Usare l’intelligenza artificiale come assistente virtuale aziendale, ChatGPT vs CoPilot

L'uso di un assistente virtuale all'interno di un'azienda non è più ormai una semplice possibilità, ma una necessità per rendere i processi di lavoro più efficienti e produttivi. L'IA e le nuove tecnologie correlate come deep learning e processo del linguaggio naturale hanno aperto la strada per un'innovazione tecnologica che sta cambiando il rapporto tra lavoratori e progetti aziendali, diventando un ausilio importante per migliorare efficacia e produttività. In questo articolo, oltre ad approfondire il significato del termine assistente virtuale, metteremo a confronto due dei migliori software disponibili al momento, ChatGPT e CoPilot.

Cos’è l'assistente virtuale?

Un assistente virtuale è un software che può offrire un servizio di assistenza a privati nello svolgimento di molte operazioni e attività. Utilizza l'intelligenza artificiale per fornire risposte e aiuto in tempo reale agli utilizzatori. Il suo impiego può essere adatto per vari compiti, come la gestione delle attività, dei processi e della produttività.

Un assistente virtuale può essere utilizzato sia da privati che da società, ma in questo articolo ci occuperemo soprattutto del suo uso in ambito aziendale. Le interazioni con un assistente virtuale possono interessare singoli utilizzatori ma anche l'intero team di lavoro.

Intelligenza artificiale negli assistenti virtuali

Un assistente virtuale è in grado di fornire risposte in tempo reale a chi lo utilizza, in particolar modo grazie alle tecnologie dell'intelligenza artificiale. Negli ultimi anni l'intelligenza generale, e in particolare quella generativa, ha conosciuto un grande progresso. Per intelligenza artificiale generativa si intende un'IA in grado di produrre testi, articoli e immagini, di rispondere alle domande degli utenti con testi creativi e allo stesso tempo naturali.

Particolarmente importante per la tecnologia di intelligenza artificiale usata negli assistenti virtuali è l'uso di reti neurali artificiali in grado di comprendere il linguaggio naturale, di cui parleremo più in dettaglio più avanti. Questo tipo di tecnologia è in costante ed esponenziale evoluzione e sta contribuendo in modo determinante ad aumentare la produttività aziendale. Oltre che per l'uso interno in ausilio dell'attività del team di lavoro, può essere usata come soluzione per migliorare il servizio di supporto ai clienti.

ChatGPT vs CoPilot, due assistenti virtuali a confronto

La scelta di un assistente di intelligenza artificiale, proprio per la crescente importanza che questo strumento sta assumendo non solo in ambito IT ma in moltissimi settori di attività delle imprese, è un momento importante e che va affrontato con oculatezza. Scegliere il proprio sistema di assistente virtuale di riferimento è un momento importante nello sviluppo dell'organizzazione tecnologica di un impresa.

In questo articolo mettiamo a confronto due assistenti virtuali che, come vedremo, hanno differenti caratteristiche. Per decidere quale sia il più adatto per la propria azienda è bene conoscere funzionalità, pregi e difetti di ogni assistente virtuale IA.

ChatGPT, il chatbot che ha aperto la strada anche come assistente IA

ChatGPT non ha bisogno di molte presentazioni come chatbot basato sull'intelligenza artificiale generativa. Si tratta di un modello di linguaggio sviluppato da OpenAI. Anche se la prima versione di ChatGPT è stata rilasciata nel 2018, il chatbot è stato reso disponibile al grande pubblico solo nel 2022. Ha subito riscosso un grande successo internazionale e in Italia, dove è stato anche oggetto di un intervento del Garante della Privacy che ne ha interrotto l'operatività nel nostro Paese per un mese circa.

L'uso come assistente IA virtuale è sicuramente una delle funzioni di ChatGPT che hanno riscosso maggiore successo. La piattaforma prevede sia un piano gratuito che servizi a pagamento, tra questi una versione business pensata per le imprese. ChatGPT può essere usato, tra le altre cose, per la ricerca di informazioni, per generazione e traduzioni di testi, come ausilio alla creatività ma anche come strumento di formazione per i dipendenti.

OpenAI non rende pubblico il costo della versione Enterprise di ChatGPT, che può variare a seconda delle funzioni di integrazione desiderate, del numero di utenti abilitati o di altre richieste specifiche. Si rende dunque necessario contattare direttamente l'azienda per un preventivo personalizzato del software.

