Comunicazione nei flussi di lavoro: scopri i 6 segnali critici di stagnazione e le soluzioni

Una robusta comunicazione nei flussi di lavoro contribuisce al successo dei team perfezionando la collaborazione, riducendo i malintesi e favorendo una produttività a lungo termine. Tuttavia, anche nelle squadre più coinvolte e motivate possono emergere punti deboli che rendono difficile la comunicazione, come la scarsa partecipazione alle riunioni o i ritardi nell’approvazione degli incarichi.

Man mano che l’azienda cresce e i team si ingrandiscono, adottare strategie di comunicazione solide risulta dunque prioritario. In questo modo si evitano errori e lacune comunicative che, se ignorati, potrebbero trasformarsi in pericoli concreti per il morale del gruppo e l'efficienza generale della compagnia.

Preparati a rafforzare il tuo approccio per affrontare correttamente le sfide che ti aspettano! In questo articolo scoprirai 6 segnali critici di stagnazione della comunicazione nei workflow, con le strategie da seguire e gli strumenti da utilizzare per migliorare la collaborazione e le performance del team.

1. Frequenti malintesi tra i membri del team, che ostacolano lo svolgimento delle attività e dei progetti

In molti casi, l’efficacia della comunicazione nei flussi di lavoro può essere ostacolata dai malintesi tra i membri del team, a causa della mancanza di chiarezza nel fornire istruzioni o del disallineamento delle aspettative. Si tratta di problematiche insidiose, che spesso vengono sottovalutate finché non iniziano a compromettere i progressi del progetto in corso.

A volte, i leader potrebbero convincersi di aver avanzato richieste esplicite, quando in realtà i dipendenti le hanno interpretate in modo differente. Gli incarichi portati a termine non corrisponderanno quindi agli obiettivi prefissati e i deliverable ottenuti saranno carenti o persino incompleti.

Allo stesso modo, non definire gli standard del progetto fin dall’inizio può originare incomprensioni. In questo caso, i risultati ottenuti non soddisferanno le aspettative e potrebbe essere necessario effettuare modifiche per renderli conformi alle necessità. I ritardi e lo spreco di risorse conseguenti causano stress e demotivazione, aggravando ulteriormente la situazione.

Adottare strategie di comunicazione chiare e tempestive permette di tenere lontani questi scenari. Puoi standardizzare la comunicazione con delle linee guida e impiegare potenti strumenti di collaborazione, come i software di gestione degli incarichi. Queste soluzioni permetteranno a te e al tuo team di assegnare incarichi e risorse e monitorare ogni fase del progetto. Inoltre, tali software aiutano i membri del tuo team a restare al corrente di eventuali ritardi nel progetto, modifiche e aggiornamenti.

Incoraggia la tua squadra a utilizzare anche le videochiamate e le videoconferenze. Così facendo, i componenti manterranno il controllo sul lavoro svolto, i malintesi verranno ridotti e tutti saranno allineati in direzione degli stessi obiettivi.

2. Scarsa partecipazione a riunioni o discussioni, che rendono meno efficace la collaborazione

Il grado di coinvolgimento dei dipendenti non risulta sempre evidente, ma le riunioni di squadra possono rappresentare un ottimo indicatore. Se i membri del team non partecipano attivamente, si percepisce una disconnessione, che può mettere un freno all’innovazione e influenzare negativamente il processo decisionale. Questo tipo di atteggiamento passivo, seppur frequente, rappresenta un ostacolo significativo che impedisce al team di collaborare in modo efficace e di sfruttare pienamente il suo potenziale.

Questo problema può avere numerose cause, che vanno da un ambiente di lavoro in cui l’unicità dei contributi non viene valorizzata a sufficienza alla struttura delle riunioni, eccessivamente lunghe o inconcludenti. In generale, se i dipendenti non partecipano agli incontri, lo scambio di idee e pareri risulta limitato e possono generarsi situazioni di confusione e risentimento, che finiscono per danneggiare la produttività.

Fai fronte alla mancanza di partecipazione attiva stabilendo un programma dettagliato per ognuna delle riunioni organizzate. Questo dovrebbe determinare sia gli obiettivi che le tematiche che verranno trattate, oltre al tempo da dedicare a ciascuna di esse. Dopodiché, invia il programma ai membri del team con largo anticipo, così che possano prepararsi adeguatamente all’incontro e rimanere focalizzati sugli argomenti. In qualità di leader, dovresti inoltre impegnarti a creare un ambiente tranquillo per la riunione, in cui sia possibile verbalizzare le proprie opinioni e confrontarsi apertamente con i colleghi. La comunicazione nel flusso di lavoro verrà rafforzata e i progressi incentivati.

Per migliorare l’efficacia del workflow, dovrai essere in grado di attirare l’attenzione dei presenti e incoraggiarli a condividere le loro idee. Accresci l’interazione generale utilizzando strumenti come le lavagne interattive e le presentazioni virtuali, che contribuiranno a mantenere elevato il coinvolgimento dei professionisti.

