Come garantire la qualità di un progetto: 9 passaggi chiave per i proprietari di piccole imprese

Il mercato moderno è caratterizzato da un’accesa competitività, molto più forte che in passato. I progressi tecnologici hanno reso i clienti ancora più informati ed esigenti e le aziende, di conseguenza, devono aumentare il loro impegno per attirarli e fidelizzarli. In questo scenario, è essenziale impegnarsi per garantire la qualità di un progetto, così da assicurare il successo alla propria piccola azienda.

Se anche tu desideri scoprire come realizzare un piano della qualità del progetto e metterlo in pratica per ottenere i risultati sperati, continua a leggere: scoprirai 9 passaggi chiave che ti offriranno tutti gli spunti di cui hai bisogno.

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1. Stabilisci gli standard di qualità del progetto per la tua azienda

Il primo passo da compiere per garantire la qualità di un progetto è definire cosa rappresenti per la tua compagnia. A volte gli standard possono risultare simili tra un’azienda e l'altra, ma è più probabile che la tua piccola attività presenti necessità e aspettative completamente diverse, che devono essere soddisfatte in maniera differente.

Questo procedimento consente di identificare con sicurezza:

• I requisiti che deve presentare un deliverable per risultare accettabile

• Le aspettative nei confronti del team di progetto

• Il modo in cui verranno gestite le informazioni

• Le qualifiche che ogni partecipante al progetto dovrebbe avere, come licenze, certificazioni ed esperienza

• I documenti riguardanti la qualità

• Se sia necessario o meno formare il personale

• I responsabili dei vari incarichi

• Le eventuali misure da adottare contro gli errori nella qualità.

2. Crea un piano di qualità per il progetto 

Creare un piano di qualità per il progetto significa realizzare una vera e propria tabella di marcia, che aiuterà a giungere a un risultato finale eccellente. Durante questa fase non dovrai limitarti a specificare l’obiettivo di qualità del progetto, ma anche i criteri che indicano il suo raggiungimento. Sarà necessario anche definire ogni singola fase del progetto, con i suoi indicatori chiave di prestazione (KPI) e i test di controllo effettuati in ogni fase.

Le informazioni raccolte in precedenza contribuiranno alla creazione del piano di qualità, che dovrà essere poi condiviso con tutti gli interessati, ossia il personale nella sua totalità: la qualità è un impegno esteso, che tocca ogni reparto e coinvolge tutti i dipendenti allo stesso modo. Tale piano permetterà anche di stabilire misure che, in seguito, ti aiuteranno a valutare le prestazioni del progetto. Infine, un ruolo fondamentale è ricoperto dagli audit di progetto, ossia quelle procedure che assicurano l’assenza di eventuali deviazioni che minacciano di influenzare la qualità dei risultati.

3. Assicurati che tutti i dipendenti si impegnino per ottenere la massima qualità

Per ottenere la garanzia della qualità del progetto, ogni partecipante dovrà comprendere non solo quali siano gli standard dell’azienda, ma anche i passi da seguire per raggiungerli e soddisfarli in pieno. Inoltre, è necessario che ogni dipendente si impegni a svolgere i propri incarichi in modo efficace, con la consapevolezza che ogni singola azione avrà un impatto diretto sul conseguimento degli obiettivi prefissati.

I leader dell’azienda dovrebbero rappresentare degli esempi positivi da seguire e invitare i dipendenti a dare sempre il massimo, per incoraggiare l’intero personale a garantire la qualità dei progetti. La pressione a cui sono sottoposti i dipendenti, tuttavia, non deve mai diventare eccessiva: un membro del team che sente di dover completare una grande quantità di incarichi potrebbe infatti scendere a compromessi, fino a causare un calo della qualità. Tra i compiti di un leader rientra anche verificare che i dipendenti possiedano il tempo necessario per gestire gli incarichi assegnati in maniera efficiente, così da rispondere agli standard di qualità prefissati. 

4. Rispetta la pianificazione realizzata

Rispettare una pianificazione ben definita è certamente il modo migliore per garantire la qualità di un progetto: lo dimostra il percorso che hai seguito, dalla definizione dell’obiettivo di qualità all’elaborazione di una strategia e delle tattiche per portarla a termine, fino alla raccolta di informazioni, essenziale per elaborare un piano dettagliato. Per giungere in breve tempo ai risultati desiderati è quindi fondamentale non lasciare mai da parte l’organizzazione, che dovrà essere seguita scrupolosamente.

Le decisioni prese sono basate su dati certi, per cui è necessario attenersi sempre ad esse. Seguire la pianificazione stabilita non solo garantisce la massima qualità per il progetto, ma permette di rispettare i tempi di consegna e di fornire al cliente un prodotto o un servizio finito davvero soddisfacente. In alcune circostanze potrebbe essere necessario modificare la tabella di marcia stabilita, ma nella gran parte dei casi uscire dal sentiero battuto potrebbe comportare ritardi e costi maggiori.

5. Stabilisci dei criteri di controllo della qualità

Arrivato a questo punto, avrai determinato sia la strategia più adatta per garantire la qualità di un progetto che un piano per determinare in che modo i membri del team dovranno svolgere i loro incarichi. Il tuo incarico sarà quindi quello di stabilire dei veri e propri criteri di controllo della qualità, che consentiranno al responsabile del progetto e al suo team di mantenere gli standard previsti durante lo svolgimento dell’intero progetto.