CoPilot, l'assistente virtuale della suite Bitrix24

CoPilot al contrario di ChatGPT, un tool pensato sia per privati che per aziende, è nato come strumento aziendale interno a un software molto più ampio. Infatti, è l'assistente virtuale della suite all-in-one Bitrix24, che ha proprio l'obiettivo di fornire alle aziende una piattaforma omnicomprensiva dotata di strumenti tra loro integrati in modo nativo, come un CRM, risorse per la gestione progetti, per la collaborazione interna al team e per il marketing aziendale. In altre parole, si può impiegare CoPilot in tutte le fasi del processo produttivo di un team di lavoro.

L'assistente virtuale CoPilot si integra perfettamente con tutti questi strumenti ed è in grado di assistere sia il singolo lavoratore che il team in modo contestualizzato. Potrà dunque fornire spunti per i progetti, generare testi per le campagne di marketing e per le e-mail, trascrivere le videochiamate da remoto e i contatti con i clienti. CoPilot usa l'intelligenza artificiale in ogni fase di assistenza ai lavoratori e può essere utilizzato anche tramite l'app di Bitrix24 negli smartphone con sistemi operativi Android e iOS.

Assistente virtuale ChatGPT vs CoPilot, un confronto tra i due software

ChatGpt e CoPilot sono entrambi assistenti virtuali, ma pur avendo lo stesso scopo hanno caratteristiche diverse tra loro. ChatGPT nasce come chatbot in grado di fornire risposte in tempo reale agli utenti e in seguito, visto anche il grande interesse da parte delle imprese, ne è stata sviluppata una versione business calibrata sulle esigenze delle imprese.

Pur essendo integrabile con altri strumenti, rimane però una app standalone, vale a dire pensata innanzitutto per essere impiegata da sola. CoPilot, al contrario, nasce come strumento integrato all'interno di una suite, Bitrix24, rivolta a società e aziende. Uno dei vantaggi per le imprese è dunque legato al fatto che esso può essere usato in modo contestualizzato nei tanti tool della piattaforma, come il CRM, gli strumenti per la creazione di campagne di marketing web e social, la gestione di progetti.

È qui dunque la principale differenza tra i due assistenti virtuali, mentre il primo, pur con possibilità di integrazione, tenderà a essere usato in modo separato rispetto agli altri software per la produttività, CoPilot è inserito in una suite di programmi, con i vantaggi che ne conseguono in termini di efficienza e di comodità di utilizzo.

Inoltre, al contrario della versione Enterprise di ChatGPT per cui il prezzo non è pubblico e che può crescere esponenzialmente con l'aumentare degli utenti, CoPilot e Bitrix24 sono disponibili da subito in una versione gratuita con utenti illimitati e mostrano in modo trasparente tutti i costi anche per i piani successivi.

Natural Language Processing, assistenti virtuali e intelligenza artificiale

Il Natural Language Processing, abbreviabile con l'acronimo NLP, è la tecnologia che permette a un assistente virtuale di comprendere il linguaggio naturale e umano. Rispetto ai vecchi software non basati sull'intelligenza artificiale, la possibilità di comprendere quale sia l'effettiva richiesta dell'utente e il suo punto di vista rende l'assistente virtuale basato su IA un aiuto in grado di semplificare moltissimo l'attività lavorativa.

Grazie a questa tecnologia un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale sarà in grado anche di comprendere diverse lingue, messaggi vocali, una lista di richieste fatte contemporaneamente. Per queste funzioni avanzate, in ambito aziendale un assistente virtuale può essere usato per migliorare efficienza e produttività e per dare risposte alla maggior parte delle domande che possono essere poste dagli utenti.

Interazione tra assistente virtuale online e essere umano

L'interazione con l'essere umano è un momento fondamentale dell'attività dei programmi di assistenza virtuale. Come abbiamo visto, questi software sono programmati per dare risposte in tempo reale e pertinenti. Nell'uso da parte di team aziendali e professionisti, è importante fare la propria richiesta in modo pertinente per ottenere una risposta calibrata sulle proprie esigenze. Anche se gli assistenti virtuali sono progettati per comprendere bene il linguaggio umano, una domanda ambigua può confondere una macchina basata su IA esattamente come succederebbe a un interlocutore umano.

Applicazioni degli assistenti virtuali

Gli assistenti virtuali possono essere utilizzati in vari settori aziendali, come la gestione dell'attività e dei progetti e la produttività. Possono essere utilizzati anche per le attività di customer care e per migliorare dunque la soddisfazione dei clienti. In questo caso, è sempre importante il monitoraggio da parte dei responsabili del supporto, che possono intervenire nel caso sia richiesta una risposta personalizzata da parte di una figura umana.