3. Duplicazione del lavoro o attività dimenticate, che riducono l'efficienza generale

Immagina una situazione in cui due membri del team stiano lavorando alla stessa attività senza saperlo, oppure in cui un compito di grande rilievo viene trascurato perché nessuno conosce il nome del responsabile. In entrambi i casi, la mancata applicazione di strategie di comunicazione chiare può causare difficoltà e ritardare il progetto in corso.

In mancanza di un sistema di organizzazione delle informazioni, gli incarichi perdono visibilità e vengono dimenticati. I membri del team dovrebbero conoscere in dettaglio non solo le attività da svolgere, ma anche la loro priorità, la data di scadenza e il modo in cui tali compiti influenzano l’intero progetto. In questo modo si risparmiano tempo e risorse imprescindibili, che altrimenti verrebbero sprecate.

Agilizza la comunicazione nel workflow e mantieni i membri del team allineati in direzione dei traguardi tramite la centralizzazione degli incarichi. Affidandoti a una piattaforma funzionale come Bitrix24, potrai assegnare responsabilità specifiche e risorse, determinare date di scadenza e stabilire dipendenze tra gli incarichi, il tutto con grande semplicità. In più, avrai la possibilità di monitorare i progressi ottenuti e di mantenere i dipendenti al corrente di qualunque modifica apportata al lavoro. La piattaforma abilita all’impostazione di notifiche e avvisi, che impediscono di trascurare gli incarichi o di lasciarli incompleti.

Se desideri ridurre sforzi superflui e dimenticanze e consolidare la collaborazione, dovresti optare per uno strumento di gestione degli incarichi dotato di funzionalità di monitoraggio dei progressi. Un tool di questo tipo consente di riorganizzare con pochi clic qualunque attività, notificando i cambiamenti all’istante.

4. Ritardi nel feedback o nelle approvazioni, che causano la formazione di bottleneck

Attendere l’approvazione di un incarico o la ricezione di feedback su di esso può causare ritardi, che ostacolano l’avanzare del progetto. Si creano quindi dei bottleneck che, se non arginati correttamente, contribuiscono all’insoddisfazione dei dipendenti e rendono meno scorrevole la comunicazione nei flussi di lavoro.

I ritardi in questione possono svilupparsi per via dei processi manuali, che rendono complesso il monitoraggio e il completamento dei processi di approvazione e feedback, oppure quando i membri o i responsabili dei team non sono certi di chi debba occuparsi di tali incarichi. È quindi fondamentale trovare una soluzione tempestiva, al fine di evitare che i continui ritardi possano danneggiare il corso del progetto e il morale del team.

Utilizza gli strumenti collaborativi per ottimizzare i cicli di feedback, consentendo ai membri del team di lasciare commenti su incarichi e documenti e di taggare i colleghi interessati, per incoraggiare la responsabilizzazione generale. Imposta opzioni di comunicazione automatizzata del flusso di lavoro all’interno del sistema di gestione dei progetti, per richiedere l’approvazione dei documenti direttamente ai membri del team incaricati. In più, potrai inviare promemoria, perché non dimentichino l’incarico assegnato. Infine, stabilisci tempistiche chiare per il completamento delle operazioni di approvazione e feedback. Definire un limite di tempo aumenta il senso di responsabilità e conferisce urgenza al processo di revisione, così che non venga messo in secondo piano.

5. Dipendenza eccessiva dalle e-mail per aggiornamenti importanti, con un calo dell’agilità generale

La comunicazione aziendale si è servita a lungo dello scambio di e-mail, che restano un mezzo molto diffuso anche oggi. Nonostante ciò, coordinare attività, richiedere consigli o condividere informazioni facendo affidamento unicamente sulla posta elettronica spesso si rivela svantaggioso. I messaggi più importanti potrebbero perdersi nella confusione delle caselle di posta elettronica e le lunghe catene di e-mail non solo riducono l’efficacia della comunicazione, ma complicano anche il processo decisionale.

Al fine di evitare il rallentamento dei flussi di lavoro, l’e-mail non dovrebbe essere impiegata in situazioni in cui è necessario fornire risposte istantaneamente. È quindi fondamentale che i team la utilizzino solo quando è indispensabile e insieme ad altri strumenti per la comunicazione sincrona. App di questo tipo permettono ai professionisti di consultarsi tra loro in tempo reale, scrivendo messaggi in chat, oppure effettuando videochiamate. L’adozione di una piattaforma di intranet aziendale può invece contribuire a velocizzare gli aggiornamenti cruciali.

Le soluzioni appena presentate snelliscono la comunicazione nei flussi di lavoro, riducendo l’eccesso di e-mail e rafforzando la comunicazione interna alla compagnia, oltre alla reattività complessiva.

6. Confusione riguardo a priorità e scadenze, che riduce la produttività

Un eventuale calo nella produttività delle squadre può essere causato da una scorretta definizione e comunicazione delle priorità degli incarichi e delle deadline da parte dei leader. Se i membri del team non sono sicuri riguardo alle scadenze delle attività e non comprendono il percorso critico del progetto, potrebbero sentirsi smarriti. Questo senso di incertezza porta a disguidi e inefficienze che ostacolano la comunicazione nel workflow, compromettendo i risultati e, nei casi più gravi, mettendo a rischio il completamento del progetto.

