7 app che puoi usare per stare connesso e collaborare col tuo team

L'organizzazione del lavoro di un team è un aspetto importantissimo nei processi aziendali. Una squadra affiatata, che ha gli strumenti per lavorare bene insieme, un calendario comune e sa gestire bene i progetti da portare avanti insieme è il primo passo per il successo aziendale.

In questo articolo ci occuperemo più nello specifico di esaminare alcune app che possono essere molto utili per la collaborazione aziendale, mettendone a confronto funzionalità e caratteristiche principali. La collaborazione in tempo reale con i colleghi di lavoro può avvenire in modo più efficiente e produttivo tramite piattaforme dedicate al teamwork.

Introduzione alla collaborazione di team: il teamwork

Teamwork è un termine inglese che può essere semplicemente tradotto come ‘lavoro di squadra’. Elementi importanti di un teamwork efficace sono:

• Collaborazione

• Comunicazioni efficaci all'interno del team di lavoro

• Coordinamento interno

• Fiducia reciproca tra i membri del team di lavoro.

Quando il team sta lavorando a un progetto, avere a disposizione un software di collaborazione efficace è molto importante. Se un tempo la collaborazione aziendale avveniva principalmente tramite posta elettronica, oggi le applicazioni sul mercato mettono a disposizione molti strumenti di collaborazione per il team.

Lavoro comune nelle aziende, definizione di collaborazione

La collaborazione all'interno di un team è il processo di lavoro che coinvolge la squadra che sta cercando di raggiungere un obiettivo comune dei processi aziendali o su uno specifico progetto. Supporto e collaborazione tra colleghi potrebbero sembrare un dato scontato nel lavoro in comune, ma nella prassi l'uso di soluzioni e di strumenti di collaborazione digitale hanno dimostrato di essere in grado anche di creare un clima più sereno nel team di lavoro, che può dedicarsi ai progetti e concentrarsi su di essi tramite piattaforme efficienti.

Importanza della collaborazione nel lavoro di squadra

La collaborazione è nel complesso un dato essenziale nel successo dell'azienda, perché permette di aumentare produttività ed efficienza. Un team che collabora male finirà inevitabilmente per fare un lavoro di qualità inferiore e in tempi più lenti. I collaboratori di un progetto per fortuna oggi possono contare su strumenti avanzati, grazie anche alle tecnologie di intelligenza artificiale che possono rendere il lavoro comune ancora più semplice, evitando ai membri del team di doversi occupare di compiti ripetitivi e di potersi dedicare alla gestione dei progetti con maggiore concentrazione.

App di collaborazione per il team di lavoro e strumenti di produttività

Il piano di lavoro relativo a un progetto e le sue fasi successive venivano un tempo gestite tramite semplici e-mail o con riunioni in presenza. Oggi le comunicazioni di un team possono avvenire anche in altri modi e, in caso di lavoro a distanza, si possono gestire i flussi di lavoro in tempo reale.

Strumenti come la condivisione di documenti e altri dati tra i membri del team, messaggistica interna, videoconferenze da remoto sono solo alcuni dei vantaggi che una buona piattaforma per la collaborazione aziendale può dare. Vediamone sette molto utilizzate e scopriamo le loro caratteristiche salienti.

1. Bitrix24 - Software all-in-one per la collaborazione del team

Bitrix24 non è una semplice piattaforma che può aiutare in uno o due dei compiti che un team si trova ad affrontare quando collabora su un progetto, ma è una suite pensata per avere al suo interno tutto ciò che serve per la collaborazione aziendale e la produttività di un team di lavoro in azienda. Si tratta, infatti, di una piattaforma collaborativa gratuita potenziata dall'intelligenza artificiale.

Al suo interno è possibile trovare strumenti per videoconferenze e chat di gruppo, un calendario, un tool per la gestione dei progetti e degli incarichi. Rende facile anche la condivisione di dati e documenti. Dunque, sia che il team sia interamente in azienda, oppure in parte o totalmente in smart working, la collaborazione anche da remoto può avvenire in modo spedito ed efficiente. Sempre in tema di intelligenza artificiale, è presente ora anche l'assistente virtuale CoPilot che rende il lavoro dei membri del team ancora più semplice.

2. Asana, uno strumento classico per la gestione dei progetti

Asana è un software di collaborazione aziendale ormai presente da un po' di tempo sul mercato. Il suo focus è principalmente sulla gestione dei progetti delle aziende e quindi può aiutare particolarmente nelle attività relative a questo aspetto. Possiede anche strumenti di gestione del calendario che permettono anche di monitorare l'avanzamento del lavoro.

