Il team che si occupa delle risorse umane, nelle aziende, spesso è tra i più impegnati: anche se chi lavora in questo settore è abituato a doversi occupare di più compiti contemporaneamente, lo stress e la fatica che derivano da una gestione del tempo non efficiente possono rischiare di compromettere la qualità del lavoro svolto.
Può sembrare una situazione insostenibile, ma non temere: qui di seguito troverai 10 nozioni fondamentali sulla gestione del tempo delle risorse umane, che ti aiuteranno a strutturare un piano di lavoro che miri al massimo dell’efficienza.
FAQ
Cos’è la gestione del tempo?
La miglior definizione di gestione del tempo è “l’abilità che possiedono gli individui e i team di utilizzare le ore di lavoro in modo efficace e produttivo”, con la conseguenza di evitare l’inefficienza e lo spreco di risorse.
Quali sono i benefici di una valida gestione del tempo del reparto delle risorse umane?
Tra i benefici di una valida gestione del tempo del reparto delle risorse umane rientrano il miglioramento della qualità del lavoro e dell’equilibrio tra la vita lavorativa e quella privata, una maggiore flessibilità nell’affrontare eventi imprevisti, la riduzione delle interruzioni e un aumento del tempo da dedicare al rafforzamento della cultura aziendale.
Perché per i team delle risorse umane è così difficile gestire il tempo?
Gestire il tempo può risultare difficile per i team delle risorse umane perché si tratta di un reparto che si occupa di svariati compiti, come il reclutamento e la preparazione del personale, la gestione degli stipendi e delle ferie, la risoluzione dei conflitti interni e la valutazione delle performance dei dipendenti.
Vuoi migliorare la gestione del tempo delle risorse umane?
Registrati su Bitrix24
Provalo subito
1. Pianifica le attività della giornata in base alle priorità
Quando ci si chiede “cos’è la gestione del tempo?” la prima immagine a venire in mente potrebbe essere una lista dei compiti giornalieri, ordinata in base alla priorità di ciascuno: si tratta infatti di un ottimo punto di partenza per organizzare gli incarichi in maniera efficiente. Una lista di questo genere ti permetterà di pensare finalmente al meritato riposo con delle indicazioni precise su come iniziare la giornata successiva.
L’importante è prendersi il tempo necessario per pensare a tutti gli incarichi che andranno eseguiti, dai più importanti a quelli che è possibile posticipare. Una buona idea è quella di suddividerli per categorie: per primi quelli urgenti e importanti, subito dopo quelli non urgenti ma comunque importanti, seguiti da quelli urgenti ma non importanti e, per finire, da quelli che non sono urgenti e nemmeno importanti. Strutturare la giornata (e la settimana) in questo modo ti consentirà di sbrigare subito gli incarichi fondamentali per dedicarti poi a quelli importanti, oltre a lasciarti il tempo necessario per avvisare chi di dovere di eventuali modifiche alla tabella di marcia.
2. Usa gli strumenti giusti per organizzare la giornata
Se il carico di lavoro da amministrare si rivela eccessivo per il team delle risorse umane, sarà opportuno affidarsi alle potenzialità offerte da un software di gestione dei progetti come quello di Bitrix24: presto scoprirai quanto uno strumento di questo genere sia in grado di semplificare le giornate, riducendo lo stress e il margine di errore umano. Grazie a un sistema per il tracciamento del tempo sarà possibile stabilire quanto sarà necessario impiegarne per portare a termine ogni compito: dopodiché, pianificare l’andamento dell’orario di lavoro settimanale tramite un diagramma di Gantt risulterà ancora più semplice e immediato.
La piattaforma include calendari multipli ben strutturati, dai calendari individuali ai calendari dei team e a quelli aziendali, una risorsa importante per la gestione del tempo delle risorse umane. Questi strumenti permetteranno a te e al tuo team di occuparti del lavoro quotidiano con l’attenzione necessaria, senza temere eventuali sviste.
Le funzionalità offerte da app di questo genere sono moltissime: se usate nel modo giusto aiuteranno il team delle risorse umane a gestire con successo anche le giornate più cariche di compiti e scadenze, permettendo ai dipendenti di organizzarsi sempre in modo impeccabile.
3. Concentrati su un’attività alla volta
Una volta organizzata la giornata, arriva il momento di occuparsi effettivamente delle attività programmate. Spesso chi lavora nel settore delle risorse umane si ritrova a lavorare a più compiti nello stesso momento pur di portarli tutti a termine entro l’orario stabilito. Per quanto sembri una buona idea, il multitasking finisce più per creare grattacapi che offrire reali benefici: ecco perché sarebbe più opportuno seguire il piano del giorno e dedicarsi a un’attività alla volta, così da ottenere un lavoro di qualità migliore e portato a termine con maggiore costanza. Tra i numerosi vantaggi di questa scelta riscontrerai la diminuzione dello stress dovuto all’eccessivo carico di lavoro e una gestione del tempo ancora più funzionale.
