente, di un insieme di trigger e azioni che possono essere impostate in modo che Bitrix24 possa:

•      Inviare notifiche automaticamente

•      Cambiare persone responsabili automaticamente

•      Modificare scadenze automaticamente, etc

L’automazione degli incarichi è davvero utile, in quanto permette di risparmiare tempo facilitando il lavoro di ogni membro del team.

3. Widget sito web

Il widget sito web di Bitrix24 fornisce ai tuoi clienti un modo semplice e veloce per entrare in contatto con la tua azienda: ogni volta che visitano il tuo sito, possono cliccare sul widget e scegliere tra tre opzioni:

•      Chat

•      Moduli web

•      Richieste di callback

Questo ti sarà d’aiuto per indirizzare tutte le richieste dei clienti in un unico canale, molto conveniente, ma non è tutto. Ci sono alcune opzioni aggiuntive che vale la pena menzionare:

•      preferenze orario di lavoro: puoi impostare il widget in modo che appaia solo durante le tue ore e/o giorni lavorativi

•      messaggi automatici di benvenuto: salutare e dare il benvenuto alle persone è sempre bello, soprattutto se si tratta di potenziali clienti

4. Automazione CRM

Bitrix24 non sarebbe uno dei migliori software aziendali a livello mondiale senza un'automazione CRM avanzata. All’interno di questa sezione è possibile automatizzare diverse cose, come:

•      Invio di e-mail e messaggi

•      Creazione di incarichi ed eventi

•      Modifica di informazioni nella scheda CRM e lo stato dell’offerta soltanto trascinando il mouse

Sembra complicato ma in realtà non lo è. Una regola di automazione è essenzialmente un algoritmo impostato per eseguire una particolare azione in base al raggiungimento di determinate condizioni (ad esempio, creare un incarico per un dipendente ogni volta che un lead viene aggiunto al CRM).

Una volta che un elemento CRM cambia stato, la regola di automazione specifica per quello stato si attiva. Le regole di automazione possono specificare l'ora di attivazione e un'azione: incarico, notifica, e-mail, chiamata o altra azione a tua scelta.

5. Automazione del flusso di lavoro

All’interno di Bitrix24 è considerato flusso di lavoro qualsiasi processo standard e formalizzato che abbia un inizio e una fine, fasi predefinite e/o persone responsabili. 

Ecco i 5 flussi di lavoro predefiniti che puoi automatizzare immediatamente con Bitrix24:

•      Approvazione ferie

•      Viaggi di lavoro

•      Richieste generali  

•      Richiesta di acquisto  

•      Rapporto spese

Una volta avviato un flusso di lavoro automatizzato, questo si muoverà automaticamente attraverso tutte le fasi predefinite, richiederà azioni/conferme a tutte le persone coinvolte e, una volta terminato, chi ha avviato il processo riceverà una notifica.

Inutile dirlo, questo tipo di processi consente, a te e al tuo team, di risparmiare tanto tempo e di concentrare tutte le attenzioni sulle attività in cui il tocco umano è veramente necessario, i robot penseranno ai vostri incarichi quotidiani.