Dunque, può essere un'app molto utile per chi ha bisogno principalmente di un software di collaborazione tra i dipendenti sui progetti. Per altre esigenze come le videoconferenze e gli strumenti di messaggistica andrebbero però in questo caso individuate altre soluzioni di software.

3. Slack

Slack è stato forse uno dei primi strumenti di collaborazione arrivati sul mercato ed è molto usato, ad esempio, dai programmatori per la gestione comune dei progetti. È un'ottima piattaforma per lo scambio di messaggi sull'avanzamento dei progetti e pur essendo piuttosto semplice ha il pregio dell'intuitività.

Pur non disponendo di funzionalità avanzate come altre applicazioni, se l'obiettivo sono principalmente le comunicazioni a distanza tra i dipendenti dell'azienda su determinate attività e progetti, può essere un'ottima soluzione che si può utilizzare anche gratuitamente in molte delle sue funzioni.

4. Google Workspace

Google Workspace è definito dall'azienda americana come un ambiente di lavoro unificato basato su cloud. In altre parole, permette di compiere operazioni su strumenti come e-mail, documenti, fogli, presentazioni e calendari rendendo più facile il lavoro del team di un'azienda. Ad esempio, un'e-mail può essere convertita immediatamente in un evento del calendario, un contatto può essere automaticamente trasferito in una rubrica, si possono condividere documenti tra i membri del team.

Il vantaggio di Google Workspace è che mette in condivisione una serie di strumenti dell'universo Google (come Gmail, Google Docs, Google Calendar, etc.) che gli utenti conoscono già. Viene messo a disposizione anche uno strumento per le videoconferenze come Google Meet. I prezzi di Workspace variano a seconda del numero di utenti e delle funzionalità.

5. Microsoft Teams

Come altre applicazioni, Microsoft Teams ha avuto un'impennata nel suo successo a partire dalla pandemia del 2020. Come Google Workspace, offre strumenti di collaborazione legati ai prodotti della casa madre, come strumenti di scrittura di documenti, presentazioni, fogli di lavoro e molti altri tool utili per i progetti.

La comodità di Microsoft Teams è sicuramente quella di poter lavorare insieme con strumenti che molti dipendenti dell'azienda conoscono già. D'altra parte, per gli stessi prezzi proposti dai suoi piani commerciali è possibile trovare molte alternative e dunque sarebbe bene controllare sempre se si tratti della piattaforma adatta alle esigenze della propria azienda.

6. Airtable

Airtable è uno strumento di collaborazione che ha avuto successo soprattutto nell'ambito dei progetti legati alla programmazione. Si tratta di un software molto personalizzabile che potrebbe sembrare a un primo sguardo come un foglio di lavoro ma che può invece trasformarsi in un calendario, un tool per la gestione di progetti, persino un CRM.

Il suo principale limite è nel non essere molto user-friendly. Questo è anche il principale motivo per cui il suo uso non si è esteso molto oltre l'ambito dei programmatori software. Chi non ha molte conoscenze tecniche di base potrebbe trovarlo uno strumento ostico e probabilmente per progetti aziendali condotti da dipendenti di organizzazioni che non hanno una formazione informatica specifica potrebbe essere preferibile usare un programma più intuitivo.

7. Zoom

Dal 2020 Zoom non ha bisogno di molte presentazioni perché in quell'epoca, quando in Italia e nel mondo ha iniziato a diffondersi forzatamente lo smart working da luoghi esterni all'ambiente di lavoro, in molti hanno iniziato a utilizzare questo software sia per finalità lavorative che didattiche.

Zoom è un ottimo strumento per videoconferenze e meeting e possiede anche alcuni strumenti di collaborazione come la condivisione dello schermo e di documenti, ma per il resto non mette a disposizione gli strumenti avanzati per il teamwork e i gruppi di lavoro presenti in altre suite presentate in questo articolo.

I benefici della collaborazione aziendale

Finora abbiamo esaminato alcune app per la collaborazione aziendale. Ma in che maniera una corretta ed efficiente collaborazione aziendale è utile alle aziende? Ecco alcuni benefici che un metodo e un approccio corretti alla collaborazione aziendale possono dare all'azienda e agli stessi dipendenti.

