7 vantaggi della collaborazione in cloud che ridefiniscono il lavoro di squadra

Avrai sicuramente sentito parlare della collaborazione in cloud: si tratta di una serie dinamica di strategie, strumenti e piattaforme in grado di semplificare notevolmente il lavoro generale e di offrire grandi benefici ai team, sia remoti che presenti nello stesso ufficio.

Vuoi conoscere i principali vantaggi del cloud computing ma non sai da che parte iniziare? Non temere: in questo articolo scoprirai l’importanza della collaborazione in cloud in termini di sicurezza, riduzione dei costi, scalabilità e molto altro, per orientare la tua scelta e approfittare delle sue potenzialità. 

1. Incentiva la collaborazione in tempo reale e senza limiti per tutti i team

La collaborazione in cloud è indicata per semplificare il lavoro dei team interni, ma dimostra il suo massimo potenziale se utilizzata dai dipendenti da remoto, separati da barriere geografiche e temporali. Gli strumenti di collaborazione in tempo reale consentono infatti di affrontare rapidamente qualsiasi situazione e di allineare gli sforzi di tutta la squadra, anche se i membri lavorano all’interno di fusi orari diversi.

Un tempo i team erano costretti a ricevere i documenti su cui lavorare tramite e-mail, scaricarli per aggiungere modifiche e successivamente inviarli: un metodo lungo e faticoso, che rischia di condurre a incomprensioni e ritardi, riducendo notevolmente la produttività. Fortunatamente, le piattaforme cloud presentano un gran numero di soluzioni digitali per il lavoro di squadra, che consentono di condividere i file e lavorare su di essi nello stesso momento.

In primo luogo, i documenti collaborativi, che possono essere modificati da più persone con l’aggiunta di suggerimenti e commenti, al fine di velocizzare il processo creativo generale. In più, le piattaforme cloud offrono la messaggistica istantanea e le videochiamate, che incoraggiano le discussioni in tempo reale anche quando i dipendenti non stanno lavorando allo stesso documento ed è necessario prendere decisioni strategiche.

Infine, gli strumenti di gestione degli incarichi sincronizzati sono fondamentali per dare alle squadre un’idea chiara dei progressi del progetto. È infatti sufficiente segnare un incarico come completato per aggiornare l’intero software e consentire ai responsabili di assegnare il compito successivo.

2. Permette di risparmiare su svariati costi

La collaborazione in cloud offre un notevole risparmio generale, rivelandosi la soluzione ideale per le compagnie che cercano di ridurre dove possibile i costi operativi e di utilizzare il denaro risparmiato in maniera più utile.

Una delle aree in cui è possibile tagliare maggiormente i costi è il server esternalizzato: le piattaforme cloud per team sono semplici da utilizzare e permettono di risparmiare il denaro destinato all’installazione e al mantenimento dei server fisici interni. Basate su server cloud sicuri e su larga scala, non richiedono nemmeno di sostenere i costi di un team che si occupi dell’assistenza tecnica di un server fisico. 

Anche il costo dell’affitto, particolarmente elevato per gli uffici che si trovano nelle grandi città, può essere tagliato. Implementare il lavoro da remoto permette anche di risparmiare sull’eventuale acquisto di mobili e strumenti tecnologici per i dipendenti, che potranno lavorare direttamente da casa, con il loro computer.

Allo stesso modo, adottare un software collaborativo sul cloud permette di ridurre i costi relativi alle bollette di luce e gas di un ufficio fisico.

3. Aumenta la sicurezza dei dati e dei documenti

Con l’aumento progressivo dei cyber attacchi, la collaborazione sicura in cloud è diventata una preoccupazione cruciale per moltissime aziende. Misure protettive come l’autenticazione multifattoriale, la crittografia e i controlli di sicurezza consentono ai manager e ai dipendenti di salvaguardare la sicurezza di dati e documenti da pericolose violazioni, senza essere costretti a spendere denaro per rimediare al problema.

Le compagnie che operano all'interno della collaborazione in cloud conoscono bene i rischi derivati dalle violazioni dei dati e sono pronte a evitarli in ogni modo possibile. In termini di sicurezza, le unità professionali di archiviazione su cloud si rivelano un’ottima soluzione. Le piattaforme cloud per i team devono infatti rispondere a standard industriali e requisiti di conformità di alto livello e, per questo motivo, i dati e i sistemi conservati al loro interno vengono protetti da firewall e crittografia avanzata.

In qualità di utente, puoi aumentare la sicurezza dei tuoi sistemi impostando l’autenticazione multifattoriale, per impedire a qualunque malintenzionato di mettere a rischio i dati del team. Nel caso in cui un estraneo riesca a entrare in possesso dei dati del tuo account, puoi comunque proteggere le informazioni di valore tramite controlli d’accesso. Rendere i documenti visibili solo a determinati utenti ti permetterà di tenere i dati personali dei clienti e dei membri del team al sicuro, oltre a impedire la fuga di notizie riguardante progetti ancora segreti.

4. È possibile accedere ai propri progetti da qualunque luogo e in qualsiasi momento

Gli strumenti di collaborazione in cloud sono cruciali per la sopravvivenza dei team da remoto e offrono un gran numero di benefici, come la possibilità di collaborare con i colleghi ovunque ti trovi e in qualsiasi momento. Non si tratta solo di oltrepassare le barriere geografiche per riunire i team internazionali: anche le squadre che lavorano nello stesso ufficio possono approfittare dei vantaggi della collaborazione in cloud.

È sufficiente una connessione internet stabile per poter partecipare a eventi, riunioni o conferenze, anche in caso di assenze dal lavoro pianificate o improvvise. I dipendenti che tendono a viaggiare molto possono approfittare di questa opportunità offerta dagli strumenti di collaborazione di squadra, controllando i loro programmi in tempo reale e aggiornando il CRM direttamente dallo smartphone.