Per organizzare le priorità in modo impeccabile, il team delle risorse umane dovrebbe imparare a dire di no quando necessario e a concentrarsi su un incarico dopo l’altro. Può sembrare un dettaglio quasi trascurabile, ma è uno dei metodi più semplici e immediati per gestire il tempo nel modo corretto e non richiede nemmeno uno strumento specifico per essere messo in pratica.
4. Organizza incarichi e riunioni con metodo
Una volta acquisita dimestichezza con la nuova organizzazione, ti stupirai di quanto risulterà semplice ottenere dei buoni risultati. Alcune persone preferiscono iniziare a lavorare agli incarichi più impegnativi durante le prime ore del mattino, altri danno il massimo il pomeriggio, dopo un’adeguata pausa pranzo: qualunque siano le tue preferenze, assicurati di seguirle per dare sempre il massimo nello svolgimento dei vostri incarichi e per garantire una gestione del tempo davvero impeccabile.
Presto scoprirai che dividere incarichi e riunioni in blocchi permetterà a te e al team delle risorse umane di sfruttare con maggior profitto il tempo a disposizione, evitando di lasciare e riprendere in continuazione il lavoro in corso per occuparsi di altro. Potete scegliere, ad esempio, di dedicare un paio di pomeriggi alla settimana solo alle riunioni e organizzarvi perché non vengano assegnate ad altre date, così da concentrare tutte le vostre energie in un lasso di tempo specifico e lavorare in modo meno dispersivo.
Ricorda che concedersi i propri tempi non è solo fondamentale, ma necessario per svolgere in modo ottimale il proprio lavoro. Non temere di organizzare i tuoi orari in modo da focalizzarti al massimo sugli incarichi più difficili, prenditi i tuoi spazi e fai in modo che nessuno possa disturbarti: se anche qualcuno dovesse interromperti, puoi sempre offrire la tua disponibilità dopo aver portato a termine l’incarico di cui ti stai occupando.
5. Affidati ai software per la gestione delle risorse umane
Ormai sempre più aziende utilizzano dei software di gestione delle risorse umane e del tempo, che semplificano gli incarichi quotidiani rendendoli molto più semplici e rapidi da svolgere. Le tecnologie impiegate ti consentono, ad esempio, di usufruire di un database su cloud, per raccogliere i dati riguardanti gli aspiranti impiegati e il personale effettivo e tutte le tue risorse. Affidarsi a un software di questo tipo per la gestione del tempo delle risorse umane significa contare su un’ottima organizzazione.
Se poi ti trovi a lavorare con dei team da remoto, potrai eliminare lo stress di dover controllare continuamente chi è disponibile e in quali date grazie a grafici assenze e schede di lavoro: straordinari, congedi per malattia e ferie programmate si riveleranno più semplici da gestire e il reparto delle risorse umane potrà riceverne immediatamente notizia, senza doversi affidare a continui invii di e-mail. Gli eventuali cambiamenti verranno immediatamente sincronizzati sull’elenco dei dipendenti della compagnia, che mostrerà chi si trova in un ufficio e chi no.
La vera forza del software di gestione delle risorse umane si dimostra con il monitoraggio dell’efficienza e la valutazione delle prestazioni. Spesso è difficile valutare i rapporti di lavoro senza trascorrere ore a esaminare con la massima attenzione ogni genere di parametro differente. Effettuare questa operazione manualmente, inoltre, lascia aperta la strada a pregiudizi ed errori umani in cui è facile cadere. Con l’aiuto di questo software, è possibile ottenere il massimo della trasparenza lasciando che gli algoritmi si concentrino solamente sui dati oggettivi. L’efficacia viene quindi calcolata in base a quanti incarichi i dipendenti hanno effettivamente completato o meno, assieme alla valutazione della qualità generale dell’incarico decisa dal manager.
La sincronizzazione tra dispositivi fissi e mobili è una delle funzionalità più potenti dei software per la gestione del tempo e delle prestazioni e ti permetterà di accedere alle informazioni ovunque ti trovi.
Vuoi migliorare la gestione del tempo delle risorse umane?
Registrati su Bitrix24
Provalo subito
6. Delega gli incarichi meno importanti
Tra i suggerimenti per la gestione del tempo per i team delle risorse umane rientra anche una saggia delegazione degli incarichi, soprattutto di quelli meno importanti. Inizia controllando la lista delle priorità stilata in precedenza: per migliorare notevolmente la gestione del tempo delle risorse umane puoi assegnare quelli di minore urgenza ai colleghi in grado di occuparsene.