Migliorare organizzazione e produttività dei dipendenti

Colleghi che lavorano bene insieme avendo gli strumenti di collaborazione giusti sono meglio organizzati e più produttivi. Se da una parte è giusto sottolineare che il software di collaborazione non può ovviamente sostituire il corretto approccio dei membri del team rispetto alla loro collaborazione su un progetto, dall'altro non c'è dubbio che disporre degli strumenti giusti renderà questo lavoro più facile.

Aumentare motivazione ed efficienza del team

Lavorare insieme in un clima sereno e produttivo aumenta la motivazione dei dipendenti. Si tratta per certi versi di un circolo virtuoso: quando la collaborazione aziendale va nel verso giusto il lavoratore assume anche maggiore fiducia nei propri mezzi e tende a essere più produttivo ed efficiente.

Favorire la crescita personale

Collaborando insieme e iniziando a fidarsi l'uno dell'altro i dipendenti scambiano le proprie informazioni e conoscenze e possono acquisire anche nuove competenze e skill. In questo caso la collaborazione aziendale efficiente diventa un win-win per i lavoratori e per l'azienda, promuovendo anche un miglioramento dei risultati complessivi del lavoro di squadra.

Comunicazione del team, le sfide della collaborazione aziendale

Parlando finora di team collaboration ci si è riferiti soprattutto ad aspetti positivi, ma è bene sapere che durante la gestione di un progetto di lavoro comune possono anche subentrare delle criticità e delle sfide da superare. Eccone alcune.

Difficoltà nella comunicazione tra membri del team

Quando a un progetto iniziano a lavorare alcuni membri che non hanno mai collaborato insieme precedentemente, possono subentrare difficoltà iniziali nelle comunicazioni. Anche in casi come questi, disporre di piattaforme di lavoro efficienti e ben congegnate può prevenire le frustrazioni collegate a una cattiva comunicazione.

Divergenze di opinioni

Durante le attività legate alla collaborazione su un progetto, possono subentrare divergenze di opinioni tra i lavoratori su come portare avanti il progetto. Fermo restando che il team leader in questo caso riveste un ruolo chiave nel cercare di ricomporre le divergenze, strumenti di messaggistica condivisi dove si possano affrontare con calma le questioni in gioco possono acquisire una certa importanza.

Team building: come migliorare la collaborazione

Sfide e criticità della collaborazione aziendale si possono dunque affrontare con un approccio proattivo che inizia già dall'attività di team building. Quando si costruisce il team intorno a un progetto, come l'ideazione di un prodotto o di un servizio, è bene che competenze e ruoli siano ben delineati dall'inizio. Successivamente, e se ne è parlato diffusamente in questo articolo, è importante anche mettere a disposizione del team che si è costruito gli strumenti giusti.

Per evitare di usare differenti piattaforme digitali e applicazioni che spesso richiedono lavoro aggiuntivo per essere integrate tra loro, una suite omnicomprensiva per la collaborazione aziendale come Bitrix24 può essere la soluzione ideale. Dotato di strumenti avanzati che coprono tutti gli aspetti della collaborazione e gestione di un progetto e di un assistente virtuale basato sull'intelligenza artificiale come CoPilot, Bitrix24 offre tutte le funzionalità necessarie per la gestione di flussi di lavoro, progetti, comunicazione interna al team.

Conclusione: ruolo e futuro della collaborazione nel lavoro

Come si è visto, lavorare insieme può essere un processo molto più efficiente se si hanno a disposizione anche i giusti tool collaborativi. Il lavoro di squadra richiede di avere a disposizione strumenti di condivisione, di messaggistica, di calendarizzazione e gestione di progetti. Quando non si lavora tutti nello stesso ambiente, poi, strumenti per le videoconferenze e per i meeting possono ormai avere la stessa efficacia di un incontro di persona.

In futuro probabilmente le aziende faranno sempre più spesso ricorso al lavoro digitale da remoto o ibrido (vale a dire quello svolto solo in parte nella sede aziendale) e questo aumenterà ancora la richiesta per software avanzati di team collaboration.

Tali strumenti saranno sempre più potenti e in grado di fornire la possibilità di lavorare insieme in tempo reale con la stessa efficienza e qualità di partecipazione di quando si è nella stessa stanza. Il potenziamento della tecnologia che l'intelligenza artificiale sta fornendo, poi, tenderà a rendere ancora più produttivo ed efficiente il lavoro di squadra.