Con l’aiuto della tecnologia, è possibile superare efficacemente le difficoltà poste da questa problematica. I diagrammi di Gantt rappresentano in maniera accurata i progressi e le dipendenze tra gli incarichi, mentre i calendari condivisi consentono ai membri del team di tenere d’occhio le scadenze in maniera centralizzata. Le liste di attività sono alleate cruciali per dirigere gli sforzi, dedicando a ogni attività il tempo di cui necessita. Infine, le bacheche Kanban perfezionano la gestione degli incarichi, con una visualizzazione chiara che mostra immediatamente lo stato di ciascuno di essi.

Questi strumenti assistono i team nel raggiungimento delle scadenze stabilite, incrementando la loro coordinazione e agevolando un’elevata efficienza generale.

Massimizza la comunicazione nei tuoi flussi di lavoro identificando i segnali di stagnazione e affrontandoli per tempo

Se non vengono individuati e corretti tempestivamente, i segnali di stagnazione nei flussi di lavoro possono impedire il raggiungimento delle scadenze e causare frustrazione, inefficienza e perdita di risorse cruciali. È quindi importante imparare a riconoscerli, per evitare che i progetti siano influenzati negativamente da problematiche come il disinteresse o la duplicazione degli incarichi. In seguito, potrai impegnarti verso l’eliminazione di questi problemi implementando strategie e tool per perfezionare la comunicazione nel workflow e fomentare la collaborazione.

Ancora una volta, la tecnologia può rivelarsi un’alleata fondamentale in questo senso. Scegliendo Bitrix24, avrai a disposizione una soluzione che centralizza la gestione degli incarichi e integra su un’unica piattaforma strumenti di comunicazione, pianificazione e collaborazione, che ottimizzano ogni aspetto del flusso di lavoro.

Il software permette la creazione di bacheche Kanban e diagrammi di Gantt, per facilitare l’assegnazione delle priorità. Questi aiutano a monitorare il progresso degli incarichi e dei progetti in tempo reale in maniera visiva e agile. Inoltre, dispone di calendari, che assicurano un perfetto allineamento tra i membri del team e forniscono una visione chiara delle scadenze, per non trascurarne neppure una.

Bitrix24 offre funzionalità per comunicare dal vivo come la live chat, la telefonia, le videochiamate e le videoconferenze. In questo modo, i membri del team resteranno sempre connessi e sia la risoluzione di dubbi che l’intero processo decisionale risulteranno più semplici. Infine, l’automazione di notifiche e promemoria e la centralizzazione delle informazioni nell’intranet aziendale tiene lontani eventuali bottleneck, massimizzando allo stesso tempo l’efficienza.

Cosa stai aspettando? Aumenta la produttività della tua azienda creando un ambiente aziendale in cui non ci siano ostacoli alla comunicazione: iscriviti oggi a Bitrix24 per provare la differenza!

FAQ

Come posso identificare i problemi nella comunicazione dei flussi di lavoro?

Puoi identificare i problemi nella comunicazione dei flussi di lavoro prestando attenzione all’apparizione di:

• Malintesi frequenti, che hanno un impatto negativo sugli incarichi

• Scarsa partecipazione alle riunioni, che danneggia creatività e innovazione

• Duplicazione del lavoro o attività dimenticate, che generano una notevole dispersione delle risorse

• Ritardi nel feedback o nelle approvazioni, che causano la formazione di bottleneck

• Dipendenza eccessiva dalle e-mail per aggiornamenti importanti

• Confusione riguardo alle priorità e le scadenze, che conduce alla comparsa di inefficienze in vari ambiti.

Quali sono i migliori strumenti per potenziare la comunicazione nei team?

I migliori strumenti per potenziare la comunicazione nei team sono:

• Gli strumenti di comunicazione in tempo reale, con funzionalità per chattare live, effettuare videochiamate e stabilire videoconferenze

• Le piattaforme di gestione degli incarichi, che centralizzano le responsabilità e tengono traccia dei progressi

• Le soluzioni di pianificazione dei progetti, per organizzare priorità e scadenze

• I sistemi per flussi di lavoro, che facilitano l'approvazione e minimizzano la comparsa di bottleneck.

In che modo una comunicazione rafforzata influisce sulla produttività?

Una comunicazione rafforzata influisce sulla produttività:

• Agilizzando il processo decisionale

• Ottimizzando l’utilizzo di risorse

• Incrementando la chiarezza all’interno del team

• Garantendo una corretta esecuzione degli incarichi

• Ottenendo un allineamento più preciso tra obiettivi e compiti

• Assicurando che ogni persona comprenda il proprio ruolo e le responsabilità assegnate

• Incoraggiando la formazione di un ambiente collaborativo, che potenzia lo scambio di idee.