Anche i settori del marketing e della vendita possono beneficiare in modo significativo dell'uso di un assistente virtuale. Infatti, può dare idee per campagne di marketing, aiutare nella redazione di e-mail per i clienti, o anche analizzare i dati delle interazioni con i consumatori in modo da aumentare l'efficienza dei processi di vendita.

Assistente virtuale, produttività e automazione

La produttività aziendale è un elemento cruciale per la crescita di un'impresa e l'introduzione degli assistenti virtuali ha dimostrato di essere un tool decisivo per aumentarla. Oltre alle applicazioni già segnalate, gli assistenti virtuali possono essere d'aiuto nell'automatizzare alcuni processi ripetitivi. Possono, ad esempio, aiutare a organizzare in modo efficiente le e-mail con i clienti, a impostare promemoria e calendari per il team, a generare report e analisi dei dati.

Assistente virtuale, sicurezza e temi etici

In termini di sicurezza ed etica dell'impresa, ci sono alcune questioni e sfide da considerare quando si fa uso dell'intelligenza artificiale e in generale delle tecnologie legate all'intelligenza artificiale:

• Privacy dei dati. Gli assistenti virtuali raccolgono inevitabilmente una serie di dati personalizzati. Non possono essere in alcun modo utilizzati per scopi non legati al servizio e devono essere protetti da qualsiasi uso non autorizzato.

• Vulnerabilità agli attacchi. Gli assistenti virtuali, come qualsiasi sistema informatico, possono essere violati. Sono necessarie misure di sicurezza robuste che supervisionino la gestione degli accessi, l'aggiornamento costante dei software e la sicurezza dell'ambiente operativo.

• Possibili abusi del controllo vocale. Il controllo vocale degli assistenti virtuali potrebbe essere utilizzato per usi non autorizzati, come l'accesso a informazioni sensibili. Dunque è necessario che i responsabili IT si assicurino che permessi e autorizzazioni siano impostati correttamente.

• Bias algoritmici. Gli assistenti virtuali, e in generale l'intelligenza artificiale, possono essere influenzati dai cosiddetti bias algoritmici, che potrebbero portare a risultati discriminatori.

• Dipendenza tecnologica. La tecnologia oggi è un elemento che può aiutare molto un'azienda, ma l'uomo deve sempre essere al centro e in grado di prendere decisioni in modo autonomo.

Come scegliere l’assistente virtuale giusto

La scelta di un assistente virtuale deve essere sempre calibrata alle esigenze dell'azienda e dei singoli membri del team. Oltre a tener conto di recensioni e opinioni di altri utenti, quando si esaminano i prodotti disponibili, vanno esaminate le varie caratteristiche e le funzionalità non in astratto, ma considerando quello che può effettivamente servire per aumentare la produttività del team e aiutare i lavoratori nei vari processi produttivi. Uno dei rischi che si corre durante la scelta è non considerare l'integrazione dell'assistente virtuale con gli altri software per produttività, comunicazione e gestione dei contatti e dei progetti che potrebbero essere utili in azienda.

Una soluzione ideale per soddisfare questa esigenza è decidere di utilizzare un'applicazione all-in-one come Bitrix24. Qui l'assistente virtuale CoPilot è integrato e contestualizzato con tutti gli altri strumenti a disposizione, come il CRM per la gestione dei contatti, i tool per la comunicazione che consentono grazie all'IA anche la trascrizione automatica, le applicazioni per il market che possono usufruire in modo integrato e in tempo reale dell'assistente virtuale.

Futuro degli assistenti virtuali

In futuro, gli assistenti virtuali cresceranno di pari passo con lo sviluppo della tecnologia di intelligenza artificiale a cui sono collegati. L'IA in generale, e quella generativa in particolare, sta crescendo in modo esponenziale anche grazie a strumenti come il deep learning che consentono di apprendere in modo rapido anche dall'interazione con gli utenti. In futuro dunque gli assistenti virtuali saranno ancora più performanti, precisi e utili in tutte le fasi del lavoro aziendale, contribuendo in modo significativo ad aumentare la produttività. L'uso appropriato di questa come di altre tecnologie potrà fornire un vantaggio competitivo sempre più importante alle imprese che ne fanno uso in modo virtuoso