Puoi anche decidere di delegare particolari categorie di incarichi o chiedere a un membro del team di cui ti fidi di rappresentarti alle riunioni e di prendere appunti in tua vece, per poi riferire quanto accaduto. Delegare, in fondo, può essere una delle migliori tecniche per la gestione del tempo delle risorse umane. Assicurati solo che le persone a cui hai affidato un determinato incarico possiedano la preparazione sufficiente per affrontarlo nel modo giusto: in caso contrario, valuta la possibilità di qualche lezione di formazione specifica, che offrirà loro tutto ciò di cui hanno bisogno per completare l’incarico con successo.
7. Affidati alle automazioni quando possibile
Grazie all’avanzare della tecnologia, ormai è possibile svolgere in un tempo ancora più breve tutti quei compiti più ripetitivi ed estenuanti. Per una strategia impeccabile, impara ad approfittare il più possibile delle automazioni: in questo modo riuscirai a sbrigare in fretta gli incarichi più noiosi, conservando il tempo necessario per tutte quelle questioni che richiedono un tocco più umano.
I compiti per i quali implementare le automazioni
sono moltissimi, soprattutto nel reparto delle risorse umane: dalla programmazione di riunioni ripetitive alle e-mail automatiche di risposta ai nuovi assunti, dall’accettazione al pagamento degli stipendi fino all’invio di notifiche per ricordare eventi specifici, è possibile coprire una vasta gamma di incarichi quotidiani in maniera consistente e uniforme, riducendo la possibilità di commettere errori.
8. Crea dei template per i flussi di lavoro
Per occuparsi con maggiore attenzione di incarichi ripetitivi come la gestione delle assunzioni, sarebbe opportuno creare dei flussi di lavoro riutilizzabili basati sulle best practice apprese nel corso degli anni. Tenere traccia del tempo trascorso per completare ogni fase consentirà di pianificare con più attenzione il lavoro generale e di migliorarlo, mettendo in moto un intero progetto con pochi clic.
Grazie a un aiuto di questo genere sarà possibile concentrarsi sull’obiettivo primario, ossia ottenere dei progressi significativi senza perdere tempo a ricordare ogni singola fase percorsa. Utilizzare le potenzialità offerte dalla tecnologia in questo modo non significa solo ottenere una perfetta gestione del tempo delle risorse umane, ma anche potersi concedere del meritato riposo.
Lavorare a stretto contatto con i dati non è esattamente semplice: ecco perché nel settore delle risorse umane si è diffuso sempre di più l’uso dei software di report giornaliero, ossia strumenti specifici che permettono di monitorare quotidianamente i progressi degli impiegati. Al loro interno è anche possibile implementare una serie di metriche di valutazione a tua scelta, ad esempio quanto tempo è stato impiegato per terminare un determinato compito o quali sono le date di scadenza non rispettate.
Invece che inseguire in lungo e in largo i tuoi impiegati per ottenere dei rapporti di lavoro, saranno loro stessi a venirti in aiuto con la loro collaborazione: possono infatti utilizzare il sistema di tracciamento del tempo per monitorare quello impiegato per portare a termine i loro incarichi, mentre le date di scadenza verranno monitorate grazie al software per la gestione dei progetti, così da non dimenticarne nemmeno una. I dati ottenuti vengono raccolti in maniera semplice e completa ed è possibile iniziare subito con la valutazione delle prestazioni, senza più perdere tempo a eseguire manualmente un gran numero di operazioni.
10. Fissa dei limiti al tuo lavoro e a quello del team per promuovere un maggior benessere
Siamo esseri umani e in quanto tali è fondamentale comprendere l’importanza del riposo. Tra i compiti di chi si occupa della gestione del tempo delle risorse umane rientra ovviamente anche lo stabilire la lunghezza e la distribuzione delle pause durante la giornata, ma ricorda sempre che sei l’unico a poter fissare dei limiti al tuo lavoro.
Oltre ad aiutare ad affrontare gli incarichi con maggiore efficienza, evitare un sovraccarico di lavoro dimostrerà a tutti i dipendenti l’importanza di prendersi delle pause programmate, aiutandoli a fare lo stesso e contribuendo alla diffusione di un ambiente più sereno. Una volta fissate delle regole che mirino al benessere generale degli impiegati, come la regola di inviare e-mail oltre l’orario di lavoro, sarai sulla buona strada per creare una cultura del lavoro più sana e sostenibile, con un minore tasso di ricambio del personale.
Trova la strategia migliore per gestire il tempo delle risorse umane
Terminata la lettura di questi consigli fondamentali, sicuramente affronterai la gestione del tempo delle risorse umane con maggiore serenità.
Per ottenere grandi risultati avrai però bisogno di strumenti all'avanguardia: Bitrix24 ti offre esattamente ciò di cui hai bisogno. Tra calendari, strumenti per la gestione dei progetti, strumenti per il tracciamento del tempo e una grande varietà di strumenti per la gestione delle risorse umane, sarai in grado di organizzare il tuo tempo, quello del tuo team e dei tuoi dipendenti. Cosa aspetti? Affidati a strumenti professionali, non potrai più farne a meno. Registrati oggi.