Delinea i criteri che intendi utilizzare per misurare la qualità, così da ottenerla nell’esecuzione di ogni fase del progetto. Ricorda però che il concetto di qualità potrebbe risultare ambiguo, poiché si determina sempre in relazione a requisiti stabiliti in precedenza. Tali requisiti possono riguardare varianti come il tempo di completamento, il rispetto del budget, la soddisfazione del cliente o anche i risultati attesi dal progetto.

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6. Utilizza un software per la gestione dei progetti

Chiunque desideri garantire la qualità di un progetto dovrebbe affidarsi a un software completo per rendere più semplice l’intero svolgimento. Lo sviluppo e la gestione di un piano di qualità comporta infatti l’esecuzione di un gran numero di attività, che necessitano di essere monitorate adeguatamente per non perderle di vista. Grazie a un software di gestione dei progetti potrai anche assegnare gli incarichi nella massima semplicità, per essere sempre informato su chi li sta eseguendo e in quanto tempo.

Sul mercato esistono moltissimi software adatti allo scopo, anche se il più completo e funzionale è senz’altro Bitrix24. Più che un semplice gestore di progetti, si presenta come una piattaforma collaborativa che permette di assegnare risorse e attività, stabilire date di scadenza, generare flussi di lavoro e dipendenze tra gli incarichi e comunicare in tempo reale con i membri del team. Potrai quindi controllare ogni fase del progetto e stabilire una comunicazione perfettamente bidirezionale, per restare aggiornato su tutto ciò che accade in azienda e facilitare il mantenimento degli standard di qualità.

7. Monitora l’avanzamento del progetto e implementa le necessarie modifiche

Scegliere le persone più adatte per occuparsi degli incarichi è importante, ma lo è anche monitorare costantemente il loro avanzamento. A questo proposito prova a organizzare degli incontri online regolari, una volta alla settimana o ogni quindici giorni, in base alle esigenze dei tuoi dipendenti e del progetto: un accorgimento che ti permetterà sia di controllare la qualità del lavoro svolto che di monitorare l’operato dei dipendenti.

Se dovessi renderti conto che i criteri di qualità non vengono applicati come preventivato, non esitare a prendere le misure necessarie per modificare la tabella di marcia. Non dimenticare che il tuo obiettivo è quello di offrire ai clienti il massimo della qualità: prima di effettuare una consegna, parziale o totale, dovrai assicurarti che i tuoi deliverable non presentino difetti o errori di fabbricazione. Scoprire un problema e implementare le necessarie modifiche per risolverlo permetterà di risparmiare tempo e denaro e, ovviamente, di soddisfare al massimo la tua clientela.

8. Elabora un rapporto alla fine del progetto e analizza ogni dettaglio

Al termine di ogni progetto dovresti prenderti del tempo per elaborare un rapporto con un riassunto e un’analisi dettagliata del lavoro appena completato. In questo modo scoprirai quali processi hanno funzionato correttamente per distinguerli da quelli che, invece, non hanno portato ai risultati sperati. In più, avrai la possibilità di effettuare eventuali cambiamenti di gestione o di introdurre le automazioni necessarie a migliorare i vari processi.

Riunisci assieme tutti i professionisti che hanno lavorato al progetto e revisionate assieme ogni fase del progetto. Ascolta le loro opinioni, accogli le proposte di miglioramento e cerca di scoprire le loro impressioni in merito all’implementazione del piano di qualità del progetto. Questo processo non andrebbe mai sottovalutato: la valutazione e la verifica delle prestazioni di ogni dipendente, infatti, sono fondamentali per garantire la qualità di un progetto anche in futuro.

9. Impara dagli errori per non ripeterli

L’importanza della gestione della qualità del progetto è innegabile e ottenerla è cruciale. Si tratta però di un percorso da seguire e, come tale, potrebbe sempre presentare deviazioni inaspettate, come problemi di implementazione o di esecuzione.

Utilizza gli spunti presentati per realizzare il tuo piano di qualità del progetto, ma ricorda che ogni azienda è unica e che, in quanto tale, dovrai apportare delle modifiche personalizzate che si adattino completamente alle tue esigenze. Non temere di affrontare gli insuccessi e di continuare a sperimentare sul sistema appena implementato: in fondo, imparare dagli errori significa capire come non commetterli una seconda volta.

Garantisci la massima qualità ai tuoi progetti e raggiungi in fretta il successo desiderato

Completare il progetto è importante, ma lo è anche garantire che i deliverable presentino una qualità elevata, in grado di soddisfare in pieno o persino superare i requisiti stabiliti e le aspettative dei clienti. Dovrai quindi monitorare con attenzione le attività e i processi compresi all'interno della realizzazione del progetto, dall’inizio fino alla consegna finale.

Se desideri garantire la qualità di un progetto, devi contare su un piano ben definito e organizzato e sul software più adatto per portarlo a termine: l’aiuto della tecnologia, in questo caso, ti consentirà di ottenere l’eccellenza. Perché non provare Bitrix24? Con il suo sistema di gestione degli incarichi e dei progetti, gli strumenti di comunicazione e la knowledge base in cui includere gli standard qualitativi per tenerli sempre alla portata degli interessati, sarai in grado di dare il massimo e di garantire ai tuoi clienti e alle parti coinvolte risultati incredibili. Ora che hai capito che cos’è la qualità del progetto, percorri la strada verso il successo con una piattaforma completa e funzionale: scegli Bitrix24 fin da oggi, non potrai più farne a meno!

FAQ

Qual è il Six Sigma nella gestione della qualità dei progetti?