Gli strumenti di collaborazione in cloud consentono inoltre di raggiungere un equilibrio sano tra lavoro e vita privata. In qualità di manager, puoi concedere ai tuoi dipendenti la possibilità di lavorare da casa per un giorno alla settimana, in modo che possano restare vicini ai loro familiari pur continuando a svolgere gli incarichi. Una maggiore flessibilità contribuisce a migliorare la produttività del team, aumentando sia il morale generale dei membri che la loro soddisfazione nei confronti dell’azienda.

5. Semplifica la comunicazione abbattendo ogni barriera

Una comunicazione trasparente e diretta dovrebbe rappresentare la struttura portante della collaborazione in cloud. Tenere le discussioni legate agli incarichi dove i dipendenti possono vederle significa dare a tutti la possibilità di monitorare i progressi del progetto, rendendo il lavoro di squadra basato sul cloud ancora più efficace della semplice comunicazione interna.

Tuttavia, perché risulti davvero efficiente, tale comunicazione deve essere appoggiata a una piattaforma che aiuti il team a svolgere al meglio il proprio lavoro senza rischiare di rinchiudersi in un silo. È quindi necessario introdurre sia strumenti di comunicazione sincroni che asincroni.

Gli strumenti di comunicazione sincroni vengono utilizzati per aiutare i dipendenti a tenersi in contatto in tempo reale. Fanno parte di questo gruppo le videochiamate per gli stand-up quotidiani, la messaggistica istantanea, utilizzata al fine di risolvere rapidamente problemi e dubbi e i commenti sui documenti collaborativi, perfetti per un feedback rapido. Se desideri aggiungere creatività alle riunioni puoi anche implementare una lavagna digitale, ideale per incentivare l’intervento diretto di tutti i dipendenti.

Gli strumenti di comunicazione asincroni, invece, consentono di lasciare un messaggio a cui il destinatario risponderà quando lo ritiene opportuno. A parte le classiche e-mail, fanno parte del gruppo i social media interni all’azienda, che offrono la possibilità di postare annunci o scrivere post per lodare i dipendenti meritevoli e gli strumenti di gestione dei progetti, con schede degli incarichi che contengono lo storico di ogni singolo cambiamento effettuato. Le notifiche di entrambi i sistemi, semplici e dirette, eliminano la confusione e l’accumularsi di interminabili catene di e-mail e guidano gli utenti verso le informazioni di cui hanno bisogno.

6. Accompagna la crescita dell’azienda grazie alla scalabilità

Uno dei maggiori vantaggi della collaborazione in cloud è certamente la flessibilità, che consente di gestire operazioni di dimensione variabili, in base alla grandezza dall’azienda. In questo modo è possibile sia aumentare l’efficienza generale, personalizzando la piattaforma secondo le necessità del momento, che ridurre le spese eliminando le caratteristiche in eccesso.

In termini di scalabilità, tra i principali vantaggi del cloud computing rientra proprio la possibilità di crescere, passando da una piccola compagnia a una grande impresa restando all’interno dello stesso sistema. Potrai infatti integrare nuovi strumenti nella piattaforma senza dover fissare un appuntamento e aspettare che un tecnico inizi a lavorare alle modifiche desiderate, con una notevole perdita di tempo. In questo modo, incentivare la produttività del team si rivelerà ancora più semplice e veloce.

La scalabilità permette anche di risparmiare sui costi. Prima di tutto, potrai provare un aggiornamento in modalità sandbox per valutare se ne hai davvero bisogno. Le versioni di prova non comportano un investimento significativo di tempo e denaro e, in caso dovessi scegliere di procedere con l’aggiornamento, non sarà necessario affrontare spese aggiuntive di mantenimento o di hardware.

Le piattaforme cloud di ampia portata, inoltre, eliminano il bisogno di acquistare licenze multiple per lo stesso software. Invece di rischiare di sforare il budget per ottenere tutti gli strumenti di cui hai bisogno, orientati verso una soluzione all-in-one che riduca al minimo le curve di apprendimento e gli abbonamenti.

7. Aiuta a tenere traccia delle modifiche ai documenti con il controllo delle versioni

I team che collaborano allo stesso documento finiscono spesso per riempire intere cartelle di file in disordine, con nomi poco comprensibili che aumentano la confusione generale e la frustrazione, rischiando di condurre a un calo progressivo della qualità del lavoro.

I file dotati di storico delle versioni rendono la collaborazione in cloud più proficua e semplice da gestire. Invece di una cartella in disordine, il tuo team avrà a disposizione un documento dotato dell’elenco completo dei cambiamenti effettuati, che consente di tornare alle versioni precedenti in caso di necessità.

Il controllo delle versioni incentiva ulteriormente la collaborazione in tempo reale, assicurando che ogni modifica o revisione al documento sia registrata, per essere approvata dagli altri membri del team. Massimizzando la trasparenza si riducono le incomprensioni e tutti i dipendenti saranno aggiornati sulla versione del documento più recente.

Approfitta dei vantaggi della collaborazione in cloud e rivoluziona il tuo modo di lavorare in squadra

La collaborazione in cloud è la soluzione che stavi cercando per unire i team remoti, mantenere i dati al sicuro, migliorare la produttività del team, incentivare la comunicazione e molto di più. Se desideri iniziare subito a rivoluzionare il tuo modo di lavorare in squadra, non esitare: è arrivato il momento di affidarsi a un software collaborativo nel cloud, una piattaforma funzionale che ti aiuterà a ottenere risultati grandiosi con pochi clic.

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